Советы, которые очень пригодятся, если вам принесли документы на иностранном языке

Роман Тимохин. ведущий эксперт журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Понять, кому поручить и как оформить перевод на русский документов, составленных на иностранном языке.
От чего убережет: От претензий инспекторов, что расходы документально не подтверждены и вычеты по НДС необоснованны.

Сотрудник вернулся из загранкомандировки и принес чеки из гостиницы на английском (французском, немецком и др.) языке. Или другая ситуация. Ваша компания начала заниматься экспортом. Обстоятельства могут быть разные (см. таблицу ниже). А вопросы, связанные с иностранными документами, как правило, стандартные. Нужно ли их переводить на русский? Как это правильно сделать? Именно о такого рода лингвистических задачах и пойдет речь в статье.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации и выводы, приведенные в этой статье, пригодятся как компаниям на общем режиме, так и тем, кто применяет упрощенную систему.

Ситуации, когда чаще всего нужен перевод документов

Что придется переводить

Зачем нужен перевод

Сотрудник приехал из загранкомандировки

Чеки из гостиницы, проездные билеты на самолет или поезд, чеки такси и др.

Если «первичку» не перевести на русский язык, расходы будут считаться документально не подтвержденными. Списать их при расчете налога на прибыль не удастся

Компания занимается экспортом

CMR, инвойс, коносамент, международные авианакладные и др.

Если в подтверждающих экспорт документах есть бумаги на иностранном языке, налоговики требуют их перевести. Иначе инспекторы считают экспорт неподтвержденным и отказывают компании в «нулевой» ставке по НДС. Однако судьи не соглашаются с такого рода претензиями (в ст. 165 Налогового кодекса РФ нет требования о переводе документов)

Организация отправляет работников на обучение за границу

Договор на обучение (если не оформляли экземпляр на русском языке), документ, подтверждающий, что сотрудники компании прошли обучение, и пр.

Списать затраты на обучение можно, только если сделать построчный перевод документов на иностранном языке. В противном случае инспекторы снимут расходы

Часть показателей счета-фактуры заполнена только на иностранном языке

Наименования товаров, реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, продавца и покупателя

Наличие иностранных реквизитов налоговики расценивают как нарушение порядка заполнения счетов-фактур и снимают вычеты. Судьи же по-разному реагируют на подобные претензии инспекторов, но обычно занимают сторону компаний. Безопаснее в самом счете-фактуре после иностранных слов добавить их русскоязычный аналог

Компания выплачивает иностранной организации доход

Документ, подтверждающий, что иностранная компания имеет постоянное местонахождение за пределами Российской Федерации. В каждой стране такой документ может оформляться по-разному (например, это может быть свидетельство или справка)

Допустим, ваша организация выплачивает доход компании, чье постоянное местонахождение расположено в другой стране. Причем с этой страной у России есть соглашение об избежании двойного налогообложения. Тогда ваша компания, как налоговый агент, сможет либо вообще не удерживать налог с выплачиваемого дохода, либо удержать его по пониженной ставке. Но для этого нужен документ, подтверждающий постоянное местонахождение партнера. И если данная бумага составлена на иностранном языке, необходимо перевести ее на русский. Иначе с дохода партнера придется удержать налог по полной ставке

Организация покупает оборудование (автомобили)за границей

Акт передачи, счет (инвойс), платежки компании-покупателя, транспортная накладная или коносамент и другие документы, сопровождающие сделку

Первичные документы нужно перевести на русский язык. Если этого не сделать, то налоговики снимут расходы на покупку имущества и вычеты по НДС, уплаченному на таможне при ввозе оборудования либо автомобилей

Любой иностранный документ, необходимый бухгалтеру, должен быть переведен на русский

Начнем с самого главного. Переводить иностранные документы на русский язык надо обязательно. Ведь русский язык является официальным на территории России (ст. 68 Конституции России). К тому же официальное делопроизводство все организации ведут именно на русском языке. Об этом сказано в пункте 1 статьи 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1.

Подтверждение этому правилу можно найти в других нормативных актах. Например, в пункте 9 Положения по ведению бухучета (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее — Положение). Там сказано: документировать все факты хозяйственной деятельности, равно как и оформлять регистры бухучета и отчетности, нужно исключительно по-русски.

Переводить документы надо построчно на отдельном листе

О том, как переводить бумаги, сказано в упомянутом пункте 9 Положения. Первичные документы должны иметь построчный перевод. Обратите внимание: в самом документе ничего не дописывают. Перевод следует хранить на отдельном листе (листах) вместе с оригиналом документа .

Кстати, вы можете ограничиться лишь частичным переводом бумаг, из которого будут видны сведения о понесенных расходах. Например, в авиабилетах нужны данные о пассажире (Ф. И.О.), направлении, номере рейса, дате вылета, стоимости посадочного талона. Переводить же иную информацию, которая не важна для подтверждения расходов (условия применения тарифа, правила авиаперевозки и др.), не требуется. Именно так рекомендуют поступать чиновники из Минфина России в письмах от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170 и от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

Переводить документы целиком не обязательно. Достаточно перевести реквизиты, свидетельствующие о понесенных расходах.

Компания получает иноязычные документы, составленные по типовым формам? В таком случае достаточно лишь один раз полностью перевести на русский язык постоянные показатели шаблона. В последующем же нужно будет переводить лишь те элементы, которые меняются (обычно это сумма). Не возражают против таких действий и в Минфине России. Свидетельством тому письмо от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.

Сделать перевод может даже штатный сотрудник компании

В действующем законодательстве нет каких-либо указаний насчет того, кто именно вправе переводить «первичку» и счета-фактуры с иностранного на русский язык. А раз так, то можно действовать различными способами.

Во-первых, перевод может сделать сотрудник компании, например сам бухгалтер (см. письмо Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725). Или вы можете взять в штат переводчика. Понятно, что в этом случае стоимость его услуг можно будет списать как затраты на оплату труда. Во-вторых, можно нанять стороннюю компанию либо частного переводчика по договору подряда (или оказания услуг). Тогда стоимость перевода вы учтете как «иные обоснованные расходы» на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Наконец, третий вариант — прописать в коллективном договоре, что переводом занимается работник, который принес документ на иностранном языке. Если же сотрудник не может сам перевести «первичку», то он нанимает переводчика, а компания возмещает ему расходы. Такие условия также можно отразить во внутренних документах организации.

Главное, о чем важно помнить

1. Перевод документов необходимо делать построчно на отдельном листе.

2. Переводить «первичку» может как профессиональный лингвист, так и сотрудник организации.

О необходимости построчного перевода на русский язык первичных документов, оформленных на иностранном языке, Письмо Минфина России от 14 сентября 2009

"Руководством по оформлению стандартных перевозочных документов НСАВ - ТКП", обязательным для исполнения аккредитованными агентствами, определен порядок оформления электронных билетов (маршрут/квитанции для пассажира). П.3.1.5 установлено "На внутреннюю перевозку, при которой пункт отправления, пункт назначения и все пункты посадок расположены на территории Российской Федерации, электронный билет оформляется на русском языке (если оформление электронного билета на английском языке не оговорено перевозчиком)". В соответствии с вышеуказанным пунктом многие авиакомпании оформляют электронные билеты на английском языке.

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт» или купите этот документ прямо сейчас всего за 49 руб.

Купить документ Всего за 49 руб.

Идет завершение процесса оплаты.

Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена.
После подтверждения оплаты, страница будет автоматически обновлена. обычно это занимает не более нескольких минут.

Приносим извинения за вынужденное неудобство.

Если денежные средства были списаны, но текст оплаченного документа предоставлен не был, обратитесь к нам за помощью: payments@kodeks.ru

Если процедура оплаты на сайте платежной системы не была завершена, денежные
средства с вашего счета списаны НЕ будут и подтверждения оплаты мы не получим.
В этом случае вы можете повторить покупку документа с помощью кнопки справа.

всего за 49 руб.

Платеж не был завершен из-за технической ошибки, денежные средства с вашего счета
списаны не были. Попробуйте подождать несколько минут и повторить платеж еще раз.

Если ошибка повторяется, напишите нам на spp@cntd.ru. мы разберемся.

Как переводить с иностранного на русский язык чеки сотрудников, побывавших в загранкомандировках?

Ayia Мастер (1124), закрыт 6 лет назад

(Дословно, построчно или только коротко детали покупки или оплаты - кто, что, сколько)
В каком виде представлять?
(От руки подстрочный перевод или напечатанный на отдельном листе?)

Дотошный Мыслитель (6705) 6 лет назад

Если Вы уверены в содержании, то можно и не переводить. Это должно быть интересно бухгалтеру, руководителю, налоговому инспектору. Бухгалтер готовит материалы для руководителя. Руководитель признает или не признает эти расходы. Налоговый инспектор будет проверять обоснованность отнесение на расходы. Он может попросить перевода. Вот тогда Вы будете обязаны это сделать. Лучше построчный. Но в принципе достаточно перевести строки ясно показывающие какие расходы были понесены.

Дотошный Мыслитель (6705) Если есть человек знающий язык, то пусть переведет название документа, какая услуга была оказана. Этого достаточно. Если не верят - пусть устроят перевод сами. Докажут искажения - будете виноваты. Переводите правильно и все будет хорошо. P.S. Договоритесь с каким-нибудь учителем иностранного языка. И качество будет приемлемое и цена нормальная.

ирина иванова Профи (819) 6 лет назад

Выдавала счет за оплаченные услуги на немецком. Языка вообще не знаю. Пользовалась переводчиком с гугла. ))) Переводили построчно, под каждой фразой на русском была фраза на немецком. Клиент так запросил. Бухгалтера наверное германские оборжались. Но, счета то уже год как проходят! Наверное построчно правильно.

Елена Регинская Гуру (4165) 6 лет назад

Где-то читала, что требуется дословный построчный перевод. Но какая билиберда получается в таком случае, сами знаете. Мы в таких случаях просили делать перевод "художественный" - чтобы содержание не искажалось. Не вздумайте писать перевод на документе - Вы его этим испортите, налоговики могут его впоследствии не признать. Бюро переводов нам делало так: скан документа слева, перевод справа. На каждом листе подпись переводчика с расшифровкой. Еще, формально, переводить должен человек, имеющий соответствующее образование, соответственно, к переводу прикладывали документ об образовании. Конечно, не к каждому листу, а 1 к одному авансовому отчету.

Документ составлен на иностранном языке…

Рогова Т. Ю.. юрист, член Палаты налоговых консультантов (г. Санкт-Петербург)

Документы, составленные на иностранных языках, турфирме следует перевести на русский. Иначе расходы по ним нельзя будет принять в целях налогообложения. Однако иногда перевод не нужен. Скажем, если речь идет о закодированных на латинице реквизитах электронного авиабилета (письмо ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983).

Необходимость перевода документов

В соответствии с пунктом 1 статьи 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 18071 «О языках народов Российской Федерации» официальное делопроизводство в организациях в нашей стране ведется на русском языке.

А как закреплено в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) фиксируется в валюте РФ – в рублях.

При этом документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и отчетности осуществляются на русском языке. Далее сказано: первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

На основании указанных норм контролирующие органы делают вывод, что первичные документы, если они оформлены на иностранном языке, обязательно должны быть переведены на русский. Такое мнение выражено, в частности, в письмах Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170, от 16 февраля 2009 г. № 03-03-05/23.

Хотя в судах организациям удается отстоять расходы, которые подтверждены документами без перевода (постановления ФАС Московского округа от 21 апреля 2011 г. № КА-А40/2152-11, от 8 октября 2008 г. № КА-А40/8061-08).

Также чаще всего арбитры встают на сторону налогоплательщиков, указывая, что отсутствие перевода документов на русский язык не может служить основанием для отказа в вычете НДС. Пример тому – постановления ФАС Московского округа от 1 апреля 2009 г. № КА-А40/132809, от 16 марта 2009 г. № КА-А40/1450-09, ФАС Западно-Сибирского округа от 5 марта 2007 г. № Ф04-979/2007(31967-А45-14).

Однако если у турфирмы документы не будут иметь перевода, отстаивать возможность налогового учета расходов или права на вычет скорее всего придется в суде. При этом исход судебного спора может быть и не в пользу налогоплательщика.

Как оформить перевод документа

Финансовое ведомство уточняет, что перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и сама организации, вернее, ее работник (письма от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170, от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66).

При этом как должен быть оформлен такой документ, законодательство не устанавливает. Поэтому его можно выполнить в виде отдельного документа либо вписать русский текст на ксерокопии иностранного первичного документа.

Надо отметить, что перевод может быть выполнен и организацией, выдавшей первичный документ, например, в виде справки ( письмо Минфина России № 03-03-05/170).

Когда можно обойтись без перевода

В некоторых случаях переводить документы не придется.

Этого не нужно делать, во-первых, при регулярном получении от своих контрагентов-иностранцев типовых документов, в которых отличаются только цифровые показатели (номер, дата документа, цена и т. п.), достаточно перевести один раз форму документа на русский. Разъяснения по данному вопросу приведены в письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.

Во-вторых, не требуется переводить информацию, не имеющую существенного значения для подтверждения произведенных расходов.

Например, условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа. На это обратили внимание чиновники главного финансового ведомства в письме от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170.

В-третьих, не нужен перевод формализованных (закодированных) реквизитов электронного авиабилета, заполненных с использованием символов латиницы (письма ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@).

А вот когда в электронном авиабилете значения фактически обозначены на иностранном языке и не совпадают с формализованными (закодированными) значениями или кодами в соответствии с Едиными международными кодификаторами, то эти показатели (значения) авиабилета подлежат переводу на русский язык.

Учет расходов на перевод

В бухгалтерском учете расходы туристической фирмы на оплату услуг по переводу документов включаются в состав прочих в том месяце, в котором они оказаны. Это отражается записью по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет «Прочие расходы») и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (п. 11, 16, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Принимаются такие расходы и в целях налогообложения прибыли – в составе прочих как оплата за информационные услуги (подп. 14 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) либо как иные прочие траты. Об этом – в письме УФНС России по г. Москве от 26 мая 2008 г. № 20-12/050126. Правда, эта норма касается расходов на сторонний перевод.

Напомним, что для соответствия требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ расходы на перевод документов должны быть документально подтверждены.

При «упрощенке» учесть такие расходы не получится. Поскольку они не предусмотрены в закрытом перечне разрешенных трат (п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Расходы на сторонний перевод документов можно учесть в целях налогообложения прибыли. А вот принять их при «упрощенке» нельзя.