Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Учет трудовых книжек обязан вести каждый работодатель, который использует наемный труд других людей. Для этого следует завести соответствующие книги учета. Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг. Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Для того, чтобы проводить учет трудовых книжек на предприятии, работодателю необходимо будет завести две учетные книги:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать. Также эти учетные книги необходимо опломбировать или можно скрепить сургучной печатью и обязательно заверить подписью работодателя.

Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем. Например, для этого нужно:

• сделать специальную печать для сургуча, лучше всего латунную>
• купить сургуч и где-то растопить его, хотя можно, конечно, попросить помощи в этом вопросе у работников почтового отделения.

При этом книжкой, которая была скреплена сургучом, будет очень неудобно пользоваться. Листы книги будут приподняты над такой печатью и все время придется писать по неровной поверхности. Не говоря уже о том, что со временем эта печать может рассыпаться. В этом случае контролирующие органы могут усмотреть в разрушенной пломбе несанкционированное ее вскрытие, что повлечет за собой штрафные санкции.

Пломба является защитным элементом от несанкционированного вскрытия. В Правилах нет описания, какая именно должна быть пломба в учетных книгах, и из какого материала она должна быть изготовлена.

Поэтому многие работодатели на практике пользуются старым известным всем методом опломбировки книг полоской бумаги. Например, страницы учетной книги нумеруются, сшиваются плотными нитками, которые выводятся на последнюю страницу и заклеиваются полоской бумаги так, чтобы концы ниток оставались свободными. На приклеенной полоске бумаги, которая в данном случае представляет собой пломбу, работодатель обычно пишет сколько страниц в данной книге прошито и пронумеровано, ставит свою подпись, должность, фамилию и инициалы. Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги.

Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным.

Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004. Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг.

Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки. По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты. При попытке отклеить такую пломбу на ней проявится соответствующая надпись, которая и будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии пломбы.

Готовую к заполнению учетную книгу можно купить в специализированных магазинах или заказать через Интернет. Эта книга будет уже опломбирована специальной номерной пленочной индикаторной пломбой. И вам останется только заполнить ее титульный лист и сделать заверительную надпись с подписью руководителя.

Трудовая книжка: порядок выдачи, хранения и внесения исправлений

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

- кадровой службой организации

- либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, - государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: "Запись за таким-то номером недействительна".

После этого делается правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка".

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

начислении пособий по временной нетрудоспособности? Трудовая книжка установленного образца является основным документом. время на территории России выдается трудовая книжка, форма которой утверждена постановлением Правительства. четвертая ст. 65 ТК РФ)). Трудовая книжка оформляется в соответствии с Правилами.

Поэтому допустимым доказательством того, что трудовая книжка работником не предъявлялась и не. суды приходят к выводу, что трудовая книжка работодателю передавалась (смотрите, например, определение.

№2. Сам бланк нормальный, но трудовая книжка все-таки является недействительной или.

статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца – основной документ о. статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца – основной документ. договору, как раз и считается трудовая книжка. Если записи о работе внесены. письменное согласие работника. После увольнения трудовая книжка выдается не позднее трех рабочих. отказе. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из. в ПФР за пенсией только трудовая книжка и помогает ее получить.

Сегодня трудовая книжка является обязательным документом. Трудовая книжка оформляется на каждого работника. Трудовая книжка - это основной документ. желанию. Сегодня трудовая книжка является обязательным документом. Трудовая книжка оформляется на каждого работника. Трудовая книжка - это.

1 ст. 81 ТК РФ. Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения. нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом). Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения. представление подложных документов (например, подложная трудовая книжка, подложный документ об образовании) можно. зарплаты за два предшествующих года; трудовая книжка с записью об увольнении. О.

место среди подложных документов занимает трудовая книжка. Подделка трудовой, как правило, связана. обусловлено исполнением трудового договора. Подложная трудовая книжка По сравнению с документом об. для работодателей не установлена, поскольку трудовая книжка – это основной документ о трудовой. 20.12.1938 № 1320, а трудовая книжка образца 1973 года – Постановлением Совмина. случае, пока не установите, что трудовая книжка отвечает всем признакам подлога. А.

2015 № ГД-4-3/10833@. Трудовая книжка установленного образца является основным документом. том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. ). Сотруднику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии сотрудника. сумме, соответствующей той, за которую трудовая книжка была приобретена, организация фактически осуществляла.

После посещения Пенсионного фонда России трудовая книжка ею была утеряна. Сотрудница работает. После посещения Пенсионного фонда России трудовая книжка ею была утеряна. Сотрудница работает. дубликата трудовой книжки. Обоснование вывода: Трудовая книжка является основным документом о трудовой. того, когда именно была утрачена трудовая книжка, оформить дубликат трудовой книжки работодатель.

при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. Если на дистанционного сотрудника велась трудовая книжка, то при увольнении надо внести. ; в графе 13 пишут, что трудовая книжка отправлена по почте, а в.

договора на работника-студента оформляется трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Обращаем. случаев, когда: неправильно первично заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее, а. при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. В силу п.

ст. 84.1 ТК РФ). Трудовая книжка. На основании ч. 4 ст. не такая уж сложная – приказ, трудовая книжка, окончательный расчет. Если разобраться в.

него следующие документы: Паспорт гражданина; Трудовая книжка. В случае, если сотрудник до. нигде не работал, заводится новая трудовая книжка; Свидетельство о присвоении ИНН; СНИЛС.

– Правила), в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи. из ст. 2 СК РФ трудовая книжка может быть выдана следующим членам. учета движения трудовых книжек. Если трудовая книжка по просьбе родственника будет направлена.

при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. (ст. 312.2 ТК РФ). Трудовая книжка. При заключении договора о дистанционной. исключений из общих правил, поэтому трудовая книжка такому работнику должна быть оформлена.

Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек?

Добрый день.Будет ли наущением, если "Книги ведения и хранения трудовых книжек" будет прошнурована, пронумерована и опломбирована самодельной бумажной пломбой с подписью руководителя и печатью.И возможно ли использовать номерную индикаторную пломбу, а не сургучную и не свинцовую.

Нет, это не является нарушением, при условии, что пломба надлежащим образом скрепляет листы книги учёта движения трудовых книжек.

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати.

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Пломба может быть изготовлена следующим образом. Концы скрепляющей нити, которой прошит журнал, выводятся к внутренней стороне его задней обложки. Они помещаются между двумя квадратиками белой бумаги и склеиваются. Пломба прикрепляется к внутренней стороне обложки и на нее ставится обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. Далее делается надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом проставляется подпись ответственного лица и дата. Это позволит соблюсти требования законодательства в надлежащем порядке.

Следует отметить, что в настоящее время требования к форме и материалу пломб не установлены, так как ранее действовавший ГОСТ, которым были урегулированы соответствующие вопросы в настоящее время не действует (см. приложение к ответу). Поэтому Вы вправе использовать любой вид пломб, который позволит надлежащим образом скрепить книгу учёта движения трудовых книжек и предотвратить произвольное изъятие или добавление новых листов.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Пресса: Журнал «Трудовые споры» № 2, Февраль 2016

20 кадровых ошибок, которые инспекторы находят при проверках

1. Как оперативно ознакомить работников с локальными актами
2. Как дополнить трудовые договоры недостающими условиями
3. Чем опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Любую компанию рано или поздно посетит инспектор ГИТ. Даже если сотрудники не имеют привычки жаловаться на работодателя, плановые проверки никто не отменял. Узнать, придет ли к вам инспектор в этом году, можно на сайте Роструда или трудовой инспекции вашего региона.

Если вы попали в список плановых проверок ГИТ, начинайте готовиться к визиту трудового инспектора. Выясните, на каких кадровых участках есть проблемы. Чаще всего инспекторы находят недочеты в трудовых договорах и локальных актах. Причем за каждый состав нарушения они выписывают отдельный штраф.

Кроме того, каждое нарушение все равно придется устранять в месячный срок. Поэтому чем больше нарушений вы исправите до начала проверки, тем меньше штрафов вы заплатите по ее итогам. Поставьте себе цель пройти проверку без штрафов и предписания. Она вполне осуществима.

Проверьте локальные акты на наличие необходимых сведений

При плановой проверке инспектор запросит у вас копии всех локальных актов. Есть такие акты, которые обязательны для любой компании. Если вы не представите их инспектору, он вас оштрафует. Это: положения об оплате труда, о персональных данных работников, инструкции по охране труда и правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). Проверьте, есть ли у вас такие документы и в каком они состоянии.

Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты с учетом особенностей своей деятельности. Например, если компания применяет вахтовый метод, она разрабатывает локальный акт, который регламентирует порядок применения этого метода (ч. 4 ст. 297 ТК РФ ). Или положение о командировках — если направляет в них работников (ч. 4 ст. 168 ТК РФ ). Отсутствие специальных локальных актов обернется для таких компаний штрафом.

Разберем две типичные ошибки, характерные для всех локальных актов.

вам нужно предоставить инспектору только те документы, которые относятся к предмету проверки (ст. ст. 11. 12 и 15 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; далее — Закон № 294-ФЗ). Предмет проверки ГИТ — соблюдение работодателем трудового законодательства (ст. 360 ТК РФ ). Поэтому не передавайте инспектору документы по страховым взносам или налогам.

Ошибка № 1: локальные акты не согласованы с профсоюзом. Сначала инспектор проверит, учитывали ли вы мнение профсоюза, когда принимали локальные акты (ч. 1 ст. 372 ТК РФ ). Обратите внимание, что если профсоюз объединяет менее половины работников компании, его мнение учитывать не нужно (ст. 37 ТК РФ ). Кроме того, учитывать мнение профсоюза по конкретному локальному акту вы обязаны, если закон это оговаривает. Например, правила внутреннего трудового распорядка принимают с учетом мнения профсоюза (ст. 190 ТК РФ ). А вот положение о командировках согласовывать с профсоюзом вы не обязаны. Если только вы не оговорили это в коллективном договоре. Насчет обязательных документов: проведите процедуру принятия локального акта заново, если профсоюз не принимал в этом участия.

Ошибка № 2: работники не ознакомлены с локальными актами. Затем инспектор выяснит, ознакомили ли вы работников до подписания трудовых договоров с теми локальными актами, которые связаны с их трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ ). А если после трудоустройства работников вы вносили в локальные акты изменения или издавали новые, то и с ними (ч. 2 ст. 22 ТК РФ ).

Эксперт делится важной информацией о Учете трудовых книжек в материале по ссылке.

На практике компании знакомят работников с локальными актами тремя способами. Способ первый — компания ведет журнал, в котором работники расписываются об ознакомлении с локальными актами. Способ второй — к каждому локальному акту компании подшивают ознакомительный лист. В нем работники расписываются о том, что ознакомились с конкретным локальным актом. Этот способ удобен тем, что позволяет оперативно проверить, кто из работников ознакомлен с локальными актами, а кто нет.

Третий способ заключается в том, что работник в конце трудового договора расписывается об ознакомлении под списком локальных актов. Минус этого способа в том, что инспектор вправе будет затребовать у вас копии всех трудовых договоров. Иначе вы не сможете подтвердить, что ознакомили работников с локальными актами.

Если вы не ознакомили всех или часть работников с локальными актами, исправьте это. Подготовьте к каждому локальному акту ознакомительный лист либо оформите ознакомительный журнал и попросите работников в них расписаться.

Теперь поговорим об ошибках в ПВТР и положении об оплате труда. В этих локальных актах инспекторы находят множество недочетов.

Ошибка № 3: в ПВТР не прописана ответственность работодателя. Трудовой кодекс РФ оговаривает базовые положения, которые работодатели обязаны регламентировать в ПВТР (ч. 4 ст. 189 ТК РФ ). Это: порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.

Обычно компании не прописывают в ПВТР положения о своей ответственности (дисциплинарной, моральной и материальной). Это нарушение инспекторы выявляют в 9 из 10 плановых проверок.

— столько плановых проверок трудовые инспекторы проведут в 2016 году (это на треть меньше, чем в прошлом году).

Чтобы исправить нарушение, продублируйте в ПВТР положения глав 37 и 38 ТК РФ о материальной ответственности и ст. 237 ТК РФ о возмещении работнику морального вреда. Также пропишите порядок привлечения к дисциплинарной ответственности руководителя компании, руководителей структурных подразделений и их заместителей (ст. 195 ТК РФ ).

Ошибка № 4: в ПВТР не закреплен второй выходной день. Другая ошибка — работодатели не закрепляют в ПВТР второй выходной день при 5-дневной рабочей неделе (помимо общего выходного дня — воскресенья). Это нарушение ч. 2 ст. 111 ТК РФ. Второй выходной день вы вправе установить по своему усмотрению. В 99% компаний это суббота.

Теперь рассмотрим нерабочие праздничные дни. Многие работодатели годами используют одни и те же ПВТР, внося лишь небольшие дополнения и изменения. Но обычно они не учитывают последние изменения о нерабочих праздничных днях в ст. 112 ТК РФ. Последние изменения были в апреле 2012 года. В итоге новые праздники отсутствуют в ПВТР.

Сравните ваши ПВТР с положениями ст. 112 ТК РФ. Если есть разночтения, скорректируйте документ. Кроме того, советуем включите в ПВТР формулировку: «В случае внесения изменений в статью 112 Трудового кодекса РФ в части определения нерабочих праздничных дней применяются положения указанной статьи с внесенными изменениями».

Ошибка № 5: в ПВТР не указаны дни выплаты зарплаты. Закон требует, чтобы работодатели указывали дни выплаты заработной платы в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективных договорах, трудовых договорах (ч. 6 ст. 136 ТК РФ ). Поскольку документы перечислены через запятую, следует вывод, что дни выплаты нужно закреплять во всех этих документах. Роструд поддерживает этот вывод.

Цитируем документ
«Часть 6 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации <…> носит императивный характер и обязывает работодателя устанавливать дни выплаты заработной платы как в правилах внутреннего трудового распорядка и коллективном договоре (при его наличии), так и в трудовых договорах работников» (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1 ).

Если вы закрепили дни выплаты зарплаты либо только в ПВТР, либо только в трудовых договорах, исправьте это.

Не забудьте проверить, соответствуют ли дни выплаты заработной платы ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Данная норма говорит, что между выплатами двух частей зарплаты должно пройти не меньше 15 дней. Если вы установите иной период, инспектор оштрафует вас и обяжет скорректировать период.

Сроки проведения плановых выездных проверок*

1. 15 часов в год — для микропредприятий
2. 50 часов в год — для малых предпринимателей
3. 20 рабочих дней — для остальных компаний.

* Сроки проверок устанавливает ст. 13 Закона № 294-ФЗ.

Также работодатели часто вместо конкретных дней указывают периоды, в которые производится перечисление. Например, что зарплата выплачивается не позднее 20 числа текущего месяца и 5 числа месяца, следующего за отчетным. Это ошибка. Часть 6 ст. 136 ТК РФ требует указывать конкретные дни выплаты зарплаты. Пример безопасной формулировки: «20 числа текущего месяца работникам выплачивается первая часть заработной платы. 5 числа следующего месяца выплачивается окончательный расчет по заработной плате».

Даты выплаты зарплаты можно указать только в ПВТР

Александр Попов, шеф-редактор журнала «Трудовые споры»

Трудовые инспекторы считают, что дни выплаты заработной платы надо указывать не только в ПВТР, но и в трудовых, а также коллективных договорах. Они объясняют это тем, что ч. 6 ст. 136 ТК РФ перечисляет названные документы через запятую.

Инспекторы штрафуют тех работодателей, которые закрепляют дни выплаты заработной платы только в одном из документов. Например, только в трудовых договорах или только в ПВТР.

К счастью суды придерживаются иной точки зрения. Они считают, что указывать дни выплаты заработной платы во всех документах не нужно. Работодатель вправе выбрать документ, в котором закрепить дни выплаты заработной платы. Этого достаточно чтобы выполнить требование ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Такие выводы озвучены в апелляционных определениях Московского городского суда от 20.06.2012 № 11-10960/2012. ВС Республики Татарстан от 24.09.2012 по делу № 33-9875/2012 .

Поэтому если вы указали дни выплаты заработной платы только в одном из документов, обратите внимание инспектора на судебную практику по этому вопросу. Если инспектор все же оштрафует вас, идите в суд. Победа у вас в кармане!

Ошибка № 6: в компании не разработан порядок индексации зарплат. Все работодатели должны индексировать заработные платы работников (ст. 134 ТК РФ ). Порядок индексации для бюджетных компаний устанавливает закон. Коммерческие компании сами разрабатывают порядок индексации заработных плат. Его закрепляют в коллективном договоре, соглашении или локальном акте. На практике компании прописывают порядок индексации зарплат в положении об оплате труда. Если в вашей компании порядок индексации не регламентирован, исправьте это. Основным показателем индексации советуем выбрать индекс потребительских цен на товары и услуги по данным Росстата. А вторичным — показатель инфляции в процентах и коэффициенты индексации прожиточного минимума. Периодичность индексации советуем установить раз в год.

Дополните трудовые договоры недостающими условиями

После локальных актов инспектор изучит трудовые договоры с работниками. При плановых проверках инспекторы не всегда запрашивают копии трудовых договоров на всех работников. Обычно это происходит, когда в компании трудятся несколько тысяч сотрудников. В таком случае инспекторы запрашивают трудовые договоры выборочно. Например, договоры на 100 работников. А если в вашей компании трудятся несовершеннолетние, инвалиды, иностранцы или иные категории работников, то договоры и на них. Также инспекторы запросят копии трудовых договоров с руководителем компании, его заместителями, главным бухгалтером, начальником отдела кадров и начальником отдела по охране труда.

распределите копии документов по группам. Например, трудовые договоры с трудовыми договорами, локальные акты с локальными актами. Затем прошейте и заверьте каждую группу документов. Во-первых, вам не придется заверять каждый документ по отдельности. Во-вторых, вам и инспектору будет проще разобраться в документах.

Проверьте, закрепили ли вы в трудовых договорах необходимые сведения и условия. А именно: место работы, ИНН работодателя, условия оплаты труда и проч. Полный перечень вы найдете в ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Если не хватает сведений, впишите их в трудовые договоры. Недостающие условия укажите в допсоглашениях к ним. Кроме того, проверьте, соответствуют ли положения трудовых договоров закону. Например, беременным нельзя устанавливать испытание при трудоустройстве (ч. 4 ст. 70 ТК РФ ). Чтобы признать условие об испытании недействительным, заключите с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору.

Разберем типичные ошибки в трудовых договорах.

Ошибка № 7: неверно указано место работы. Работодатели часто не закрепляют в трудовых договорах место работы сотрудников. Происходит это из-за того, что закон не раскрывает понятия «место работы». На практике под ним понимают конкретную компанию, расположенную в определенном населенном пункте (Обзор Верховного суда РФ от 26.02.2014 ). Поэтому в качестве места работы в договоре достаточно указать наименование компании.

Некоторые инспекторы требуют указывать в договорах помимо наименования компании и ее местонахождение. Чтобы избежать придирок контролеров, зафиксируйте в договоре название вашей компании и населенный пункт, где она зарегистрирована. Например: «Место работы сотрудника — ООО “ИвдельГрад”, город Москва». Также обратите внимание на трудовые договоры работников обособленных подразделений. Трудовой кодекс РФ требует указывать в качестве места их работы наименование подразделения и его местонахождение (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ ). Например: «Работник принимается в филиал “Дальний” ООО “ИвдельГрад”, город Норильск».

Неправильно взамен места работы закреплять в трудовых договорах информацию о рабочем месте сотрудника. Рабочее место — это место, где непосредственно трудится работник (ч. 6 ст. 209 ТК РФ ). Вы не обязаны указывать информацию о нем в трудовом договоре.

Ошибка № 8: не указан размер оклада. Бывает, что работодатели не указывают в трудовых договорах размеры окладов работников. Вместо этого они делают в договоре ссылку на штатное расписание или положение об оплате труда. Такая схема незаконна. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы в трудовых договорах присутствовали размеры окладов работников (ч. 2 ст. 57 ). Например, так: «Работнику установлен оклад в размере 20 000 рублей».

рабочих дней — столько времени будет у вас, чтобы ответить на запрос инспектора по плановой документарной проверке (ч. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ ).

По общему правилу в трудовых договорах не нужно закреплять размеры надбавок, доплат и премий. Поэтому в договорах достаточно обозначить, какие надбавки, доплаты и премии полагаются работникам. Затем сделать ссылку на локальный акт или коллективный договор, который устанавливает размеры и условия их выплаты (письмо Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1 ).

Обратите внимание, что есть две доплаты, которые указывают в трудовом договоре. Это районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (рекомендации Минтруда от 23.07.1998 № 29 ).

Ошибка № 9: не указаны условия труда на рабочем месте. С января 2014 года работодатели должны включать в трудовые договоры условия труда работников на их рабочих местах (новое условие ввела ст. 12 Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ ). Условия труда бывают оптимальными, допустимыми, вредными и опасными. Вредные условия делятся на четыре степени (ст. 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ ). Эксперты определяют условия труда в ходе специальной оценки рабочих мест (до января 2014 года они определяли их в рамках аттестации рабочих мест).

Проверьте, внесли ли вы в трудовые договоры условия труда на рабочем месте. Если нет, сделайте это. Условия труда вы найдете в картах специальной оценки рабочих мест или в картах их аттестации (в зависимости от того, какая процедура проводилась).

Если ваша компания не проходила аттестацию и еще не завершила специальную оценку, внесите в договоры фразу: «Условия труда определяются по результатам специальной оценки условий труда, которая проводится в установленные законодательством сроки». Внести в трудовые договоры условия труда на рабочих местах вы сможете после того, как эксперты завершат специальную оценку.

Ошибка № 10: в договор не включено условие о социальном страховании работника. Инспектор оштрафует компанию, если не найдет в трудовых договорах условие об обязательном социальном страховании работников. При этом факт уплаты за работников страховых взносов не повлияет на его решение (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 02.04.2014 по делу № 33-3367/2014 ). Чтобы избежать штрафа, впишите в договор фразу: «Работник подлежит обязательному социальному страхованию в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами».

Ошибка № 11: отпуск в договоре разделен на части. Закон позволяет разделять ежегодный оплачиваемый отпуск на части (ст. 125 ТК РФ ). Одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней. Продолжительность других частей закон не устанавливает. Но на практике некоторые работодатели закрепляют в трудовых договорах минимальную продолжительность остальных частей отпуска. Например, 7 дней. Такое условие ухудшает положение работника. Поэтому признайте его недействительным в дополнительном соглашении к договору.

Обратите внимание на другую ошибку. Некоторым категориям работников полагается основной удлиненный оплачиваемый отпуск. Например, несовершеннолетние работники отдыхают 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ ). Будет неверно, если вы установите такому работнику только 28 дней отпуска. При этом не сыграет роли, что фактически вы предоставили ему 31 день. Оштрафуют вас за неверную формулировку в трудовом договоре.

инспектор оштрафует вас за каждое нарушение, выявленное в рамках одной проверки (ч. 1 ст. 4.4 КоАП РФ ). Например, первый штраф — за недочеты в ПВТР, второй — за недочеты в трудовых договорах, третий — за нарушение сроков выплаты заработной платы и т. д. Верховный суд РФ подтверждает правомерность наложения нескольких штрафов (постановления от 15.08.2014 № 60-АД14-11. № 60-АД14-12. № 60-АД14-13 ).

Ошибка № 12: работник не расписался в трудовом договоре. Работодатель и работник составляют трудовой договор в двух экземплярах и подписывают их (ч. 1 ст. 67 ТК РФ ). При этом работник расписывается на экземпляре договора работодателя дважды. Первой подписью он соглашается с условиями договора. Второй — подтверждает, что получил на руки свой экземпляр договора.

Часто в трудовом договоре работодателя отсутствует подпись работника о том, что он получил свой экземпляр. Обычно это происходит потому, что в договоре нет графы для подписи работника. Чтобы исправить нарушение, попросите работника написать в конце договора следующую фразу: «Экземпляр трудового договора от _______ № _______ на руки получил». Затем попросите его расписаться рядом с ней.

Кроме того, включите в шаблон трудового договора графу, где работники смогут расписаться, что получили свой экземпляр договора. Маловероятно, что в этом случае кто-то из них забудет поставить подпись при трудоустройстве.

Ошибка № 13: вместо трудового договора с работником заключен гражданский договор. Кроме трудовых договоров инспектор запросит у вас договоры гражданско-правового характера с работниками. Инспектор выяснит, подменяют ли такие договоры трудовые. Если все в порядке, санкций не последует. В обратном случае инспектор оштрафует компанию и обяжет заключить с работниками трудовые договоры.

Проверьте, нет ли в гражданских договорах с работниками условий, присущих трудовым договорам. Например, что работник ежедневно выполняет трудовую функцию, что ему выплачивают заработную плату, что он подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка или что ему полагается оплачиваемый отпуск. Если в гражданских договорах есть условия, характерные для трудовых, у вас два варианта действий. Первый — переоформите гражданские договоры без этих условий. Второй — заключите с работниками трудовые договоры.

Устраните ошибки в кадровых документах

Вы вправе опломбировать книгу учета движения трудовых книжек свинцовой, пластиковой, голографической или любой другой пломбой

Затем инспектор попросит у вас копии кадровых документов. Надо будет представить штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу учета движения трудовых книжек, приказы о приеме на работу, личные карточки работников и проч.

Основная проблема с кадровыми документами заключается в том, что работодатели заполняют в них не все графы. Также в них часто забывают расписаться ответственные лица. Например, в табеле учета рабочего времени нет подписи директора об утверждении документа. Или в приказах о приеме на работу нет подписей работников об ознакомлении. Проверьте ваши кадровые документы. Если не хватает данных, впишите. При отсутствии подписей попросите работников расписаться.

Поговорим об ошибках, которые инспекторы находят в кадровых документах.

Ошибка № 14: книга учета трудовых книжек не опломбирована. Проблема с книгами учета движения трудовых книжек, как правило, одна — работодатели не пломбируют их или не скрепляют сургучной печатью. Требование о пломбе или сургучной печати устанавливает п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ; далее — Правила № 225). Этот недочет инспекторы выявляют в 8 проверках из 10.

Требований к форме и материалу пломб нет. Вы вправе опломбировать книгу учета движения трудовых книжек свинцовой, пластиковой, голографической или любой другой пломбой. Пломбы и пломбираторы закажите в интернете или купите в канцелярском магазине. Обратите внимание, что для пластиковых или голографических пломб пломбиратор не нужен. Сургучные печати не используйте. Во-первых, их трудно найти в продаже. Во-вторых, они крошатся, что делает их ненадежными.

Кроме книги, инспектор запросит приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (абз. 2 п. 45 Правил № 225 ). Обычно такие функции возлагают на кадровика. Но даже если директор сам ведет и заполняет книжки, без приказа не обойтись. Если такого приказа нет, издайте его.

Ошибка № 15: отработанное работниками время не табелируется. Проверьте, правильно ли вы отразили в табелях время, которое отработали работники. Типичная ошибка — работник трудится в режиме «2 дня через 2 дня» по 10 рабочих часов в день. А из табеля следует, что он трудится с понедельника по пятницу по 8 рабочих часов в день.

Другая ошибка — работник трудился в выходной или сверхурочно, но информации об этом в табеле нет. Также часто в табелях не отражают время прогулов и опозданий работников.

Исправьте недочеты в ваших табелях. Для этого сопоставьте информацию в табелях с режимом рабочего времени работников, приказами о привлечении работников к работе в выходные или к сверхурочной работе, о дисциплинарных взысканиях за прогулы и опоздания.

Ошибка № 16: график отпусков утвержден с нарушением срока. Закон требует, чтобы работодатели утверждали график отпусков не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который он составлен (ч. 1 ст. 123 ТК РФ ). Проверьте, когда вы утвердили график отпусков. Если позже крайнего срока, то утвердите график заново.

Разберем другую ошибку. Иногда работники просят перенести отпуск на другой срок. Например, по семейным обстоятельствам или из-за болезни. Перенос отпуска оформляют приказом. Затем корректируют график отпусков. В графе 8 указывают реквизиты приказа, которым перенесен отпуск. В графе 9 — новые даты отпуска. В графе 10 — причины переноса отпуска. Сравните ваш график с приказами о переносе отпусков. Если потребуется, внесите в график изменения.

Кроме того, проверьте, уведомляли ли вы работников за 2 недели о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ ). Если нет, подготовьте уведомления и попросите работников расписаться в них.

«Вилки» окладов не противоречат закону, если вы можете их обосновать

Владимир Васильев, юрист, заместитель директора (по безопасности) МОУ «Детгородковская средняя общеобразовательная школа»

Владимир Васильев, юрист, заместитель директора (по безопасности) МОУ «Детгородковская средняя общеобразовательная школа»

Трудовые инспекторы считают незаконными «вилки» окладов в штатном расписании. Вы сможете переубедить инспектора, если обоснуете разницу в окладах работников. Например, у одного работника выше квалификация. У другого больше объем должностных обязанностей.

Квалификацию вы подтвердите документами об образовании работника. Объем обязанностей — трудовым договором и должностной инструкцией. Убедить инспектора будет проще, если у вас есть локальный акт, который подробно регламентирует дифференциацию окладов работников.

Даже если инспектор вас оштрафует у вас есть все шансы оспорить это в суде.

Ошибка № 17: в штатном расписании предусмотрены «вилки» окладов. Инспекторы всегда обращают внимание на «вилки» окладов в штатном расписании. «Вилка» — это когда вместо точного размера оклада по должности работодатель отражает минимальную и максимальную суммы (например, «15 000 – 25 000 рублей»). Затем работодатель решает, кому платить больше, а кому меньше. Инспекторы считают, что если работники трудятся на одинаковых должностях, то и платить им нужно одинаково. Поэтому если в вашем штатном расписании предусмотрены «вилки», исключите их.

инспекторы часто штрафуют работодателей за отсутствие инструкций по охране труда для пользователей персональных компьютеров. Дело в том, что инструкции по охране труда нужны по всем видам работ и существующим в компании профессиям и должностям (п. 5.1 Методических рекомендаций. утв. постановлением Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80 ). Если у вас такой инструкции нет, разработайте ее.

Ошибка № 18: форма расчетного листка не утверждена. Во время проверки инспектор спросит, выдаете ли вы работникам расчетные листки (ч. 1 ст. 136 ТК РФ ). Закон не требует выдавать листки под роспись. Поэтому подготовьте письменные пояснения, что листки вы выдаете работникам на руки. Инспекторы принимают такие ответы.

Также инспектор попросит приказ об утверждении формы расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ ). Если такого приказа нет, издайте его тем числом, когда начали использовать последнюю форму расчетного листка. Иначе вам грозит штраф за использование неутвержденной формы (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3 ). Если у вас действует профсоюз, учтите его мнение при разработке формы листка (ч. 2 ст. 136. ст. 372 ТК РФ).

Ошибка № 19: в приказах нет нужной информации. Приказы нужны, чтобы принять работников на работу, уволить их, объявить им взыскания, поощрения или перевести на другую работу.

Ошибки в приказах заключаются, в основном, в том, что в них либо нет подписей работников, либо недостает сведений. Например, информация в приказе о приеме на работу должна соответствовать трудовому договору работника (ч. 1 ст. 68 ТК РФ ). Часто работодатели забывают указать в приказах испытательный срок и реквизиты трудового договора.

В приказах об увольнении обычно нет реквизитов документа-основания увольнения (заявления, соглашения сторон и проч.). Так же отсутствуют реквизиты мотивированного мнения профсоюза об увольнении работника – члена профсоюза. Другая ошибка — на приказе об увольнении не делают запись о том, почему с ним не ознакомили работника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ ).

Проверьте, нет ли в ваших кадровых приказах ошибок. Если не хватает информации, впишите ее. А если нет подписей работников, попросите их расписаться. Если кто-то из работников уже уволился, отправьте к ним курьера или кадровика с приказом.

Ошибка № 20: в личных карточках нет подписей работников. Обычно кадровики вносят в личные карточки работников всю необходимую информацию. Но не всегда они знакомят работников под роспись там, где это нужно сделать. Наиболее проблемный момент — в разд. III карточек нет подписей работников о том, что они ознакомлены с записями в трудовых книжках о приеме на работу и переводах. А в разд. XI нет подписи об ознакомлении с записью об увольнении.

Если в личных карточках ваших работников нет подписей, попросите работников расписаться. К уволенным работникам направьте курьера или кадровика.

Обратите внимание на другую типичную ошибку. На практике кадровики иногда не вносят в разд. VIII карточек сведения о предоставленных работникам отпусках (основного, дополнительного, неоплачиваемого). Если в ваших карточках разд. VIII не заполнен, внесите данные. Вам помогут графики отпусков и приказы о предоставлении отпусков.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры