График Отпусков

При составлении графика отпусков возникает много вопросов.

Если работник еще не заработал отпуск

Если на начало следующего года новый сотрудник отработал менее 6 месяцев, его нужно включить в график, так как его рабочий год, до окончания которого компания обязана предоставить ему отпуск, завершается раньше окончания следующего календарного года (ст. 122 ТК РФ).

Поэтому новому работнику отпуск оформляется так, чтобы в следующем году он взял его до окончания своего рабочего года.

Если отпуск предоставляются неравномерно

Начало отсчета первого рабочего года нового сотрудника начинается с первого дня его работы в организации.

У каждого свой рабочий год, который обычно не совпадает с календарным. В график отпусков включаются все сотрудники, которые работают в организации по трудовым договорам.

1. По графику в течение года сотруднику предоставлен отпуск за 2 рабочих года. Он приступил к работе 1 июля. Отпуск за первый рабочий год с 1 июля по 30 июня по графику ему будет предоставлен в мае. За второй рабочий год с 1 июля по 30 июня в декабре.

Форма Т - 7.xls (графа 10), если используется унифицированная форма около фамилии работника указывается за какие рабочие годы предоставляется отпуск.

В график не попадет ни одного отпуска

2. Сотрудник поступил на работу 1 декабря 2015 г. На основании графика отпусков на 2016 г. отпуск за первый рабочий год (1 декабря 2015 г. - 30 ноября 2016 г.) отпуск предоставляется ему в мае 2016.

За второй рабочий год отпуск по графику попадает на декабрь 2016 г. В 2017 г. графиком не предусмотрено предоставление отпуска работнику. В этой ситуации в графике отпусков на 2017 г. напротив фамилии работника в примечании (графа 10 Форма Т - 7.xls Скачать ) указывается, что отпуск за период с 1 декабря 2016 г. по 30 ноября 2017 г. был полностью использован в 2016 г.

Сотрудник отгулял отпуск авансом

Полный отпуск положен работнику за 12 месяцев (рабочий год). Отпуск за первый год работы предоставляется после 6 месяцев непрерывной работы и до окончания первого года работы.

Если у сотрудника есть право получить полный отпуск раньше, чем он отработает 6 месяцев (если он совместитель) и организация предоставила ему отпуск до истечения 6 месяцев работы по его просьбе, то отпуск за текущий рабочий год ему был предоставлен авансом.

До конца первого рабочего года сотрудник уже не может взять отпуск (ст. 122, 123 ТК РФ).

Отпуск за второй и каждый последующий год работы можно предоставить работнику в любое время после начала соответствующего рабочего года согласно графику отпусков (ст. 122 ТК РФ).

У работника есть неиспользованные отпуска за прошлые годы

При составлении графика нужно определить, на какое количество дней отпуска каждый из работников имеет право за свой рабочий год в будущем календарном году.

Если часть рабочего года приходится на текущий год, а часть – на другой, то это не означает, что в графике нужно указывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочего года, приходящимся на предыдущие 2 года.

ТК РФ не предусматривает пропорциональное предоставление ежегодного отпуска. Он предоставляется в полном объеме независимо от стажа (ст. 122 ТК РФ).

Исключение - дополнительный отпуск "за вредность". Он положен за 11 месяцев работы во вредных условиях (ст. 121 ТК РФ).

Если на момент предоставления такого отпуска "вредного" стажа меньше, то дополнительный отпуск предоставляется пропорционально времени (Письмо Роструда N 657-6-0).

Пропорцию нужно рассчитывать и при увольнении. Тогда идет компенсация за не отгулянные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ) или можно удержать из зарплаты деньги за отгулянные, но не отработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ).

Поэтому в графике отпусков нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год (в графе 5 формы N Т-7).

Для этого учитывается продолжительность и основного, и дополнительных отпусков, которые положены работнику по ТК РФ, коллективному договору (ст. 115, 120, 121 ТК РФ).

Если у сотрудника есть неиспользованные дни ежегодных отпусков за предыдущие года, то их можно предоставить:

- по графику отпусков за предыдущий г. Их нужно прибавить к дням очередного ежегодного отпуска работника и отразить в графике ( графе 5 формы N Т-7);

- по заявлению работника. Время их использования определяется по соглашению с работодателем (Письмо Роструда N 473-6-0).

Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников и каждого из них нужно известить под роспись о дате начала отпуска не позже, чем за 2 недели (ст. 123 ТК РФ).

Отпускные выдаются в полной сумме и не позднее, чем за три календарных дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Если работник уходит в отпуск сразу после праздников, то отпускные нужно выдать в последний рабочий день декабря.

2. Праздничные дни в январе в число календарных дней отпуска не включаются. Отпускные на эти нерабочие праздничные дни не начисляются.

Допустим, что работник уходит в отпуск с 15 декабря на 28 календарных дней. Отпускные бухгалтер начислит за 28 дней. Праздники не входят в период отпуска и не оплачиваются.

3. Отпуск выгоднее брать в том месяце, в котором больше рабочих дней. Тогда сотрудник получит больше, если он пойдет отдыхать в декабре, а не в январе, так как его зарплата за остаток месяца будет больше. Зарплата начисляется пропорционально отработанным дням.

График отпусков на 2016 год

График отпусков надо утвердить за две недели до конца года, то есть не позднее 17 декабря. Как правильно составить свой бланк графика отпусков на 2016 год на основе унифицированного, покажем на примере. Вы также сможете скачать график отпусков на 2016 год excel.

График отпусков обязателен как для сотрудников, так и для работодателей (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому к его составлению нужно подходить со всей внимательностью. Тем более, что трудовая инспекция при проверках всегда изучает документ и дату его подписания.

График отпусков можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике.

Теперь компании вправе не использовать типовую форму Т-7 для составления графика отпусков. Как и всю первичку, график можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить (см. образец).

Скачать График отпусков на 2015 год в Excel можно по ссылке в конце статьи.

Составить график отпусков надо за две недели до начала будущего года (ст. 123 ТК РФ). В этом году крайний срок - 17 декабря. Если составить график позже, возможен штраф на трудовой проверке до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Из типовой формы можно убрать сведения о табельном номере сотрудника и переносе отпуска — основание и дата предполагаемого отдыха. Эти сведения не являются обязательными и только усложняют составление документа. Тем более что на практике работник, который не использовал отпуск по графику, часто не пишет никаких заявлений о переносе отдыха. А просто берет отпуск в другое время, согласовав дату с руководителем. При необходимости в графике можно оставить поле «Примечание» и там отражать все особенности отдыха конкретных работников.

Сотрудник вправе поделить отпуск на части, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Поэтому стоит заранее проверить, как сотрудник поделил свой отдых.

На практике сотрудники редко берут отпуск сразу на 28 календарных дней. Поэтому в график отпусков стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части.

Из кодекса не ясно, надо ли включить в документ все неиспользованные отпуска сотрудников или только 28 дней очередного отдыха. Как мы выяснили, в Роструде считают, что в график необходимо вписывать все накопившиеся дни отдыха у работников. Ведь сотрудник вправе перенести отпуск на будущий рабочий год. Но использовать его надо не позднее 12 месяцев после окончания года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

В графике не надо отражать отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком. Статья 123 ТК РФ требует включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Остальные сведения в графике стоит оставить так же, как и в унифицированной форме. Например, данные о должности работника и структурном подразделении. Иначе из документа будет не ясно, в какое время отдыхают сотрудники конкретного отдела. А значит, можно не заметить, что в отпуск в одно и то же время уйдут все специалисты подразделения.

Утверждает график руководитель компании, а с документом стоит ознакомить всех сотрудников под роспись.

Работников безопаснее ознакомить с графиком отпусков под роспись. Так работники подтвердят свое согласие с графиком. И он станет обязательным локальным актом и для компании, и для сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

На что обратить особое внимание при составлении графика отпусков, рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров в 2017 году

График отпусков на 2017 год

В декабре в каждой компании в обязательном порядке должен быть подготовлен и утвержден график отпусков на следующий год. Расскажем, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2017 год. Образец заполнения - в приложении.

График отпусков составляется и утверждается один раз в год - не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Составить и утвердить график отпусков 2017 надо не позднее 16 декабря 2016 года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Образец графика и бланк - в приложении к статье.

График отпусков обязателен как для работодателей - организаций и ИП, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Работодателям график отпусков на 2017 год позволяет избежать лишних вопросов со стороны трудовых инспекторов и сотрудников, а для самих работников определена и понятна очередность предоставления отпусков.

Во многих компаниях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. В этом случае нарушаются права работников - они не могут спланировать время отдыха и организовать его заранее. А порой получение отпуска становится проблемой.

В этом году Роструд опубликовал единый перечень базовых требований трудового законодательства, исполнение которых подлежит проверке. Одно из них - работодатель обязан соблюдать установленный порядок предоставления ежегодных отпусков.

За отсутствие утвержденного графика отпусков 2017 трудинспекторы могут оштрафовать:

• должностное лицо - на 1-5 тыс. рублей;
• ИП - на 1-5 тыс. рублей
• организацию - на 30-50 тыс. рублей.

За повторное нарушение должностное лицо оштрафуют на сумму от 10 до 20 тыс. рублей (или грозит дисквалификация на срок 1-3 года), организацию - на 50-70 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров в 2017 году

График отпусков на 2017 год компания может составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В унифицированной форме предусмотрены все необходимые графы.

Скачать график отпусков на 2017 год excel (бланк)можно по ссылке в конце статьи.

Но использовать типовую форму Т-7 не обязательно. Компания вправе применить и свой собственный произвольный бланк графика отпусков, который она может составить на основе унифицированного. Форму надо утвердить в учетной политике на 2017 год.

Утверждают график отпусков отдельным приказом. Унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков нет, поэтому можно составить его в произвольном виде. Образец приказа об утверждении графика отпусков на 2017 год .

Перед тем как составить и утвердить график отпусков на 2017 год, стоит определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбирать время отдыха и прочие условия.

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и с учетом особенностей рабочего процесса в конкретном отделе. Поэтому график отпусков стоит составить каждому структурному подразделению компании. Для этого можно либо разработать отдельный опросный лист, либо использовать в качестве образца утвержденную в компании форму графика отпусков.

При составлении график отпусков используйте:

Указывать точные даты отпуска, в которые сотрудник обязан взять необязательно. Ведь не все работники могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2017 году. Поэтому можно указать предполагаемые даты отпусков - с числами, месяцами. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.

Когда сотрудники определятся с датами отпусков, можно скорректировать графики с учетом существующих льгот.

В график отпусков 2017 должны быть включены все сотрудники, работающие на момент утверждения графика, в том числе и новички, которые не отработали 6 месяцев. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только по согласованию с руководителем (ст. 122 ТК РФ).

Обратите внимание, в график отпусков на 2017 год надо включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 123 ТК РФ). Отражать в графике отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком не нужно.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время, например, беременные женщины, родители детей-инвалидов, совместители, несовершеннолетние сотрудники.

В разработанном графике стоит указать данные о должности работника и структурном подразделении. Это позволит контролировать, чтобы специалисты одного конкретного отдела уходили отдыхать в разное время. В графике отпусков надо заполнить запланированные дни отдыха, а также оставить графы для отметок о фактически отгулянном отпуске. Заполнить график можно по алфавиту или по очередности отпусков, например, разбив график по месяцам.

При необходимости в форме можно оставить поле "Примечание" и там записывать все особенности отдыха конкретных работников. Например, сведения о всех неиспользованных сотрудником днях отпуска за 2016 год. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). Это позволит не забыть об имеющейся задолженности перед работником. Но это требование не обязательно. Работодатель вправе сам решить, отражать в графике все дни отпуска, которые накопились у работника, или только 28 календарных дней. Но в 2017 году сотрудник в первую очередь должен использовать отпуск за текущий год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.

На практике сотрудники редко берут отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Поэтому в график стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части. При этом одна из частей отпуска в любом случае должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные его части могут иметь любую продолжительность.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и структурного подразделения, где трудится работник и утверждается руководителем организации. Если работники компании состоят в профсоюзе, то график необходимо согласовать с ним (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

С графиком нужно ознакомить всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе стоит предусмотреть графу, где сотрудники распишутся и подтвердят, что не только ознакомились с графиком отпусков, но и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.

Даже если компания фактически составит график позже, датировать его все равно надо 16-м числом.

Скачать график отпусков на 2017 год excelможно по ссылке в конце статьи.

График обязателен для работника и работодателя, но это не означает, что в него нельзя вносить исправления. В графике отпусков должны быть отражены фактические данные, то есть из него должно быть видно, сколько отдыхали сотрудники.

Если в течение 2017 года изменятся установленные графиком отпусков сроки предоставления отпуска, например из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска, то в график необходимо внести корректировки. Если сотрудник просит отпуск не по графику, то в графике нужно указать новую дату отпуска. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о предоставлении отпуска и переносе сроков и внести изменения в график отпусков.

Многие компании стараются заполнить графу "фактическая дата отпуска" сразу, то есть как только работник написал заявление на отпуск и издан приказ. Между тем делать записи в графике надо после выхода сотрудника на работу. Например, если в отпуске работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Если отпуск работник взял не по графику и фактическая дата начала отдыха уже в этом документе стоит, его придется исправлять. Для этого можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой "исправленному верить" и поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Но если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр графика отпусков 2017.

Если в декабре компания составила график отпусков, а в январе приняла на работу нового сотрудника, составлять на него отдельный график отпусков не надо. Новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. При увольнении менять график нет необходимости.

Хранить графики отпусков необходимо всего один год с момента окончания их действия. То есть график отпусков 2017 год компания вправе уничтожить после 31 декабря 2018 года.

Ставить ли печать в графике?

«…У нас ООО. От печати не отказывались. Ставить ли ее в графике отпусков. »

Нет, печать не обязательна.

Компания вправе составить график по типовой форме Т-7 или использовать бланк, который утвердила в учетной политике. Печать компании — необязательный реквизит первички (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Даже в унифицированном шаблоне для штампа нет места.

Включать ли временных работников?

«…Один работник трудится по срочному договору. Включать ли его в график отпусков за 2017 год. »

Трудовой кодекс гарантирует всем сотрудникам право на оплачиваемый отпуск (ст. 114, 122 ТК РФ). Поэтому если вы заключили срочный договор, который действует и в следующем году, то запишите работника в график. Сотрудника можно не вносить в график, если срочный договор истекает в декабре и продлять контракт вы не планируете.

Сколько дней отпуска заполнять у каждого работника?

«…Одни работники год не отдыхали. Другие, наоборот, уже отгуляли часть отпуска за 2017 год авансом. В графике надо писать всегда 28 календарных дней. »

Если работник гулял авансом, запишите 28 дней. Если у него накопились отпуска, то стоит записать все неотработанные дни.

Сотрудник не догулял отпуск. В ТК РФ не сказано, какие отпуска включать в график — только 28 календарных дней или все неиспользованные дни отдыха.

Трудинспекторы, которых мы опросили, считают, что надо писать все дни. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). А график нужен, чтобы распланировать, в какие дни 2017 года сотрудник хочет отдыхать.

Сотрудник отдыхал авансом. В графике поставьте 28 дней. Новички вправе взять полный отпуск, если отработали шесть месяцев. Тогда получится, что часть дней за будущий год они взяли авансом. Но за второй и следующий годы работник вправе взять полный отпуск в любое время, этот период надо определить в графике (ст. 122 ТК РФ).

Записывать ли сотрудниц в детском отпуске?

«…Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком. Записывать ли ее в графике на будущий год. »

Зависит от того, когда закончится отпуск по уходу.

Отпуск закончится в 2017 году. Уточните, планирует ли сотрудница взять очередной отпуск сразу после детского. Такое право ей даетстатья 260 ТК РФ. Тогда запишите в графике даты, которые попадают на 28 календарных дней после окончания детского отпуска.

Отпуск закончится после 2017 года. Сотрудницу можно не включать в график. Компания не предоставляет два отпуска одновременно.

Также можно не включать сотрудницу в график, если, находясь в отпуске по уходу, она работает неполный день. Очередной отпуск ей не положен (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 28.01.14 № 1). Но мама вправе отдохнуть, если прервет отпуск по уходу за малышом (письмо Роструда от 15.10.12 № ПГ/8139-6-1). Предоставьте отпуск по заявлению. График отпусков можно не дополнять.

Переделывать ли график из-за новичков и уволенных?

«…Планируем утвердить график 16 декабря. Надо ли его переделывать, если в конце декабря мы уволим или примем новых сотрудников. »

Это не обязательно. Компания включает в график сотрудников, которые работают на дату, когда руководитель утвердил документ.

Новички. ТК РФ не уточняет, дополнять ли график, если после утверждения компания наняла работников. Есть два способа решить проблему.

Первый способ — составить дополнительный график, в который включить новеньких. Утвердите документ у директора. За первый год новичок может уйти в отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы. Если работодатель не возражает, отпуск можно предоставить и ранее (ст. 122, 123 ТК РФ).

Второй способ — ничего не менять. Если новичок захочет отдохнуть, попросите его написать заявление за две недели до отпуска (ст. 123 ТК РФ). А затем издайте приказ об отпуске.

Уволенные. Если работник уволился, то в примечании запишите «Уволен» и поставьте дату приказа об увольнении. Тогда будет ясно, что «физик» больше не работает и права на отпуск у него нет.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое