Исправления в больничном листе

На этой странице:

Больничный лист – это не просто бюллетень, свидетельствующий о болезни сотрудника, это документ, имеющий важное финансовое значение. Именно поэтому к его содержанию и оформлению предъявляются особые требования. Их несоблюдение может повлечь за собой такое неприятное последствие, как отказ в принятии листка нетрудоспособности Фондом социального страхования. Особенно много вопросов у специалистов вызывает наличие в больничном листке ошибок, помарок и исправлений.

Бумага все стерпит – это не про оформление официальных документов. Любой отчетный документ подразумевает строго определенное заполнение. То же самое касается и листка по временной нетрудоспособности, или проще говоря, больничного листа. Любые исправления и помарки могут сделать его недействительным, вследствие чего сотрудники ФСС откажут в выплате соответствующего пособия.

Важно! В случае некорректного заполнения листка по временной нетрудоспособности может пострадать не только сотрудник, но и работодатель: законом для него предусмотрена административная ответственность.

Следует помнить, что в оформлении больничного есть ошибки, которые считаются малозначительными и, напротив, те, что являются серьезными нарушениями.

Для того, чтобы оформленный бланк больничного листа не вызывал нареканий со стороны специалистов ФСС, следует придерживаться некоторых норм: В частности, он должен быть написан:

• заглавными печатными буквами на русском языке;
• черной гелевой, капиллярной или перьевой ручкой;
• с крайней левой ячейки;
• с соблюдением границ ячеек.

Люди – не роботы. Видимо, из понимания данного факта, фонд социально страхования разработал список неточностей, которые вполне допустимы в листках по нетрудоспособности. В частности, специалисты ФСС не будут придираться, если:

• в пустых ячейках отсутствуют прочерки;
• между инициалами врача есть лишние пробелы;
• символы касаются границ ячеек;
• некоторые части слов написаны прописью;
• без четкой последовательности указан адрес больницы или поликлиники;
• печать попала на поля для информации;
• присутствуют кавычки в названии работодателя;
• помарки небольшие, вроде лишних точек, запятых или галочек.

Какие-либо другие ошибки являются уже более серьезными и служат основанием для отказа в приеме специалистами ФСС и требуют выдачи соответствующего дубликата.

Внимание! Если больничный лист был сложен в несколько раз или, вместо черной гелевой ручки заполнялся синей шариковой – это не может быть основанием для его непринятия.

К сведению: допущение в больничном бюллетене двух и более несущественных ошибок или помарок влечет за собой признание его недействительным. Поэтому при заполнении этого документа стоит быть предельно внимательным.

Как показывает практика, существует целый ряд ошибок, которые при заполнении листков по временной нетрудоспособности встречаются особенно часто. К ним относятся:

• нечеткая печать организации;
• неправильное наименование организации;
• названия организации и печать не совпадают;
• не указана специализация лечащего врача;
• использование не арабских, а римских цифр в оформлении;
• отсутствие подписи врача или представителей врачебной комиссии;
• в листке присутствуют лишние сведения;
• неверно указан код заболевания или даты нахождения на больничном.

Все эти и некоторые другие ошибки являются, что называется, критичными и неизменно ведут к выдаче дубликата.

Важно! Не нужно искать в больничном листке подробный диагноз — его там нет. Вместо этого в бюллетене ставится определенный код, например: 01 – заболевание, 02 – травма и т.д. Точно также в некоторых случаях медицинские организации имеют право не указывать свой профиль (в частности, центры по профилактике и борьбе со СПИДом наркологические, психиатрические больницы и т.п.)

К сведению! Для уточнения значимости допущенной ошибки можно обратиться в региональный ФСС. Это позволит своевременно решить проблемы по неточному заполнению листка по временной нетрудоспособности и избежать возможных судебных разбирательств.

Если какая-либо оплошность в заполнении больничного бланка все же допущена, существует строго определенный порядок по ее корректировке.

1. Первым делом надо черной гелевой ручкой аккуратно, ровной непрерывной линией зачеркнуть исправленную запись.

Важно! Если неправильно записана целая строка, то на обратной стороне нужно написать о том, что эта строка недействительна;

В качестве лица, отвечающего за исправления может выступать:

• генеральный директор или директор предприятия;
• главный бухгалтер;
• специалист кадрового отдела;
• любое другое уполномоченное лицо, в обязанность которого входит оформление больничных бюллетеней.

Если больничный лист выдается сотруднику, который работает на индивидуального предпринимателя, то печать можно ставить только при ее наличии. Если печать у ИП отсутствует, что законом вполне допустимо, то никаких дополнительных пометок делать не нужно.

К сведению: в последние годы наблюдается тенденция к смягчению требований, предъявляемых ФСС к оформлению больничных листов. Мелкие недочеты не являются непременным условием к его переоформлению, главное, чтобы текст был читабельным и понятным.

Иногда ошибки в заполнении больничных листов допускают работники больниц, поликлиник и медицинских центров. В этом случае, исправлять их не имеют права ни работодатели, ни другие сотрудники лечебных учреждений. Определить степень важности ошибки могут только специалисты Фонда социального страхования. Если они сочтут данное нарушение значительным, то вернут документ в организацию. После этого, работник, которому принадлежит листок по нетрудоспособности, может обратиться к медикам за выдачей дубликата.

Важно! Дубликат – единственный способ исправить ошибку, которую допустил при оформлении больничного листка врач. Предыдущий экземпляр документа должен быть аннулирован.

Внимание! Прежде чем приступать к внесению необходимых сведений в листок нетрудоспособности сотрудника, работодатель должен убедиться в том, что записи, сделанные лечащим врачом, верны.

Поскольку в больничных бланках есть часть заполняемая представителями медицинских учреждений, и засть, оформляемая работодателями, то неудивительно, что есть и ошибки, которые допускаются последними.

Чаще всего это бывают неаккуратно внесенные данные, препятствующие их чтению машинным методом. Именно поэтому следует строго придерживаться следующих правил.

1. Писать печатные буквы исключительно в границах ячеек;
2. Начинать записи только с крайней левой ячейки и оставлять между словами по одной пустой ячейке;
3. В случаях, когда запись очень длинная, ее сокращение возможно, но лишь таким образом, чтобы не терялся смысл написанного.

Если произошла ошибка в расчете пособия, то это может служить основанием для отказа в принятии больничного листка ФСС, о чем представители фонда вынесут соответствующее решение.

В качестве итога ко всему вышесказанному можно сделать вывод о том, что тщательное соблюдение правил и норм по заполнению больных листков способно предупредить возникновение таких неприятных последствий как отказ в выплате компенсации за время проведенное на больничном сотруднику и вынесение административного наказания работодателю. Именно поэтому на всех этапах заполнения больничных бюллетеней, ответственным лицам следует быть особенно скрупулезными и внимательными.

Образец исправления в больничном листе работодателем: пример нового образца

Правильно заполненный больничный лист – это первичный документ, категоричное основание для выплаты компенсации работнику в случае временной нетрудоспособности. Он представляет собой официальный бланк, утвержденный Министерством здравоохранения и социальной защиты населения РФ 26 апреля 2011 г. N 347н. Имеет формат А4, голубую окраску, водяные знаки и порядковый номер, определяющий принадлежность к медицинскому учреждению.

Иногда серьезные недочеты в документообороте могут привести к неблагоприятным последствиям. Чтобы этого избежать, далее рассмотрим пример того, как работодателю правильно исправить ошибочную запись в больничном листе нового образца.

Главный орган, который проверяет, верно ли оформлен больничный лист работника – это Фонд социального страхования. Поэтому в спорных моментах рекомендуем обратиться к ревизорам за консультацией. В крайнем случае, направьте официальный запрос с просьбой разъяснить ситуацию.

Последствия заполнения больничного листа с ошибками:

• отказ в компенсации денежных средств работодателем;
• не выполнение зачета органами страхования.

Обратите внимание: точность заполнения больничного листа очень важна, так как под вопросом стоит уважительность причины пропуска работы. Таким образом, этот документ является доказательством, опровергающее факт прогула.

Не является ошибкой:

• заполнение прописными или печатными буквами;
• выход записи за предусмотренные ячейки;
• если название предприятия указано сокращенно или указаны кавычки, тире и иные неверные пунктуационные знаки;
• непривычная последовательность в наименовании адреса или названии медучреждения. Его позволит идентифицировать код ОГРН;
• несущественные опечатки и помарки, при условии, что записи читаются;
• наличие заломов на бумаге;
• если человек принес бюллетень, закрытый поликлиникой, хотя лечился в больнице.

Больничный лист позволяет работнику временно освободиться от выполнения трудовых обязанностей из-за болезни

При предъявлении больничного листа должностные лица организации должны проверить:

• основные параметры на подлинность. За предоставление поддельного документа предусмотрен административный штраф;
• правильное наименование предприятия и персональные данные работника;
• отметки о том, первичный это бланк или дубликат. Если галочка стоит сразу в обеих ячейках, то такой листок необходимо заменить;
• код нетрудоспособности (расшифровка указана с обратной стороны);
• сверка указанных дат с периодом отсутствия работника на рабочем месте. Первый день нетрудоспособности и дата выдачи больничного могут не совпадать (например, если ребенок заболел во время отпуска матери);
• закрыт больничный или сотрудник продолжает болеть. На каждом последующем больничном листе ставится номер предыдущего больничного, а не первичного;
• наличие печати и подписи врача.

После выяснения обстоятельств руководитель заполняет свою часть. В этот перечень входит:

• название организации и ее идентификационные данные (такое возможно, если оно не указано, так как работник не уверен в наименовании и боится ошибиться);
• персональные данные сотрудника, ИНН и страховой номер индивидуального личного счета;
• постоянное ли это место работы или оно связано с выполнением другой деятельности;
• период лечения заболевания и дата начала работы;
• средняя величина заработной платы за последние два года с учетом страхового стажа;
• общие суммы выплат за счет фирмы (первые три дня) и за счет государственного органа;
• подпись, печать.

Обратите внимание: работодатель должен оплатить больничный лист в течение 10 дней с момента его предоставления. От этой обязанности он освобождается в случае, если работник находится в бесплатном отпуске или осуществляет работу по договору подряда.

Помимо врача, работодатель так же заполняет больничный

Как правило, работодатель может внести правки в больничный лист работника. Эту процедуру возможно осуществить такими способами:

• В разделе работодателя ошибочную запись нужно зачеркнуть, рядом написать правильную и добавить «исправленному верить».
• Если сведения внесены в графе, которая заполнению не подлежит, то запись зачеркивается и на обратной стороне листа указывается: «строку (полное наименование) считать не заполненной».
• При заполнении документа ненадлежащей ручкой достаточно указать, что запись, выполненную такой ручкой (конкретизировать какой), считать оформленной гелевой ручкой с черной пастой печатными заглавными буквами».
• На указанные записи ставится печать компании и подпись руководителя.
• По доверенности или приказу о возложении обязанностей эти полномочия можно передать главному бухгалтеру или начальнику отдела кадров. Печать может быть не гербовой.
• В разделе работодателя исправления разрешено вносить в неограниченном количестве. Законодательством не предусмотрено удостоверение каждой записи. В качестве образца исправления в больничном листе работодателем приведем пример, изображенный на следующем фото.

Обратите внимание: не исправляйте ошибки в графах, заполненных сотрудником медицинского учреждения!

На практике иногда возникает ситуация, когда ответственное лицо поставило на бланк печать иной организации. В этом случае советуем обратиться в органы ФСС с письменным запросом о том, как выйти из данного положения, приложив копию бланка. Как вариант попросите работника обратиться в органы здравоохранения за выдачей дубликата.

Нестандартная ситуация. когда работник приносит несколько больничных и в одном из них обнаружена врачебная ошибка. Во избежание недоразумений, этому работнику необходимо обратиться в органы здравоохранения за дубликатом и затребовать справку медучреждения, заверенную печатью, о том, что взамен листка нетрудоспособности с указанным номером был выдан дубликат. Это освободит от лишних вопросов, почему последующий больничный был выдан на бюллетень с другим номером. Если в данной просьбе будет отказано, то организация может сделать копию испорченного документа и подложить к выданному оригиналу. Использовать для исправления ошибок корректор или иное аналогичное приспособление категорически запрещается.

В порядке заполнения листа по временной нетрудоспособности указано, что все записи проводятся в нем печатными заглавными буквами чернилами черного цвета (гелевой, капиллярной или перьевой ручкой) или с помощью печатных устройств. Однако судебная практика рассмотрения такой категории дел свидетельствует, что судьи удовлетворяют иски о возмещении компенсации даже при формальном нарушении внесения записи или исправления. А такие нарушения относят к техническим недочетам.

Известен даже случай, когда ФСС обязали принять суммы к зачету при отсутствии самого бланка, подтверждающего болезнь. Основанием послужил запрос в адрес поликлиники и ответ о том, что спорный больничный действительно был выдан.

Больничный лист органы здравоохранения обязаны выдать по желанию субъекта в день открытия или закрытия такового. Нельзя выдать бюллетень за прошедшие дни болезни человека, до факта медицинского освидетельствования. Диагноз не указывается, подтверждая соблюдение гарантии врачебной тайны.

Исправление ошибок в больничном листе нового образца медицинским учреждением не допускается. Исключение составляет, если нарушения носят незначительный характер и легко устранимы. Нечеткую печать нельзя отнести к несущественным ошибкам. Главное условие – читаемость наименования лечебного учреждения. В случае нарушения этого требования, контролирующие органы вправе не принять к зачету такие расходы.

Работнику предоставляется 6 месяцев для предоставления правильно оформленного больничного или иного оправдательного документа. В противном случае право на получение компенсации он теряет. Однако работодатель, на свое усмотрение, может оплатить сотруднику период нетрудоспособности за счет собственных средств. В будущем планируется введение электронного листа нетрудоспособности, который будет зарегистрирован на портале ФСС. Это позволит уменьшить нагрузку на субъектов данных правоотношений.

Новые больничные: заполняем и исправляем ошибки

В первом номере «Справочника кадровика» в этом году мы говорили о том, как кадровик должен оценивать больничный лист, который работник приносит из медицинского учреждения; научились определять подлинность бланка и законность его выдачи, а также проверять записи, сделанные врачом. Сегодня темой нашего разговора будет проверка правильности заполнения таблицы «Освобождение от работы», а также правила заполнения листка временной нетрудоспособности работодателем и способы исправления допущенных ошибок.

Один из ключевых разделов больничного листа - «Освобождение от работы» - представляет собой большую таблицу.

В графе «С какого числа» указывается дата (число, месяц и год), с которой гражданин освобожден от работы.

В графе «По какое число» указывается дата (число, месяц и год) (включительно), по которую гражданин освобожден от работы.

При амбулаторном лечении продление листка нетрудоспособности осуществляется со дня, следующего за днем осмотра гражданина врачом. Каждое продление листка нетрудоспособности записывается в отдельные строки граф таблицы.

Таковы общие правила. Однако существуют особенности, которые нужно учитывать.

Особенность 1. При оформлении дубликата листка нетрудоспособности в графах «С какого числа» и «По какое число» одной строкой указывается весь период нетрудоспособности.

Особенность 2. При лечении (долечивании) в специализированном (противотуберкулезном) санаторно-курортном учреждении листок нетрудоспособности оформляется (открывается) и подписывается лечащим врачом медицинской организации и председателем врачебной комиссии до отъезда гражданина на санаторное лечение (долечивание).

Особенность 3. При лечении туберкулеза, когда санаторно-курортное лечение заменяет стационарное лечение, в графах «С какого числа» и «По какое число» одной строкой указываются дни пребывания в санаторно- курортном учреждении с учетом дней, необходимых для проезда к месту лечения и обратно.

Особенность 4. При направлении медицинской организацией гражданина на лечение в клинику научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации листок нетрудоспособности оформляется (открывается) и подписывается лечащим врачом медицинской организации и председателем врачебной комиссии до отъезда гражданина на лечение в клинику научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации. В графах «С какого числа» и «По какое число» одной строкой указываются дни пребывания в клинике научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации с учетом дней, необходимых для проезда к месту лечения и обратно.

Особенность 5. При направлении на долечивание непосредственно после стационарного лечения в листке нетрудоспособности в строке «Иное» проставляется код «37» - «в случае направления на долечивание непосредственно после стационарного лечения». Продолжение листка нетрудоспособности оформляется в медицинской организации, направляющей гражданина на долечивание, а в графе «С какого числа» указывается дата начала лечения. В дальнейшем листок нетрудоспособности оформляет лечащий врач санаторно-курортного учреждения (отделения): в строке «Находился в стационаре» указываются сроки пребывания в санатории, в графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы одной строкой указывается срок пребывания в санаторно-курортном учреждении (отделении).

Особенность 6. При направлении лиц, пострадавших в связи с тяжелым несчастным случаем на производстве, на санаторно-курортное лечение в период временной нетрудоспособности в графах «С какого числа» и «По какое число» одной строкой указывается дата начала санаторно-курортного лечения согласно направлению врачебной комиссии; в строке «Находился в стационаре» указываются сроки пребывания в санаторно-курортном учреждении.

В графе «Должность врача» указывается должность врача, а в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, - председатель врачебной комиссии.

При заполнении листка нетрудоспособности, в случае если в строке «Должность врача» таблицы недостаточно ячеек для указания должности, возможно сокращение наименования должности медицинского работника в пределах имеющихся ячеек.

При заполнении строки «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» указывается фамилия врача, затем с пробелом в одну ячейку его инициалы.

Если фамилия и инициалы врача превышают 14 символов первого ряда ячеек, то допускается перенесение окончания фамилии и инициалов врача во второй ряд ячеек данной строки. Если в указанной строке недостаточно ячеек для фамилии и инициалов медицинского работника (более 28 символов), можно вписать только фамилию врача без указания инициалов, а если недостаточно ячеек для фамилии, возможно ее сокращение в пределах имеющихся ячеек.

При оформлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии, когда в строке «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер». помимо фамилии и инициалов лечащего врача, указываются фамилия и инициалы председателя врачебной комиссии, в случае если в первом ряду указанной строки недостаточно ячеек для заполнения фамилии и инициалов лечащего врача (более 14 символов), а во втором ряду недостаточно ячеек для заполнения фамилии и инициалов председателя врачебной комиссии (более 14 символов), возможно заполнение только фамилий без указания инициалов, а если недостаточно ячеек для заполнения фамилий, возможно их сокращение в пределах имеющихся в первом и втором ряду ячеек указанной строки соответственно.

Если работника не выписали, то заполняется строка «Иное». где проставляется двузначный код.

Кодировка причин, по которым работника не выписали

Направление на долечивание непосредственно после стационарного лечения

Если вы видите в больничном коды 32, 33, 34 и 36, то проверьте: рядом со словом «Иное» в больничном листе должны быть также проставлены дата установления, изменения группы инвалидности, дата смерти гражданина, дата явки трудоспособным.

Если места в таблице «Освобождение от работы» не хватило, то в строке «Выдан листок нетрудоспособности (продолжение) №» указывается номер продолжения листка нетрудоспособности.

Один из наших сотрудников болеет уже четвертый месяц. Как долго работник может быть на больничном и на что нужно обратить внимание в предъявленном им листке нетрудоспособности?

Определяя период временной нетрудоспособности, врачи ориентируются на те сроки, которые рекомендованы совместно ФСС России и Минздравом России (письмо ФСС России от 01.09.2000 № 02-18/10-5766). Так, на лечение гриппа (без осложнений заболевания) уходит 6-10 дней.

Общее правило следующее: при амбулаторном лечении заболеваний (травм), отравлений и иных состояний, связанных с временной потерей гражданами трудоспособности, медицинский работник единолично выдает листок нетрудоспособности единовременно на срок до 10 календарных дней (до следующего осмотра гражданина медицинским работником) и единолично продлевает его на срок до 30 календарных дней.

Фельдшер или зубной врач единолично выдает листок нетрудоспособности единовременно на срок до 5 календарных дней и продлевает его на срок до 10 календарных дней, а в исключительных случаях после консультации с врачебной комиссией медицинской организации (по подчиненности) - до 30 календарных дней (с обязательной записью о проведенной консультации в первичной медицинской документации).

При сроках временной нетрудоспособности, превышающих 30 календарных дней, листок нетрудоспособности выдается уже по решению врачебной комиссии. То есть врач направляет гражданина на врачебную комиссию в медицинскую организацию по месту его прикрепления или регистрации по месту жительства (по месту пребывания, временного проживания) для продления листка нетрудоспособности.

По решению врачебной комиссии при благоприятном клиническом и трудовом прогнозе листок нетрудоспособности может быть выдан в установленном порядке до дня восстановления трудоспособности, но на срок не более 10 месяцев, а в отдельных случаях (травмы, состояния после реконструктивных операций, туберкулез) - на срок не более 12 месяцев с периодичностью продления по решению врачебной комиссии не реже чем через 30 календарных дней.

Проверьте: при продолжительной временной нетрудоспособности при оформлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии (в том числе за прошедшее время) в графах «Должность врача» и «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» должны быть проставлены фамилия, инициалы и должность лечащего врача, а также фамилия и инициалы председателя врачебной комиссии после каждого случая, рассматриваемого на врачебной комиссии.

Итак, медицинская организация благополучно справилась со своей задачей и безошибочно заполнила листок нетрудоспособности. Теперь дело за работодателем. Напомним основные правила заполнения «вашей» части этого документа.

Совет Если вы редко заполняете больничные листы, то снимите с него копию и сначала заполните информацию в «черновике»

Правило 1. При заполнении не допускается использование шариковой ручки. Раздел заполняется черной (гелевой, капиллярной, перьевой) ручкой печатными заглавными буквами.

Правило 2. Записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей, а также не должны соприкасаться с границами ячеек.

Правило 3. Новый бланк требует проставления в строке «Регистрационный№» регистрационного номера страхователя, указанного в извещении (уведомлении), выдаваемом при его регистрации в территориальном органе ФСС России. Такой документ, как правило, хранится в бухгалтерии. Вы можете снять с него копию или где-то записать присвоенный вашей организации номер. Обособленные подразделения организации имеют структурно более сложный номер: он указывается через косую черту.

В извещении страхователя вы также найдете и код, указывающий на территориальный орган ФСС России, в котором страхователь (работодатель) зарегистрирован в настоящее время. Этот пятизначный код следует вписать в строку «код подчиненности» .

Несколько удивлены тем, что в бланке больничного листа требуется указывать ИНН работника. Но ведь этими сведениями мы не всегда располагаем. Скажем честно - чаще работники не сообщают нам свой идентификационный номер налогоплательщика. Что делать в таких случаях?

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) работника указывается в листке нетрудоспособности лишь при его наличии. Статья 65 ТК РФ не требует предъявлять свидетельство о присвоении ИНН при заключения трудового договора. И принесенный работником листок нетрудоспособности, конечно же, не является основанием для того, чтобы отправлять его получать свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

В пункте 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности,утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее - Порядок), сказано, что при отсутствии у получателя пособия ИНН, а также для получателей пособия по беременности и родам и единовременного пособия при постановке на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности данная строка не заполняется.

Правило 4. В строке «СНИЛС» указывается номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования работника.

Статья 65 ТК РФ требует запрашивать у работника при трудоустройстве страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Одиннадцатизначный (он пишется с дефисами на лицевой стороне свидетельства) номер является одновременно страховым номером индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования. Номер страхового свидетельства должен быть у вас всегда под рукой, так как он указывается в личном деле сотрудника в заголовочной части личной карточки.

После того как «базовые» сведения о застрахованном лице внесены в бланк, определяется, есть ли какие-то особенности в начислении пособия по государственному социальному страхованию.

В строке «Условия исчисления» указывается соответствующий двузначный код (при необходимости несколько кодов) (табл. 2) .

Кодировка условий исчисления пособия