Категория: Инструкции
В основу программного продукта "1С:Отель " легла платформа "1С:Предприятие", которая была оснащена набором инструментов и функций для обеспечения работы современного отеля и гостиницы. Прикладное решение позволяет автоматизировать рабочее место администратора, сотрудников отделов бронирования номеров и конференц-залов, ответственных за номерной фонд, а также специалистов планово-экономической службы.
Программа обладает инструментарием для интеграции с такими решениями, как "1С:Бухгалтерия", системы тарификации интернет-телефонии, фронт-офис ресторана, цифровое телевидение. Кроме того, продукт оснащен интерфейсами контрольно-кассовых машин, электронных замков, платежных систем для работы с платежными картами. Встроенный модуль онлайн-бронирования позволяет получать информацию о свободных номерах и бронировать их через интернет.
Сотрудники, которые отвечают за бронирование, с помощью системы "1С:Отель" всегда имеют доступ к информации о свободных номерах и количестве доступных мест. Эффективными инструментами службы бронирования являются кнопки "Загрузка по дням" (количество оставшихся свободных номеров ежедневно) и "Что свободно" (количество свободных номеров на указанный период). Эти формы крайне удобны во время общения с клиентом, поскольку с их помощью можно сразу увидеть подходящие номера и их стоимость.
Для того чтобы забронировать выбранный номер на необходимый период в данной форме нужно сделать один клик. После этого создается счет, доступный для распечатки как на русском, так и на английском языке.
Для фиксирования всех изменений в содержании брони существует специальный регистр, в котором можно проследить последовательность и авторов изменений, а также восстановить регистр на любой точке.
Поселение гостей по брони разработана для того, чтобы оформление новоприбывших занимало минимум времени. Поиск размещений осуществляется по таким параметрам, как первые буквы фамилии, номер комнаты, номер брони и другие. Система обеспечивает все необходимые операции с гостями – поселение, переселение, продление, выселение.
Если гость остается в отеле дольше ожидаемого на несколько часов или полсуток, прикладное решение самостоятельно рассчитает стоимость его задержки согласно указанному администратором времени выезда.
Удобное отображение параметров номеров помогает оперативно подбирать свободные места для гостей. Выбор можно делать по статусу номера, времени его освобождения (с учетом всего зарезервированного периода), свойствам номера и по тому, кто его занимает.
Программа "1С:Отель" обеспечивает два направления взаиморасчетов:
1) с гостями (физлица), наличный и безналичный расчет;
2) с контрагентами (юрлица).
Все виды услуг, оказываемые в отеле, начисляются на лицевой счет гостя, который открывается при его поселении. С лицевым счетом осуществляются такие операции, как автоматическое начисление услуг, сторнирование (для ограниченного круга пользователей), перенос начислений с одного счета на другой (выделение определенного списка услуг для начисления), перенесение депозита, оплата наличными или банковской картой, оформление возврата по любой из доступных схем.
В программе реализована возможность распечатать счет гостей на русском и английском языке. Другие языки можно добавить по индивидуальному заказу.
Служба номерного фонда
Данный модуль предоставляет инструменты для планирования и контроля работы горничных и отслеживать статусы номеров в зависимости от степени их чистоты.
Программа позволяет устанавливать статус через АТС: убрав в номере, горничная набирает определенный номер на телефоне, и система автоматически меняет статус с "грязный" на "чистый". Если у горничной есть свой персональный телефонный код, можно отслеживать статистику по эффективности сотрудников.
"1С:Отель" дает возможность осуществлять планирование работ с использованием графика работы горничных.
Отчеты
Пользователи системы всех уровней обеспечены отчетами – персонал оперативными, а руководящий состав – аналитическими итоговыми отчетами. Благодаря настраиваемости отчетов для каждого пользователя или группы пользователей программа позволяет подготовить определенный набор отчетов.
Модуль, который позволяет подключаться к электронным замкам, включен в программу бесплатно. Система электронных замков помогает ускорить процедуру поселения новых гостей и контролировать персонал. Карточка замка может быть использована также для расчетов по карте, но для этого на ней должна поддерживаться запись дополнительной информации в память или на вторую или первую дорожку.
Комплект поставки программы содержит модуль, который обеспечивает интеграцию "1С:Отель" и "1С:Бухгалтерия предприятия". Бухгалтер не должен обладать какими-либо специальными навыками для работы с модулем. Достаточно кликнуть по одной кнопке, чтобы система запустила автоматический процесс синхронизации справочников "Номенклатура" и "Контрагенты". При этом в бухгалтерию попадает документация по реализации товаров и услуг.
Бухгалтер самостоятельно может настроить условия для формирования актов об оказании услуг.
Для того, чтобы в "1С:Отель" создать нового контрагента может оказаться достаточно заполнить поле ИНН и запросить данные из бухгалтерии. И если в "1С:Бухгалтерия" существует контрагент с идентичным ИНН, все данные о нем будут импортированы в систему.
Гости отеля имеют право просить счет-фактуру оказанных услуг на ресепшн. Счет-фактуры предоставляет только бухгалтерия, которая не работает в выходные, а также в ночное время. Но в программе "1С:Отель" данная проблема решена благодаря интеграции с "1С:Бухгалтерия". В ходе формирования счета-фактуры происходит подключение к базе бухгалтерии и присвоит новому документу порядковый номер, с которым он и будет распечатан.
Программное обеспечение для автоматизации гостиницы. Удобное, мощное решение для гостиницы, пансионата, дома отдыха. Программу отличает, простой в освоении интерфейс пользователя, высокая производительность и гибкость настроек.
Что такое 1С:Отель 8? Программное обеспечение для автоматизации гостиницы на платформе 1С:Предприятие 8
Программа интегрируется c
Позволяет построить единую учетную систему. В поставку включены интерфейсы с оборудованием:
Модуль интернет-бронирования позволяет в режиме он-лайн получать остатки свободных номеров и оформлять бронь.
В программе реализованы все необходимые отчеты:
1С:Отель - уникальный продукт для сферы гостеприимства, который кардинально отличается от остальных решений доступных на рынке.
Только в "1С:Отель" одновременно:
Для отдела бронирования предусмотрены все необходимые функции. Под рукой всегда информация об остатке свободных номеров или мест на любой период времени. Например, кнопка «Загрузка по дням» показывает остаток свободных номеров на каждый день, что позволяет быстро оценить загрузку на месяц вперед.
Дополнительный инструмент бронирования — кнопка «Что свободно», по которой показывается количество свободных номеров на весь запрошенный период. Эту форму удобно использовать при общении с клиентом, т. к. в ней сразу отображаются остатки номеров и стоимость проживания. Если определились с периодом и тарифом, то бронь делается из этой формы за один клик.
На основании брони формируется счет, который можно распечатать на русском или английском языке, или отправить по e-mail.
По выписанным счетам предусмотрен контроль оплаты. Неоплаченные счета отмечаются, и администратор, при поселении по этой брони или при работе с бронью, видит, какие счета оплачены, а какие нет.
Если бронь оформляется от контрагента, то администратору автоматически рассчитывается и показывается оперативный баланс данного контрагента, который учитывает все поступившие платежи, все оказанные услуги и все действующие бронирования. Этот оперативный баланс позволят администратору видеть, какая у контрагента осталась предоплата, в рамках которой ещё можно принимать заявки.
Все изменения брони фиксируются в специальном регистре, что позволяет всегда сказать кто, что и когда менял в брони, и, при необходимости, восстановить параметры на любую точку изменений.
Для удобного поиска брони предусмотрен журнал «Бронирование». Искать бронь можно по номеру брони, по фамилии гостя или первым буквам фамилии, по контрагенту, по номеру комнаты или типу номера, по дате заезда. Также предусмотрен отбор по любым другим реквизитам брони, если недостаточно было поиска по перечисленным параметрам.
Работа с квотами
Процедура поселения по брони продумана с целью сокращения времени оформления гостя.
При групповом заезде предусмотрена возможность оформить двух гостей в номер одним кликом.
Поиск размещений может быть по номеру комнаты, по первым буквам фамилии, номеру брони и т. д. Поддерживаются все операции с гостем — продление, переселение, выселение.
Программа автоматически рассчитывает стоимость задержки выезда по часам или на полсуток, все что нужно сделать администратору это указать время выезда. Также можно настроить автоматическое начисление при раннем заезде.
Программа отслеживает все изменения в размещении гостя, что позволяет не только сказать кто, когда и что изменял, но в любой момент вернутся к первоначальным значениям.
Подбор номера позволят быстро подобрать свободный номер гостю. При подборе отображаются:
При поселении гостей иностранных граждан можно оформить запись в журнал регистрации, в которой указываются паспортные данные гостя, данные визы и миграционной карты. Печатается форма «Уведомления» для УФМС.
Данные по иностранным гражданам можно распечатывать в виде «Журнала регистрации», что позволяет не вести данный журнал вручную. Предусмотрена выгрузка данных для передачи в УФМС в электронном виде.
В программе ведется два контура взаиморасчетов — с гостями, физическими лицами, как правило, за наличный расчет или по кредитным картам, и с контрагентами, юридическими лицами.
Взаиморасчеты с гостем
Каждому гостю при поселении открывается лицевой счет, на который начисляются все услуги. У гостя может быть несколько счетов, услуги могут быть разделены между этими счетами.
Операции с лицевым счетом:
Счет гостя печатается на разных языках. Русский и английский включены в поставку, печатные формы на других языках могут быть разработаны на заказ.
Счет печатается по форме 3Г. Поддерживается более 10 вариантов печати счета. Например, можно настроить печатную форму счета так, чтобы завтраки сворачивались и при печати включались в стоимость проживания.
Служба номерного фонда
Модуль службы номерного фонда позволяет планировать и контролировать работу горничных, а также контролировать статус номеров.
Статусы номеров настраиваются в зависимости от технологии уборки, принятой в гостинице. Например, можно использовать всего 2 статуса — «чистый/грязный», а можно настроить полную цепочку «занят → грязный → на уборке → на инспекции → чистый».
Для установки статуса номера можно использовать АТС, т. е. горничная после уборки номера может набрать специальный код на телефоне в номере, и программа сменит статус на «чистый». Особенно эффективно использовать АТС, когда горничные набирают свой персональный код. В этом случае программа может вести статистику по видам работ и по сотрудникам — в результате можно получить отчет, в котором будет указано, кто сколько и каких работ выполнил.
По набранным кодам горничной ведется «Протокол уборки» по которому можно отследить перемещения горничной.
По видам работ настраиваются нормативы списания расходных материалов, например, полотенец или белья — в итоге получается отчет по расходу белья и других материалов в соответствии фактом выполнения работ.
В программе можно задать график работ горничных, который используется при планировании работ.
Для планирования работ горничных можно использовать просто отчет «Задание на уборку», в котором программа отмечает номера, где нужно делать выездную уборку, а где текущую; а можно на каждый день составлять план работ и распределять работы между горничными.
Распределение может осуществляться вручную супервайзером, а может назначаться программой автоматически с учетом графика работ горничной и планируемого объема работ. Поддерживается несколько алгоритмов автоматического распределения работ.
План работ строится с учетом текущей загрузки гостиницы, статуса номера, заезда/выезда гостей. В результате каждая горничная получает распечатку номеров с указанием вида работ.
В программе предусмотрены отчеты для всех уровней пользователей — от оперативных отчетов для персонала, до итоговых и аналитических отчетов для руководства. Предусмотрены графики и диаграммы, позволяющие наглядно оценить работу гостиницы.
Отчеты в программе настраиваемые — для каждого пользователя или для роли пользователей в программе можно настроить свой набор отчетов.
Все отчеты выводятся на языке пользователя — русский или английский.
Настройки отчетов позволяют:
Любую настройку можно сохранить в качестве шаблона отчета, чтобы получать нужные данные в нужном виде, не обращаясь каждый раз к настройке отчета.
Скорость выполнения отчетов очень важна для гостиницы. Мы гарантируем, что любой отчет, за любой период времени будет выполняться не более 30 секунд.
Пример. Гостиница 500 номеров, отчет, анализирующий работу гостиницы за год, выполняется за 17 секунд.
Система регламентных заданий в программе позволяет настроить запуск, выполнение и отправку по e-mail ежедневных контрольных отчетов в автоматическом режиме. Руководитель каждое утро будет получать итоговые отчеты за прошедший день в формате Excel или html, и не требуется участия человека.
В программу включен модуль подключения к системам электронных замков, дополнительной оплаты не требуется.
При установке системы электронных замков важно чтобы в системе PMS был настроен интерфейс.
Интерфейс с системой электронных замков служит для 2х целей:
Карточку замка можно использовать для организации системы взаиморасчетов в гостинице по карте. Чтобы использовать для этих целей систему электронных замков, она должна поддерживать запись на вторую или первую дорожку карт с магнитной полосой, или запись доп. информации в память.
Поддерживаемые системы электронных замков:
При выборе карт с магнитной полосой рекомендуем использовать карты HiCo, т. к. они реже размагничиваются и, как правило, карты хватает на весь срок проживания гостя.
Решение для ресторана
Часто гостиницы предоставляют гостям завтраки, включенные в проживание. Для планирования работы ресторана можно распечатать специализированные отчеты. Например, каждое утро для ресторана готовится отчет «Завтраки на сегодня», в котором указывается общее количество завтраков, а также выводится список гостей, которым был начислен завтрак.
Дополнительно для планирования работы ресторана печатается отчет «План завтраков на неделю», в котором учитываются проживающие гости и действующие бронирования.
Аналогично, в программе настраиваются отчеты по обедам и ужинам, если они включены в тариф или продаются как доп. услуги.
Интеграция с рестораном
В случае, когда ресторан обслуживает гостей c заказами по меню, устанавливается система фронт-офиса ресторана, например «СофтБаланс: Трактиръ Front-Office», «1C-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе», «Магия» или «Штрих-М: Кассир».
Вся работа с заказами гостей выполняется в ресторанной системе — заказ вводится в систему, на принтере кухни печатается марка для повара, производится расчет и т. д. Заказ в ресторане может быть оплачен наличными, либо может быть записан на счет гостя в гостинице, а гость расплачивается за все услуги на ресепшн.
Чтобы обеспечить такую возможность, предусмотрен специальный интерфейс обмена данными с ресторанным фронт-офисом.
Как это работает
При закрытии заказа клиент предъявляет карту гостя. По этой карте происходит запрос данных из гостиницы — получают сведения об имени, номере комнаты, сроке проживания и текущем балансе гостя. Если информация получена и баланс гостя не превышает установленной глубины кредита, система закрывает заказ и передает его в базу гостиницы на лицевой счет гостя. Вместе с информацией о сумме заказа могут быть переданы и детали счета клиента.
Если в гостинице установлена система электронных замков, то в качестве карты гостя может выступать ключ от номера, если система замков поддерживает такую возможность.
В самом простом случае можно обойтись без использования карт клиентов. Достаточно указать номер комнаты, заказ в этом случае будет записан на проживающего в указанном номере гостя.
Данный интерфейс включен в поставку и не требует дополнительной оплаты.