Приказ на списание бланков строгой отчетности образец республики беларусь Проверки и контроль Образцы приказов

» Проверки и контроль

КОММЕНТАРИЙ К ПОСТАНОВЛЕНИЮ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 18.12.2008 № 196 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ, ПРИЗНАНИИ УТРАТИВШИМИ СИЛУ НЕКОТОРЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ»

Постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196 утверждена Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (далее - Инструкция).

Новации в учете бланков строгой отчетности

Принцип учета бланков строгой отчетности для юридических лиц существенно не изменился. В Инструкцию введена дополнительная глава 6. в которой содержится порядок работы с бланками строгой отчетности индивидуальными предпринимателями, у которых отсутствуют наемные работники. Инструкцией также конкретизирован порядок бухгалтерского учета бланков строгой отчетности для коммерческих и бюджетных организаций.

Какие бланки относятся к бланкам строгой отчетности: определение не изменилось

Инструкция, как и ранее, не содержит определения бланков строгой отчетности. Это определение можно найти только в п.3.2 постановления Совета Министров РБ от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности» (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров РБ от 13.03.2006 № 339): к бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов РБ по согласованию с Министерством внутренних дел РБ и Министерством юстиции РБ, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении.

Решение об отнесении бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланков иных документов к бланкам строгой отчетности принимают республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству РБ, облисполкомы, Мингорисполком в пределах своей компетенции и юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности.

Перечень документов, которые относятся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования должны быть установлены приказом руководителя организации. При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности. Следовательно, руководитель должен возложить обязанность по сохранности бланков на ответственного работника.

Порядок исправления ошибок не изменился. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Передача бланков другим организациям не допускается

Передача бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций другим, как и ранее, не допускается, за исключением бланков строгой отчетности, предназначенных для приема платежей в бюджет.

Соблюдаем порядок документального оформления движения бланков

По-прежнему, алгоритм оформления движения бланков следующий.

1. Материально ответственное лицо (далее - МОЛ) обязано оприходовать бланки. При расхождении фактического наличия бланков с данными товарной накладной (или товарно-транспортной накладной) обязательно составляется в 2 экземплярах акт проверки наличия бланков строгой отчетности.

2. Записи по поступлению бланков МОЛ производит в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. Книга до передачи МОЛ должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации.

3. Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности.

4. В бухгалтерии организации на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности, записи в которую производятся по мере движения бланков у исполнителя.

5. Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности МОЛ списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности.

6. В случаях утраты или хищения бланков строгой отчетности МОЛ обязано сообщить об этом руководителю организации. Назначенная руководителем комиссия проводит проверку фактического наличия бланков и составляет акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности.

Как быть, если бланки испорчены? Правильно списать

На испорченные и (или) аннулированные бланки составляется реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. Документы следует сохранять в течение месяца после проведения налоговыми органами комплексной проверки.

Уничтожение испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности производится по истечении указанного срока с письменного разрешения руководителя организации, который приказом назначает комиссию.

В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются), затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности. В 3-дневный срок акт следует представить на утверждение руководителю организации.

Фактическое уничтожение можно произвести только по утвержденному акту.

Бухгалтерский учет бланков ведем по правилам

Учет бланков коммерческим организациям следует вести на счете 10 «Материалы» в стоимостном и количественном выражении. Параллельно аналитический учет организации обязаны вести по каждому виду бланков и местам их хранения за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Поступившие бланки приходуют следующим образом: Д-т 10 «Материалы» - К-т 60 - в оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение, одновременно делается запись: Д-т 006 «Бланки строгой отчетности» - по номинальной стоимости или условной оценке;

списание бланков с подотчета МОЛ - К-т 006;

выдача бланков: Д-т 20, 23, 26, 29, 44 и других счетов по учету затрат - К-т 10 «Материалы».

Таким образом, списание стоимости бланков, как и ранее, следует производить по мере передачи их ответственным исполнителям.

Если бланки испорчены и (или) аннулированы по причине сбоя в работе программных продуктов и оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения, а также различных чрезвычайных обстоятельств, произошедших при хранении бланков до передачи их МОЛ ответственным исполнителям, то в бухгалтерском учете делаем запись: Д-т 92 - К-т 10, одновременно К-т 006.

В случае наличия виновных лиц стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности с НДС следует списать на этих лиц записью: Д-т 73 - К-т 94.

Инвентаризация бланков строгой отчетности в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180, проводится не менее одного раза в год. Ранее инвентаризация обязательно проводилась ежемесячно.

Александр Лапин, начальник отдела по подготовке нормативных актов

по бухгалтерскому учету и отчетностиМинистерства финансов Республики Беларусь

ПРОВЕРИМ БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ: НАРУШЕНИЯ, ВЫЯВЛЕННЫЕ В ХОДЕ АУДИТОРСКИХ ПРОВЕРОК

Учет бланков строгой отчетности: общие вопросы

Безусловно, учет бланков строгой отчетности (далее - БСО) очень усложнен и требует много времени и сил. Но поскольку этот участок находится под особым контролем проверяющих органов, бухгалтерский учет должен вестись аккуратно, с соблюдением всех норм законодательства.

Как правило, использование БСО связано с движением денежных средств или товарно-материальных ценностей и влияет на финансовые показатели организации и, естественно, на правильность исчисления налогов. После заполнения БСО приобретают силу первичного учетного документа. Статьей 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов возложена на лиц, составивших и подписавших эти документы.

Напомним, что нарушение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности) и отчетности влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (часть первая ст.12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З, далее - КоАП).

Уничтожение бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности) и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытие, либо иное нарушение правил их хранения влекут наложение штрафа в размере от 10 до 35 базовых величин (часть вторая ст.12.1 КоАП).

Основными документами, регулирующими порядок учета БСО, являются Положение о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденное постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21 (далее - Положение № 21), и Инструкция о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7.

Типичными нарушениями, связанными с учетом БСО и выявляемыми в ходе проверок организаций, являются следующие:

1) отсутствие приказа, которым устанавливается перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования.

Согласно п.7 Положения № 21 перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица. Состав бланков строгой отчетности, подлежащих регистрации, определен приказом Минфина РБ от 24.04.2002 № 501 «О регистрации бланков строгой отчетности в Государственном реестре бланков строгой отчетности»;

2) не утверждены приказом руководителя лица, ответственные за ведение учета и хранение бланков строгой отчетности.

Согласно п.8 Положения № 21 приказом руководителя юридического лица (по согласованию с главным бухгалтером) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено ведение учета и хранение бланков строгой отчетности;

3) при передаче бланков строгой отчетности в подотчет материально ответственным лицам в организации не составляются приходно-расходные накладные.

В соответствии с п.10 Положения № 21 бланки строгой отчетности выдаются в подотчет материально ответственным лицам по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица с указанием их серий и номеров;

4) не оформлены акты на списание использованных бланков строгой отчетности.

В соответствии с п.11 Положения № 21 при списании использованных бланков строгой отчетности с материально ответственных лиц составляется акт на списание использованных бланков строгой отчетности;

5) не ведутся карточки-справки по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.

Согласно п.14 Положения № 21 на каждое материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица (у индивидуального предпринимателя) ведется карточка-справка;

6) отсутствует документальное подтверждение проведения инвентаризации бланков строгой отчетности.

Согласно п.15 Положения № 21 инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности производится в местах их хранения ежемесячно;

7) учет бланков на счете 006 «Бланки строгой отчетности» организован частично. При фактической выдаче материально ответственному лицу бланков строгой отчетности списание в состав себестоимости стоимости бланков не производится.

В соответствии с законодательством приобретенные бланки строгой отчетности при поступлении их от поставщиков отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 10 «Материалы» в сумме произведенных затрат на их приобретение и по дебету забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности», на котором бланки строгой отчетности отражаются по каждому виду и местам их хранения по номинальной стоимости или в условной оценке. Одновременно производится запись по учету прихода бланков строгой отчетности в приходно-расходной книге.

Согласно п.13 Положения № 21 по мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг):

Понятие бланков строгой отчетности. Законодательные требования к их оформлению. Особенности применения бланков строгой отчетности в гостиничном и туристическом бизнесе. Порядок бухгалтерского и налогового учета операций с БСО.

статья [20,8 K], добавлена 25.04.2007

Применение нового типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь. Основания для списания стоимости денежных документов со счета. Операции по учету денежных документов в году.

реферат [118,9 K], добавлена 18.01.

Учет денежных средств в национальной и иностранной валютах. Инвентаризация денежных средств, ценных бумаг, денежных документов и бланков строгой отчетности. Оформление операций по движению денежных средств в кассе предприятия. Отчет о движении денег.

курсовая работа [803,0 K], добавлена 27.10.

Основы бухгалтерского учета в бюджетных организациях, основные задачи и правила его ведения. Сходство и различие плана счетов бюджетных и коммерческих организаций. Состав бюджетной отчетности, отчет об исполнении сметы расходов, внешний контроль.

курсовая работа [47,3 K], добавлена 26.11.

Аннотированный обзор законодательной и нормативной базы по бюджетному учету, анализу и контролю бухгалтерской отчетности. Сущность, назначение, функции, классификация и организационные формы контроля. Состав бухгалтерской отчетности бюджетной организации.

дипломная работа [261,4 K], добавлена 24.02.

Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, а также последовательностью связи между документами и регистрами. Анализ форм бухгалтерского учета в бюджетных и коммерческих организациях.

контрольная работа [21,1 K], добавлена 04.12.2008

Общие правила проведения инвентаризации. Инвентаризация основных средств, нематериальных активов и финансовых вложений. Инвентаризация денежных средств, документов и бланков документов строгой отчетности. Порядок оформления результатов инвентаризации.

реферат [30,5 K], добавлена 09.03.

Формирование бухгалтерской отчетности бюджетных организаций. Проверка годовой отчетности бюджетных организации. Основные положения учетной политики, организация бухгалтерского учета, ведение бухгалтерской отчетности Российской государственной библиотеки.

курсовая работа [68,1 K], добавлена 06.02.

Средства бюджетных учреждений и их использование. Бюджетное финансирование по смете и ведение бухгалтерского учета по бюджетному плану счетов. Порядок и особенности использования подотчетных сумм на командировочные расходы в бюджетных учреждениях.

контрольная работа [342,7 K], добавлена 17.04.

Особенности бухгалтерской отчетности в бюджетных организациях. Основные формы квартальной и месячной отчетности, порядок их заполнения и сроки подачи в органы Государственного казначейства Украины. Основные правила составления бухгалтерского баланса.

реферат [23,9 K], добавлена 19.12.

Как отличить денежные документы от бланков строгой отчетности? Рано или поздно у любого бухгалтера появляются такие документы, которые фактически уже оплачены, но использоваться будут через некоторое время. Такие документы называются денежными документами. Но ни один из национальных нормативных правовых актов не дает определения понятию "денежные документы". Это обстоятельство вызывает затруднения в правоприменительной практике. Однако определение указанного понятия можно сделать на основе характеристики субсчетов по учету денежных документов, изложенных в действующих нормативных правовых актах и представленных в таблице 1. Для учета денежных документов в бюджетных организациях предназначен субсчет 132 "Денежные документы", в коммерческих организациях - счет 50 "Касса", к которому при необходимости может быть открыт субсчет 50-3 "Денежные документы". Таблица 1. Характеристика субсчетов по учету денежных документов

Положение о бухгалтерских отчетах организаций, финансируемых из бюджета, утвержденное приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 18.01.1999 № 6 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2002 № 13), п.10.5

Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89 (далее - Инструкция № 89), счет 50 "Касса"

На субсчете 132 "Денежные документы" учитываются разные денежные документы: оплаченные талоны на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины, облигации займа (сданные работниками, находящимися на длительном лечении, на хранение), бланки трудовых книжек и вкладыши к ним и др.

На субсчете 132 "Денежные документы" учитываются разные денежные документы: оплаченные талоны на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки госпошлины, облигации займа (сданные больными на хранение), бланки трудовых книжек и вкладыши к ним и др.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется кассовыми ордерами, на которых ставится штамп "фондовый" или делается такая надпись от руки красным карандашом.

Учет этих операций ведется отдельно от операций по денежным средствам. Регистрация приходных и расходных фондовых ордеров ведется в конце журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов на отдельных листах

Субсчет 50-3 "Денежные документы" предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов

Следует отметить, что в бюджетных организациях Российской Федерации согласно Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.2008 № 148н, для учета денежных документов предназначен счет 05000 "Денежные документы", на котором учитываются различные денежные документы: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п. оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п. В вышеназванной российской Инструкции бланки трудовых книжек и вкладыши к ним не названы в качестве денежных документов, в отличие от нормативных правовых актов Беларуси для бюджетных организаций.

Что же касается бланков строгой отчетности, то к ним в соответствии с п.3.2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 "О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности" (далее - Постановление № 1846) относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов по согласованию с Министерством внутренних дел и Министерством юстиции Республики Беларусь, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении.

Решение об отнесении бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланков иных документов к бланкам строгой отчетности принимают республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству РБ, облисполкомы, Минский горисполком в пределах своей компетенции и юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности. В качестве примеров назовем решения нескольких республиканских органов государственного управления об утверждении бланков строгой отчетности и порядке их использования:

постановлением государственного таможенного комитета Республики Беларусь от 31.08.2006 № 70 утверждены бланки строгой отчетности, используемые в таможенных органах, Инструкция о порядке заполнения бланков строгой отчетности, используемых в таможенных органах Республики Беларусь, Инструкция о порядке использования и заполнения таможенного приходного ордера;

постановлением Министерства связи Республики Беларусь от 04.04.2002 № 6 (с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 22.10 2007 № 45) утверждено Положение о порядке использования бланков строгой отчетности в организациях Министерства связи и информатизации Республики Беларусь. К бланкам строгой отчетности названным постановлением отнесено несколько бланков, включая почтовые марки, маркированные конверты и маркированные карточки;

постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 05.11.2002 № 32 утверждено Положение о порядке использования бланков строгой отчетности, выпускаемых Министерством юстиции Республики Беларусь. Положение устанавливает порядок хранения, учета и использования Минюстом Республики Беларусь, управлениями юстиции местных исполнительных и распорядительных органов, архивами органов записи актов гражданского состояния, государственными органами, регистрирующими акты гражданского состояния, в том числе консульскими учреждениями Республики Беларусь, бланков строгой отчетности, выпускаемых Министерством юстиции. Перечень бланков, относящихся к бланкам строгой отчетности, выпускаемых Минюстом Республики Беларусь, утвержден приказом Минюста Республики Беларусь от 29.04.2002 №121.

В целях осуществления учета изготавливаемых бланков строгой отчетности и контроля за их использованием создан Государственный реестр бланков строгой отчетности, ведение которого возложено на Министерство финансов Республики Беларусь. На сайте Минфина размещен Государственный реестр бланков строгой отчетности по состоянию на 1 марта 2009г.

Во исполнение требований постановления № 1846 постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.03.2002 № 29 утверждено Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки (с изменениями, внесенными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10 2008 № 163, далее - Положение №29), а постановлением Министерством юстиции Республики Беларусь от 01.03.2002 № 4 утверждено Положение о проведении экспертизы бланков строгой отчетности на соответствие требованиям, предъявляемым к уровню их защищенности от подделки, а также установлено, что экспертиза проводится Научно-исследовательским институтом проблем криминологии, криминалистики и судебных экспертиз Министерством юстиции Республики Беларусь.

Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196, вступившей в силу с 10 января 2009 года (далее - Инструкция № 196) определено, что бланки строгой отчетности должны соответствовать типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, или формам, утвержденным иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации. С даты вступления в силу Инструкции № 196 утратило силу Положение о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденное постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.02.2002 № 21 (с изменениями, внесенными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 27.08.2007 № 124, далее - Положение № 21).

С 10 января 2009 года согласно п.6 Инструкции № 196 инвентаризация бланков строгой отчетности в местах их хранения проводится в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180. В соответствии с п.15 Положения № 21 инвентаризацию неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения нужно было осуществлять ежемесячно.

По функциональному назначению бланки строгой отчетности подразделяются на следующие 16 видов бланков (документов): удостоверяющие личность и (или) дающие право на пересечение границы; ценные бумаги и их производные; дающие право на провоз груза через границу; обслуживания денежной сферы и подтверждающие оплату или проведение денежных операций; удостоверяющие умение, знание, образование, трудовой стаж; удостоверяющие права владения (пользования) имуществом, полномочия; нотариального оформления; подтверждающие право на проезд пассажиров; обеспечивающие получение, сертификацию товаров (имущества), а также связанные с реализацией и эксплуатацией автомототранспорта; подтверждающие право осуществления деятельности (работ, услуг); лотерейные билеты; дающие право посещения зрелищных (спортивных, культурно-массовых) и иных мероприятий; подтверждающие (дающие) право медицинского обслуживания (в т. ч. льготного); первичные учетные документы и иные документы, служащие основанием приема и выдачи денег, товаров, материальных ценностей и других ценностей; подтверждающие подлинность товаров, продукции, услуг, их производства и реализации и т.п.; организационно-распорядительные и иные документы; знаки почтовой оплаты. Такая классификация приведена в п.22 Положения № 29. Распределение бланков строгой отчетности (документов) по функциональному назначению и уровню защиты их от подделки определяются согласно приложению 2 к Положению № 29. В приложении 2 приведен перечень бланков строгой отчетности по каждому из перечисленных выше 16-ти видов. Например, к бланкам строгой отчетности, удостоверяющим умение, знание, образование, трудовой стаж (вид 5), отнесены (наряду с другими бланками) трудовая книжка и вкладыш к трудовой книжке; к бланкам строгой отчетности, обеспечивающим получение, сертификацию товаров (имущества), а также связанных с реализацией и эксплуатацией автомототранспорта (вид 9), отнесены (наряду с другими бланками) талоны на спецпитание; к бланкам строгой отчетности, дающим право посещения зрелищных (спортивных, культурно-массовых) и иных мероприятий (вид 12), отнесены туристические, экскурсионные, санаторно-оздоровительные путевки и т.п.; к бланкам строгой отчетности, являющимися знаками почтовой оплаты (вид 16), отнесены конверты почтовые с марками, открытки (карточки) почтовые с марками, марки почтовые. Получается, что трудовая книжка и вкладыш к трудовой книжке, талоны на спецпитание, туристические, экскурсионные, санаторно-оздоровительные путевки и т.п. знаки почтовой оплаты (конверты почтовые с марками, открытки (карточки) почтовые с марками, марки почтовые) в соответствии с Положением № 29 являются бланками строгой отчетности, а в соответствии с нормативными правовыми актами для бюджетных организаций, названными в табл.1, - денежными документами. В коммерческих организациях в составе денежных документов не называются трудовая книжка и вкладыш к трудовой книжке, талоны на спецпитание, туристические, экскурсионные, санаторно-оздоровительные путевки и т.п. Кроме того, обратим внимание, что трудовая книжка и вкладыш к трудовой книжке названы бланками строгой отчетности еще в двух нормативных правовых актах: постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 № 1635 "О трудовых книжках работников" (с изменениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.03.2008 № 453), в п.1.9 которого сказано, что наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством; иструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (с изменениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 13.01.2009 № 4), в п.59 которой сказано, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу. Трудовая книжка зарегистрирована также в Государственном реестре бланков строгой отчетности (см. сайт Минфина). В российских бюджетных организациях трудовая книжка и вкладыш к трудовой книжке также учитываются в составе бланков строгой отчетности. В соответствии с нормативными правовыми актами, названными в табл.1, в состав денежных документов отнесены "другие денежные документы", но из-за отсутствия понятия термина денежных документов неизвестно, что еще можно включить в состав денежных документов как в бюджетных, так и в коммерческих организациях. Вывод: нормативные правовые акты, в которых определен состав денежных документов и бланков строгой отчетности, не согласованы между собой. Более того, не согласованы между собой нормативные правовые акты одного государственного органа - Министерства финансов Республики Беларусь. Учет бланков строгой отчетности

Кто ведет приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности? Изучение соответствующих пунктов Инструкции № 196 и других нормативных правовых актов не позволяет дать однозначный ответ на этот вопрос. В соответствии с п.7 Инструкции № 196 поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом. Согласно п.8 и 10 Инструкции № 196 материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (по форме согласно приложению 2), которая до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации. Записи в книге (приход, расход, остаток) ведутся материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям. Она может вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии. Непосредственно в приложении 2 к Инструкции № 196 есть такая запись: "На каждый вид бланков заводится один или несколько отдельных листов книги. Каждая операция по получению, выдаче и возврату бланков записывается отдельной строкой. Учет получения и выдачи бланков строгой отчетности ведется главным бухгалтером либо по его поручению одним из работников согласно утвержденному распределению обязанностей". В пунктах 58 и 59 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30), сказано, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии. По учету бланков трудовых книжек ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (по форме согласно приложению 2). В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - печатью нанимателя. Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности, предусмотренная Инструкцией № 196, ведется только в количественном выражении, а приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним - в количественном и денежном выражении. Первичная документация по учету бланков строгой отчетности

Инструкцией № 196 утверждены формы первичных документов, которыми оформляются операции по движению бланков строгой отчетности: акт проверки наличия бланков строгой отчетности (приложение 1), который составляется в случае расхождения фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов. В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книжек с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации; приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности (приложение 2), порядок ее ведения рассмотрен выше; приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности (приложение 3), которая оформляется при выдаче бланков ответственным исполнителям в подотчет с указанием серий и номеров бланков с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных; карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (приложение 4), которая открывается бухгалтерией на каждого ответственного исполнителя в целях контроля за использованием бланков строгой отчетности; акт на списание использованных бланков строгой отчетности (приложение 5), который оформляется при списании бланков с учета (с подотчета ответственного исполнителя); реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению (приложение 6); акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (приложение 7). В реестре регистрируются испорченные и (или) аннулированные бланки, подлежащие уничтожению. Вместе с реестром бланки должны храниться в организации в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. По истечении названного срока бланки готовятся к уничтожению. Для этой цели приказом руководителя назначается комиссия в составе должностных лиц организации, которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. В присутствии комиссии проверенные бланки упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (по форме согласно приложению 7) с указанием серий и номеров бланков, подлежащих уничтожению, который в трехдневный срок передается на утверждение руководителю организации. После его утверждения (в течение пяти дней после получения акта руководителем) производится фактическое уничтожение бланков, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности (по форме, утвержденной руководителем организации), который также утверждается руководителем организации (в трехдневный срок). В пункте 1 Инструкции № 196 сказано, что ее действие распространяется на юридических лиц всех форм собственности и индивидуальных предпринимателей. Однако нормативные правовые акты, изданные другими органами государственного управления, предусматривают иной порядок оформления некоторых операций с бланками строгой отчетности. Например, п.59 Инструкции № 30, установлено, что на испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт, примерная форма которого помещена в приложении 1 к названной Инструкции. В соответствии с нормативными правовыми актами Министерства образования Республики Беларусь (их перечень изложен ниже) документы об образовании (дипломы, свидетельства, аттестаты) выдаются выпускникам учебных заведений под роспись в книге регистрации соответствующих документов об образовании. Дубликат выдается в случае утраты или приведения в негодность документа об образовании. Он заполняется на основании копии выданного документа об образовании, заверенной руководителем учебного заведения и хранящейся в личном деле выпускника. Книга регистрации прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью учебного заведения. Испорченные при заполнении бланки документов об образовании уничтожаются, для чего создается комиссия (с участием работника бухгалтерии), председателем которой является заместитель руководителя учебного заведения по учебной работе (в вузах - ректор). Комиссия составляет акт, в котором указываются количество (прописью) и номера уничтоженных бланков. Номера испорченных бланков вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который хранится с актом. В вузах предусмотрено такой акт составлять в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в вузе вместе с вырезанными номерами испорченных бланков, а второй экземпляр акта высылается в Минобразования. Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

В соответствии с п. 19 Инструкции № 196 для учета бланков строгой отчетности в бюджетных организациях предназначен субсчет 210 "Расходы к распределению", в коммерческих организациях - счет 10 "Материалы". Учет их на субсчете 210 и счете 10 ведется в количественном и стоимостном выражении. Обратим внимание, что до 10 января 2009 года для учета денежных документов и бланков строгой отчетности в бюджетных организациях использовался субсчет 132 "Денежные документы" (отдельного субсчета для учета бланков строгой отчетности не было). Сразу сделаем оговорку по поводу решения разработчиков Инструкции №196 учитывать бланки строгой отчетности в бюджетных организациях на субсчете 210 "Расходы к распределению". Счет 210 используется в бюджетных организациях для таких же целей, как счета 26 "Общехозяйственные расходы", 97 "Расходы будущих периодов" в коммерческих организациях. Поэтому причина, по которой Минфином принято решение учитывать движение материальных ценностей (бланков) на субсчете 210, не понятна. В бюджетных организациях имеется счет, аналогичный счету 10 "Материалы" в коммерческих организациях. Учет бланков строгой отчетности ведется также на забалансовых счетах: в бюджетных организациях - на счете 04 "Бланки строгой отчетности", в коммерческих организациях - на счете 006 "Бланки строгой отчетности". В табл.2 приведены характеристики названных забалансовых счетов в соответствии с нормативными правовыми актами. Таблица 2. Характеристика забалансовых счетов по учету бланков строгой отчетности Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 196 "Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь"

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности.

2. Признать утратившими силу:

постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. N 21 "Об утверждении Положения о порядке использования бланков строгой отчетности" ;

постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 4 ноября 2005 г. N 133 "О внесении изменения в Положение о порядке использования бланков строгой отчетности" ;

постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 1 июня 2006 г. N 60 "О внесении изменения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. N 21" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г. N 90, 8/14519);

пункт 2 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27 августа 2007 г. N 124 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения бухгалтерского учета при осуществлении лотерейной деятельности, внесении дополнения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. N 21, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь по вопросам лотерейной деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г. N 226, 8/17082).

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (далее - Инструкция) устанавливает порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности и распространяется на юридических лиц всех форм собственности и индивидуальных предпринимателей (далее - организации (индивидуальные предприниматели).

Требования настоящей Инструкции не распространяются на лотерейные билеты.

2. Бланки строгой отчетности, используемые организациями (индивидуальными предпринимателями), должны соответствовать типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, или формам, утвержденным иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством.

3. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

4. Экземпляры бланков строгой отчетности заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью). Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются.

Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка "Исправлено" с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

5. Передача бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций (индивидуальных предпринимателей) другим не допускается, за исключением бланков строгой отчетности, предназначенных для приема платежей в бюджет.

6. Инвентаризация бланков строгой отчетности в местах их хранения проводится комиссией организации (индивидуальным предпринимателем) в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. N 180 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г. N 16, 8/17745).

Глава 2 УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

7. Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом.

В случае расхождения фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 1. В данном акте отражается количество не оказавшихся в наличии книжек бланков строгой отчетности с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт проверки наличия бланков строгой отчетности составляется в двух экземплярах: первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации (индивидуального предпринимателя).

8. Материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 2, которая до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем).

9. Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности может вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии.

Глава 3 ВЫДАЧА БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

10. Учет движения (приход, расход, остаток) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам "приход", "расход", "остаток".

11. Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности по форме согласно приложению 3 с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков.

12. В целях контроля за использованием бланков строгой отчетности бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности по форме согласно приложению 4.

13. В случаях утраты или хищения бланков строгой отчетности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.

14. Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 5.

Глава 4 УЧЕТ ИСПОРЧЕННЫХ И (ИЛИ) АННУЛИРОВАННЫХ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ. УНИЧТОЖЕНИЕ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

15. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

16. Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности начинается по истечении срока, указанного в пункте 15 настоящей Инструкции, по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.

17. Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трехдневный срок акт на списание бланков строгой отчетности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение пяти дней после его получения.

18. После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Акт об уничтожении бланков строгой отчетности в трехдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Глава 5 БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

19. Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности ведется бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) в стоимостном и количественном выражении:

коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - на счете 10 "Материалы";

бюджетными организациями - на субсчете 210 "Расходы к распределению".

20. Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется на забалансовых счетах по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам):

коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности";

бюджетными организациями - на забалансовом счете 04 "Бланки строгой отчетности".

Централизованные бухгалтерии дополнительно ведут учет бланков строгой отчетности по каждому обслуживаемому учреждению.

21. Поступление бланков строгой отчетности отражается у получателя следующими бухгалтерскими записями:

коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение; одновременно поступление бланков конкретных серий и номеров отражается по приходу на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" по номинальной стоимости или условной оценке;

бюджетными организациями - по дебету субсчета 210 "Расходы к распределению" и кредиту субсчета 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами"; одновременно поступление бланков конкретных серий и номеров - по дебету счета 04 "Бланки строгой отчетности" (субсчета по материально ответственным лицам) по фактически произведенным затратам на их приобретение.

23 декабря 2016 года

Комментариев пока нет!