Могут ли коммерческие организации использовать гриф «ДСП»?

Юрий. 19 июля 2012 19:00

Отвечу однозначно: коммерческие организации могут иметь документы с грифом ДСП. но. есть много но.
1. Должно быть налажено отдельное делопроизводство.
2. Обработка документов на ПЭВМ только аттестованном для работы с такими документами и соответственно в предназначенном для этого помещении.
Закажите во ФСТЭК документ: СТР-К (2002 Г.) - там вопросы по технической защите такой информации.

Ответить – Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)

Дмитрий. 20 ноября 2013 16:24

"ДСП" это не гриф, а пометка. Инструкция по работе с информацией "ДСП" на федеральном уровне предписана ТОЛЬКО органам исполнительной власти и подведомственным им учреждениям. Более никаких документов, регламентирующих работу по этому направлению - нет!
Соответственно, коммерческие структуры не наделены правом наносить такую пометку на свои документы, т.е. не могут относить информацию к данной категории. Для этих целей есть ком.тайна и иная конфиденциальная информация с соответствующими грифами.

Однако это не значит, что они (ком.стр-ры) не могут с ней работать! Информация с пометкой "ДСП" может совершенно официальным путем попасть в ком.стр-ру из все тех же органов.
А вот ком.стр-ра должна обращаться с такой информацией как с конфиденциальной, установив в ее отношении "режим коммерческой тайны"!

Оформление и направление документов, содержащих служебную информацию

Уважаемые читатели! В течение всего периода нашего с вами общения на страницах журнала был рассмотрен порядок создания, учета, согласования, передачи документов, которые не содержат информации с ограниченным доступом (несекретных документов). Однако существуют материальные носители информации с ограниченным доступом. Доступ к этой информации имеет только ограниченный круг лиц, и обнародование ее запрещено законом. Это осуществляется исключительно в интересах национальной безопасности или охраны прав человека. К информации с ограниченным доступом относится конфиденциальная, служебная и секретная информация. Любая другая информация считается открытой, и получить доступ к ней имеют право все граждане Украины, независимо от того, касается их она непосредственно или нет.

В данной статье рассмотрим порядок оформления и направления документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию (далее – документы).

В статье 9 Закона Украины «О доступе к публичной информации» приведено следующее определение служебной информации: «Служебная информация – информация, содержащаяся в документах субъектов властных полномочий, которые составляют внутриведомственную служебную корреспонденцию, докладные записки, рекомендации, если они связаны с разработкой направления деятельности учреждения или осуществлением контрольных, надзорных функций органами государственной власти, процессом принятия решений и предшествуют публичному обсуждению и/или принятию решений; информация, собранная в процессе оперативно-розыскной, контрразведывательной деятельности, в сфере обороны страны, которая не отнесена к государственной тайне».

Доступ к таким документам предоставляется в соответствии с ч. 2 ст. 6 этого Закона.
С целью обеспечения единого порядка учета, хранения и использования материалов, содержащих служебную информацию, Кабинетом Министров Украины принято Постановление «Об утверждении Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию» № 1893 от 27 ноября 1998 г. (название Постановления с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМУ № 938 (938-2011-п) от 07.09.2011 г.).

Согласно этому Постановлению, министерства и другие центральные органы власти могут утвердить ведомственные инструкции (при условии их согласования с СБУ и Государственной архивной службой).

Инструкция № 1893 определяет обязательный для всех центральных органов исполнительной власти, Совета министров АР Крым, местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности, порядок учета, хранения, использования и уничтожения документов, содержащих служебную информацию.

Перечни сведений со служебной информацией разрабатываются и утверждаются министерствами, другими центральными органами исполнительной власти, Советом министров АР Крым, областными, Киевской и Севастопольской городскими государственными администрациями.

Сотрудники организации, допущенные к работе с документами, содержащими служебную информацию, в обязательном порядке подлежат ознакомлению под расписку с Инструкцией № 1893 и соответствующими ведомственными инструкциями. Ознакомление проводят службы делопроизводства (канцелярии) организаций.

ВАЖНО!
Документам, содержащим служебную информацию, присваивается гриф «Для служебного пользования». Он проставляется на документах в правом верхнем углу первой страницы (над адресатом), а для изданий – на обложке с указанием номера экземпляра.

Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» (ДСП) определяется на основании утвержденных перечней:

• на документе – исполнителем или лицом, которое подписывает документ;
• на издании – автором (составителем) и руководителем, который подписал издание к печати.

Если гриф ограничения доступа невозможно нанести непосредственно на магнитный носитель информации, он должен быть указан в сопроводительном документе.

За выпуск документов «Для служебного пользования», которые тиражируются, несут ответственность руководители организаций (структурных подразделений). Печать документов осуществляется в печатном бюро организации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

Однако использование информационной, телекоммуникационной или информационно-телекоммуникационной системы для печати документов с грифом «ДСП» возможно только после создания в ней комплексной системы защиты информации.

После распечатки на обороте последней страницы каждого экземпляра документа «ДСК» исполнитель должен указать количество напечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа.

Прием и учет (регистрация) документов с грифом «Для служебного пользования» осуществляются службой делопроизводства (канцелярией) организации, которая также ведет учет несекретной документации.
Полностью оформленные документы с грифом «Для служебного пользования» (распечатанные и подписанные) вместе с черновиками и вариантами (если таковые имеются) передаются для регистрации сотруднику службы делопроизводства (канцелярии), который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем в присутствии работника службы делопроизводства, о чем на экземпляре документа, который остается на хранении в службе делопроизводства (канцелярии) делается запись: «Черновики и варианты уничтожены. Дата. Подписи».
Далее документу присваивается учетный номер. Учет документов и изданий с грифом «ДСП» ведется в журналах установленной формы отдельно от другой несекретной документации. Учет магнитных носителей информации с грифом «Для служебного пользования» ведется отдельно от бумажных, также в журналах установленной формы.

Страницы журналов нумеруются, журналы прошиваются и опечатываются. На последней пронумерованной странице журнала учета документов «ДСП» делается запись: «В этом журнале прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. листов», которая подписывается работником службы делопроизводства и заверяется печатью «Для пакетов».
Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с грифом «Для служебного пользования».
Направление документов с грифом «Для служебного пользования» адресатам в пределах Украины осуществляется только рекомендованными или ценными почтовыми отправлениями и курьерами организаций. При этом издания, дела, документы «ДСК» должны быть вложены в конверты или упакованы таким образом, чтобы исключалась возможность доступа к ним.

Запрещается на конвертах (упаковках) документов с грифом «Для служебного пользования» указывать фамилии и должности руководителей организаций (структурных подразделений) и исполнителей документов, а также наименования структурных подразделений. На них указываются только наименования и адреса получателя и отправителя, номера вложенных документов с проставлением отметки «ДСП».

Организация, получающая документы с грифом «Для служебного пользования» от сторонних организаций, не имеет права на их размножение без письменного на это согласия этих организаций.

Напоследок хочу привести предостережение, указанное в п. 9 Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию, утвержденной Постановлением КМУ № 1893 от 27 ноября 1998 г. «Сотрудникам (исполнителям), допущенным к работе с документами с грифом «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызвано служебной необходимостью».

Как сказал когда-то У. Шекспир: «Пусть осуждают тебя за молчание – не ругали бы только за болтливость!».

Инструкция по работе с документами для служебного пользования

ПРИКАЗ ВАС РФ от 26-03-96 7 (ред от 30-07-96) О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ. Актуально в 2017 году

5.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с грифом "Для служебного пользования".

5.2. Судебным делам, к которым приобщаются документы с грифом "Для служебного пользования", также присваивается этот гриф.

5.3. Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельных судебных делах и документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в средствах массовой информации, а также требующие ограничения круга знакомящихся с ними лиц.

5.4. Дела и документы с грифом "Для служебного пользования":

учитываются в регистрационно - контрольных карточках, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме документов с грифом "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП"

передаются работникам подразделений суда под расписку; пересылаются сторонним организациям заказной почтой;

тиражируются только через копировально - множительное бюро с письменного разрешения руководства подразделения и начальника канцелярии. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.

5.5. Необходимость проставления грифа "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

5.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

5.7. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится в подразделениях суда по акту.

Можно ли размещать в облаке документы с грифом для служебного пользования (ДСП)

Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.

Попробуем разобраться в этом вопросе.

ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.

До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:

Статья 139. Служебная и коммерческая тайна

1. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.
2. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами.
Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233
1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

• печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
• учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими не секретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;
• передаются работникам подразделений под расписку;
• пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
• размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется по-экземплярно;
• хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).

Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:

• исчезло законодательное определение конфиденциальной информации (это определение было в старом «трехглавом законе» [Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»]) и с этого момента есть только:
  • «информация ограниченного доступа»
  • «информация ограниченного распространения»
  • «информация требующая обеспечения конфиденциальности»
  (при этом гос. тайна тоже подпадает под эти определения)
• ст. 9 определено . что ограничение доступа к информации должно устанавливаться законами (а не подзаконными актами):

  Статья 9. Ограничение доступа к информации

  1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

  2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

  Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.

  Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.

  В результате
  • служебная тайна (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной. Из этого следует, что с одной стороны не существует лицензий, сертификатов и соответствующих средств по защите информации именно такой категории, с другой стороны закон этого и не требует (в отличие например от защиты персональных данных).
  • обязанности по обеспечению сохранности служебной тайны несут только государственные/муниципальные органы а также те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации. Если это регламентировано ведомственными инструкциями (для гос. органов) или внутренними регламентами (для коммерческих организаций), такие обязательства необходимо вносить в договор с провайдером.Договор RTCloud содержит соглашение о неразглашении информации.
  • ответственность может быть только дисциплинарная (для физических лиц) или предусмотренная в договорных обязательствах (для юридических лиц).

  Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.