Руководства, Инструкции, Бланки

график приема посетителей образец img-1

график приема посетителей образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН И УТВЕРЖДЕНИИ ОБРАЗЦА УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ (с изменениями на: ), Приказ Облкома безопасности насе

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН И УТВЕРЖДЕНИИ ОБРАЗЦА "УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ" (с изменениями на: 04.02.2014) ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН И УТВЕРЖДЕНИИ ОБРАЗЦА "УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ" (с изменениями на: 04.02.2014)


КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

от 27 мая 2013 года N 187

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН И УТВЕРЖДЕНИИ ОБРАЗЦА "УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ"

____________________________________________________________________
Утратил силу с 9 июня 2015 года на основании приказа комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской обл. от 09.06.2015 N 107.
____________________________________________________________________

(в ред. приказов комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 26.08.2013 N 269. от 04.02.2014 N 57 )

В соответствии со статьей 13 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и в целях организации личного приема граждан в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

(п. 1 в ред. приказа комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 26.08.2013 N 269 )

график личного приема граждан в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области согласно приложению 1;

образец "Учетной карточки приема посетителей председателем и заместителями председателя комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области" согласно приложению 2.

3. Признать утратившими силу:

распоряжение Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области от 08 февраля 2011 года N 12-р;

приказ Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области от 14 февраля 2012 года N 34 .

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

5. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

И.о. председателя комитета
Н.И.СЕРДЮКОВ

Приложение 1. ГРАФИК ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В КОМИТЕТЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение 1
к приказу
комитета по обеспечению
безопасности жизнедеятельности
населения Волгоградской области
от 27 мая 2013 года N 187


(в ред. приказа комитета по обеспечению безопасности
жизнедеятельности населения Волгоградской обл.
от 04.02.2014 N 57 )

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН И УТВЕРЖДЕНИИ ОБРАЗЦА "УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ" (с изменениями на: 04.02.2014)

Другие статьи

Приём посетителей

Приём посетителей Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Важность правильной организации приема посетителей на предприятии как функция секретаря. Оборудование помещения и информационно-документационное обеспечение приема. Определение часов приема. Организация процесса приема посетителей руководителем.

контрольная работа [40,0 K], добавлен 19.07.2011

Сущность и цели проведения собеседования. Правовые основы заключения трудового договора. Документальное оформление приема граждан на работу: по совместительству, руководителя, сезонных и временных работников. Порядок установления испытательного срока.

курсовая работа [928,8 K], добавлен 02.03.2014

Роль и место службы приема и размещения в организационной структуре гостиницы, принципы и порядок организации ее работы. Гостиничный продукт и потребители услуг Загородного Клуба "Усадьба", пути совершенствования работы службы приема и размещения.

дипломная работа [804,4 K], добавлен 27.09.2010

Функции и роль службы приема и размещения в организации работы гостиничных предприятий. Использование автоматизированных систем в службе приема и размещения. Анализ хозяйственной деятельности гостиницы "Лена", расчет экономической эффективности услуг.

курсовая работа [542,5 K], добавлен 02.03.2014

Организация и проведение секретарем приема посетителей. Культура делового общения и требования к внешнему виду. Работа секретаря по подготовке служебной командировки и по организации совещаний, конференций. Обустройство рабочего места и условия труда.

курсовая работа [5,0 M], добавлен 11.10.2011

Описание отеля: организационно-правовая форма, структура номерного фонда, оказываемые дополнительные услуги. Специфика работы службы бронирования. Стандарты и положения службы приема. Исследование рынка гостиничных услуг. Анализ конкурентной среды.

отчет по практике [74,4 K], добавлен 21.02.2014

Общая характеристика процесса набора, подбора и приема персонала в организации. Исследование системы приема и подбора кадров на предприятии ОАО "Ростелеком". Рекомендации по введению системы повышающих и понижающих коэффициентов премирования сотрудников.

дипломная работа [239,5 K], добавлен 29.08.2013

Набор кадров и планирование персонала. Документационное обеспечение разработки проекта "Персонал". Положение о персонале: некоторые правовые аспекты разработки. Организация и положение о порядке приема на работу. Поиск и найм работников в компанию.

курсовая работа [545,5 K], добавлен 25.09.2011

Сущность основных элементов технологии управления персоналом (найма, отбора, приема). Рекомендации и мероприятия по совершенствованию основных элементов технологии управления персоналом (найма, отбора и приема персонала) для фирмы ИП Дегтярева Л.М.

дипломная работа [236,6 K], добавлен 03.08.2012

Теоретические основы организации приема и размещения туристов в гостинице. Характеристика приёма и размещения в гостинице "Маринс Парк Отель". Особенности процесса обслуживания гостей. Принципы регистрации туристских групп и иностранных туристов.

курсовая работа [35,7 K], добавлен 06.05.2015

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Р.Ф.

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования.

Студент: Мифтяхова Е.И.

г.Выкса 2011 год.

1. Встреча посетителей

2. Приём к руководителю

3. Приём посетителей по личным вопросам

Список использованной литературы

1. Встреча посетителей

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Прежде всего следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом. Организация приема зависит от категории посетителей:

1 сотрудников своей организации;

2 сотрудников других организаций:

а. по предварительной договоренности;

б. прибывших внезапно.

3 посетителей поличным вопросам.

Во всех случаях секретарь прежде всего приветливо здоровается с вошедшим.

2. Приём к руководителю

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя прием к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время.

Для приема остальных сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя, К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

¦ фамилию, имя, отчество;

¦ организацию, которую он представляет, и его должность;

¦ по какому вопросу;

¦ было ли назначено время приема.

Сегодня часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.

Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нем докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нем. Иногда секретарь подбирает и передает руководителю необходимые для разговора документы.

В случае задержки приема посетителя ему предлагают подождать, посмотреть газеты, журналы, проспекты. В том случае, когда время приема было назначено, а руководитель занят, секретарь должен в вежливой форме извиниться, объяснить причину задержки, указать, на какое время прием переносится или договориться о другом дне посещения.

По своему усмотрению секретарь может предложить ожидающему посетителю чай или кофе.

Если о переносе приема по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.) известно заранее, необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое прием перенесен.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить по телефону. Пришедших на прием из других организаций представляют руководителю, четко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нем.

Некоторую особенность имеет прием командированных работников. В этом случае секретарь может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимости от решаемого вопроса, может направить посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря - направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами и избавить руководителя от лишних приемов.

прием секретарь руководитель

3. Приём посетителей по личным вопросам

Несколько иной порядок имеет прием граждан по личным вопросам.

Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники,

Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.

Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол, за которыми обращение может быть оформлено в письменном виде. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется широко использовать "немую справку" с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан.

При личном приеме руководителю помогает секретарь, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию.

Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность секретаря во многом определяют атмосферу приемной.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождения, телефонах и т.д.

Список использованной литературы

1. Журнал "Секретарское дело" №3, М. 1997 г.

2. Журнал "Секретарское дело" №4, М. 1997 г.

3. Половцов А.А. «Дневник секретаря» А.А. Половцова в 2-х томах, М. 1996

Размещено на Allbest.ru

График приема лекарств образец - Полезные файлы

Напоминалка о приеме лекарств

тут не нужно оставлять свои личные данные, имена и фамилии, просто телефон - для получения бесплатных напоминаний. меж тем каждой таблетке определен собственный час время и порядок приема. На веб-веб-сайте комфортная и обычная навигация, но если вы все-таки запутались, каждый шаг сопровождается подсказками, довольно просто надавить на символ вопроса.

Во время пищи кислотность желудочного ока очень высока, а потому существенно оказывает влияние на стабильность фармацевтических средств и всасывание их в кровь. Приходилось ли вам использовать графики приема фармацевтических средств?

Как составить график приема таблеток график приема

Также сервис дает гарантии о безопасности и бесплатности. непременно отметьте рядом с заглавием фармацевтических средства, сколько раз в денек его нужно принимать, не забудьте указать дозу и количество пилюль или объем водянистых форм препаратов. График приема пилюль лучше всего сделать в нескольких экземплярах один повесьте на видном месте, другой носите с собой, если вы ведете активный образ жизни во время прохождения терапии.

Как составить график приема таблеток

Благодаря этому будут подавлены кислотные собственныйства ацетилсалициловой кислоты (провоцирующейраздражение слизистой оболочки желудка). Животное-юзерпик продукта выбирается по соответствующим присимволам капли в нос - пятачок, гортань - петух, уши - слон эдди и т. увлекательный, уникальный, а, самое главное, - нужный сервис для всех, кому нужно принимать по времени какие-или фармацевтических средственные препараты.

внедрение материалов и графики с веб-сайта без согласования с администрацией запрещено. Мы гарантируем работометодность ссылок размещенных веб-веб-сайтов на момент их прибавления на странички нашего портала наилучших веб-веб-сайтов веба big-big.

График приема пилюль лучше всего сделать в.В ней можно сделать персональную схему приема фармацевтических средств по предназначению доктора.Естественно, график приёма нужно указать на веб-веб-сайте.После этого график приема фармацевтических средства лучше вернуть.График приема фармацевтических средств только отстрелялись от гриппа, как ребенкины сопли дали осложение.Если у вас четырехразовое питание завтрак, обед.Медкаленд - планирование графика приема фармацевтических средств, удачный метод, файлы шаблонов.В связи с чем для учета приема фармацевтических средств я повесила на. Ребенок лицезреет, что когда все свиньи будут зачеркнуты, мучения его закончятся, потому зачеркивает животных лично. большая часть пилюль не следует запивать содержащими кофеин напитками.

Правила приема посетителей

1. Все категории лиц, обращающихся за помощью, имеют равные возможности для получения бесплатной юридической консультационной помощи.

2. Консультационная помощь может быть оказана по любой отрасли права, однако консультации по неправовым вопросам не даются.

3. В ходе консультаций могут быть составлены различные документы правового характера, в том числе жалобы, заявления, обращения, иски и т.п.

Помощь в составлении неправовых документов не оказывается.

Представительство интересов посетителей в государственных органах не осуществляется.

4. Оказываемая помощь имеет исключительно консультационный характер. Не оказываются услуги по набору текста, типографские услуги и т.п.

5. Консультирование посетителя осуществляют: консультанты, стажеры. заведующий юридической клиникой, руководители консультационных групп. Администраторы посетителей не консультируют, а осуществляют контроль качества оказываемой помощи.

6. Консультационная помощь может быть оказана на личном приеме в консультационном пункте или дистанционно - посредством обычной или электронной почты.

Консультационная помощь по телефону не оказывается.

Прием граждан за пределами консультационных пунктов не осуществляется.

7. Продолжительность одного приема посетителя составляет не более 1,5 часов. Если за это время посетителю не даны ответы на все поставленные им вопросы, назначается повторный прием.

Последующие приемы посетителя осуществляет тот же консультант, который вел первоначальный прием. Более одной консультации в неделю одному посетителю не предоставляется.

8. Прием посетителей, как первоначальный, так и повторный, ведется только по предварительной записи у администратора.

9. Заведующий, руководитель консультационной группы, администратор могут отказать в помощи посетителям, которые:

  • проявили неуважение в отношении представителей юридической клиники;
  • получили ответы на все поставленные вопросы правового характера;
  • ссылаются на обстоятельства, явно не имевшие места в действительности;
  • повторно записываются на прием, но не выполняют ранее полученные рекомендации или не представляют запрошенные материалы, необходимые для оказания консультационной помощи;
  • ранее неоднократно не явились на назначенный им прием без предварительного предупреждения администратора не позднее, чем за 6 часов до начала приема.
  • Отправить эту страницу

Презентация на тему: Организация приема посетителей

Организация приема посетителей. Алгоритм деловой коммуникации секретаря с посетителем Этап «контакт»: красивое профессиональное приветствие; доброжелательный. - презентация

2 Алгоритм деловой коммуникации секретаря с посетителем Этап «контакт»: красивое профессиональное приветствие; доброжелательный взгляд; улыбка; фраза типа «Чем я могу вам помочь?»; интонация в стиле «радушный хозяин встречает дорого гостя»;

3 Алгоритм деловой коммуникации секретаря с посетителем Этап «ориентация»: открытые вопросы, которые побуждают человека предоставить о себе информацию. Не следует задавать более 5–7 вопросов во избежание появления «эффекта допроса»; проверка установления контакта посредством резюмирования: «Итак…»; интонация мягкая в стиле «добрый доктор»;

4 Алгоритм деловой коммуникации секретаря с посетителем Этап «набрасывание вариантов»: «раскладывается» пасьянс возможностей; на данном этапе «продается» компетентность и потому основную роль играют аргументы и убеждение; интонация в стиле «консультант»;

5 Алгоритм деловой коммуникации секретаря с посетителем Этап «принятие решения»: конкретность; немногословность;

6 Алгоритм деловой коммуникации секретаря с посетителем Этап «выход из контакта»: сохранение взаимной симпатии; ненавязчивый акцент на перспективу дальнейшего взаимодействия; интонация в стиле «радушный хозяин прощается со своим гостем».

7 Чай и кофе Посуда должна быть идеально чистой. Кофе и чай следует приготовить в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителя на подносе.

8 Чай и кофе Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно. Если же секретарь расставляет чашки сам, то начинать следует с женщин, причем со старшей по возрасту. Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода, в таком случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии.

9 Чай и кофе К кофе и чаю можно подать пирожные, печенье, конфеты. Нельзя наливать чай или кофе в чашки до самого верхнего края. Надо наполнять их с таким расчетом, чтобы всегда можно было положить кусочек лимона или добавить немного сахара.

10 Посетители условно подразделяются на следующие группы: сотрудники сторонних организаций; сотрудники, принимаемые по текущим вопросам; сотрудники, принимаемые по личным вопросам; командированные; делегации.

11 Прием сотрудников организации Секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно иметь установленные часы и дни.

12 Прием сотрудников организации К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен быть пофамильный (с именем и отчеством) список всех работников организации.

13 Прием сотрудников организации по кратким текущим рабочим вопросам К кратким рабочим вопросам относятся: получение устного разрешения на что- либо; согласование каких-либо действий; получение краткой информации; предоставление краткой информации; подпись документов.

14 Проекты документов, которые руководитель должен изучить, прежде чем принимать решение: Это проекты приказов, распоряжений, писем, договоров, рекламно-информационных материалов, служебных записок. Секретарь собирает в папку «На рассмотрение». В течение дня эти документы накапливаются у секретаря, а руководитель просматривает их все сразу в конце рабочего дня или в начале следующего.

15 Документы, которые руководитель уже видел и одобрил, готовые к подписанию Секретарь помещает в папку «На подпись». Эти документы руководитель может подписать все сразу, выделив для этого 10–15 минут либо в середине дня (для разгрузки), либо в начале и конце дня (период врабатываемости или усталости).

16 Действительно срочные вопросы Можно решить по телефону (если при этом не нужно ни изучать, ни подписывать документы). Не более 20% от всех вопросов.

17 Оптимальное время для решения текущих кратких вопросов С 9:00 до 10:00, поскольку в начале рабочего дня сотрудникам обычно необходимо решить срочные вопросы. С до (после обеденного перерыва), так как доказано, что после обеда лучше заниматься облегченной интеллектуальной деятельностью.

18 Прием сотрудников организации для обстоятельной беседы по рабочим вопросам К таким вопросам относятся: предоставление обратной связи сотруднику по результатам выполнения им какой-либо масштабной работы; принятие решения по глобальному вопросу; обсуждение планов и отчетов сотрудника; аттестационная беседа, обсуждение результатов работы сотрудника за продолжительный период (полгода, год); обсуждение предложений и идей сотрудника по совершенствованию работы, реорганизации, изменению стратегии и другим глобальным вопросам.

19 Беседы по рабочим вопросам Для обсуждения таких вопросов руководителю нужно от 20–30 минут до часа. Если руководитель регулярно общается по важным вопросам с большим количеством подчиненных (более 10), то разумнее всего завести журнал записи на прием.

20 Беседы по рабочим вопросам После того как руководитель назначил конкретное время, нужно обязательно проинформировать сотрудника. В небольших компаниях для каждого работника может устанавливаться определенное время, когда он может обсудить серьезные вопросы. Чтобы закрепить такой порядок, разрабатывается график приема.

21 Прием сотрудников организации по личным вопросам К таким вопросам относятся: просьба о предоставлении отпуска, в том числе без сохранения заработной платы; обсуждение декретного отпуска; обсуждение возможности совмещать работу и учебу; просьбы об изменении графика работы по каким-либо личным/семейным обстоятельствам; обсуждение возможности карьерного роста или перевода в другое подразделение; обсуждение возможности повышения заработной платы; обсуждение увольнения.

22 Прием сотрудников организации по личным вопросам Запись на прием по личным вопросам можно вести в том же журнале, что и по рабочим. В графе «Вопрос» указывается только «личный», без уточнения деталей. Когда руководитель будет принимать решение о дате встречи, он может связаться с сотрудником и непосредственно у него выяснить суть вопроса (выяснение таких вопросов обычно не принято поручать секретарям).

23 Для личных вопросов сотрудников – специальное время В большинстве случаев это вечерние часы, частично после окончания рабочего дня. Для руководителя это удобно, так как не прерываются текущие дела в рабочее время, а сотрудники, которые заинтересованы в решении личного вопроса, обычно не против того, чтобы задержаться.

24 Прием сотрудников организации по личным вопросам Если прием по личным вопросам проводится руководителем один раз в неделю, то на него можно записать от 5 до 10 чел. если два раза в месяц, то чел. если прием проводится один раз в месяц, на него можно записать до 25 чел.

25 Прием сотрудников других организаций Посетителей из других организаций можно условно разделить на три основных типа: деловые партнеры «продавцы» проверяющие органы

26 Организация приема деловых партнеров компании Руководитель либо кто- то по его поручению договаривается о дате и времени проведения встречи, и партнеры приезжают к назначенному времени. В деловой среде не принято приезжать без предварительной договоренности.

27 Организация приема деловых партнеров компании Задачи секретаря в организации приема деловых партнеров – зафиксировать дату и время встречи, подготовить необходимые материалы по поручению руководителя, встретить и проводить гостей.

28 Организация приема деловых партнеров компании Важно заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима для заказа пропуска и подтверждения встречи накануне переговоров, а также для того, чтобы вы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами.

29 Встреча деловых партнеров компании Хорошим тоном считается встретить в назначенное время гостей у входа в здание, на пункте охраны или на ресепшен и проводить в приемную. При встрече нужно уточнить, тот ли это человек, которого вы ждете. После приветствия нужно представиться и предложить следовать за вами. Не нужно досаждать гостю разговорами и расспросами. Единственное, о чем еще можно сообщить гостю по пути в приемную, это расположение туалетов.

30 Организация приема «продавцов» Поздороваться и уточнить имя посетителя и цель его визита. Выслушав название компании и цель визита, вежливо прервите посетителя, если он с ходу начнет расхваливать свой товар, и постарайтесь завершить беседу. Если «продавец» попытается продолжить разговор, нужно еще раз завершить беседу, но более жестко.

31 Прием проверяющих органов Первое, что необходимо сделать, – это поставить в известность руководителя и не предоставлять абсолютно никакой информации до соответствующих распоряжений.

32 Прием граждан по личным вопросам В соответствии с законодательством прием граждан по личным вопросам осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.

33 Прием граждан по личным вопросам Устанавливается место и время (дни и часы) приема. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом определяется и вечернее, свободное от работы время.

34 Прием граждан по личным вопросам Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема граждан.

35 Прием граждан по личным вопросам Рекомендуется использовать «немую справку» с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан. Необходимо подготовить бумагу, ручки.

36 Прием граждан по личным вопросам Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются дата, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно- контрольных карточках.

37 Регистрационно-контрольная карточка КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН N _______ "__" ___________ 200_ г. Ф.И.О. _________________________________________________________ ________________________________________________________________ Адрес, профессия, место работы (службы), должность и другие сведения о посетителе ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Вид обращения и его краткое содержание _____________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Принят документ на ___ листах, зарегистрирован за N ___ от _____ Кто принимал (фамилия), подпись _____________________________________________ Какое принято решение

38 Прием граждан по личным вопросам Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями. В конце приема надо сообщить гражданину о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, помочь определить этот орган, его местонахождение, контактные телефоны и т.д.

39 Прием командированных работников выяснить, согласовано ли это посещение заранее, а также вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; помочь в подборе необходимых материалов; выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к учреждению.

40 Правила поведения при посетителях Не ешьте на рабочем месте. Не ведите посторонние телефонные разговоры Не занимайтесь делами, не имеющими отношения к работе, даже в обеденное время. Поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Принимая посетителей, не забывайте о необходимости соблюдать конфиденциальность.

41 Алгоритм общения с посетителем в конфликтной ситуации контакт (приветствие, мягкие интонации в голосе, приветственная фраза); ориентация (выслушивание), пока клиент «сливает» эмоции. Важно показать ему свое сочувствие

42 Алгоритм общения с посетителем в конфликтной ситуации повторные извинения; конец беседы, прощание с клиентом; выражение надежды, что следующий контакт будет для человека максимально приятным, позитивным.

43 Если человек еле сдерживает себя, повышает голос и возмущается В этом случае алгоритм следующий: позволить посетителю «выпустить пар» «принять во внимание» разрешать ситуацию

44 Механизмы поведения в конфликте демонстрация усиления собственных ресурсов тактика доброжелательного выжидания

45 Алгоритм поведения в случае высказывания посетителем претензии активное слушание клиента убедиться в том, что вы правильно поняли суть претензии признать справедливость выраженных клиентом эмоций либо его право на выражение этих эмоций

46 Алгоритм поведения в случае высказывания посетителем претензии в случае обоснованной претензии, необходимо извиниться. Если претензия не основательная, надо выразить сожаление по поводу сложившейся ситуации; необходимо предложить варианты решения проблемы и согласовать их с клиентом; намеченное обязательно надо выполнить либо лично проконтролировать выполнение.

47 Конфликтогены невербальное доминирование (взгляд сверху вниз, руки в боки) словесное превосходство

48 В общении с клиентом недопустимы: прямые проявления превосходства снисходительное отношение категоричность, безапелляционность навязывание своих советов перебивание собеседника, стремление его поправить, повышение голоса обман или попытка обмана