Кассовая книга

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк кассовой книги .xls Скачать образец заполнения кассовой книги .xls

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
   • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
   • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

• На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
• Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
• На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

• На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
• Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
• Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
• После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
• Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
• В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Как правильно вести кассовую книгу предприятия в электронном и печатном виде

Кассовая книга – это документ финансовой отчетности, позволяющий вести учет о движении наличных средств на предприятии, в организации и учреждении, у индивидуального предпринимателя. В документе фиксируется выдача, а также принятие денежных средств.

С помощью кассовой книги можно контролировать финансовое состояние организации. Она полезна не только для проверяющих способ ведения учета на предприятии (зачастую это налоговая инспекция), но и для самого предприятия, так как определяется количество полученных и расходуемых средств.

Это обязательный официальный документ, который существует в организации в единственном экземпляре. Не допускается одновременное ведение нескольких разных кассовых книг.

Кассир на предприятии – материально ответственный специалист в финансовой сфере, осуществляющий ведение кассы, выдачу и прием материальных ценностей, ценных бумаг. Кассир принимает и выдает подотчетные деньги, в случае получения наличными – зарплаты, материальной помощи, премий и т.д. заполняет доходные и расходные бумаги.

Контроль за осуществлением кассовых операций и за работой кассира ведет главный бухгалтер. Встречаются случаи отсутствия должности главного бухгалтера в организации, тогда финансовым контролем занимается директор (генеральный директор), руководитель предприятия.

Порядок ведения кассовой книги в обновленном варианте существует с 2014 года в соответствии с указанием Центрального банка. Этим указанием закреплен новый формат осуществления кассовых операций, однако же, внешний вид документа остался прежним.

Ведение кассовой книжки зависит от формата ее существования.

Как известно, на сегодня существует возможность вести кассовую книгу в двух вариантах:

• печатном (заполняется от руки);
• электронном (автоматизированный вариант).

Правила заполнения печатной кассовой книги:

• Бланки для всех одинаковы и имеют установленную форму. Не может существовать на предприятии какая-либо «особенная» кассовая книга, которая бы отличалась от установленной законодательством. Это связано с упрощением для самих предприятий процедуры оформления. Унификация позволяет упростить учет, способствует достижению единого и четкого результата.
• Кассовая книга оформляется каждый год. то есть отчетный период, показывающий движение наличных на предприятии равен календарному году.
• Что касается заполнения, то в ней нумеруется каждый листок. Не допускается пропуск страниц. Все страницы книги сшиваются, в конце указывается общее количество пронумерованных листов, сама книга скрепляется подписью руководителя и печатью организации.
• Кассир в книге, оформленной вручную, ведет записи в двойном экземпляре. Это связано с тем, что один экземпляр является элементом кассовой книги, а второй – элемент отчета перед бухгалтерией. Каждый кассир должен избегать исправлений, ошибок и каких-либо помарок.

Правила заполнения электронной кассовой книги:

• Практически существуют незначительные различия между печатной ручной и электронной книгой. но все же определенные нюансы существуют. Оформленная в электронном виде книга распечатывается, чтобы иметь материальный вид.
• В конце года, как и «ручная» книга, скрепляется подписью и печатью. Обложка также распечатывается в конце года.
• Если же на предприятии ведется кассовый электронный реестр, допускается поквартальное оформление кассовой книги. В отличие от рукописаного варианта, в которой второй экземпляр отрезается по соответствующей вертикальной линии, электронные книги разрезаются по горизонтали, и второй вариант является также отчетом кассира.
• Кассир обязан вносить записи ежедневно. указывая при этом в начале рабочего дня остаток на счету, а в конце дня после учета проведенных операций за день итог за день, где закрепляет внесенную сумму в кассу, а также растраты. Каждая операция, проведенная за день, должна быть отражена в книге.

Как уже упоминалось выше, существует установленная форма кассовой книги. Проведем краткий экскурс в метод и форму заполнения кассовой книги.

Для того чтобы правильно заполнить кассовую книгу, необходимо знать алгоритм:

• Каждая книга начинается с обложки. Обложка является лицом. На обложке указываются общие данные, то есть наименование предприятия либо же анкетные данные индивидуального предпринимателя (фамилия, имя и отчество). Если книга заполняется в структурном подразделении организации, то и его название. Также титульный лист должен содержать отчетный период, на который заводится книга.
• Далее идут обычные стандартные листы кассовой книги, в которых, собственно, и отражаются операции. Каждый лист состоит из двух частей, имеющих отрывной характер. Вверху указывается дата, то есть тот день, за который ведется учет, а также номер листа. Далее идет таблица, разделенная на 5 столбцов:
  • номер документа;
  • субъект (физическое лицо, предприятие, предприниматель), от которого получена либо же которому выдана сумма;
  • номер корреспондирующего счета (к/с);
  • сумма прихода;
  • сумма расхода.

После этих оглавлений указывается сумма на начало дня (остаток), а после уже таблица заполняется в соответствии с названиями столбцов.

Если за день проведено операций меньше, чем линий в таблице для заполнения информации, то пустующие графы заполняются большой латинской буквой «Z» во избежание внесения дополнений и исправлений. В конце таблицы подбивается общая сумма, а также остаток на конец дня. Если в этот день была выдана заработная плата и социальные выплаты, то соответствующий пункт таблицы заполняется, в случае отсутствиz таких растрат – ставится прочерк.

В конце, документ подписывается кассиром с расшифровкой подписи и заверяется бухгалтером с отметкой о получении кассового документа в двух экземплярах.

Опечатки, описки, исправления, зачеркивания и прочие ошибки никогда не приветствовались. Но все мы люди и иногда допускаем свои ошибки. Конечно, это не критично, но лучше внимательно отнестись к заполнению кассовой книги. Любые исправления считаются нарушением, в связи с чем можно схлопотать выговор или же понести какое-либо наказание.

Есть два вида допускаемых ошибок:

• Не связанные с суммой, отраженной в документе, и не влияющие на итог. Эта проблема решается путем зачеркивания неверно указанного элемента, над ним пишется правильный вариант. Указанная ошибка заверяется подписью составляющего отчет кассира, а также проверяющего бухгалтера.
• Связанные с неправильным указанием суммы остатка. Данный вариант несет более глобальный характер. При таких ошибках перечеркивается полностью заполненный кассиром лист, указывается пометка «аннулировано» и заполняется новый лист. Так как кассир несет ответственность за неверное указание этих данных, то он составляет на имя бухгалтера служебную записку (рапорт) о том, что им была обнаружена ошибка такого характера. Этот рапорт рассматривается созданной комиссией, которая несет ответственность за внесение каких-либо исправлений, корректировок. После этого кассир вносит вышеуказанные исправления и по итогу составляет справку о внесенных изменениях.

Книга по итогу года должна быть пронумерована и прошита:

• книга прошивается специальными нитками таким образом, чтобы концы нитки после связывания находились на оборотной стороне книги;
• на узел, сформированный нитью, наклеивается специальная бумага, на которой указывается количество прошитых и пронумерованных листов;
• такая прошивка заверяется печатью организации, ИП, и подписывается руководителем.

Для индивидуальных предпринимателей отсутствует обязанность по ведению кассовой книги. Но при этом предприниматели должны все равно вести в ней учет доходов. Однако, если предприниматель уже ведет либо желает вести именно кассовую книгу, его никто не ограничивает, это является его правом.

Если же индивидуальный предприниматель ведет кассовую книгу, то нюансы по заполнению будут касаться только внутренних листов. Так, в табличке, указанной на листах книги, столбик с указанием корреспондирующего счета не заполняется в отличие от организаций. Предприниматели не указывают лимит остатка наличных денег.

Примечательным также является то, что ИП не оформляют так называемые расходники – кассовые ордеры.

Что касается обществ с ограниченной ответственностью, то здесь также немножко упрощена процедура, не указывается:

• корреспондентский счет;
• отсутствует графа, определяемая как «субсчет»;
• коды аналитиков;
• целевое назначение.

Однако, все так же указывается лимит кассы.

Электронный отчет помогает избежать возможных помарок, которые кассир может сделать при заполнении вручную.

Как мы уже определились, учет кассовых операций может осуществляться в электронном виде.

Электронный учет подразумевает под собой ведение реестра проведенных кассовых операций при помощи автоматизированной программы.

Для этого на компьютере сотрудника (кассира) устанавливается специальное программное обеспечение.

В конце дня после формирования на ПК листа кассовой книги и отчета кассира, эти документы распечатываются, подписываются и передаются бухгалтеру.

Как и рукописная кассовая книга, электронная распечатывается и формируется воедино путем прошивания и заверения.

Как правильно составить акт на списание ТМЦ? Образец и пример

Получение кредита на развитие малого бизнеса по наиболее выгодным условиям

Домашний бизнес своими руками — идеи и быстрая реализация с самого старта!

Кассовая книга образец заполнения вручную для ооо

кассовой книги образец заполнения вручную для ооо

Кассовая книга (образец заполнения). Унифицированная форма N КО-4. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. структурное подразделение. КАССОВАЯ КНИГА. январь 2011.

Образец заполнения данной книги предусматривает два варианта – с вертикальным и горизонтальным заполнением страниц. Бланк кассовой книги в формате .doc: kassovaya-kniga-ko-4.doc [124 Kb] (cкачиваний: 611) Форма КО-4 в формате .xls

Руководствуясь Положением банка России № 373-П от 12.10.2011 г. как организации так и ИП обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Это Положение касается всех, кто проводит расчеты наличными денежными средствами. Ниже приводится образец и заполнение кассовой книги. Кассовая книга скачать бланк
Приказом руководителя устанавливается лимит остатка кассы. На поступившие денежные средства выписывается приходный кассовый ордер ( ПКО), а на расход денег — расходный кассовый ордер (РКО).
По мере совершения операций данные ПКО и РКО заносятся в кассовую книгу формы КО-4. Ведение кассовой книги на бланке
Кассовую книгу можно вести в электронном виде и бумажном варианте. Журнал установленного образца можно приобрести в магазине. Книга рассчитана на один календарный год, независимо от числа проведенных операций.
В начале года все страницы книги нумеруются, книга прошивается, на последнем листе проставляется число страниц, печать и подпись предпринимателя или руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в книгу заносятся ежедневно по мере совершения наличных денежных расчетов. В дни, когда операций не было, книга не заполняется. Титульный лист кассовой книги
На титульном листе заполняется название и ОКПО организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Кассовая книга в виде журнала обычно содержит 50 или 100 листов. Если записи ведутся ежедневно, то одной книги на год может не хватить, тогда указываются месяцы и год (например: на январь — апрель 2012 г.). При небольшом числе записей — только отчетный год.
Образец кассовой книги:
Лист кассовой книги и отчет кассира
Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей с линией отрыва. Одна часть — это собственно лист кассовой книги, вторая часть называется отчетом кассира. В бумажном варианте лист сгибается по линии отрыва и заполняются сразу обе части через копирку.
Листы кассовой книги нумеруются в порядке возрастания. Затем листы книги разрезаются по линии, первые части подшиваются, а к отчету кассира прикрепляются первичные документы (ПКО, РКО, ведомости, доверенности и др.).
Остаток на начало дня переносится из графы «остаток на конец дня» предыдущего листа. Если это первый лист календарного года — то остаток на конец предыдущего года. В поле «номер документа» проставляем номер приходного или расходного ордера-основания.
В графу 2 записываем информацию из ПКО или РКО. Номер корреспондирующего счета ИП могут не заполнять. Для организаций: 51 — расчетный счет, 62 — покупатели и заказчики, 70 — зарплата, 71 — подотчетные суммы и др. Приходный и расходные суммы записываются полностью в рублях и копейках.

Образец и заполнение кассовой книги. 13 Ноябрь 2012 Учет кассовых операций Комментарии (567). Заполнение формы 4 ФСС «вручную». кассовая дисциплина. Подскажите, пожалуйста, у нас ООО на УСН. Может ли на конец дня в кассовой книге

«Перенос» суммирует приходные и расходные операции всех предыдущих строк. На бланке рядом расположена обратная сторона листа книги. Строки её заполняются или прочеркиваются буквой Z.
Затем выводят итоги за день по приходу и расходу. Остаток на конец дня равен остатку на начало дня + приход за день — расход за день. Если в сумме остатка на конец дня присутствуют средства на выплату заработной платы и выплаты социального характера (например: на выплату пособий по нетрудоспособности), они записываются ниже в том числе. Это необходимо, для контроля за соблюдением лимита остатка кассы.
Ниже следуют подписи кассира, бухгалтера и количество приходных и расходных ордеров прописью. Если предприниматель работает один, он расписывается только за кассира.
Заполнение кассовой книги:
Электронная кассовая книга
Ведение кассовой книги в электронном виде немного отличается от книги на бланке. Заполнение листов аналогично, но при этом они разрезаются не по линии отреза, а по горизонтальной линии, разделяющей образцы четных и нечетных страниц.
Оба листа заполняются абсолютно одинаково и верхний лист является листом кассовой книги, а нижний — отчетом кассира. К нижним листам прикрепляются первичные документы. а верхние собираются в течение года и сшиваются по его окончании.
После последнего листа располагается лист с подписями, кассовая книга сшивается, ставится печать и подписи ответственных лиц. Там же указывается число листов.
Надеюсь, что образец и заполнение кассовой книги теперь не вызовет у вас трудностей.
Пример заполнения:
Получайте новые статьи блога прямо к себе на почту: Введите свой E-mail:
22 Ноябрь 2014 в 22:37
На следующий рабочий день перед началом новой смены, прежде чем начать работу, нужно было сделать Z-отчет. Чтобы итог смены был подведен утром следующего дня. Если Вы так сделали, то последствий быть не должно. К этому отчету стоит приложить заявление (объяснительную) от работника, к примеру: «Я, Ф.И.О. 30 октября 2014 г. не снял показания контрольно-суммирующего счетчика по причине…». Причина может быть любой, к примеру, с 20.00 возникли перебои с электричеством, операция была невозможна из-за технических проблем с кассовым аппаратом. ПКО следует оформить датой Z-отчета.
В любом случае,спустя 2 месяца после совершения ошибки, никаких санкций быть не должно.Поэтому через 2 месяца можете забыть про него.
20 Октябрь 2014 в 14:57

Книгу можно заполнять как в электронном виде, так и вручную. Пример заполнения. Обязательно и для ооо и ип на. Кассовая книга образец пример заполнения кассовой книги 1. ftex - 06.05.2015, 13:23 Кассовая книга ко-4 бланк и образец как

На приход денежных средств оформляется ПКО. На расход (в том числе на сдачу наличных в банк) — РКО. Объявление на взнос наличными заполняется в одном экземпляре.
Квитанция с печатью кассира банка возвращается кассиру организации, который подшивает ее к расходному кассовому ордеру на выбытие денежных средств из кассы организации. Объявление на взнос наличными (верхняя часть) остается в банке.
Ордер со своими отметками банка передается организации вместе с банковской выпиской.(Бехтерева Е.В. Документы бухгалтерского учета // Горячая линия бухгалтера. 2007. N 9-10. 471 с.).
29 Октябрь 2014 в 11:35
Здравствуйте. ООО имеет несколько небольших магазинов, работающих на ЕНВД. В соответствии с этим в магазинах стоят так называемые принтеры кассовых чеков, не имеющие фискальной памяти и не зарегистрированные в ИФНС. Они выполняют все операции, выпечатывают Z-отчеты, но только для того. чтобы было удобнее работать с покупателями и осуществлять проверку выручки в магазине.
В данном случае я из каждого магазина оформляю ПКО, и хотя в нем написано основание «Выручка-отчет ККМ № … » не делаю ни справку по форме КМ-6, ни прикладываю ленту Z-отчета. В моем случае -это не является нарушением.
14 Октябрь 2014 в 20:25
Добрый день.
Ваша деятельность регламентируется ФЗ от 3 июня 2009 года № 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами».
В нем, в частности, говорится:
Статья 4. Условия осуществления приема платежей
12. Платежный агент при приеме платежей обязан использовать контрольно-кассовую технику с фискальной памятью и контрольной лентой, а также соблюдать требования законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов.
14. Платежный агент при приеме платежей обязан использовать отдельный банковский счет (счета) для осуществления расчетов.
15. Платежный агент обязан сдавать в кредитную организацию полученные от плательщиков при приеме платежей наличные денежные средства для зачисления в полном объеме на свой отдельный банковский счет (счета).
Статья 6. Требования к автоматическим устройствам для приема платежей физических лиц
1. Платежные агенты при приеме платежей вправе использовать платежные терминалы. Платежный терминал, используемый платежным агентом при приеме платежей, должен содержать в своем составе контрольно-кассовую технику и обеспечивать в автоматическом режиме.
В любом случае, нужно вести кассовую книгу в общем порядке: сняли выручку — оформили ПКО, занесли его в кассовую книгу; подготовили деньги к сдаче в банк — оформили РКО, записали в книгу и т.д.
20 Август 2014 в 13:22
Нужно вести кассовую книгу — основной документ для оформления кассовых операций ИП. В кассовую книгу заносится вся информация о движении наличных денег ИП.
При поступлении денег нужно оформлять приходный кассовый ордер по форме и записывать в кассовую книгу приход и основание поступления денег.
В момент, когда предприниматель забирает деньги из кассы, оформляется расходный кассовый ордер. Данные о расходе денег из кассы так же вносятся в кассовую книгу.
Заработная плата оформляется в расчетно-платежной ведомости.
16 Июль 2014 в 17:18
Согласно пункту 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять контрольно-кассовую технику.
Следовательно, вся выручка за товары, оплаченные покупателями платежными картами, должна пробиваться через контрольно-кассовую технику.
При осуществлении денежных расчетов с использованием банковских карт безналичные денежные средства должны пробиваться на иную по отношению к наличным денежным средствам секцию. Соответственно в Z- отчете контрольно-кассовой машины будет отдельно фиксироваться информация об осуществлении денежных операций по полученным наличным денежным средствам и по банковским картам.
Данные из полученных Z-отчетов должны быть занесены в первичную учетную документацию (журнал кассира-операциониста), причем сумма наличных денежных средств отражается по графе «Сдано наличными», а суммы, поступившие (учтенные) по банковским картам (или другим документам) и количество соответствующих документов, — по графе «Оплачено по документам». Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерки.
Полученные наличные денежные средства, отраженные по журналу кассира-операциониста, должны быть занесены в кассовую книгу организации.
30 Июнь 2014 в 21:55
Если покупателю пробили чек, но по каким-либо причинам он не захотел получать товар, требуя вернуть ему за него деньги, порядок действий следующий:
На сумму возврата оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в том числе п