Должностная инструкция секретаря учебной части

Секретаря учебной части

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития РФ от26 августа2010г. № 761н. "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования".

1.2. Секретарь учебной части (диспетчер) относится к учебно-вспомогательному персоналу.

1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря учебной части (диспетчера).

1.4. На должность секретаря учебной части (диспетчера) назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Секретарь учебной части (диспетчер) назначается и освобождается от должности приказом директора техникума.

1.6. Секретарь учебной части (диспетчер) должен знать:

- законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;

- положения и инструкции по ведению делопроизводства;

- структуру техникума, его кадрового состава;

- правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

- правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

- технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

правила деловой переписки;

- государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- правила внутреннего трудового распорядка ;

- правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.7. Секретарь ученой части (диспетчер) в своей работе руководствуется:

- Уставом, приказами и указаниями директора техникума;

- основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

- инструкцией по делопроизводству;

- правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

- настоящей должностной инструкцией.

1.8. На время отсутствия (болезнь, отпуск, пр.) секретаря учебной части - его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора техникума.

2.1.Оформление расписания учебных занятий и замен учебных занятий

2.2.Оформление графика учебного процесса и журналов учебных групп.

2.3. Оформление форм №2,№3 по вычитки часов преподавателями.

2.4.Участие в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.

2.5.Участие в работе приемной комиссии техникума.

2.6.Ведение табеля учета рабочего времени преподавателей, учителей техникума.

Секретарь учебной части исполняет следующие обязанности:

3.1.Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.

3.2. Оформляет расписание учебных занятий и замен учебных занятий.

3.3. Оформляет график учебного процесса, расписание консультаций.

3.4. Участвует в подготовки и оформлении журналов учебных групп .

3.5. Оформляет формы №2,№3 по вычитки часов преподавателями.

3.6. Участвует в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.

3.7. Участвует в работе приемной комиссии техникума.

3.8. Ведет табель учета рабочего времени преподавателей, учителей техникума.

3.9. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

3.10. Обрабатывает и оформляет служебную документацию в архив.

3.11. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, отделом кадров, бухгалтерской службой техникума.

3.12. Исполняет другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

Секретарь учебной части имеет право:

4.1.Получать от специалистов структурных подразделений техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.2.Представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства техникума и учебной части.

4.3.Требовать от руководителей оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

Секретарь учебной части несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения – в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

Секретарь учебной части:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласует с руководителем структурного подразделения ДОУ, который утверждает директор техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от руководителя структурного подразделения ДОУ техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Взаимодействует с сотрудниками учебной частью, отдела кадров, бухгалтерии.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

Должностная инструкция секретаря отдела кадров

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

1. Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.
2. Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров. Дополнительные распоряжения секретарь отдела кадров может получать от заместителя начальника отдела кадров.
3. Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает инспектор отдела кадров.
4. В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:
   - Законодательством Украины,
   - Уставом Фирмы,
   - Правилами внутреннего трудового распорядка,
   - Приказами (указаниями) прямого руководства,
   - Положением об отделе кадров,
   - Другими нормативными документами кадровой службы.
   
5. Требования к квалификации:
   - Высшее, н/высшее образование (направление “Делопроизводство” или “Психология”, “Социология”)
   - Стаж работы по специальности не менее ____ лет.
   
6. Исполнитель этой должности должен знать:
   - Трудовое законодательство.
   - Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
   - Кадровую политику и стратегию предприятия.
   - Основы кадрового делопроизводства.
   - Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
   - Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
   - Организацию табельного учета.
   - Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.
   - Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.
   - Основы экономики, организации производства и управления.
   - Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, оргтехники (MSOffice, Internet, электронная почта, факс, ксерокс).
   - Правила и нормы охраны труда.
   - Правила ведения телефонных переговоров.
   - Культуру труда и служебную этику.
   
7. _________________________________________________________________.
8. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

1. Бесперебойно обеспечивать связь начальника и сотрудников отдела с другими подразделениями Фирмы.
2. Своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.
3. Своевременно готовить документы для начальника отдела.
4. Вести протоколы совещаний отдела.
5. Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.
6. Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.
7. Готовить распоряжения о делегировании полномочий.
8. Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.
9. Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).
10. Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.
11. Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела.
12. Готовить документы для составления бюджета отдела.
13. Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.
14. Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.
15. Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.
16. Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.
17. Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.
18. Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела товарно-материальными ценностями.
19. Участвовать в инвентаризации отдела.
20. Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.
21. Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.
22. Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.
23. Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.
24. Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.
25. Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы
26. _________________________________________________________________.
27. _________________________________________________________________.

1. Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.
2. Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.
3. Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.
4. Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдел кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.
5. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений по направлению деятельности.
6. Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей..
7. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
8. Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
9. Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
10. _________________________________________________________________.
11. _________________________________________________________________.

1. Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей - взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
3. Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
4. Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности – в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.
5. Некорректное отношение к сотрудникам фирмы – в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.
6. _________________________________________________________________.
7. _________________________________________________________________.

Должностная инструкция заведующего Сектором информационного обеспечения общие положения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функции, права и обязанности Заведующий Сектором информационного обеспечения (далее – «Сектор»).

1.2. Заведующий Сектором информационного обеспечения назначается на должность и освобождается от должности приказом Генерального директора по представлению Управляющего делами.

1.3. Заведующий Сектором информационного обеспечения находится в непосредственном подчинении Управляющего делами и Генерального директора ОАО «Новое кольцо Москвы».

1.4. Заведующий Сектором информационного обеспечения обязуется исполнять требования, вытекающие из локальных нормативных актов ОАО «Новое кольцо Москвы», Положения об Управлении делами, Положения о Секторе информационного обеспечения, настоящей должностной инструкции, приказов и распоряжений Генерального директора и указаний Управляющего делами.

• 
  руководящие и нормативные материалы, регламентирующие методы разработки алгоритмов и программ и использования вычислительной техники при обработке информации, основные принципы структурного программирования;
  
• 
  виды программного обеспечения; технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы компьютерной техники, правила ее технической эксплуатации; технологию автоматической обработки информации;
  
• 
  виды технических носителей информации;
  
• 
  методы классификации и кодирования информации;
  
• 
  формализованные языки программирования;
  
• 
  действующие стандарты, системы счислений, шифров и кодов;
  
• 
  порядок оформления технической документации;
  
• 
  передовой отечественный и зарубежный опыт программирования и использования вычислительной техники;
  
• 
  принципы работы систем электронного делопроизводства и документооборота;
  
• 
  основы организации труда;
  

• 
  Правила внутреннего трудового распорядка;
  
• 
  правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.
  

• 
  наличие высшего профессионального (технического или инженерно-экономического) образования,
  
• 
  опыт работы в соответствующих подразделениях не менее 3-х лет,
  

• 
  разрабатывает программы, обеспечивающие возможность выполнения поставленных задач средствами вычислительной техники, проводит их тестирование отладку;
  
• 
  разрабатывает технологию решения задач по всем этапам обработки информации;
  
• 
  определяет информацию, подлежащую обработке средствами вычислительной техники, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и вывода, методы ее контроля;
  
• 
  обеспечивает своевременное обновление программного обеспечения, установку и внесение исправлений, для использующихся программ. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит отладку самостоятельно или с привлечением сотрудников, использующих данную программу;
  
• 
  определяет объем и содержание данных контрольных примеров, обеспечивающих наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению;
  
• 
  определяет порядок и осуществляет запуск отлаженных программных данных, определяемых условиями поставленных задач;
  
• 
  проводит корректировку разработанной программы на основе анализа выходных данных или по просьбе сотрудников;
  
• 
  разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию;
  
• 
  определяет возможность использования готовых программных продуктов, а так же готовит предложения руководству по целесообразности приобретения и использования данных продуктов;
  
• 
  осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств;
  
• 
  разрабатывает и внедряет системы автоматической проверки правильности программ, типовые и стандартные программные средства, составляет технологию обработки информации;
  
• 
  выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов;
  
• 
  принимает участие в разработке форм документов, подлежащих машинной обработке, в проектировании программ, позволяющих расширить область применения вычислительной техники;
  
• 
  на основании заявок подразделений ОАО «Новое кольцо Москвы» заведующий Сектором планирует закупку оборудования, готовит предложения руководству по закупке нового оборудования. Отвечает за ввод нового оборудования в эксплуатацию;
  
• 
  отвечает за правильную эксплуатацию и работоспособность офисного оборудования, при необходимости организует ремонт устройств;
  

• 
  ведет учет материальных средств ОАО «Новое кольцо Москвы», в части касающейся средств компьютерной техники, офисной техники и телефонного обеспечения работы Общества;
  
• 
  организует доступ пользователей к информационным ресурсам ОАО «Новое кольцо Москвы», на основании письменных заявок подразделений;
  

• 
  отвечает за создание запасов расходных материалов для офисного оборудования;
  

• 
  отвечает за работу почтового сервера ОАО «Новое кольцо Москвы»;
  
• 
  разрабатывает правила работы с информационными ресурсами ОАО «Новое кольцо Москвы», следит за их выполнением сотрудниками. Отвечает за информационную безопасность ОАО «Новое кольцо Москвы»;
  
• 
  отвечает за работу телефонных ресурсов ОАО «Новое кольцо Москвы»;
  

• 
  поддерживает работоспособность баз данных, их архивацию и внесение изменений в них на основании письменных заявок подразделений;
  
• 
  готовит предложения по улучшению работы ОАО «Новое кольцо Москвы» с информационными ресурсами.
  

Заведующий Сектором информационного обеспечения имеет право:

3.1. На надлежащим образом оборудованное рабочее место.

3.2. Получать всю необходимую информацию, связанную с деятельностью ОАО «Новое кольцо Москвы».

3.3. Устанавливать режим работы сотрудников Сектора.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию работы системы электронного документооборота ОАО «Новое кольцо Москвы», условий труда подчиненных ему сотрудников ОАО «Новое кольцо Москвы».

Заведующий Сектором информационного обеспечения несет ответственность:

4.1. За четкое соблюдение своих обязанностей в соответствии с настоящей должностной инструкцией.

4.2. За несвоевременное и некачественное выполнение должностных обязанностей и/или не использование предоставленных ему прав.

• 
  уволен (в установленном порядке, с соблюдением норм Трудового кодекса РФ с формулировкой «в связи с утратой доверия» или «в связи в обнаружившимся несоответствием занимаемой должности»), если его деятельность нанесла прямой действительный ущерб(вред) ОАО «Новое кольцо Москвы» и имеется причинно-следственная связь между его действиями и конечным результатом, а также совершения им виновных действий по непосредственному обслуживанию денежных или товарных ценностей, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны администрации ОАО «Новое кольцо Москвы».
  

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ДОЛЖНОСТНЫМИ ЛИЦАМИ ОБЩЕСТВА

1. 
   Заведующий Сектором информационного обеспечения взаимодействует со следующими структурными подразделениями и должностными лицами и вступает в официальные взаимоотношения с любыми юридическими и физическими лицами в рамках полномочий, предоставленных ему настоящей инструкцией.
   

Должностные лица, структурные подразделения, сторонние организации

Информация, получаемая сотрудником

Информация, передаваемая сотрудником