Прием-передача дел в кадровой службе » Статьи

Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны. Прием-передача кадровых документов состоит из нескольких этапов: создание комиссии; проверка состава, содержания, оформления документов; составление акта о приеме-передаче дел.

Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируют по-разному в зависимости от размера и профиля компании. В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров. Главное в работе комиссии обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры.

Далее составляем список имеющихся документов. Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.

Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов. Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании. Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами (таблица на стр. 40)*.

75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

Этот перечь не следует считать исчерпывающим. Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов. Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции. Если в организации введена сменная работа график сменности; в случае работы в организации сотрудников материально ответственных лиц договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т. п.

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля.

Мы обратились с вопросом к работодателям:

С какой проблемой вы столкнулись при необходимости провести прием-передачу дел в кадровой службе?

Елена ПОПОВА,
инспектор отдела кадров (г. Челябинск):

– Когда увольнялся предыдущий начальник отдела кадров, дела никому не передал. Пришел новый руководитель, поставил вопрос о процедуре приема-передачи. Организация работает давно, документации много. Сначала не знали, с чего начать.

Ирина БЕЛОВА,
секретарь-кадровик (г. Казань):

– Не могли найти образец акта приема-передачи. Утвержденной формы нет, процедура ни в каком в законе не прописана. В первый раз было непросто.

Ольга ДЕРЖАВИНА,
инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край):

– Труднее всего составить акт приема-передачи. Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись!

После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты. Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.

Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов. Его передают на утверждение руководителю организации (образец на стр. 42).

Прием-передачу трудовых книжек, пожалуй, можно считать самым ответственным этапом в рассматриваемой нами процедуре. Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа. В каких бы условиях не проходила процедура приема-передачи кадровой документации, отказаться от документированного оформления передачи трудовых книжек нельзя.

Этот документ кадрового делопроизводства оформляется при приеме сотрудника на работу, записи должны быть внесены своевременно. Создание его задним числом невозможно, а восстановление требует проведения значительной работы. В процессе приема-передачи дел также необходимо обратить внимание на наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»).

Такого же пристального внимания требует и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга учета ведется в рукописном виде и, естественно, не может быть восстановлена, так как содержит подписи работников, в том числе уволенных. Важно проверить соответствие записей в трудовых книжках записям в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225).

Как предлагалось выше, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровой документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах. На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек (если такой факт обнаружится). В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он должен содержать следующие сведения: фамилию, имя и отчество владельца; серию и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками (образец на стр. 44).

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Сотруднику, увольняющемуся с должности кадровика, подвести итоги своей работы и передать результаты своего труда. Руководителю организации гарантирует наименьшие неудобства при смене кадровика в организации и сохранность кадровой документации.

* Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) рядом со сроком хранения документов, указанных в таблице, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные или муниципальные архивы или храниться в организации.

Екатерина Гайдо,
юрист, помощник депутата Государственной Думы РФ
Источник:Кадровое дело

Дата публикации: 17.11.2009

Акт приема передачи дел отдела кадров образец

Милана Степанова
Обычно оформление производится в день приёма на работу! Все эти вопросы должны оговариваться с руководителем заранее. (Соц.пакет). А, вот какие требования предьявляются к претенденту, это должно быть озвучено до послупления на работу.

Виталий Морозов
Ваша ситуация регулируется следующими статьями ТК РФ: Статья 67 ТК РФ. Форма трудового договора При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Виктория Фролова (Мск)
Работодатель отказывается принять заявление на увольнение, что делать?

Милана Степанова
К сотруднику трудинспекции лучше было обратиться с письменной жалобой (в двух экземплярах) для получения на одном из них резолюции о приеме Вашей жалобы (сохраняйте у себя) или через заказное письмо. Про заказные письма и прокуратуру все.

Виталий Морозов
написанное заявление в 2х экземплярах зарегистрировать в отделе кадров, один - себе с отметкой ОК, и все чере 2 недели можете на работу не выходить, а если вы еще на испытательном сроке - то через 3 дня заказное письмо с описью и.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Клавдия Боброва (Москва)
До какого числа производится подача документов на второе высшее в Мгюа.

Милана Степанова
МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ ИМЕНИ О.Е. КУТАФИНА График работы сотрудников отдела приема абитуриентов по приему заявлений и документов на второе высшее образование. понедельник, вторник, среда с 10.00 до 18.00.

Виталий Морозов
такие вопросы обычно решаются во время работы приемной комиссии. некоторые работают до осени А посмотреть на сайте МГЮА в голову не приходило? До 8 августа -) обычно до осени на сайте МГЮА посмотри думаю до конца августа.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Ирина Боброва (Мск)
Дайте пожалуйста номер статьи трудового кодекса, что сотрудник имеет права работать только договору и по книжке.

Милана Степанова
Ну Саша ты и написал, ошибка на ошибке. И непонятно, что ты собственно хочешь? Документы, необходимые при приеме на работу Обязательные (согласно статье 65 ТК РФ) 1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. 2. Трудовая.

Виталий Морозов
Не нравится, ищите работу с официальным трудоустройством. Многие работодатели не оформляют для того, чтобы не платить соц.взносы. Вам деньги платят? работайте, если нужно официально - ищите.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Камиль Андреев (Мск)
Кто получал ведомственную квартиру, подскажите как договор соц.найма получить?

Милана Степанова
Порядок заключения и расторжения договора социального найма Для заключения договора нужно обратиться в жилищный отдел окружного Управления Департамента жилищной политики и жилищного фонда. Заявитель либо его представитель (при наличии.

Виталий Морозов
НУ. ордеров вообще не должно быть. Должно быть решение или распоряжение муниципалитета. На этом основании заключается договор с управлением по ЖКХ того же муници. А если ключ есть, живите и не платите. Но договор должны подготовить.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Бланки: Акт приема-передачи дел начальником отдела кадров

начальником отдела кадров

приказ генерального директора ООО «Трикотаж» от 20.03.2006 № 12-к «О переводе на другую работу»

Председатель - коммерческий директор П.А.Линцевич

1. Главный бухгалтер Г.А.Кудряева

2. Инспектор по кадрам г.П.Ловчев

1. Начальник отдела кадров В.С.Петров

2. Инспектор по кадрам А.П.Яскович

Петров В.С. сдал, а Яскович А.П. принял дела по должности начальника отдела кадров. При сдаче-приеме дел установлено: 1. В личном деле главного инженера Д.И.Кавалени отсутствует копия приказа о приеме на работу. 2. В личном деле старшего специалиста отдела труда и заработной платы П.П.Журавского отсутствуют документы об образовании и автобиография.

3. Из трудовой книжки ведущего специалиста отдела снабжения С.И.Чергинца утерян вкладыш к трудовой книжке.

1. Личные дела работников ООО «Трикотаж» согласно книге учета личных дел.

2. Трудовые книжки работников ООО «Трикотаж» согласно книге учета движения, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

3. Печать отдела кадров - 1 (одна).

4. 6 (шесть) дел постоянного хранения за 2004-2006 гг. по номенклатуре дел отдела кадров.

5. 16 (шестнадцать) дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2004-2006 гг. по номенклатуре дел отдела кадров.

6. 16 (шестнадцать) дел временного (до 10 лет включительно) хранения за 2001-2006 гг.

Акт приема-передачи кадровой документации (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью "Свет" Акт N 5 приема-передачи кадровой документации 29.05.2011 Москва

Я, инспектор по кадрам Конева Н.В. передаю, а менеджер по персоналу Живихина Т.П. принимает следующую кадровую документацию:

¦ N ¦Наименование¦ Период ¦Количество¦ Примечания ¦

¦п/п¦документов и¦ времени ¦документов¦ ¦

¦ ¦ дел ¦ (годы) ¦ и дел ¦ ¦

¦ 5 ¦Личные дела ¦2006 - 2010¦ 123 ¦Утрачено личное дело ¦

¦ 6 ¦Личные ¦ 2006 ¦ 106 ¦Не заполнены личные карточки ¦

¦ ¦карточки ¦ ¦ ¦Карташовой О.Д.

печать в отдел делопроизводства. Вопросы:

1— может ли отдел делопроизводства отказаться принимать данную печать. Если да, то тогда на ком она должна числится?

2- какую причину указать в приказе и акте о передаче?

admin | 10 12 2015 Здравствуйте! В Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ и финансовой службы. Исходя из этого, 3-ю гербовую печать вашей организации логичнее передать руководителю отдела делопроизводства. Передайте по приказу, причину передачи в данном случае можно не указывать.

3. Инженер по кадрам - Сидоренко П.В. Присутствовали: 1. Зам. начальника отдела кадров Комарова А.Л. 2. Начальник отдела кадров Ремизов В.В. 3.

1. В личном деле менеджера Воронова И.М. нет фотографии 2. В трудовой книжке кассира Новиковой Е.А. отсутствует запись о приеме на работу 3. В трудовой книжке инженера Касатонова В.М. отсутствует вкладыш Приняты (перечень принятых дел): 1. Личные дела работников ООО "Подмосковные вечера", согласно прилагаемому перечню 2. Трудовые книжки работников ООО "Подмосковные вечера" согласно прилагаемому перечню - 127 шт.

секретарь-кадровик (г. Казань): –Не могли найти образец акта приема-передачи. Утвержденной формы нет, процедура ни в каком в законе не прописана. В первый раз было непросто. Ольга ДЕРЖАВИНА,

инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край): –Труднее всего составить акт приема-передачи. Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись!

Внимание: трудовые книжки!

Прием-передачу трудовых книжек, пожалуй, можно считать самым ответственным этапом в рассматриваемой нами процедуре. Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения.

Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.

Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема–передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником.

Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления. Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов. Его передают на утверждение руководителю организации (образец на стр. 42). Внимание: трудовые книжки! Прием-передачу трудовых книжек, пожалуй, можно считать самым ответственным этапом в рассматриваемой нами процедуре. Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)" <1> (далее - УСОРД). Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом.

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Автор: Пресс-служба Градиент Альфа

Кадровая служба и управление персоналом предприятия» №6 июнь 2009г

Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит «наследие» предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IТ-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. Пример 1).

В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов — специалистов консалтинговых компаний.

В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку:

• полноты состава и правильности оформления кадровой документации;
• системы регистрации кадровой документации;
• системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению;
• программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть «узкие места» и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.

В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:

• устав организации (копия);
• лицензии, специальные разрешения (копии).

Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:

• штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
• документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, — положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также, если это требуют условия труда:

• графики сменности;
• перечень должностей с ненормированным рабочим днем;
• документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;
• документы, устанавливающие нормы труда;
• документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

Дополнительные локальные нормативные акты:

• должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
• положение об охране коммерческой тайны;
• положение о подборе и адаптации сотрудников;
• положение о порядке прохождения испытательного срока;
• положение о проведении аттестации работников и др.

• коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. 16, 56, 67 ТК РФ);
• ученические договоры (ст. 198—208 ТК РФ);
• гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);
• договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

• приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);
• приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).

• заявления работников (ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);
• служебные записки;
• протоколы;
• акты;
• документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.);
• личные дела сотрудников.

• личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек);
• табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);
• записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);
• записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.

Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)» (далее — УСОРД). Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа № 13-а между приказами № 13и№ 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 (далее — постановление Госкомстата № 1). В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например, важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально — ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет. Например, в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.

В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены:

• анализ действующего порядка систематизации кадровой документации;
• анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм;
• проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется, и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

В организации рекомендуется вести следующие журналы:

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
• журнал ознакомления с правилами пожарной безопасности и охраны труда;
• журнал учета приказов по личному составу;
• журнал учета мероприятий по контролю.

Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разделе VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой). При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней. Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.

В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.

После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку — процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов. Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах (см. Таблицу 1).

Разработать и утвердить правила и инструкции по охране труда для работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.
Обеспечить наличие комплекта нормативно правовых актов, содержащих требования охраны труда, в соответствии со спецификой деятельности организации

Обеспечение сохранности документов в компании должно быть организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их передаче в государственные, муниципальные архивы содержится в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Если в организации не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность крайне сложно.

В рамках рассмотрения системы хранения следует провести:

проверку наличия локальной нормативной документации, регламентирующей порядок хранения дел;

• анализ системы хранения кадровых документов;
• проверку подготовки дел к архивному хранению.

Анализ системы хранения кадровой документации целесообразно начинать с проверки номенклатуры дел. По сути она должна представлять собой систематизированный список дел, которые ведутся в течение года. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения не продумана и не организована должным образом. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000 г.

Затем рекомендуется проверить правильность формирования документов в дела на предмет соответствия архивными требованиями: документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сгруппированы в разные дела, подлинники отделены от копий, годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных, утвержденные документы — от их проектов. В дело должны группироваться документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании года (например, личных дел). Дело должно включать по одному экземпляру каждого документа и не должно содержать более 250 листов при толщине не более четырех сантиметров.

В настоящее время большинство компаний ведет кадровую документацию при помощи специализированных электронных систем кадрового документооборота. Поэтому в рамках процедуры приема-передачи обязанностей кадровика рекомендуется провести анализ:

• системы электронного документооборота и информационных потоков;
• соответствия электронных шаблонных форм требованиям действующего законодательства;
• системы электронного хранения, резервного копирования и защиты кадровой информации и персональных данных работников от основных рисков.

Проверьте, обеспечивает ли система возможность ведения кадровой документации в соответствии с рекомендуемыми требованиями УСОРД и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД)\ а также иными действующими нормативными актами.

Не факт, что наличие специализированной кадровой программы автоматически означает использование правильных форм документов. Нередки случаи, когда заложенные в кадровый модуль формы отдельных документов не соответствуют унифицированным формам, утвержденным действующими нормативными актами. Разработчики могут просто «потерять» в них отдельные реквизиты, некоторые из необходимых форм могут отсутствовать, программа может «устареть» из-за того, что не были установлены обновления.

В одной компании, использовавшей для оформления кадровой документации соответствующий модуль специализированной программы, приказы по личному составу оформлялись по унифицированным формам 2001г. Вызванные на предприятие разработчики программы уверяли, что ее обновление в соответствии с действующим законодательством происходит регулярно и шаблоны новых унифицированных форм в программе есть. Однако их подключение не входит в обязанности поставщика программы и должно осуществляться IT-службой предприятия. Руководитель IT-службы заявил, что он знал о наличии в комплекте поставки новых шаблонов, но не получал от отдела кадров заявки о необходимости их подключения. Начальник отдела кадров в свою очередь утверждал, что проверка наличия и установка обновлений ПО не входит в его функциональные обязанности и должна осуществляться службой информационных технологий автоматически. Данная проблема была решена в процессе разработки новой инструкции по документационному обеспечению деятельности предприятия, в которой были четко прописаны порядок взаимодействия и ответственность отдела кадров и службы IT в части работы с указанной программой.

Компетентный кадровик, анализируя используемое в организации программное обеспечение, может оценить целесообразность дальнейшего применения данных программ или же их замены на новую систему.

После проведения проверки кадровой документации при смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел. Акт должен содержать наименования документов, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления (см. Пример 3).

Отдельным актом рекомендуется задокументировать прием-передачу трудовых книжек. Он должен содержать перечень всех имеющихся в организации трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них (см. Пример 4).

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В связи с этим одним из элементов процедуры приема-передачи кадровой документации является составление приказа о назначении нового ответственного лица (см. Пример 5).

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Четко отлаженная и соответствующая законодательству система кадрового документооборота является одним из важных условий успешной деятельности компании, защищает ее в случае возникновения трудового спора с работниками, а также от прецедентов административных, материальных и уголовных санкций, налагаемых трудовой инспекцией или судом.

Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям в новой компании, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, — принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.