доверенность на сдачу денежных средств в банк образец

Учет денежных средств

Учет денежных средств

Учет кассовых операций.

Приходные кассовые операции.

Все приходные кассовые операции оформляются кассовыми ордерами (ф.КО-1).

Кассовые ордера подписывают руководитель и главный бухгалтер. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру для выдачи лицу, сдавшему деньги в кассу.

Среди приходных кассовых операций различают следующие:

1.Выручка аптеки за проданные товары и мелкорозничной сети. Первичный документ - Справка-заявление о принятии выручки (на основании показаний счетчиков кассового аппарата).

2.Возврат авансов от подотчетных лиц.

3.Поступление денег из банка на выплату зарплаты. Банк устанавливает соответствие выписанных сумм утвержденному фонду зарплаты.

4.Погашение материально-ответственными лицами недостач, выявленных при инвентаризации, в соответствии с актом по результатам инвентаризации и выписки из протокола собрания.

5.Возврат сумм, выданных сотрудникам на неотложные нужды согласно договору.

6. Поступление денег за изготовление и ремонт очков. Оформляют Ведомость учета заказов на очковую оптику и выписывают в 2 экземплярах квитанции (под копирку). Экземпляр ведомости с полученными от заказчика экземплярами квитанции передают в бухгалтерию. Стоимость ремонта приходуется по товарному отчету как увеличение товарных запасов.

Расходные кассовые операции.

Они оформляются расходными кассовыми ордерами - КО-2, подписываются руководителем и главным бухгалтером.

1. Сдача выручки в отделение банка (основная расходная операция).

В зависимости от местных условий различают два вида сдачи выручки:

а) через инкассаторов банка

б) в почтовое отделение

Через инкассатора банка.

Между аптекой и банком составляется договор на инкассационное обслуживание.

Приезд инкассатора приурочивается к часам закрытия аптеки.

Сдачу выручки кассир оформляет комплектом документов в 3-х экземплярах:

- «Препроводительная ведомость», которая вкладывается в сумку и сумка опечатывается;

- «Накладная», которая вручается инкассатору в момент передачи сумки с деньгами;

- «Копия препроводительной ведомости», которая с подписью инкассатора остается в аптеке и является оправдательным документом по сданной в банк выручке.

Документы отпечатаны так, что свободные строки позволяют все три экземпляра заполнять через копирку одновременно.

Инкассатор прибывает к моменту закрытия аптеки, предъявляет удостоверение личности с фотографией, доверенность банка на право сбора выручки, явочную карточку и порожнюю сумку.

В свою очередь кассир предъявляет инкассатору образец оттиска пломбира, заверенного банком.

В явочной карточке инкассатора кассир отмечает точное время прибытия, номер сумки с выручкой, сумму денег, номер пустой сумки, принятой от инкассатора.

Сданная выручка зачисляется на счет аптеки, на следующий день. Время поступления денег на счет в банке составляет: для городских аптек 1-2 дня, для сельских - 3-4 дня. Этот период называется «время пребывания денег в пути».

2.Выдача наличных денег для оплаты принятого от населения лекарственного сырья. Оформляется приемной квитанцией (ф. АП-4).

3.Выдача денег под отчет на служебные командировки, для приобретения хозяйственных товаров - производится по заявлению сотрудника на имя руководителя и его разрешающей резолюции.

4.Оплата мелкого ремонта (врезка замка, вставка стекла). Составляются трудовые соглашения, и выписывается счет. Этот счет и является кассовым расходным документом.

5.Оплата принятой от населения посуды, бывшей в употреблении по закупочным ценам. Принятая посуда фиксируется в «Ведомости стеклянной посуды, бывшей в употреблении» - ведется в 2-х экземплярах, один - материально-ответственному лицу, второй - в кассу.

6.Выплата зарплаты, пособий по временной нетрудоспособности. Самая крупная расходная операция. После выдачи зарплаты и наличия подписей получателей, кассир на указанную сумму составляет по кассе расходный кассовый ордер. На невыплаченные в течение 3-х дней суммы кассир составляет Реестр по типовой форме (2 экз.) и возвращает на депонирование в банк. Банк выдает квитанцию.

7.Оплата транспортных услуг. Оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления заверенного директором и главным бухгалтером с приложением билетов на проезд.

8.Расход на мелкие приобретения. На основании товарных чеков, заверенных директором аптеки, выдают затраченную сумму и оформляют КО-2.

На КО-1 кассир проставляет штамп «Получено», на КО-2 «Оплачено» с указанием даты.

Бухгалтер все ордера фиксируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Кассир может потребовать от получателя денег доверенность или паспорт. Исправления в КО-1 или КО-2 недопустимы.

Правила обеспечения сохранности денежных средств - Формы кассовых и банковских документов

Формы кассовых и банковских документов

Правила обеспечения сохранности денежных средств.

Обеспечение полной сохранности наличных денежных средств входит в состав основных функций руководителя компании (в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Рекомендуется соблюдать следующие правила хранения наличных денежных средств:

1.При совершении любых кассовых операций двери кассы должны быть надежно закрыты, помещение кассы должны быть изолированным от других помещений.

2.Посторонние лица не должны иметь доступ в помещении кассы, или осуществлять доступ по специально выданным пропускам.

3.Непосредственно хранение наличных денежных средств должно осуществляться в специально установленных сейфах и хранилищах. Ключи и кодовые комбинации для открытия сейфов и хранилищ должны быть у ограниченного круга лиц (оригинал – у ответственного кассира, дубликаты – у директора).

4.Кассиры ежедневно в конце рабочей смены должны опечатывать помещение кассы.

5.Наличные денежные средства, не принадлежащие компании не должны храниться в кассе компании.

6.В случае необходимости транспортировки денежных средств кассира кассир должен быть обеспечен защищенным транспортным спецсредством и находиться в сопровождении в охраны (в данном случае меры безопасности, прежде всего, определяются размером перевозимой денежной суммы).

7.Необходимо во внутренних положениях и инструкциях компании предусмотреть возможность замены ответственного кассира приказом руководства в случае его недееспособности.

8.Возможно заключение договоров инкассации с коммерческими банками и договоры по страхованию со страховыми компаниями.

9.Весь спектр документов, которые связаны с приходом или расходом наличных денежных средств должен хранится в архиве компании в течение 5 календарных лет.

^ Порядок ведения кассовой книги

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

^ Правила передачи денежных средств инкассаторам.

3Сотрудник охраны подразделения встречает инкассатора (возможно прибывающего в сопровождении инспектора охраны группы) у входа и сопровождает его к помещению, в котором будет проводиться инкассация, следуя впереди инкассатора. Руководитель и кассир предприятия, как бы ни был им знаком инкассатор перед допуском его в помещение инкассации ОБЯЗАНЫ ПРОВЕРИТЬ удостоверение личности; доверенность на право получения денежных сумок в подразделениях фирмы, выданную на фамилию и имя, которые указаны в удостоверении личности инспектора, наличие на доверенности печати и подписи Генерального директора фирмы;

явочную карточку, содержащую название данного подразделения, в которое прибыл инспектор. При отсутствии претензий инкассатор допускается в помещение инкассации. При возникновении подозрений необходимо перепроверить право данного инспектора на инкассацию у дежурного или руководителей СБ по телефону. При входе инспектора-сборщика в помещение инкассации за ним запирается дверь. Сотрудник охраны подразделения и прибывший со сборщиком инспектор охраны группы остаются снаружи двери для охраны инкассационной операции. Инспектор-сборщик при входе в помещение инкассации проверяет надежность запирания двери и отсутствия возможности прослушивания и визуального наблюдения лицами, не участвующими в инкассации. Затем сборщик приступает к приему сумок с деньгами и документов: проверяет внешний вид, целостность денежных сумок с упакованной в них выручкой и четкость наложенных на них оттисков с печатей; сверяет все записи во всех экземплярах препроводительных ведомостей и накладных на предмет соответствия их подлинным номерам денежных сумок и наличия в них подписей и печатей кассира (печатей подразделения) (выявленные недостатки устраняются немедленно кассиром или руководителем предприятия; каждое исправление в ведомостях заверяется подписью и печатью кассира, накладная переписывается заново); заверяет личной подписью и личной печатью во всех экземплярах препроводительных ведомостей и накладной прием денежных сумок для передачи в основную кассу фирмы. ИНСПЕКТОРУ-СБОРЩИКУ КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩАЕТСЯ УЧАСТВОВАТЬ В ПЕРЕСЧЁТЕ ДЕНЕГ И КАКИМ-ЛИБО ИНЫМ ОБРАЗОМ ПРИКАСАТЬСЯ К ДЕНЕЖНЫМ КУПЮРАМ. После приема денежных сумок и документации инспектор-сборщик передает кассиру:

вторые экземпляры препроводительных ведомостей и накладной;

приходную квитанцию из основной кассы фирмы (на денежную сумму, полученную в подразделении накануне);

необходимое количество (сообщаемое инспектору накануне) пустых денежных сумок;

по три бланка препроводительной ведомости на каждую передаваемую пустую денежную сумку.

наличие подписей и печати инспектора-сборщика в передаваемых им документах;

количество и целостность переданных инспектором пустых денежных сумок;

наличие трёх бланков препроводительной ведомости на каждую сумку. Выявленные недостатки устраняются инспектором немедленно.
Кассир вручает инспектору заполненную им лично явочную карточку, в которой указывает время и дату инкассации, номера денежных сумок и находящихся в них денежных сумм, которые переданы инспектору. Явочная карточка заверяется подписью и печатью кассира. Инспектору ЗАПРЕЩАЕТСЯ делать в явочной карточке какие-либо записи и пометки.

При отсутствии кассира все указанные выше процедуры инкассации выполняются руководителем подразделения. После проведения указанных процедур инспектор-сборщик: помещает все полученные денежные сумки и документы в баул (спецчемодан), запирает баул и прикрепляет его к левому запястью (если инспектор не левша);

извещает инспектора охраны группы (сотрудника охраны подразделения), находящегося с внешней стороны двери помещения инкассации, об окончании приема выручки.

Инспектор охраны (сотрудник охраны подразделения) докладывает по рации старшему инспектору группы об окончании инкассационной операции и запрашивает разрешение на выход из помещения инкассации. Получив такое разрешение, он извещает об этом инспектора-сборщика и они проходят к выходу из подразделения.

Выход из помещений осуществляется с соблюдением требований предосторожности, указанных в Положении о группе финансовой безопасности. Руководитель подразделения (кассир) по требованию инспектора-сборщика обязан предоставить возможность проинформировать дежурного СБ фирмы по телефону из закрытого помещения о проведении инкассации в подразделении.

^ Порядок составления кассовой отчетности.

Любое движение денег в кассе организации непременно должно быть правильно оформлено. Для этого кассиру нужно составить отчет, который в последующем передается в бухгалтерию для дальнейшего учета. Отчет кассира должен формироваться в те дни, когда происходили какие-либо движения по кассе: будь то выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Отчет, сделанный кассиром, должен содержать ту же информацию, что и вкладной лист кассовой книги. Отчет кассира должен содержать такую информацию, как порядковый номер документа, дату составления, сумму и наименование операции. К отчету кассира прилагаются все документы, подтверждающие движение денег. Если это выдача под отчет, прикрепить расходный кассовый ордер (форма №КО-2). При поступлении наличных в кассу организации, приложить приходный кассовый ордер (форма №КО-1). Если это выдача заработной платы, помимо расходного кассового ордера прикрепите платежную ведомость (форма №Т-53). Отчет кассира ведется в отдельной папке. Необходимо дополнять ее в хронологическом порядке, в конце периода (это может быть месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) прошить все листы, пронумеровать. В конце на последнем листе написать: «Прошито, пронумеровано и скреплено (указать сколько листов)». При подсчете учитывать и квитанции, и ордера, и ведомости.
^ Правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг.

Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий и составляют кассовые операции. Все кассовые операции оформляются кассовыми документами. Движение денег, связанных с их получением и выдачей, требует правильного оформления документов, по которым осуществлялись такие операции. Все кассовые приходные и расходные ордера и другие денежные документы должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписью. Связано это с предупреждением использования документов повторно, с целью списания денег вторично по одному и тому же документу, с выпиской нового расходного ордера. Зачастую бухгалтерами или кассирами погашаются кассовые ордера, тогда как следует погашать именно приложения (платежные ведомости, расчеты, заявления и т.п.) Ведение кассовых операций предусматривает наличие и заполнение журнала регистрации приходных и расходных ордеров и кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия и подписями ответственных лиц. На предприятии кассовые операции по приему наличных денег оформляются приходным кассовым ордером (ПКО) (ф. № КО-1), который подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным им.Операции, связанные с выдачей наличных денег, оформляются расходным кассовым ордером (РКО) (ф. № КО-2) или другими документами (платежные ведомости, заявление на выдачу денег).

Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером. Приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы выписаны с использованием электронных носителей. В этих документах не допускается никаких помарок, исправлений. До передачи в кассу приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных документов. Данный журнал открывается и применяется только для регистрации приходных и расходных кассовых документов. При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир проверяет:

- наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на РКО - и подпись руководителя;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений.

Если не соблюдено хотя бы одно из этих требований, то кассир возвращает документы в бухгалтерию. Все операции по поступлению и расходованию кассир записывает в кассовую книгу (ф. № КО-4), которая открывается на 1 год. При ее открытии все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и общее количество листов должно быть указано на последней странице кассовой книги. Книга опечатана печатью и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, угорая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и обратной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые отрывные экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Правила проведения кассовых операций в иностранной валюте.

Предприятие может проводить операции в иностранной валюте, но при этом оно должно руководствоваться НСФО 2, разделом 30 "Перевод операций в иностранной валюте".Операция в иностранной валюте - операция, которая выражена или окончательный расчет, по которой должен производиться в иностранной валюте, включая операции, при которых субъект: покупает или продает товары или услуги, цены которых выражены в иностранной валюте; предоставляет или получает займы, по которым подлежащие оплате или получению суммы выражены в иностранной валюте; или каким-либо иным образом приобретает или реализует активы, принимает на себя или погашает обязательства, выраженные в иностранной валюте. Записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте должны отражаться на счетах бухгалтерского учета в валюте РФ, путем применения к сумме в иностранной валюте спот-курса между функциональной валютой и иностранной валютой на дату операции. Спот-курс - это цена валюты одной страны, выраженная в валюте другой страны, установленная на момент заключения сделки, при условии обмена валютами банками-контрагентами на второй рабочий день со дня заключения сделки. Спот-курс отражает, насколько высоко оценивается национальная валюта на момент проведения операции за пределами данной страны. Сгруппированные суммы по приходу и расходу денег в кассе в иностранной валюте в разрезе корреспондирующих счетов из кассовых отчетов ежедневно или один раз в 3-5 дней заносятся в журнал-ордер №1 (расход) или ведомость №1 (приход) на основании отчетов кассира. В конце месяца итоговые данные переносятся в Главную книгу. При приеме от клиента платежных документов в иностранной валюте кассир проверяет их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и действительность указания реквизитов документов. При отсутствии у кассира соответствующих образцов чеков и контрольных материалов такие чеки к оплате не принимаются. С валютного счета в кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные денежные знаки, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности кассиром не принимается. Регистрация фальшивых денежных знаков, а также вызывающих сомнение в их подлинности осуществляется путем записи их в отдельный реестр. Такие валютные ценности возвращают в банк с пометкой "Фальшивая" или "Вызывающая сомнение".

Организация кассовых операций

Кассовые операции осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, установленным письмом ЦБ России от 4.10.1993 г. № 18 и Положением ЦБ РФ о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, установленным письмом ЦБ России от 5.01. 1998 г. № 14-П
Порядок ведения кассовых операций устанавливает:
Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу.

Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном порядке ответственность.

Для обеспечения сохранности наличных денежных средств и ценностей, хранящихся в кассе, помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;

иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и по толка, надежные внутренние стены и перегородки;

закрываться на две двери – внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;

иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег, бланков строгой отчетности ( трудовых книжек, вкладных листов к ним, квитанций путевых листов автотранспорта) и других ценных документов, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

располагать исправным огнетушителем.

Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.
Наличные средства организации получают в банках с расчетного счета по чеку из чековой книжки. В этом документе обязательно указывается назначение получаемых денежных средств (заработная плата, коммунальные расходы, хозяйственные нужды). Наличные деньги могут расходоваться только на указанные в чеке цели (целевое назначение).
Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом кассы.
Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководством предприятия.
Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается ежегодно всем организациям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
Лимит кассы устанавливается каждой организации индивидуально на основе расчета по форме № 0408020, утвержденном Положением ЦБ РФ от 5 января 1996 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».
Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит остатка кассы устанавливается:
для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, – в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России на следующий день, – в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России не ежедневно, – в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

для организаций, не имеющих денежной выручки, – в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

При необходимости лимит кассы может быть пересмотрен. Расчет лимита остатка кассы подписывает руководитель и главный бухгалтер организации. Этот расчет организация должна представить в обслуживающий банк.
В случае, если организация не представила расчет ни в один из обслуживающих ее банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а денежная наличность в кассе – сверхлимитной и в обязательном порядке должна сдаваться в банк.
Организации обязаны сдавать в банк все наличные средства сверх установленного лимита.
Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, закупку сельскохозяйственных продуктов, приобретение тары и вещей у населения.
Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.
Организации имеют право хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Выполняет кассовые операции кассир. Прием кассира на работу оформляется приказом руководителя организации. После издания приказа руководитель организации обязан под расписку ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассир несет полную ответственность за сохранность принятых им ценностей (денежных средств, документов).
Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности заключается и с заменяющим лицом.
В небольших организациях с небольшим объемом движения денежных средств обязанности кассира могут выполняться по совместительству одним из работников предприятия. Договор о материальной ответственности заключается с ним в обычном порядке.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы