Что делать Подрядчику, если со стороны Заказчика исходит требование произвести работы с отступлением от сметы и технического задания

Текущая ситуация: Заказчик (в том числе представители) требовали (в устной форме) выполнить работы, которые не указаны в смете, а потом - вместо приемки работ – отказались принять работы, в виду того, что выполнены они не в строгом соответствии со сметой, о том, что Заказчик лично давал указания не придерживаться сметы, как всегда «забылось».

Первоначальные данные
• Заказчик отказывается оплачивать произведенные работы, обосновывая это тем, что работы были проделаны не те, что указывались в самом начале.

Описание данной ситуации
• Во время выполнения работ Подрядчику со стороны Заказчика были даны в устной форме разного рода поручения. От Заказчика выступало несколько человек, которые отвечали за данное строительство. Подрядчик осуществил все работы, но в ходе приемки работ Заказчик отказывается оплачивать и подписывать акты произведенных работ на основе того, что лично он не давал подобных поручений и требует провести работы «как в смете», без проделанных отступлений, а то, что сделано на основе устных просьб – демонтировать.
• Акты по форме КС-2 Заказчик, естественно, не подписывает.

Перспектива
• Работы не приняты, не оплачены, вспомогательные работы также не будут оплачены.
• Подрядчику начисляется пеня за просрочку: акты по форме КС-2 не подписаны, выходит, работы (по документам) не выполнены.

Рекомендуемые для Подрядчика действия
• Составить и подготовить уведомление в письменной форме об окончании работ и объяснение сложившейся ситуации.
• В письме следует указать
• Работы выполнены «в оговоренный срок» и в «полном соответствии с договором»
• Заказчику нужно провести процедуру приемки произведенных работ и подписать акты по форме КС-2.
• Указать Заказчику на то, что уклонение от подписания актов произведенных работ не допускается.
• Объяснить, что отклонения в работе были вызваны требованиями куратора Заказчика выполнить работы (с отступлением от сметы), в качестве подтверждения – журнал выполнения работ.
• Приложить акты по форме КС-2

Отправка письма по почте, факсу либо лично, обязательна отметка об отправке (почтовая квитанция, для заказного письма) или отметка о приеме (с датой приема письма).

Необходимые для Подрядчика документы
• Письменное уведомление.
• Акты сдачи/приемки произведенных работ, в форме «КС-2».
• Официальный акт Подрядчика – письменное уведомление.
• С обоснованиями того, что Заказчик «не прав» - «…за ошибки Заказчика Подрядчик не несет ответственности в связи с чем, требования представителей Заказчика – это официальное требование самого Заказчика».
• Требование принять работы, а также оплатить их.

Ожидаемые результаты
Заказчик должен принять и оплатить произведенные работы. В противном случае – претензия либо арбитраж.

Проведенные Подрядчиком действия
• Составление и отправка вышеуказанного письма.
• В нем приведены доводы Подрядчика, обоснование, а также ссылки на законодательные акты.

Полученные результаты
Заказчик принял работы «как есть», оплата осуществлена.

Минус
• Потерянное зря время:
• На споры с Заказчиком, в том числе и с кураторами
• На разъяснение этой ситуации
• На составление письменного уведомления, а также его отправку Заказчику
• На обоснование вашей позиции Заказчику
• Задержка оплаты (на месяц) пока подобная спорная ситуация разрешалась Подрядчиком лично, без привлечения квалифицированных юристов.

Плюс
• Опыт на будущее
• Образец письменного уведомления Заказчику
• Знание того, как поступать в подобной аналогичной ситуации
• Экономия времени в будущем при решении подобных моментов

Вывод
• Быстрое (практически моментальное) реагирование на требования Заказчика, которые не обоснованы, позволит сэкономить время и ускорить оплату.
• Грамотное и правильное составление уведомления не позволит ситуации перейти в форму конфликта.
• Заказчик начинает более «уважительно» относиться к Подрядчику.

Недопущение подобных ситуаций
• Если Заказчик или его представители вносят корректировки в ходе исполнения контракта
• Пошаговая инструкция.

Подробнее о вопросах исполнения договоров строительного подряда.

Юридические услуги строителям. Вступление в СРО. подготовка документов, сопровождения получение Допуска СРО «под ключ».

Полезная информация (дополнительно).

КАК ВЫБРАТЬ ПОДРЯДЧИКА: конкурс при строительстве и ремонте

Выбор исполнителя работ для строительства и ремонта офисных помещений, объектов соцкультбыта и производственной сферы

Маклаков В.Н. Вице-президент группы компаний, заместитель генерального директора ООО НПФ «Центр экономики и ценообразования в строительстве»

Статья «Подрядчик: инструкция по выбору» была опубликована в журнале «Современный офис. Справочник готовых решений» (№10 за 2005 год). Это издание, как видно по его названию, не специализируется на строительной тематике, поэтому статья для него вряд ли поможет опытным сметчикам и руководителям строительных организаций, но наверняка окажется полезной новичкам.

Ремонт помещений или даже постройка новых – неизбежное событие в жизни любого предприятия, большого или малого. Секретарю и офис-менеджеру придётся вплотную столкнуться с этим. Соответственно, необходимо вникнуть в особенности организации ремонтно-строительных работ…

Ваша новая роль

Начав ремонт или строительство (пристройку) новых помещений, ваша фирма, чем бы они ни занималась «в мирной жизни», становится участником инвестиционно-строительного процесса. А именно — инвестором. Помимо инвестора, в процессе участвуют заказчик и подрядчик. Подрядчик — тот, кто берётся исполнить нужные вам работы, заказчиком выступаете либо вы, либо специально нанятая вами для представления ваших интересов строительная организация. Кроме того, существуют ещё субподрядчики, но отношения с ними регулируются подрядчиком. Допустим, ваша компания заказала отделку туалетных комнат, но ваш подрядчик самостоятельно может выполнить лишь укладку плитки, а установку сантехники и вентиляционных устройств он осуществляет привлечёнными силами. Но с ними подрядчик расплачивается самостоятельно, его взаимоотношения с ними — его проблема. Ваша компания оплачивает подрядчику весь комплекс работ — и укладку плитки, и установку сантехники и вентиляционных устройств.

К проблеме того, кто именно выступает заказчиком работ, мы ещё вернёмся.

Определимся с иными терминами и понятиями.

Ремонт – это всего лишь один из видов строительных работ. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации под строительством следует понимать сооружение новых объектов недвижимости, т.е. зданий и сооружений, возводимых на отведённом для этого земельном участке, и выполнение на уже построенных, т.е. введённых в действие объектах недвижимости строительно-монтажных работ, которые подразделяются в зависимости от назначения и источника финансирования на:

• ремонтно-реставрационные;
• работы по реконструкции;
• работы по техническому перевооружению;
• работы по поддержанию на определённом уровне действующего производства;
• работы по капитальному ремонту;
• текущий (предупредительный) ремонт;
• проведение инженерных изысканий и разработка проектно-сметной документации.

Близки к строительным, но таковыми не являются:

• обследование объектов недвижимости на предмет надёжности и безопасности эксплуатации;
• ремонт и сервисное обслуживание оборудования;
• монтаж и демонтаж строительных машин и механизмов;
• демонтаж оборудования;
• ликвидация объекта недвижимости;
• изготовление на строительной площадке не стандартного оборудования, строительных металлоконструкций и трубных заготовок.

Строительство — весьма специфичная сфера деятельности, для которой разработаны правовые и нормативные акты, регламентирующие права, обязанности и ответственность всех участников инвестиционной деятельности (строительства). Несоблюдение установленных правил — СНиП (строительные нормы и правила) — при производстве строительно-монтажных работ и эксплуатации построенных объектов может привести к негативным последствиям.

В то же время, при строительстве невозможно всё предусмотреть заранее, и в процессе выполнения работ возникают ситуации, требующие принятия решений на месте и внесения изменений в утверждённый проект строительства или выполнения отдельных видов работ. Такие изменения могут привести как к снижению стоимости работ, так и к их существенному увеличению. Впрочем, определение стоимости ремонтных работ на стадии проектирования или строительства нового объекта также производится приблизительно. Примерная стоимость должна процентов на 10-15 превышать реальные затраты исполнителя работ с учётом причитающегося ему вознаграждения.

Конкурс или не конкурс?

Ремонт начинается с выбора исполнителя работ. Российским законодательством установлено, что при выполнении строительных работ для государственных нужд, т.е. при оплате работ за счёт бюджетных средств, выбор исполнителя работ должен производиться только на конкурсной основе, т.е. через торги или аукционы (при стоимости работ более 5000 МРОТ в текущем уровне цен.

Для тех, кто строит или выполняет ремонтные работы за счёт собственных или заёмных средств можно выбрать исполнителя работ и без конкурса, но проведение конкурса, как правило, приводит к снижению стоимости работ на 5-10% от сметной стоимости, даже в тех случаях, когда смета составляется опытным специалистом с учётом разумной экономии на стоимости материальных ресурсов, оплаты труда и лимитированных затрат.

При проведении конкурса стоимость работ является для инвестора важным фактором, но не должна быть единственным или определяющим, иначе легко стать жертвой жулика или афериста.

При подготовке и проведении конкурса (подрядных торгов) следует руководствоваться «Методическими рекомендациями о порядке проведения конкурсов на выполнение работ, оказание услуг в строительстве и жилищно-коммунальном хозяйстве в Российской Федерации» (МДС 80-17.01), где подробно описаны основные процедуры подготовки, проведения и подведения итогов – выбора победителя и заключения с ним договора.

Выбор подрядчика: пошаговая инструкция

Итак, рассмотрим главные шаги инвестора.

В соответствии с действующим законодательством, инвестор — владелец средств, должен создать службу заказчика (или найти из существующих и имеющих лицензию фирм), и после получения соответствующей лицензии поручить ей по договору (договор об оказании возмездных услуг) строительство нового объекта или выполнение отдельных видов строительных или ремонтно-строительных работ. Служба заказчика — юридическое или физическое лицо, наделенное инвестором правом распоряжаться инвестиционными ресурсами для реализации конкретного инвестиционного проекта.

В договоре должны быть указаны: объект, его адрес, площадь и границы строительной площадки, точная или примерная стоимость строительства или ремонта, сроки начала и окончания работ и источник финансирования.

Следующий шаг инвестора — определение, в каких (строительных или ремонтных) работах он нуждается. Нормативные определения этих работ не совпадают с нашим обыденным представлением о них.

Например, установка стальной двери в квартире — это ремонтная работа. Установка той же двери в офисе может быть признана капитальным ремонтом или реконструкцией (если помещение, в которое была поставлена эта дверь, изменило после этого своё назначение: из комнаты секретаря стало кассой).

Новое строительство, реконструкция или техническое перевооружение объектов недвижимости должны финансироваться за счёт бюджетных источников или прибыли инвестора от основной деятельности. Капитальный ремонт должен выполняться владельцем объекта недвижимости и финансироваться за счёт собственных источников, а при использовании помещения его владельцем затраты на текущий ремонт относятся на прямые затраты (на основную хозяйственную деятельность). Соответственно, если ваша фирма арендует офис, то установка стальной двери — капитальный ремонт — должна производиться за счёт владельца офиса. А если компания офисным помещением владеет, то та же дверь будет устанавливаться за счёт затрат на основную хозяйственную деятельность.

В соответствии с пунктом 3.2. Методических рекомендаций по определению стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации (МДС 81-35.2004) под новым строительством следует понимать сооружение объекта недвижимости, который после ввода в эксплуатацию будет находиться на самостоятельном балансе. Следовательно, строительство на действующем предприятии нового отдельно стоящего здания (склада, столовой) следует считать продолжением строительства и включать в смету повышающие коэффициенты, предусмотренные в приложении 1 к МДС 81-35.2004.

Нанятая инвестором служба заказчика должна найти проектную организацию, имеющую лицензию, и заключить с ней договор на разработку проекта и сметы расходов.

Если по характеру работ не требуется изготовления рабочих чертежей (замена кровли, окон, дверей, ремонт фасада и др.) разрешается финансирование ремонтных работ, в том числе и за счёт бюджетных источников, по утверждённым сметам или расцененным описям работ.

При строительстве новых объектов недвижимости, при реконструкции, техническом перевооружении, капитальном ремонте с заменой или усилением несущих конструкций проектная документация направляется на государственную экспертизу и после получения положительного заключения экспертизы утверждается инвестором.

Проектно-сметная документация на ремонт зданий, разработанная в соответствии с нормами, правилами, инструкциями и государственными стандартами (что должно быть удостоверено соответствующей записью главного инженера проекта) не подлежит согласованию с органами государственного надзора (пункт 5.7. МДС 13-1.99).

Если смету на ремонтные работы составляет исполнитель работ (при наличии лицензии на данный вид деятельности), она становится документом после её рассмотрения и утверждения заказчиком (инвестором).

Проведение конкурса на поиск исполнителя работ можно поручить специализированному тендерному комитету (при бюджетном финансировании строительства), либо службе заказчика с привлечением сторонних специалистов.

Перед проведением конкурса можно провести предварительный отбор, т.е. сообщить всем желающим принять участие в конкурсе набор обязательных требований и не допускать к участию в конкурсе фирмы, не отвечающие этим требованиям. Нашим законодательством не определён перечень таких критериев (требований) к исполнителям работ, и это относится к прерогативе службы заказчика. Такими требованиями могут быть:

• наличие лицензии;
• срок существования фирмы (допустим, не менее 5 лет);
• опыт сооружения (ремонта) таких же или подобных объектов;
• отсутствие убытков и наличие прибыли за последние три года;
• наличие квалифицированного персонала рабочих и 50% инженерного персонала с высшим профильным образованием;
• подтверждение соблюдения сроков ввода уже построенных объектов в эксплуатацию;
• наличие положительных отзывов о качестве работ;
• минимальное количество замечаний (предписаний) надзорных органов;
• отсутствие травматизма и несчастных случаев на производстве со смертельным исходом;
• минимальное количество временных и иностранных рабочих;
• наличие необходимых для выполнения работ собственных грузоподъёмных, транспортных средств и основных строительных машин и механизмов;
• опыт участия в строительстве за рубежом;
• наличие судебных разбирательств за последние три года;
• отсутствие задолженности перед налоговыми органами;
• страхование строительных рисков;
• наличие положительных отзывов о руководителях строительства предыдущих объектов;
• объём выполненных за предыдущий год строительно-монтажных работ, не менее, чем в три раза превышающий объём предлагаемых к выполнению работ;
• наличие постоянных партнёров для выполнения специальных работ;
• наличие входного контроля качества строительных материалов, изделий и конструкций;
• положительный опыт работы по договорам с твёрдой договорной ценой;
• наличие поручительств или банковской гарантии.

Основным документом при проведении конкурса должна быть ведомость объёмов работ. Не следует передавать исполнителю работ смету — ни в базисном, ни в текущем уровне цен.

Все претенденты должны знать, в каком уровне цен составлена смета, и какие будут использоваться индексы для перехода от базисного в текущий уровень цен, как будет учитываться инфляция на календарный год при заключении договора с твёрдой договорной ценой.

Не следует рассматривать предложения с предлагаемой ценой на 15 и более процентов ниже, чем сметная стоимость объекта в текущем уровне цен.

Заказчик готовит проект договора с твёрдой договорной ценой. Договор должен называться договором строительного подряда, а не инвестиционным договором или договором об оказании возмездных услуг. Гарантийные сроки по договору следует предусмотреть в диапазоне 24-60 месяцев после ввода объекта. Срок не менее 24 месяцев определяется п.п. 1, 2, 4 ст. 724 Гражданского кодекса Российской Федерации, следовательно, даже если подрядчик навязал вашей компании трёхмесячный гарантийный срок на выполненные работы (допустим, штукатурку потолка), а на шестом месяце по окончании работ штукатурка осыпалась, ваша фирма вправе подавать в суд: никакие пункты договора не могут противоречить законодательству Российской Федерации. Суд всегда признает приоритет законодательства перед договорными отношениями.

Выбор победителя должен производиться исходя из предложений претендентов, наиболее полно отвечающих требованиям службы заказчика с учётом требований предварительного отбора.

Победитель конкурса до подписания договора должен представить службе заказчика полную расшифровку договорной цены. Предложенная победителем конкурса договорная цена может быть уточнена после рассмотрения исполнителями работ (в том числе, вероятными субподрядчиками) полностью проекта и сметы, рассмотрения сторонами с участием проектной организации замечаний исполнителей работ и дополнительного согласования поставщиков основного оборудования и материалов, и разделения между сторонами перечня поставляемых ресурсов.