Уведомление о сокращении штата - за сколько предупреждают, образец уведомления за 2 месяца, скачать бланк

Делопроизводство

Для любого работника попасть под сокращение штата не самая приятная перспектива.

Эта процедура в трудовых отношениях всегда вызывает много споров и конфликтов. Поэтому так важно работодателю знать обо всех нюансах её правильного оформления, а работнику – о некоторых аспектах законодательства, позволяющих предотвратить неправомерные действия со стороны нанимателя.

Остановимся подробнее на одном из важнейших этапов этой процедуры – уведомлении работника о сокращении, а также ответим на часто задаваемые вопросы.

Различают два понятия: сокращение штата и сокращение численности работников.

• Сокращение штата – исключение отдельных должностей из штатного расписания.
• Сокращение численности – уменьшение числа работников аналогичных должностей.

Процедура сокращения штата или его численности, выплаты, полагающиеся работнику и условия, на которых работодатель имеет право его сократить, регламентируются Трудовым Кодексом РФ. Подробно процесс описан в ст. 180 главы 27 «Гарантии и компенсации работникам, связанные с расторжением трудового договора».

Алгоритм действий нанимателя при сокращении численности персонала будет выглядеть следующим образом:

• Издание приказа и утверждение нового штатного расписания в связи с сокращением численности сотрудников.
• Определение контингента лиц, которых сократить нельзя, а также классификация сотрудников по преимущественному праву сохранения рабочего места.
• Уведомление выбранных сотрудников.
• Предоставление им информации по возможным вакансиям.
• Уведомление профкома и ЦЗН.
• Процедура увольнения (приказ, выплаты. отметки в трудовой книжке ).

В срок за два месяца (в некоторых случаях за три, когда речь идёт о массовом сокращении штата), работодатель обязан уведомить следующие стороны процесса:

• самих сотрудников;
• центр занятости населения;
• профком (при наличии).

Работник, попавший под сокращение, уведомляется за два месяца до даты увольнения (до даты вступления в силу нового штатного расписания).

Законодательством не установлено унифицированной формы такого уведомления, но там обязательно следует прописывать дату предполагаемого увольнения и указать перечень предлагаемых вакансий с пометкой их месячных окладов.

Как правило, сотрудник получает на руки копию оригинала уведомления, а на экземпляре работодателя ставит подпись в ознакомлении и дату.

После этого у работника есть несколько вариантов дальнейших действий:

• продолжать работать оставшиеся два месяца и рассматривать другие предложения по вакантным должностям, о которых работодатель обязан его извещать;
• согласиться на одну из предложенных вакансий;
• досрочно уволиться. не дожидаясь окончания второго месяца, получив при этом все полагающиеся компенсации;
• воспользоваться возможностью отгулять все свои прошлые неиспользованные отпуска .

Как бы ни поступил в дальнейшем сокращаемый сотрудник, выбор всегда остаётся за ним. Поэтому здесь неправомерными считаются любым действия работодателя, связанные с давлением на сотрудника или организация перевода на другую должность без письменного согласия.

По ст. 82 ТК РФ работодатель, принявший решение провести сокращение персонала, обязуется письменно оповестить не только выбранных сотрудников, но и комитет первичной профсоюзной организации, если таковая имеется.

Срок оповещения в этом случае такой же – за два месяца до даты увольнения, если сокращение не имеет признаки массовости. В письме указываются должности, которые предполагается сократить, а также к письму прилагается проект нового штатного расписания.

Работники, выплачивающие членские взносы и состоящие в профсоюзе, сокращаются только в согласовании с первичной профсоюзной организацией, которая предоставляет своё мотивированное мнение о возможности сокращения этих лиц.

В ответ на уведомление профсоюз направляет работодателю выписку из протокола собрания, где указывает свои возражения или их отсутствие по поводу увольнения рассматриваемых работников.

Законом предусматривается уведомление ещё одного органа – службы занятости населения.

Это делается для актуализации статистических данных, а также способствует ускорению трудоустройства уволенного сотрудника.

Работодателям юридическим лицам уведомлять ЦЗН следует в срок не менее 2 месяцев до предстоящего сокращения, а индивидуальным предпринимателям – за 2 недели.

Законодательство не устанавливает определённую форму такого уведомления, но основные данные, которые должны быть в нём отражены, это:

• поименный список сокращаемых;
• их должность (профессия, специальность);
• образование и опыт работы;
• заработная плата .

Как быть, если материально ответственное лицо увольняется? Узнайте тут .

В общем случае законом установлено уведомление работников не менее чем за два месяца до сокращения. Это требование следует неукоснительно соблюдать.

Другой срок, не менее чем за три месяца, устанавливается для массовых сокращений.

Характер массовости определяют соглашения по отраслям или по территориям.

Эти критерии носят общие черты:

• полная ликвидация организации с численностью персонала от 15 человек;
• сокращение от 50 рабочих в месяц, от 200 за 2 месяца и от 500 за 3 месяца;
• для малых населённых пунктов (менее 5 тысяч работающих граждан) – 1% сокращённых.

А также иные сроки предусмотрены для сезонных рабочих – не менее чем за неделю; для рабочих на срочном (до 2 месяцев) трудовом контракте – не менее чем за три дня.

Нормативные акты не устанавливают, по какой специальной форме должно быть составлено уведомление о сокращении штата для работника, для профкома и для ЦЗН, поэтому можно оформить его в произвольном виде.

К этому документу предъявляется лишь ряд некоторых требований:

• наименование предприятия;
• дата документа с регистрационным номером;
• заголовок документа (уведомление);
• содержательная часть: для сотрудника – перечень свободных вакансий; для профкома – перечень сокращаемых должностей; для ЦЗН – список сотрудников с указанием должностей, квалификации и заработной платы;
• подпись руководителя;
• экземпляр уведомления для работника содержит пометку об ознакомлении сотрудника.

Типовой бланк 2016 можно скачать здесь:

Уведомление работника за 2 месяца:

Вручить уведомления можно несколькими способами:

• лично, ознакомив каждого под роспись;
• по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (если работник находится на больничном. уведомляется в отпуске или отказывается получить документ лично);
• в присутствии свидетелей или комиссии, зачитав уведомление сокращаемому сотруднику.

Важно отметить, что временная нетрудоспособность или отпуск не являются препятствием для вручения документа.

Однако уволить в эти периоды сотрудника не имеют права, даже если второй месяц с момента извещения подошёл к концу. Днём увольнения станет первый день выхода работника с больничного или отпуска.

Уведомление о сокращении будет действовать до тех пор, пока проходит процедура сокращения, то есть в течение двух месяцев.

Уведомление прекращает действие, если:

• сотрудник увольняется досрочно;
• соглашается на одну из предложенных вакансий;
• работодатель отменяет сокращение штата.

Возможна и такая ситуация: два месяца прошли, а работника всё ещё не увольняют.

В этом случае уведомление автоматически прекращает своё действие. Такая ситуация часто возникает, когда работодатель не располагает достаточными средствами, чтобы выплатить сотруднику выходное пособие .

Чтобы возобновить процедуру сокращения наниматель обязан вновь разослать уведомление работникам не менее чем за два месяца до увольнения.

Многие работодатели задаются таким вопросом, а можно ли отозвать уже розданные уведомления и отменить предстоящее сокращение? Законом предусмотрена и такая ситуация.

Пока длится двухмесячный срок перед вступлением в силу нового штатного расписания, работодатель в любой момент может поменять своё решения и отменить процедуру сокращения. Делает это работодатель в одностороннем порядке посредством издания нового приказа, который отменяет приказы по сокращению штата или вносит в них изменения.

Далее в обязательном порядке работодатель должен ознакомить с этим приказом всех работников, получивших уведомление о сокращении.

Образец документа об отмене:

Сотрудник, получивший уведомление, имеет возможность не только взять отпуск, но и отгулять все неиспользованные отпуска за прошедшие периоды. При этом пока он находится в отпуске, его не уволят, даже если истекает положенный двухмесячный срок. Датой его увольнения в этом случае станет последний день отпуска.

У работника ещё есть возможность написать заявление на компенсацию за все прошедшие отпуска, если он не планирует их использовать перед увольнением. В последний рабочий день он получит все свои положенные выплаты и компенсации.

Вполне может. Получив уведомление, сотрудник пишет досрочно заявление об увольнении по собственному желанию.

Это означает, что он согласен на увольнение, но даже раньше срока. У работодателя в этом случае отпадает необходимость предлагать такому сотруднику возможные вакансии взамен сокращённой должности.

Однако работник совершенно не теряет выплат, полагающихся при сокращении: ему начисляют компенсацию исходя из среднемесячного дохода за всё оставшееся время до даты сокращения.

Как правильно уволиться после декретного отпуска? Информация — тут .

Как осуществляется увольнение в связи с переводом? Смотрите здесь .

Работодателю не запрещается вручать уведомление сотруднику, находящемуся на больничном.

Если работник заболел, вручить ему документ можно заказным письмом с уведомлением о вручении. Однако пока он не выйдет с больничного, его не имеют права уволить, даже если положенные 2 месяца прошли.

В части 1 ст. 261 ТК РФ указано, что работодатель не может по своему желанию уволить или сократить беременную женщину. Поэтому они не попадают под сокращение, и их не уведомляют.

Причём даже в том случае, если о беременности стало известно уже после получения уведомления, за беременной останется её рабочее место.

Сотрудник может отказываться забирать уведомление, не являться на вызовы комиссии и не расписываться в ознакомлении с уведомлением. Однако это не повлияет на процедуру сокращения.

Работодатель может поступить следующим образом:

• Послать документ заказным письмом с уведомлением о вручении. Тогда подпись адресата в почтовой карточке является доказательством получения уведомления о сокращении.
• Пригласить свидетелей и в их присутствии зачитать сотруднику документ вслух. На основании этого далее составить акт о том, что в присутствии свидетелей работник заслушал уведомление, но отказался расписаться в его ознакомлении.

Здесь есть два варианта: либо сотрудник продолжает дальше работать в организации оставшиеся 2 месяца, получает зарплату, а в день увольнения получает все полагающиеся выплаты, либо досрочно увольняется, не дожидаясь окончания двухмесячного срока.

Тогда он всё равно получает компенсацию за то время, что он не отработал до конца этого срока.

В любом случае работник получит все свои выплаты в день увольнения.

В таком щепетильном вопросе, как сокращение штата, который болезненно переносится сотрудниками, вынужденными покидать прежние рабочие места, важно неукоснительно соблюдать букву закона.

Все уведомления, будь то о предстоящем сокращении или отзыв этого уведомления, должны быть оформлены только в письменном виде и содержать подписи обеих сторон.

Как правило, вопросы законности сокращения наиболее часто обжалуются работниками в суде. Если суд выявит нарушения в оформлении процедуры или неправомерность действий со стороны работодателя, сотрудник вполне может восстановиться на своём рабочем месте.

Документ: уведомление

Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам. Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена. Помочь в этом может документ - уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком. Давайте рассмотрим, в каких ситуациях целесообразно создавать уведомление и каковы основные правила его оформления.

Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление.

Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?

Уведомить – то же, что известить. Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь.

Словарь русского языка С. И. Ожегова

Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь.

Толковый словарь русского языка под ред. Д. Н. Ушакова

Уведомление - письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо.

Большой бухгалтерский словарь

Уведомление - официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу.

Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.

Случай первый. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление. Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице ниже.

Случаи, предусмотренные ТК РФ, в которых работодатель создаёт документ "уведомление"

Формулировка, использованная в ТК РФ

Кого уведомляет работодатель

Изменение определённых сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, если прежние условия не могут быть сохранены.

Работников, у которых меняются условия трудового договора

Уведомление о предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений

Не позднее, чем за 2 месяца до изменения определённых сторонами условий трудового договора, если иное не предусмотрено ТК РФ

В день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от её получения

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте

В день увольнения или на следующий рабочий день, так как со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки

Часть 6 ст. 84 1

В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник, известив работодателя в письменной форме, приостановил работу на весь период до выплаты задержанной суммы и отсутствует на рабочем месте

Работника, отсутствующего на рабочем месте в период приостановления работы

Уведомление о готовности произвести выплату задержанной заработной платы в день выхода на работу

В день, когда работодатель, допустивший задержку выплаты заработной платы, готов произвести выплату задержанных сумм

Персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны

Уведомление о том, что персональные данные возможно получить только у третьей стороны

До получения персональных данных у третьей стороны

Принято решение о сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и о возможном расторжении трудовых договоров с работниками в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Выборный орган первичной профсоюзной организации

Письменное сообщение о принятом решении о сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и о возможном расторжении трудовых договоров с работниками по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Не позднее, чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников - не позднее, чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий

Персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны

Сообщение о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение

До получения персональных данных у третьей стороны

Предоставление отпуска в соответствии с графиком отпусков

Нормативный правовой акт

Принятие решения о ликвидации организации либо о прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров

Органы службы занятости

О принятом решении о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров с указанием должности, профессии, специальности и квалификационным требованиям к ним, условий оплаты труда каждого конкретного работника

Работодатель-организация - не позднее, чем за 2 месяца, а работодатель-индивидуальный предприниматель - не позднее, чем за 2 недели до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников - не позднее, чем за 3 месяца до начала соответствующим мероприятий

Пункт 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"

Заключение срочного трудового договора с гражданином, прибывшим из военного комиссариата для прохождения альтернативной гражданской службы

Военный комиссариат, который направил гражданина на альтернативную гражданскую службу, а также федеральный орган исполнительной власти или орган исполнительной власти субъекта РФ, которому подведомственна организация

О заключении срочного трудового договора с гражданином, направленным для прохождения альтернативной гражданской службы

В трёхдневный срок

Пункт 2 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 113-ФЗ "Об альтернативной гражданской службе"

Заключение срочного трудового договора с гражданином, направленным к работодателю для прохождения альтернативной гражданской службы

Федеральный орган исполнительной власти или орган исполнительной власти субъекта РФ, которому подведомственна организация, а также военный комиссариат, направивший гражданина на альтернативную гражданскую службу

О прекращении срочного трудового договора с гражданином, проходившим альтернативную гражданскую службу

В течение 3 рабочих дней

Пункт 5 ст. 23 Федерального закона от 25.07.2002 № 113-ФЗ, п. 69 Положения о порядке прохождения альтернативной гражданской службы, утв. постановлением Правительства РФ от 28.05.2004 № 256

Работодатель или заказчик работ (услуг), пригласивший иностранного гражданина в РФ в целях осуществления трудовой деятельности либо заключивший с иностранным работником в РФ новый трудовой договор или гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг)

Налоговый орган по месту своего учёта

О привлечении и об использовании иностранных работников либо приостановлении действия или аннулировании разрешения на привлечение и использование иностранных работников, либо приостановлении действия или аннулировании разрешения на работу иностранному гражданину, зарегистрированному в качестве индивидуального предпринимателя, либо аннулировании разрешения на работу иностранному работнику

В течение 10 дней

Подпункт 4 п. 8 ст. 18 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"

Случай третий. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора.

В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий. Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом.

Обратите внимание!
В большинстве случаев Трудовой кодекс РФ требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме

1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора;

2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).

Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах ниже.

Случаи, в которых требуется получить согласие работника на совершение определённых действий (или зафиксировать отказ работника от их совершения)

Случаи, в которых работнику требуется информация для принятия решения о согласии на совершение определённых действий или об отказе от их совершения

Содержание документа, которым работнику предоставляется необходимая информация для принятия решения

Переезд работодателя в другую местность

О переезде работодателя в другую местность и о необходимости перевода вместе с работодателем

Соглашение между двумя работодателями о переводе работника

О возможности перевода на другую постоянную работу к другому работодателю

Простой, необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, если они вызваны чрезвычайными обстоятельствами, указанными в ч. 2 ст. 72 2 ТК РФ

О необходимости перевода на другую работу, требующую более низкой квалификации, в исключительных случаях, предусмотренных ч. 3 ст. 72 2 ТК РФ

Работник нуждается во временном переводе на другую работу на срок до 4 месяцев

О возможности перевода на другую работу или об отсутствии подходящей работы

Работник нуждается во временном переводе на другую работу на срок более 4 месяцев или в постоянном переводе в соответствии с медицинским заключением

О возможности перевода на другую работу или об отсутствии подходящей работы

Отказ от перевода на другую работу руоводителя организации (обособленного структурного подразделения), заместителя руководителя или главного бухгалтера, нуждающихся в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы

О возможности отстранения от работы на срок, определяемый соглашением сторон (вместо прекращения трудового договора)

Введение работодателем неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели

О введении неполного рабочего времени и последствиях

Смена собственника имущества организации

О смене собственника имущества организации и последствиях для работника

Изменение подведомственности (подчинённости) организации или её реорганизации

Об изменении подведомственности (подчинённости) организации или её реорганизации и последствиях для работника

Увольнение по основанию, предусмотренному п. 2 или п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

О возможности перевода на другую постоянную работу

Прекращение трудового договора по основаниям, предусмотренным пп. 2, 8, 9 или п. 10 ч. 1 ст. 83 ТК РФ

О возможности перевода на другую постоянную работу

Необходимость сообщить персональные данные работника третьей стороне

О необходимости сообщить персональные данные работника третьей стороне

Переработка работников непрерывно действующих организаций и занятых на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день

О возможности компенсации переработки оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы (вместо предоставления дополнительного дня отдыха)

Привлечение к работе в ночное время женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет, инвалидов, работников, имеющих детей-инвалидов, а также работников, осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением, матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекунов детей указанного возраста

О необходимости привлечение к работе в ночное время (с информирование этих работников об их праве отказаться от работы в ночное время)

Привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ч. 2 или 3 ст. 99 ТК РФ

О необходимости привлечения к сверхурочной работе (с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации)

Привлечение к сверхурочной работе инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, если это не запрещено им по состоянию здороья в соответствии с медицинским заключением

О необходимости привлечения к работе в ночное время (с информирование этих работников об их праве отказаться от сверхурочной работы)

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в случае необходимости выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или её отдельных структурных подразделений

О необходимости привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни

Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в случаях, не предусмотренных ч. 2 или 3 ст. 113 ТК РФ

О необходимости привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации)

Исключительные случаи, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации

О необходимости перенесения отпуска на следующий рабочий год

Отзыв работника из отпуска

О необходимости отзыва из отпуска

Расторжение трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении, с выплатой дополнительной компенсации в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении

О возможности расторжения трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении с выплатой дополнительной компенсации

Приостановление работ в связи с приостановлением деятельности или временным запретом деятельности вследствие нарушения государственных нормативных требований охраны труда не по вине работника

О возможности перевода на другую работу с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе

Возмещение ущерба, причинённого работнику работодателем

О возможности возмещения ущерба в натуре

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет, если это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением

О необходимости направления в служебную командировку (с информированием этих работников об их праве отказаться от направления в служебную командировку)

Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев

О необходимости привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

Достижение лицами, занимающими должности ректора, проректоров, руководителей филиалов (институтов) в государственных и муниципальных высших учебных заведениях возраста 65 лет

О возможности перевода на иные должности, соответствующие их квалификации

Работодатель не имеет возможности обеспечить участие спортсмена в спортивных соревнованиях

О возможности временного перевода спортсмена к другому работодателю на срок, не превышающий 1 года

Вызов (заявка) общероссийских спортивных федераций о направлении спортсменов, тренеров в спортивные сборные команды РФ для участия в учебно-тренировочных и других мероприятиях по подготовке к спортивным соревнованиям и в международных официальных спортивных мероприятиях в составе указанных команд

О необходимости направления в спортивные сборные команды

Курсивом в таблице выделены случаи, в которых ТК РФ требует, чтобы согласие работника на совершение определённых действий было выражено в письменной форме

Содержание уведомлений, адресованных работникам

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.

Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика». поэтому не будем на них останавливаться.

Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы. Для служебных писем возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Пример оформления уведомления органов службы занятости о массовом увольнении работников

Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом. Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.

Пример оформления уведомления органов службы занятости о массовом увольнении работников (вариант 2)

Для оформления таких уведомлений работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.

Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ.

В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер.

Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.

Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 15 марта 2010 года.

Регистрационный номер - это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у .

Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Адресат. Уведомление - внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже).

Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об».

Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице ниже.

Содержание уведомлений, адресованных работникам

Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора

В уведомлении должны быть указаны определённые сторонами условия трудового договора, которые не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда; причины, вызвавшие необходимость таких изменений; дата, с которой определённые сторонами условия трудового договора будут изменены.
Также в уведомлении могут быть перечислены последствия отказа работника от продолжения работы в изменившихся условиях

Уведомление об отсутствии работы, перевод на которую необходим работнику в соответствии с медицинским заключеннием

В уведомлении указывается, что у работодателя отсутствует работа (как вакнтная должность или работа, соответствующая квалификации работника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа), пеервод на которую можно предложить работнику с учётом его состояния здоровья в сооответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ

Уведомление о переводе на другую работу в другую местность вместе с работодателем

В уведомлении должны указываться дата переезда работодателя в другую местность и адрес, по которому будет осуществляться работа.
Также в уведомлении могут быть перечислены последствия отказа работника от продолжения работы в связи с переездом работодателя в другую местность

Уведомление о необходимости представить письменное объяснение по факту нарушения трудовой дисциплины

В уведомлении должны быть перечислены события, в связи с которыми работнику требуется представить объяснения, а также срок, в течение которого работник должен эти объяснения представить (два рабочих дня)

Уведомление о праве отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день

В уведомлении указываются дата привлечения работника к работе в выходной или в нерабочий праздничный день и те обстоятельства, в связи с которыми работник может отказаться от привлечения к такой работе

Уведомление о времени начала отпуска

В уведомлении указывается дата начала отпуска в соответствии с утверждённым графиком отпусков

Уведомление работника о предстоящем увольнении

В уведомлении должны быть указаны причины, основание и дата предстоящего увольнения работника.
Также в уведомлении могут быть перечислены гарантии, предоставляемые работнику в связи с увольнением

Пример оформления уведомления об отсутствии работы, перевод на которую необходим работнику в соответствиис медицинским заключением

Пример оформления уведомления о необходимости представить письменное объяснение по факту нарушения трудовой дисциплины

Пример оформления уведомления о праве отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день

Пример оформления уведомления о предстоящем увольнении

Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем.
Для регистрации уведомлений обычно используют:

1. Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).

2. Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.

После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.

Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника или его отказа значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.

Пример оформления уведомления об изменении условий трудового договора

Пример оформления уведомления о переводе на работу в другую местность вместе с работодателем

Исполненные документы, в т. ч. уведомления, оформляются для последующего хранения. Заверенная копия уведомления, отправленного по почте, подшивается в дело. Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

Пример оформления копии уведомления