Должностная инструкция секретарю-референту - образец РБ 2016

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.

2. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы.

3. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и указаниями руководителя организации (непосредственного руководителя);

- настоящей должностной инструкцией.

4. Секретарь-референт должен знать:

- нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

- систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе;

- руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений;

- структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали;

- правила составления деловых писем;

- приемы и методы ведения переговоров и протокола;

- руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала;

- технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации;

- 1 - 2 иностранных, русский и белорусский языки;

- основы экономики, организации производства, труда и управления;

- основы общей социальной психологии, этики, эстетики;

- основы трудового законодательства;

- правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

5. Во время отсутствия секретаря-референта его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

6. Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

6.1. Организовывать работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы).

6.2. Рационально формировать свой справочно-информационный фонд, организовывать информационное обслуживание руководителя.

6.3. Вести делопроизводство.

6.4. Подготавливать обзоры печати, комплектовать справочные материалы, классифицировать и систематизировать их, вести тематическое досье.

6.5. Обеспечивать прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам.

6.6. Контролировать своевременное исполнение документов.

6.7. Готовить аналитические материалы, краткие справки по отчетам, а также проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы).

6.8. Осуществлять работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации.

6.9. Организовывать заседания, совещания, вести и оформлять протоколы, контролировать реализацию их решений.

6.10. Готовить проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимать участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовить ответы авторам писем.

6.11. Обеспечивать организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени.

6.12. Вести учет и контролировать положение по исполнению поручений руководителя.

6.13. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

6.14. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.

6.15. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.

7. Секретарь-референт имеет право:

7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

7.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями предусмотренными настоящей инструкцией.

7.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

7.5. Вносить на рассмотрение руководителю организации представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

7.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

7.7. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).

10. Работу секретаря-референта оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).

11. Секретарь-референт несет ответственность:

11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты - в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. N 159 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. N 29).

Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 23 декабря 2016

Должностная инструкция секретаря-референта (образец заполнения)

1. Общие положения.

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря-референта.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора.

1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

1.4. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- локальными нормативными актами организации;

- приказами и распоряжениями руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

- знания структуры организации, распределения функциональных обязанностей между подразделениями и работниками.

1.6 Секретарь-референт должен знать:

- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

- правила организации управленческого труда;

- требования к оформлению машинописных работ;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

- правила охраны труда, техники безопасности.

1.7. Секретарь-референт должен уметь:

- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

- вести прием посетителей;

- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

- владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Должностные обязанности.

2.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства акционерного общества, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

2.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности.

2.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству.

2.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящие документы.

2.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

2.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

2.7. В соответствии с резолюцией руководства передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

2.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов акционерного общества.

2.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности акционерного общества.

2.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам акционерного общества как по производственным, так и личным вопросам.

2.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

2.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

2.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

2.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

2.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

2.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности акционерного общества.

2.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

3.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

3.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

3.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

3.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

3.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

3.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

3.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

3.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

3.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

3.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

Секретарь-референт несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа, и сведений, составляющий коммерческую тайну организации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора от 25 марта 2012 г. N 85.

Образец должностной инструкции секретаря - Каталог документов

потому и эталон должностной аннотации секретаря-референта ничем может не отличаться от стандартной должностной аннотации секретаря.

Должностная аннотация секретаря-референта. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безугрозы, противопожарной защиты. Получать от работников структурных подразделений нужные материалы и пояснения обстоятельств нарушения сроков и свойства выполнения заданий, поручений управления.

Правовые особенности дизайна должностнойаннотациисекретаряпример и форма, а также бесплатные советы адвокатов. Тема видео как составлять должностные аннотации для служащих. В период временного отсутствия секретаря управляющего его обязанности возлагаются на.

Секретарь относится к категории технических исполнителей. Не приступать к выполнению собственных возможностей при появлении угрозы для жизни либо здоровья.

эталон должностной аннотации секретаря управляющего 2016 года. Должностная аннотация секретаря - скачать эталон наполнения. Пример должностной аннотации секретаря-референта.

Получать от работников организации информацию, нужную для воплощения собственной деятельности. Представлять на рассмотрение собственного конкретного управляющего предложения по вопросам собственной деятельности. предназначение либо освобождение от должности секретаря осуществляется приказом генерального директора.

(инициалы, фамлибоя) (наименование организации, пред-. Копирование странички, переписывание стопроцентно либо отчасти - приветствуется, только с активной ссылкой на источник. Проводит коммуникацию с помощью средств связи, регистрирует, передает служебную информацию руководителю.

потому пристально прочитайте должностную аннотацию секретарь на предмет пт обязательств, где указаны. Режим работы секретаря управляющего определяется в согласовании с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации. Данное должностное лицо делает последующие многофункциональные обязанности секретарь-делопроизводитель должностное лицо, которое ведет документооборот организации. Основными задачками секретаря являются организационное и. Неправомерное воззвание с личной информацией, передачу секретных сведений, коммерческой потаенны.