Если приказ составляется на несколько человек, то перечисленные пункты указываются по каждому работнику отдельно.

Кроме собственной формы бланка приказа рекомендуется использовать утвержденную форму Т-1 (на одного человека) или Т-1а (на группу лиц). При заполнении унифицированной формы нужно обратить внимание, что графа Дата …по не заполняется, в случае принятия работника на неопределенный период. Тарифная ставка, оклад и надбавки прописываются по данным штатного расписания и должны совпадать с данными трудового договора .

Процедура приема на работу нового сотрудника сопровождается заключением трудового договора, на основании которого, в свою очередь, выпускается приказ о приеме на работу. Формулировку и выпуск документа осуществляет представитель отдела кадров или сотрудник юридического отдела на предприятии, далее приказ визируется директором, а нанятый работник после ознакомления подписывает изданный образец. Документ является основанием для заведения личной карточки на нового работника и открытия ему лицевого бухгалтерского счета, а также проставления соответствующих отметок в трудовой книжке.

По нормам документооборота допускается индивидуальная форма приказа о принятии на работу, при этом в формулировке должна отражаться нижеприведенная информация:

В случае трудоустройства группы лиц, бланк приказа о приеме может быть оформлен единый, при этом на каждого работника выполняется отдельная выписка перечисленных сведений.

Разработанный и утвержденный единый бланк распоряжения о приеме на работу называется унифицированная форма Т-1 для оформления приказа на одного работника и форма Т-1а для издания приказа на нескольких сотрудников.

При заполнении предложенных стандартных вариантов Т-1 и Т-1а стоит обратить внимание на некоторые особенности:

Практика использования в делопроизводстве унифицированного образца приказа о приеме на работу значительно упрощает процедуру выпуска документа, и сокращает временные затраты на проставление в нем отметок о прохождении различных инструктажей и комиссий, о согласии работника с условиями трудовой деятельности. В то же время, листы согласования оформляются в виде приложений по мере необходимости.

Приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1)

Приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1) применяется для оформления и учета нанимаемых по трудовому договору работников. Форма № Т-1 заполняется - на группу работников и составляется лицом, ответственным за прием на работу, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию по трудовому договору. При этом содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Если трудовой договор с работником(ами) заключается на неопределенный срок, то в реквизитах Дата (форма N Т-1) или Период работы (форма N Т-1а) строка (графа) по не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а), а работнику присваивается личный табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы.

При принятии в организацию нового сотрудника в обязательном порядке составляется приказ. Его отсутствие в деле - административное правонарушение, за которое соответствующие должностные лица могут понести ответственность. Условия и порядок оформления приказа на прием на работу четко установлены статьей № 68 ТК РФ, и далее в статье эту тему рассмотрим более детализировано.

Документальное оформление приема сотрудников на работу, в частности составление и заполнение бланка приказа, входит в обязанности работников отдела по управлению персоналом или юридической службы. Данный правовой акт, утверждаемый уполномоченным на то должностным лицом или работодателем, относится к числу документации по личному составу, и при занесении соответствующей записи в трудовую книжку нового сотрудника ко вниманию берется именно его содержимое. Также такой приказ необходим при оформлении личной карточки и открытии личного счета сотрудника.

Приказ о приеме на работу должен быть составлен в соответствии с условиями, определенными заключенным трудовым договором. Работодатель должен предъявить этот правовой акт трудоустраиваемому гражданину для ознакомления и заверения подписью не позже, чем через 3 рабочих дня с даты начала выполнения последним должностных обязанностей. Если трудовой договор ранее не был подписан, его необходимо составить также во временных рамках указанного срока. Ознакомлен работник с приказом должен быть обязательно.

На сегодняшний день выделяют две формы формирования приказа о приеме на работу:

1. унифицированная форма № Т-1, которая составляется на одно лицо, принимаемое на работу по контракту. По управленческой документации согласно российскому классификатору за ней закреплен код 0301001;
2. форма № Т-1а: по параметрам аналогична первой, только предназначена для использования в случаях трудоустройства группы людей.

Обе формы регламентированы изданным в 2004 году постановлением Госкомстата, однако по инициативе нанимателя могут видоизменяться. Подобные унифицированные формы приказа о приеме на работу очень легки в заполнении, при их оформлении можно не отмечать дополнительно, что новый сотрудник ознакомлен и согласен с условиями трудовой деятельности, проходил медицинский профосмотр и инструктажи.

С года начал действовать Федеральный закон от 06.12. «О бухгалтерском учете», обязывающий организации утверждать формы первичной документации, учитывающей условия деятельности и оплату труда.

Как уже ранее отмечалось, содержимое приказа должно быть полностью согласовано с трудовым договором, и любое несоответствие является незаконным. Правила оформления приказов о приеме на работу предусматривают обязательное заполнение в бланке этого документа следующих граф:

Поле «Наименование организации» может быть заполнено в письменном или электронном виде. Здесь должно быть указано название предприятия, установленное в его учредительной документации. В большинстве случае в скобках в данной графе пишется также сокращенное название организации. Во втором поле, расположенном рядом с первым, указывается код формы в цифровом формате, согласно ОКУД - это 0301001. Зачастую компании используют стандартные бланки, на которых этот код изначально пропечатан. Также здесь должно быть указан собственный номер компании, который используется в Общероссийском классификаторе организаций и предприятий. Он устанавливается для каждой фирмы только один раз.

Графа с сведениями о должности и специальности в распоряжении заполняется согласно штатному расписанию.

Следующим реквизитом данного правового акта является дата. Эта графа состоит из двух полей, в одном из которых написано «с», а в другом – «по». Первый параметр указывается всегда, а второй отмечается лишь в отдельных случаях, к примеру, если происходит оформление приказа о приеме на работу временно на 3 месяца, то есть новый работник на протяжении указанного периода будет исполнять обязанности отсутствующего основного сотрудника.

При поступлении на работу каждому сотруднику в табеле присваивается номер, содержащий только цифры, который остается неизменным на протяжении всего периода исполнения им своих должностных обязанностей.

Фамилия, имя и отчество трудоустраиваемого выписываются из предъявленного последним документа, удостоверяющего его личность.

Графа с названием структурного подразделения заполняется, если подобная запись имеется в контракте.

Информация об испытательном сроке указывается только если это четко оговорено в трудовом договоре.

В условиях трудоустройства должны быть отображены сведения о том, как новый сотрудник будет работать ( временно, на постоянной основе, согласно условиям перевода из другой компании, в качестве замены основного работника, временно отсутствующего).

Графа об оплате труда и окладе должна содержать соответствующие цифровые показатели.

В строке с причиной (основанием) для составления приказа требуется указать реквизиты заключенного контракта о сотрудничестве.

После того, как все вышеперечисленные графы будут заполнены, руководитель или временно исполняющее его обязанности лицо должно заверить правовой акт подписью. В конце документа проставляется дата его подписания.

Нумеруются приказы в течение календарного года. В большинстве случаев цифровой формат номера дополняется буквенным индексом. В организации он регистрируется по специальной форме и должен быть проставлен вручную.

Затем приказ о приеме на работу регистрируется в специальной книге, которая должна быть заведена каждым работодателем при открытии компании. Также стоит помнить, что законодательством четко установлен трёхдневный срок издания приказа о приеме на работу, в течении которого трудоустраиваемый работник обязательно должен быть ознакомлен с содержимым этого документа.

При трудоустройстве нескольких работников оформляется групповое распоряжение, заполняемое подобным образом, только с указанием сведений о всей группе принимаемых на работу.

Все распоряжения, относящиеся к личному составу, подкрепляются к группам дел с определенными сроками хранения. Срок их может колебаться от 5 до 75 лет. Приказ о трудоустройстве можно назвать самым долгосрочным, поскольку храниться он должен 75 лет.

Приказ о трудоустройстве отправляется в кадровую службу на хранение в одном экземпляре. В случае запроса данного документа сотрудниками бухгалтерии или другими лицами с него снимается копия. Распоряжения по личному составу должны храниться отдельно от иной документации.

Приказ о приеме на работу является важным документом, составляющемся в обязательном порядке, и к его составлению необходимо подходить с повышенной ответственностью.

Код по ОКУД: 0301001

Унифицированная форма первичной учетной документации № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (ОКУД 0301001) утверждена постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1. Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняется на одного работника.

При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» строка (графа) «по» не заполняется. Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).