Категория: Бланки/Образцы
20 сентября 2014, просмотров: 3986, Раздел: Документы
Поскольку руководитель физически не может быть компетентен во всех вопросах производства, иногда ему необходимо собрать комиссию специалистов, для чего и издается приказ о создании комиссии – бланк, образец заполнения обычно находится в отделе кадров. Существует два вида комиссий – аттестационная и экспертная. Далее мы рассмотрим их подробнее.
Создание комиссии предусмотрено для того, чтобы изучить данные касательно штата предприятия и проверить отчеты сотрудников о проделанной работе. Приказ о создании комиссии предусматривает включение в ее состав председателя, его заместителя, секретаря, а также нескольких членов, включая представителей профсоюза. Руководитель предприятия аттестацию проходит в специальных органах, но присутствовать на аттестации сотрудников обязан.
По результатам проверки сотрудников комиссия должна каждое рабочее место аттестовать, оптимизировать или ликвидировать. Для принятия решения ее члены проводят экономический и технический анализ, по результатам которого сертефицируется объект.
Создание комиссии предусмотрено также для того, чтобы дать рекомендации работникам по продвижению по службе и создать резерв на должностях. Все материалы заседания подшиваются секретарем в книгу, которая затем отдается на хранение в отдел кадров для использования работе.
Если на комиссии из ее членов присутствует меньше, чем две трети, считается, что она не правомочна проводить заседание. Самому же заседанию должны предшествовать составление таких документов:
1. Решение директора организации провести аттестацию;
2. Приказ о создании комиссии;
3. График заседаний.
Приказ о создании комиссии не имеет унифицированной формы, поэтому руководитель предприятия разрабатывает его самостоятельно. Но при этом он обязан учитывать общие правила составления документов такого характера. Так, шапка должна содержать информацию о названии организации, месте и дате приказа, а также его номер и краткое содержание.
Далее пишется преамбула, в которой после фразы «В целях реализации» указываются те нормативные документы, в соответствии с которыми проходит создание комиссии и ее работа. После этого необходимо указать номер договора, его дата и этапы работы комиссии.
Потом в основной части приказ о создании комиссии должен озаглавливаться словом «Приказываю», которое пишется по центру листа. Далее по пунктам пишется решение руководителя. Первым пунктом он назначает саму комиссию. Причем в ней должен работать как минимум один представитель вышестоящей аттестующей организации. Вторым пунктом назначается ее председатель из членов комиссии. В третьем приводится наименование аттестующей организации. В следующем – ее обязанности. Последний пункт закрепляет человека, который ответственен за исполнение и контроль всех вышеобозначенных пунктов. Приказ должен быть завизирован всеми членами комиссии. Но сам приказ может иметь и отличную от данной структуру.
Данный вид комиссии имеет совещательные и рекомендательные функции при руководителе предприятия. В ее обязанности также входит оценка важности документов и принятие решения по их хранению или уничтожению. Создается она в порядке, аналогичном созданию аттестационной комиссии с той лишь разницей, что это постоянно действующий орган, в котором должно быть не меньше трех работников.
Для составления приказа используются те же принципы, что описаны ранее для создания приказа, который формирует аттестационную комиссию. Единственное, в этом случае основанием для создания приказа становится необходимость уничтожения документов. В нем же необходимо полностью указать членов комиссии: их должности, затем фамилии с инициалами. Точно так же в конце документ должен быть заверен директором предприятия и членами комиссии. Подготовленный документ передается в отдел кадров.
Это базовые принципы, по которым формируется приказ о создании комиссии – бланк, образец заполнения не имеет строго установленных законом форм.
О создании комиссии по списанию
испорченных бланков документов
государственного образца обще-
образовательных учреждений района.
В целях предоставления отчета по расходования бланков документов государственного образца в управлении образования и науки Тамбовской области за 2009 год ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Утвердить комиссию по списанию испорченных бланков документов государственного образца общеобразовательных учреждений района согласно приложению.
2.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник отдела образования
администрации Гавриловского района Т.В. Григорьева
С приказом ознакомлены:
к приказу отдела образования от 02.11.09.№20
Состав комиссии по списанию испорченных бланков документов государственного образца общеобразовательных учреждений района
Григорьева Т.В. -начальник отдела образования, председатель комиссии;
Загуменникова С.В. -ведущий специалист отдела образования,
Першина Л.Ф. -директор МУО «ИРЦ»
Варнавская Е.М. -методист МУО «ИРЦ»
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы
База данных защищена авторским правом ©edu.convdocs.org 2000-2013
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения.
Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?
У ничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.
Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См. ответ на нашем сайте
Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:
Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Образец приказа о создании экспертной комиссии
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:
Основными функциями экспертных комиссий являются:
В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.
В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
Наталия Носарева. эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:
Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документов, подлежащих дальнейшему хранению, рекомендуется проводить полистную проверку дел.
Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.
Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в акт.
Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дельнейшему хранению. Остальные документы, как правило, уничтожаются. Если обнаружено несколько копий одного документа постоянного срока хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (как правило, лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии выделяются к уничтожению.
К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.
Наталия Носарева. эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:
Мне приходилось читать акт с такого рода формулировкой: мешки бухгалтерских документов, не подлежащие распознанию. Это говорит о том, что архивы организаций чаще всего находятся в ужасных условиях и документы подвергаются воздействию внешней среды. Упомянутый акт был составлен после очередного затопления кипятком архива, находящегося в подвале жилого дома.
Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов (если в организации имеется такая возможность). Как правило, документы (пачки, тюки, мешки с документами) взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.
Архивная обработка документов с целью их списания и уничтоженияРабота по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов.
Наталия Носарева. эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:
В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.
Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию.
Теперь поясню детальнее, как проводится эта работа.
Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной на завершившийся календарный год, выделяет дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, оформляет дела в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций к передаче их на хранение в архив организации. На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Этим документом, как правило, является упрощенная форма утвержденного правилами акта. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения.
Архивариус принимает из структурных подразделений дела с истекшими сроками хранения по акту, которые обязательно проверяются на предмет правильности включения дел в акт. Дела, срок хранения которых, по мнению архивариуса или экспертной комиссии, еще не истек, возвращаются в структурные подразделения для дальнейшего хранения или оседают в архиве.
Архивариусом также просматриваются описи дел, переданных на хранение в архив организации, выделяются дела, срок хранения которых истекает. Выделенные таким образом дела изымаются из хранилищ или других мест хранения.
Еще раз хотелось бы отметить, что выделение к уничтожению документов проводится только после утверждения описей дел постоянного и долговременного срока хранения!
Итак, дела сняты с полок, вынуты из сейфов и хранилищ! Что делать? Теперь эту массу дел необходимо упорядочить и описать, т.е. составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хорошо, если организация проводит уничтожение документов регулярно, т.е. ежегодно. А при больших объемах документации и сравнительно небольших объемах архивных помещений такую работу целесообразно проводить два, а то и три раза в год. Это позволит довольно оперативно обновлять архивный фонд и не хранить на «дорогущем архивном пространстве» документы, давно потерявшие свое практическое значение.
При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи. В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида (наименования) и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве.
Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать наименование каждого дела, указать его крайние даты, количество страниц дела и т.д. а при внесении в акт копий тех же приказов достаточно отразить следующую информацию:
Поэтому при составлении акта методика проста: разложили дела по наименованию, пересчитали количество дел одного наименования и указали крайние даты дел, т.е. дату закрытия самого «старого» и самого «молодого» дела. Вот и все.
В акте дела располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.
Желательно также проверить общее количество «реальных» папок и общее количество дел, которое вы укажете в итоговой записи к акту. Внимание! Эти две суммы должны обязательно совпадать.
Еще учтите распространенную ошибку: в качестве основания в преамбуле акта часто указывают приказ, на основании которого проводятся работы, однако это неверно. Если внимательно читать Приложение 4 к Основным правилам работы организаций, то можно увидеть, что в преамбуле ссылка дается на перечень, на основании которого устанавливались сроки хранения документов (она присутствует в подстрочном комментарии к той графе, куда следует вписывать документ-основание). Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом в 2010 году. Он признан судом не вступившим в силу из-за нарушения процедуры официального опубликования. Но надеюсь, что это «временная заминка», выход из которой будет найден в ближайшее время Росархивом и Министерством культуры. Тем более, что замены этому Перечню в устоявшейся технологии работы в сфере ДОУ и архивного дела пока нет!
ВАС РФ признал не вступившим в силу «Перечень типовых управленческих архивных документов. ». Когда и почему? Как будут развиваться события? См. статью«Страна осталась без Перечня типовых управленческих архивных документов ».
Кроме того, см. новостную информацию на эту тему.
После проведения экспертизы ценности документов экспертная комиссия может принять решение о полном или частичном уничтожении архивных дел. Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов.
При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд (например, на черновики) запрещено!
Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа. Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат.
Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару – мешки или коробки. Но это возможно только при наличии «идеального архива», в котором не нужно просматривать каждое дело и определять срок его хранения на месте.
Итак, акт составлен. Он подписывается лицом, его составившим, согласовывается ЭК организации, о чем на акте делается соответствующая запись. Затем акт передается на утверждение руководителю организации, который несет полную ответственность за хранение документов.
Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись.
Документы могут уничтожаться на территории компании или транспортироваться с погрузкой. Для исключения утери документов они должны быть упакованы.
При этом осуществлять доставку и погрузку документов может как ваша компания, так и специализированная организация, занимающаяся уничтожением документов. В любом случае присутствие специалистов вашей компании обязательно при погрузке документов и при самой процедуре уничтожения, поскольку требуется соблюдение конфиденциальности.
Обратите внимание, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и ее последующей переработке (и, соответственно, выполняют большие объемы работы бесплатно, прибыль они получают за счет передачи бумажной массы на производство), а другие – именно на конфиденциальности и высокой степени надежности. При использовании компании, которая специализируется на утилизации макулатуры, ваша организация может столкнуться с «утечкой информации», с непредвиденными последствиями.
Документы, не подлежащие уничтожениюДокументы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов, а также других законодательных и нормативных актов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным положением об Архивном фонде РФ. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить их она должна самостоятельно.
Наталия Носарева. эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:
Документы, отобранные экспертной комиссией организации на постоянное или длительное хранение, описываются. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.
Если организация является фондообразователем государственного архива, то составленные и утвержденные в организации описи дел в обязательном порядке направляются на утверждение архивному органу (ЭПК государственного или муниципального архива). Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный или муниципальный архив в качестве контрольного документа, по которому документы будут приниматься на хранение.
Сопроводительная документация для уничтожения документовОсновным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества (см. Пример 2)
Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
У акта множество дат. Они показывают хронологию событий. Объясним ее, используя условные обозначения:
1 – дата протокола ЭПК архивного учреждения (государственного или муниципального архива), согласовавшего описи дел постоянного и долговременного срока хранения (в нашем примере это 12.01.2011). Она переносится в акт из имеющегося в вашем распоряжении протокола и должна быть раньше даты составления акта. Если организация не является фондообразователем государственного или муниципального архива, то, естественно, описи можно не согласовывать и этот пункт из данного акта можно исключить;
2 – дата акта (в примере это 25.01.2011) – указывается в бланке документа, является датой составления акта, его подписания должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, его подпись оформляется в итоговой части акта. В утвержденной Росархивом форме этого акта присутствует одна подпись (обычно председателя ЭК организации), но на практике данный акт могут подписывать все участники этой экспертной комиссии (такой вариант показан в нашем Примере 2);
3 – дата согласования акта с ЭПК(ЭК) организации (26.01.2011). Акт согласовывается только после его составления, поэтому дата согласования и номер протокола вносятся в акт после его рассмотрения на заседании комиссии, и, естественно, дата согласования акта должна следовать за датой его подписания (составления);
4 – дата утверждения акта руководителем организации (27.01.2011). Согласованный с ЭК организации акт передается на утверждение руководителю организации;
5 – далее на основании утвержденного акта документы вывозятся в пункт утилизации. Поэтому дата вывоза документов является следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;
6 – после того как документы вывезены и уничтожены, архивариус обязан внести соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения изменений (в нашем примере это 31.01.2011, т.е. в тот же день, когда были вывезены документы).
Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.
Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением (см. Пример 3).
Наталия Носарева. эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:
Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».
Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес):
Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов:
Акт об уничтожении документов и дел
Приведем образец еще одного акта, когда уничтожаются документы/бланки, срок действия которых не истек, однако они были испорчены (Пример 4). К нему можно приложить вырезанные номера испорченных бланков (например, трудовых книжек и вкладышей к ним), что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.
Акт об уничтожении испорченных бланков (составлен в произвольной форме)
Акты о выделении к уничтожению документов после внесения изменений в учетные документы архива подшиваются в дело «Акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения». К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте, и приемо-сдаточная накладная, акт уничтожения документов.
Способы уничтожения документовПри физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами 1 :
Уничтожение документов с истекшими срокам хранения можно производить несколькими способами.
У электронных документов есть своя специфика.
Специалисты компании «Архив приор» считают 2 :
В каком же порядке должны уничтожаться электронные документы? В первую очередь нужно отчетливо понимать, что после того как вы удалили документ в корзину и очистили ее, он никуда не делся. Он так же располагается на жестком диске компьютера, хоть и размечен как свободное пространство. В данный момент у вас на жестком диске, вероятнее всего, еще хранятся электронные документы, удаленные вами пару лет назад. Просто удивительно, что грамотный специалист в области IT может обнаружить на вашем компьютере!
Первое правило: обыкновенное удаление документа не работает.
Порядок уничтожения электронных документов такой: поверх места, где находился ваш файл, записывается случайный массив данных, так называемый «информационный мусор». Но даже спустя 4-5 циклов записи такого «мусора», все еще можно восстановить ваши документы по «магнитному эху». Стандарт ведения гражданской документации предписывает 8 циклов такой перезаписи, а по стандарту Пентагона их должно быть 50. Такой способ уничтожения документов довольно долгий и не совсем удобный, зато позволяет быть уверенным, что электронная документация не попадет в чужие руки.
Электронные документы можно уничтожить электромагнитным излучением, путем физического уничтожения носителя (сделать это можно химическими средствами, с помощью очень высоких температур или разрушить ударами).
Если документы размещены на бумажных носителях, то существуют три основных варианта их уничтожения: промышленное шредирование, химическое уничтожение и сжигание (в больших объемах оно производится на специальных площадях и оборудовании). Справа в Таблице мы перечислили достоинства и недостатки этих методов уничтожения, добавив к ним «закапывание» не потому, что рекомендуем его использовать, а потому, что некоторые «умельцы» прибегают к нему, хотя он малоэффективен. Чаще всего уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях. Если необходимо уничтожить большие объемы секретных документов, то, как правило, обращаются к компаниям, имеющим лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну. При малых объемах с этим можно справиться самостоятельно.
Никто не застрахован от ошибок, в том числе от уничтожения нужных документов. В подобном случае компания должна предпринять меры по их восстановлению.
О фиксации факта утраты документов и способах их востановления читайте в статье «Утрата документов: возможные решения »
Конечно, могут быть применимы специфические технологии по сборке шредированных документов. Кроме того, если документы утрачены в результате затопления, могут использоваться технологии по замораживанию или диффузионной сушке. Однако на практике такие методы скорее исключение из правил.
Какие-либо правила, установленные на законодательном уровне, фактически отсутствуют. Однако удалось найти письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411, которое в случае пропажи или гибели первичных документов рекомендует:
Компания может заключить договор со сторонней организацией для восстановления документов. Как правило, компании прибегают к восстановлению бухгалтерских и кадровых документов. После завершения работ по восстановлению документов, выполненных сторонними фирмами, необходимо составить акт сдачи-приемки выполненных работ.
В заключение также следует отметить, что в России уничтожение документов по истечении обязательного периода хранения является правом, а не обязанностью организации (письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).
Достоинства и недостатки основных способов уничтожения бумажных документов
