Руководства, Инструкции, Бланки

должностная инструкция делопроизводителя в воинской части

Категория: Инструкции

Описание

Делопроизводство – визитная карточка воинской части

Делопроизводство – визитная карточка воинской части

О.А. Овчаров, майор юстиции, кандидат юридических наук, преподаватель кафедры военной администрации, административного и финансового права Военного университета

Делопроизводство воинской части является крайне важным и достаточно мощным правовым средством, направленным на обеспечение управления военными организациями и решения стоящих перед ними задач по защите Отечества, повышение боеготовности Вооруженных Сил. В настоящее время сложно себе представить, как можно управлять многомиллионными массами людей, особенно в условиях войны, без надлежащим образом организованного делопроизводства, документооборота, служебной переписки.

Чтобы лучше понять, как должно работать делопроизводство в военной организации, необходимо уяснить сущность этого правового средства, его цель и предназначение.

Сущность делопроизводства можно выявить в определении этого термина, установленного государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждено постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Согласно указанному государственному стандарту:

делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Сущность и предназначение делопроизводства изложены в п. 1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68), определяющем, для чего предназначены эта Типовая инструкция, а следовательно, и само делопроизводство. Согласно названной норме Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Таким образом, можно сделать вывод, что делопроизводство – это правовое средство (так как предусмотрено действующими нормативными правовыми документами), направленное на всестороннее обеспечение управленческой деятельности, а также целая отрасль деятельности, обеспечивающая для указанных целей документирование и организацию работы с официальными документами.

Данный вывод представляется чрезвычайно важным, поскольку в целом позволяет понять, насколько значимым в деятельности любой организации является вопрос правильной организации делопроизводства. Вместе с тем следует отметить, что на фоне кризиса, переживаемого Вооруженными Силами, внимание многих командиров к этому участку их повседневной служебной деятельности постепенно ослабевает, что приводит зачастую к низкой культуре работы со служебными документами, и как результат ухудшается в целом процесс управления войсками.

Поскольку, как отмечено выше, делопроизводство по своей сути есть правовое средство управления войсками, постольку для правильной и рациональной его организации и ведения необходимо глубокое понимание роли и места делопроизводства в управленческой деятельности на всех уровнях руководства войсками, на всех этапах процесса управления.

Процесс управления войсками представляет собой сложное и многогранное явление, рассмотреть которое в рамках настоящей статьи не представляется возможным, поэтому отметим лишь, что условно, в упрощенном виде, его можно разбить на четыре в том или ином виде повторяющихся цикла (стадии):

– сбор и анализ информации;

– принятие управленческого решения и, при необходимости, его юридического оформления (издание правового документа);

– доведение решения до исполнителей;

– контроль исполнения решения.

Далее рассмотрим каждый из перечисленных циклов.

1. Сбор и анализ поступившей информации – это необходимый этап управленческой деятельности, без которого невозможно обойтись, поскольку для принятия командиром (начальником) правильного, всесторонне взвешенного управленческого решения ему необходимо владеть обстановкой (по вопросу, по которому необходимо принятие такого решения), иметь полную, достоверную информацию о состоянии дел во вверенной организации. Большую помощь руководителям в решении этого вопроса призвана оказывать надлежащим образом организованная система делопроизводства, которая согласно п. 1 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (приказ Министра обороны Российской Федерации 1999 г. № 170) определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях Вооруженных Сил Российской Федерации.

При этом следует учитывать, что, кроме указанной Инструкции, отдельные вопросы в области ведения делопроизводства регламентируются также и другими нормативными правовыми актами, в частности особенности ведения делопроизводства определяются:

– при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, а также при подготовке проектов правовых актов Министерства обороны Российской Федерации и Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации – соответствующими инструкциями, утвержденными приказом Министра обороны Российской Федерации 1997 г. № 450 (с учетом изменений, внесенных приказом Министра обороны Российской Федерации 1999 г. № 155);

– при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем – гл. 5 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и Инструкцией по этому вопросу, утвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации 2000 г. № 615;

– по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства – Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах (приказ Министра обороны 1990 г.).

Вместе с тем на практике некоторые командиры (начальники) недооценивают позитивные возможности (достоинства) надлежащим образом организованного делопроизводства, не понимают важности четкого и строгого выполнения требований правовых документов в этой области общественных отношений, что, в свою очередь, отрицательно сказывается на управлении Вооруженными Силами, состоянии их боеготовности.

В частности, в связи с тяжелым экономическим положением в стране и недостаточным материальным обеспечением Вооруженных Сил в последние годы резко возросло количество обращений военнослужащих и гражданского персонала по вопросам реализации их прав и льгот, а также количество жалоб на действия органов военного управления, нарушающие их права. В практической деятельности некоторых командиров встречаются случаи, когда вместо того, чтобы выполнять свои обязанности согласно требованиям Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации, они запрещают регистрировать или принимать в делопроизводстве (экспедиции) воинской части письменные обращения личного состава (без их личного на это указания), тем самым пытаясь всячески уклониться от решения насущных проблем военнослужащих и гражданского персонала.

Подобные неправомерные действия недопустимы, поскольку, помимо того, что командиры нарушают нормы в области организации и ведения делопроизводства (которые подробнее будут рассмотрены ниже), они нарушают также и права граждан (зачастую конституционные). Одним словом, казалось бы, незначительное нарушение установленного приказом Министра обороны Российской Федерации порядка ведения делопроизводства фактически может привести к совершению существенных нарушений – например, нарушений требований Конституции Российской Федерации.

Командиры, совершая подобные действия, допускают нарушение своих прямых обязанностей, установленных Уставом внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации:

– обязанность проявлять чуткость и внимание к подчиненным, сочетать высокую требовательность и принципиальность с уважением их личного достоинства, принимать меры к решению бытовых вопросов и обеспечению социальной и правовой защиты военнослужащих, граждан, уволенных с военной службы и членов их семей (ст. 75);

– обязанность постоянно поддерживать крепкую воинскую дисциплину и высокое морально-психологичекое состояние личного состава (ст. 76);

– обязанность обеспечивать полноту доведения до личного состава положенного денежного и других видов довольствия (ст. 79), а также многие другие обязанности, установленные другими нормами права.

Невыполнение указанных обязанностей командирами наносит непоправимый вред Вооруженным Силам. Во-первых, таким образом командир подает личному составу пример, как можно не выполнять свои обязанности (вместо того, чтобы подавать пример их ревностного, безусловного исполнения). Во-вторых, подрывается авторитет командира в глазах подчиненного ему личного состава, поскольку, если командир не выполняет требования вышестоящих начальников и не несет за это никакой ответственности, то, следовательно, у подчиненных может возникнуть ложное представление о наличии у них морального права не выполнять и его требования, а в его лице и требования вышестоящих должностных лиц Вооруженных Сил. В-третьих, подобная неправильная позиция командира в воинском коллективе подрывает морально-психологическое состояние личного состава, высокий боевой дух войск, которым всегда славилась русская армия.

Таким образом, казалось бы, незначительное нарушение установленного порядка ведения делопроизводства в воинской части может незаметно привести к серьезному подрыву воинской дисциплины и управляемости войск, их боеготовности.

В своей служебной деятельности командирам и начальникам, а также их подчиненным следует учитывать, что в соответствии со ст. 33 Конституции Российской Федерации граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.

Порядок обращения в органы военного управления регламентируется Инструкцией о работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации (приказ Министра обороны Российской Федерации от 29 декабря 2000 г. № 615).

В соответствии со ст. 7 данной Инструкции граждане обращаются в органы военного управления письменно или в устной форме. Письменные обращения пересылаются по почте, принимаются на личном приеме или при проведении опроса.

Допускается и повторное обращение, т. е. обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный действующим законодательством срок разрешения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган военного управления, повторными не считаются и учитываются как первичные.

Обращения, поступившие в военную организацию, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в приеме обращений, рассмотрение которых входит в компетенцию руководителя этой военной организации, недопустим.

Более того, в соответствии с п. 10 выше названной Инструкции руководитель военной организации несет личную ответственность за своевременное рассмотрение обращений и принятие мер и обязан:

– обеспечивать необходимые условия для своевременного и эффективного рассмотрения заявлений в подчиненных органах военного управления;

– принимать и в пределах предоставленных ему прав в установленные сроки разрешать обращения заявителей;

– внимательно разбираться в существе обращения, при необходимости истребовать документы для правильного разрешения просьбы заявителя, направлять должностных лиц на места для проверки и принимать другие меры по объективному, полному и всестороннему рассмотрению заявления;

– принимать законные и обоснованные решения по обращениям и обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

– рассмотреть полученное заявление в трехдневный срок и, если заявление будет признано правильным, немедленно принять меры к удовлетворению просьбы подавшего заявление;

– сообщать заявителям о решениях, принятых по их обращениям, а в случаях, когда просьбы заявителей не основываются на действующем законодательстве, давать подробные разъяснения правового разрешения рассматриваемых вопросов;

– предоставлять по команде полную и объективную информацию о состоянии работы с обращениями граждан в вышестоящие органы военного управления и должностным лицам, осуществляющим проверку этой работы.

Должностное лицо, неправомерно отказывающее в приеме или рассмотрении обращения заявителя, допускающее другие нарушения действующего законодательства в работе с обращениями граждан, а также заявитель, подавший заведомо ложное заявление, привлекаются к ответственности в соответствии действующим законодательством.

Вместе с тем Инструкцией о работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации устанавливается (п. 12), что обращение заявителя, изложенное в письменной форме, должно содержать:

– наименование и адрес органа военного управления, в который направляется обращение;

– изложение существа заявления или ходатайства;

– фамилию, имя и отчество;

– место жительства, работы (службы) или учебы заявителя;

– дату и личную подпись.

К обращениям могут быть приложены необходимые для рассмотрения документы или их копии.

Как при составлении обращения, так и при его поступлении в орган военного управления следует иметь в виду, что обращение заявителя, не содержащее его фамилию, место жительства, дату и личную подпись, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Должностное лицо, получившее обращение и не имеющее достаточных прав для выполнения предложения или удовлетворения просьбы заявителя, не позднее чем в пятидневный срок направляет предложение (заявление, жалобу) по команде в установленном порядке, а в случаях, когда обращение заявителя не содержит необходимых сведений для решения о том, куда следует направить предложение (заявление, жалобу) для рассмотрения, или когда требуются дополнительные данные или иное оформление для передачи его по команде или в соответствующий орган военного управления, обращение немедленно возвращается заявителю с соответствующими разъяснениями.

О направлении обращения в другой орган военного управления обязательно уведомляется заявитель.

Кроме вышеуказанного порядка подачи обращения (по почте) существует другое эффективное правовое средство, позволяющее более подробно вникать в положение вещей и разрешаемых дел и собирать, таким образом, более полную и всестороннюю информацию о состоянии дел в воинской части. Заявление гражданина может быть подано на личном приеме, проводимом руководителем военной организации или другими должностными лицами в порядке, установленном пп. 20 – 23 Инструкции о работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Согласно указанной Инструкции командиры (начальники) обязаны лично проводить прием граждан по личным вопросам не реже двух раз в месяц в установленные приказом руководителя военной организации дни и часы, в удобное для посетителей время, в необходимых случаях – в вечерние часы, по месту службы или в специально отведенном для приема месте.

Делопроизводство по письмам военнослужащих и других граждан в органах военного управления организуется применительно к требованиям Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации и ведется отдельно от других видов делопроизводства.

В соответствии с п. 124 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством воинской части.

В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции, а с прибытием лица, ответственного за делопроизводство, передает всю полученную корреспонденцию в делопроизводство под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли и посылки.

Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано проверить правильность адресования пакетов, разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

Ведение делопроизводства по письмам, подготовка приема посетителей и материалов к нему возлагаются на должностных лиц, определенных приказами соответствующих командиров (начальников).

В соответствии с п. 25 Инструкции о работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации все обращения, поступающие в военную организацию, заносятся в день их поступления в книгу предложений, заявлений и жалоб, предусмотренную Дисциплинарным уставом Вооруженных Сил Российской Федерации.

На первой странице поступившего заявления проставляются дата его поступления и регистрационный номер в книге предложений, заявлений и жалоб.

Указанный выше порядок позволяет командирам (начальникам) организовать сбор и анализ информации для принятия своевременных и правильных решений в соответствующих областях своей управленческой деятельности, а также выявления причин наиболее часто встречающихся нарушений, выработки и реализации мер по их устранению.

2. Принятие управленческого решения и, при необходимости, его юридическое оформление (издание правового документа). При принятии управленческого решения следует учитывать, что основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств, а служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством (например, ст. 92 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации или п. 27 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации) предусмотрено составление письменного документа. Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в армии, на флотилии и ниже, а также внутри управлений, направлений, отделов и служб запрещается.

Большое значение при принятии решения следует уделять правильному его юридическому оформлению. На практике встречаются случаи, когда неправильно оформленный приказ или иной правовой документ органа военного управления может не иметь юридической силы или юридическая сила такого документа может оказаться не вполне очевидной. Такие трудности обычно возникают в связи с отсутствием на документе одного или нескольких реквизитов, что может вызвать у исполнителей сомнение: издан приказ или нет, действует он или не действует.

Например, п. 105 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации устанавливается, что служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством не предусмотрена другая дата. Возникает вопрос, как быть в ситуации, когда на документе отсутствует дата его подписания (принятия или утверждения), а в тексте этого документа (или законодательством) не предусмотрена дата его вступления в силу. Считается ли такой служебный документ вступившим в силу (если да, то с какого момента) и как установить в этом случае его юридический статус, можно ли применять этот документ?

Аналогичные вопросы могут возникнуть и в случае, когда на приказе или директиве не проставлен номер, т. е. отсутствует информация об их регистрации в учетных журналах (книгах), или когда на служебном документе отсутствует подпись одного из должностных лиц.

В частности, ст. 36 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации устанавливает, что письменный приказ является основным распорядительным служебным документом (правовым актом) военного управления, издаваемым на правах единоначалия командирами воинских частей (начальниками учреждений).

Вместе с тем ст. 92 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации устанавливает, что приказы подписываются командиром полка и начальником штаба. Аналогичное требование предусматривает п. 90 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, в соответствии с которой приказы по вопросам боевой готовности, оперативной и боевой подготовки, по результатам инспектирования (проверок) войск, организационным, мобилизационным и другим важнейшим вопросам подписывают командир и начальник штаба воинской части (где эта должность штатом предусмотрена).

При рассмотрении указанной коллизии норм не вполне понятно, как подписываются приказы в воинской части – на правах единоначалия или двоевластия и какую силу имеет подпись на приказе начальника штаба после того, как проект приказа уже подписал командир части.

Кроме того, неясно, какие вопросы являются важнейшими в воинской части и, следовательно, какие приказы требуют наличия двух подписей (командира и начальника штаба).

В практической деятельности военных организаций встречаются случаи, когда, например, начальник штаба отказывается подписывать приказ и на нем вместо двух имеется лишь одна подпись – командира части (подобные случаи имели место в практике автора статьи при проведении проверки в одном из полков ахалкалакского гарнизона, и на вопрос проверяющего, какую юридическую силу имеют такие приказы, ни командир полка, ни начальник штаба не смогли ничего по существу ответить).

Возникает закономерный вопрос: как быть при возникновении подобных ситуаций и следует ли выполнять подчиненным подобные недооформленные приказы?

В первой ситуации (когда не достает на документе даты или номера) необходимо до применения документа обратиться в строевую часть (канцелярию), где происходят учет и хранение приказов и других актов военного управления, и уточнить соответствующие реквизиты, выяснив причину их отсутствия на документе, а также сличить текст с первоисточником во избежание применения недействующей редакции документа.

Во втором случае, если все-таки не удается достичь взаимопонимания между командиром и начальником штаба (что, конечно же, само по себе недопустимо), при определении юридической силы документа следует руководствоваться общими началами организации вооруженных сил, основополагающими принципами строительства и руководства ими, а также принципами, на которых основываются взаимоотношения между военнослужащими.

Одним из таких главных, основополагающих принципов является принцип единоначалия, который согласно ст. 30 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации заключается в наделении командира (начальника) всей полнотой распорядительной власти по отношению к подчиненным и возложении на него персональной ответственности перед государством за все стороны жизни и деятельности воинской части, подразделения и каждого военнослужащего. Единоначалие выражается в праве командира единолично принимать решения, отдавать соответствующие приказы.

В этой связи можно заключить, что наличие или отсутствие подписи начальника штаба на приказе, подписанном командиром воинской части, само по себе не должно влиять на юридическую силу подписанного командиром приказа.

Для того чтобы исключить возможное неправильное понимание значения второй (после командира) подписи на приказе, необходимо внести соответствующие уточнения в Устав внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации и в Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации.

3. Доведение решения до исполнителей является важным этапом в управленческой деятельности командиров (начальников), в связи с чем этому вопросу также следует уделять пристальное внимание. Недоведение (неполное или несвоевременное доведение) поставленной командиром задачи до исполнителя с неизбежностью приводит, как правило, к срыву ее надлежащего выполнения. Об этом следует помнить командирам и периодически проводить проверку и анализ полноты и своевременности доведения необходимой информации до соответствующих должностных лиц.

На практике указанному участку деятельности зачастую не уделяется должного внимания. Вместе с тем правильно поставленное в военной организации доведение решений командования до исполнителей в определенной степени гарантирует успешное их выполнение. Поэтому в каждой военной организации должен быть до мелочей проработан механизм доведения требований руководства до исполнителей, должна быть установлена персональная ответственность за функционирование этого механизма, определены и возложены на соответствующих должностных лиц конкретные обязанности в данной области.

Порядок доведения решения командира до исполнителей в целом достаточно подробно изложен в Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации и других нормативных правовых актах, однако каждая воинская часть имеет свою специфику, свои особенности организации и деятельности, свой уровень квалификации специалистов, в обязанности которых входит работа с документами, свой уровень исполнительской дисциплины, культуры работы с документами. Все эти обстоятельства в той или иной мере влияют на процесс доведения решений командования до исполнителей и должны учитываться при установлении в воинской части порядка доведения таких решений.

Представляется необходимым оформить порядок доведения решения до исполнителей в виде документальной процедуры или подробно закрепить его в должностных инструкциях соответствующих специалистов.

Практика показывает, что надлежащему оформлению должностных инструкций в военной организации не уделяется должного внимания, в результате чего некоторые должностные лица не имеют четкого представления о круге своих обязанностей, за что они несут ответственность. Перечень же должностей с закрепленными обязанностями, содержащийся в Уставе внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации или других нормативных правовых актах, далеко не охватывает всех имеющихся в штатах военных организаций должностей или не учитывает специфику организационного устройства и деятельности каждой такой организации, в связи с чем требуется зачастую уточнение и конкретизация обязанностей соответствующего должностного лица.

Последствиями такого небрежного отношения к документальному закреплению командирами обязанностей подчиненных им лиц, как правило, является халатное отношение этих лиц к исполнению своих должностных обязанностей (если таковые имеются), с одной стороны, и невозможность или сложность привлечения к ответственности нарушителей (если нарушенные обязанности должностному лицу не устанавливались и до него не доводились, в том числе и под роспись). Безнаказанность и попустительство ведут к снижению дисциплины и правопорядка в воинских коллективах, падению уровня боеготовности войск в целом.

4. Контроль исполнения решения – завершающая стадия управленческой деятельности командиров и, по сути, является правовым средством, направленным на обеспечение реализации принятых уполномоченными органами военного управления решений в жизнь.

Целью контроля исполнения управленческих решений (оформленных в виде служебных документов) является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. В соответствии с п. 2 Инструкции по контролю за исполнением служебных документов в Министерстве обороны Российской Федерации (приказ Министра обороны Российской Федерации 2002 г. № 400) контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, которыми давались поручения, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов, в случае необходимости – применение мер дисциплинарного воздействия к лицам, виновным в несвоевременном и некачественном исполнении документов.

Данная стадия также является чрезвычайно важной, поскольку правильно организованный контроль исполнения служебных документов напрямую влияет на исполнительскую дисциплину в военной организации, а следовательно, на управляемость войск, их способность выполнять боевые задачи, на высокую боеготовность Вооруженных Сил. В связи с этим Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации прямо устанавливает, что осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц (п. 212).

При организации контроля исполнения следует учесть, что он осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов военного управления, так и направляемых в подчиненные воинские части. При этом обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству.

Процедура постановки документов на контроль и снятия с контроля регламентируется Инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, однако на практике часто по различным причинам не выполняется.

Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров (начальников), которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей. Непосредственное же ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров (начальников).

На практике часто встречаются случаи, когда такие приказы о возложении обязанностей по ведению контроля исполнения служебных документов в воинской части отсутствуют и на кого эти обязанности возложены командиры пояснить не могут. Это свидетельствует о непонимании важности в управленческой деятельности данного участка работы, которому командиры зачастую не уделяют должного внимания, что в конечном счете сказывается на уровне исполнительской дисциплины в военной организации.

Вместе с тем Инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации предусматривается, что лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:

а) постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

б) упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать обо всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам (начальникам);

в) периодически анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных воинских частях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам (начальникам) предложения об улучшении этой работы.

В тех случаях, когда ответственные лица за контролем исполнения не назначены, указанные обязанности, призванные повышать исполнительность личного состава, управляемость войск, никто не исполняет.

Представляется целесообразным вышеперечисленные обязанности включить в должностную инструкцию специалиста, на которого возложено ведение контроля исполнения служебных документов в военной организации, что позволит им более ответственно и полноценно исполнять эти обязанности.

В п. 217 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации прямо установлено, что для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать:

а) средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов;

б) органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля;

в) методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.

Важность рассматриваемого этапа в управленческой деятельности свидетельствует о необходимости создания (так же, как и на этапе доведения решения до исполнителей) документированной процедуры, которая должна отражать все вышеперечисленные положения.

Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок докладываются соответствующим командирам (начальникам) путем оформления и представления им актов проверки, в которых отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения: виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.

Личный практический опыт автора настоящей статьи, накопленный при проведении проверок состояния правовой работы в подконтрольных военных организациях, свидетельствует, что в полном объеме в воинских частях вышеуказанные мероприятия не выполняются, что, в свою очередь, свидетельствует о необходимости разработки и принятия в каждой части (с учетом ее специфики) внутреннего правового акта, содержащего информацию о вышеуказанных процедурах, лицах, ответственных за их надлежащее функционирование, включении в их должностные инструкции соответствующих обязанностей.

Таким образом, подведя итог вышеизложенному, можно отметить, что военная организация (воинская часть) – это организм, требующий постоянного внимания и управляющего воздействия уполномоченных лиц путем активного применения имеющихся в законодательстве правовых средств. Одним из наиболее значимых таких средств является делопроизводство, призванное помочь командирам решать поставленные перед ними государством задачи по вооруженной защите Отечества.

В настоящей статье рассмотрены лишь отдельные вопросы работы делопроизводства воинской части в соответствии с действующими в Вооруженных Силах Российской Федерации нормативными правовыми документами, которые, к сожалению, не дают полного ответа на, пожалуй, самый важный вопрос управления: как добиваться постоянного улучшения как управленческой деятельности, так и ее результатов с помощью рационально организованного документооборота, позволяющего в том числе фиксировать такое улучшение.

Вместе с тем следует отметить, что человечеством в области управления различными видами деятельности накоплен значительный опыт, позитивная часть которого закрепляется в различных международных нормативных документах. Одним из наиболее интересных в этом отношении документов является международный стандарт, аутентичный перевод которого на русский язык содержится в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования» (утверждено постановлением Госстандарта России от 15 августа 2001 г. № 333-ст).

Уникальность данного документа заключается в том, что он является универсальным и может применяться организациями, осуществляющими самые различные виды деятельности, в том числе и виды деятельности, направленные на обеспечение вооруженной защиты Отечества.

Стандарт основан на системном и процессном подходе. Основополагающим его требованием является то, что организация должна разработать, документально оформить, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента качества, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями этого стандарта.

Как отмечается в федеральной программе «Реформирование государственной службы Российской Федерации (2003 – 2005 годы)» в Российской Федерации сохраняются консервативные подходы к организации федеральной государственной службы, которые не в состоянии обеспечить ее эффективное функционирование и надлежащее качество оказания государственными служащими гражданам и организациям услуг. В целях совершенствования организации федеральной государственной службы и обеспечения деятельности федеральных государственных служащих необходимо внедрение современных технологий управления, включающих в себя новые методы деятельности федеральных государственных органов, стимулирования федеральных государственных служащих, а также системы показателей и критериев оценки деятельности аппаратов федеральных государственных органов и их подразделений 1.

В этой связи представляется актуальным и для органов военного управления совершенствование их организации путем внедрения современных технологий управления, одной из которых можно рассматривать и указанный выше международный стандарт. Применение установленных стандартом требований в целом или в части может принести позитивные изменения в организации управления, вызываемые изменяющимися условиями деятельности военных организаций.

Примечательно то, что некоторые отдельные требования стандарта в военных организациях в том или ином виде выполняются, однако многие требования этого стандарта, затрагивающие важные вопросы управления и улучшения деятельности организаций, не выполняются, что не способствует динамичному развитию военных организаций в современных условиях, целенаправленному улучшению их деятельности по обеспечению вооруженной защиты Отечества.

1 См. Федеральная программа «Реформирование государственной службы Российской Федерации (2003 – 2005 годы)». М. Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации, 2003. – С. 18.

Видео

должностная инструкция делопроизводителя в воинской части:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи