Руководства, Инструкции, Бланки

должностная инструкция кадрового делопроизводителя

Категория: Инструкции

Описание

Должностная инструкция кадровика делопроизводителя - рассматриваем новость

Должностная инструкция кадровика делопроизводителя

Формуляр и структура текста должностной инструкции Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения" Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения" Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации. Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы. Формуляр и структура текста должностной инструкции Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Закрытое акционерное общество "Дельта" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 20. Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др. Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен на ", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления. Руководитель подразделения Личная подпись Расшифровка подписи С должностной инструкцией ознакомлен Экземпляр получил. Личная подпись работника Дата Расшифровка подписи Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы: 1. Общая часть общие положения 2. Взаимоотношения связи по должности Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела. Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. Раздел "Общие положения" Квалификационный справочник носит рекомендательный характер. Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности. Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм. Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела: Должностные обязанности - перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность. Должен знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документыкоторые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей. Требования к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу. Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы. При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении. Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов. Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации. Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования общее, среднее, высшее, специальное и практический опыт, т. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом. В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др. Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения" В разделе II "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений. Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования. Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности. Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом. Инспектор отдела кадров обязан; 1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору 6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства, 7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета. Раздел IV "Права" закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. Раздел V "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. В разделе VI "Взаимоотношения связи по должности " регулируются производственные контакты между должностными лицами данного иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления а также получения данным работником отчетов, планов и других документов. Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста разделовв дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены иные разделы. Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа. К дополнительным разделам относится и разд. В нем устанавливают или срок действия инструкции например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции. Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы. Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.

Следить за сроками выполнения работниками поручений руководителя, взятых на контроль.

Видео

должностная инструкция кадрового делопроизводителя:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Юридические услуги

    Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

    Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

    УТВЕРЖДАЮ
    Генеральный директор
    Фамилия И.О.________________
    «________»_____________ ____ г.

    1. Общие положения

    1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
    1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
    1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
    1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
    1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
    1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
    — законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
    — трудовое законодательство РФ;
    — профиль, специализацию предприятия.
    — структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
    — порядок определения потребности в кадрах;
    — методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
    — положения о проведении аттестации персонала;
    — порядок назначения (избрания) на должность;
    — порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
    — порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
    — порядок составления отчетности по кадрам;
    — основы психологии и социологии труда;
    — знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
    — основы экономики, организации труда и управления;
    — правила по охране труда.
    1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
    — законодательными актами РФ;
    — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
    — приказами и распоряжениями руководства;
    — настоящей должностной инструкцией.

    2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

    Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:

    2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
    2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
    2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
    2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
    2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
    2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
    2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
    2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
    2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.

    3. Права специалиста по кадровому делопроизводству

    Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

    3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
    3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
    3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
    3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
    3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

    4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству

    Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:

    4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
    4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
    4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    По вопросам составления и экспертизы договоров, дополнительных соглашений, исковых заявлений рекомендуем обратится к юристу по телефону - 8 (919) 722-05-32

    Абонентское обслуживание физических и юридических лиц - www.mashenkof.ru

    Должностная инструкция делопроизводителя

    Должностная инструкция делопроизводителя

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _____________И.О. Фамилия

    _________ № ____ (личная подпись)

    Место составления ___ ___________ 200__ г.

    I. Общие положения

    1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

    2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

    3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится

    приказом руководителя организации по представлению

    II. Должностные обязанности

    1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

    2. В соответствии с резолюцией руководителя организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

    3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

    4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

    5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

    6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

    7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

    8. Принимает документы на подпись

    Кадровое делопроизводство: организация с нуля

    Кадровое делопроизводство: организация с нуля

    Кадровое делопроизводство – один из ключевых моментов для руководителей всех организаций, требующий серьёзных знаний трудового законодательства, основ ведения и оформления документации. Недооценивать его нельзя.

    В этой статье вы прочитаете:

    • Что такое кадровое делопроизводство
    • Какие документы важны в кадровом делопроизводстве
    • Что является основой кадрового делопроизводства
    • Как организовать в своей компании кадровое делопроизводство
    • Какие ошибки чаще всего допускают специалисты по кадровому делопроизводству
    • Какие плюсы у автоматизации кадрового делопроизводства
    • Какие изменения коснулись кадрового делопроизводства в 2016 году
    Что такое кадровое делопроизводство

    Кадровое делопроизводство включает в себя управление кадрами, которое позволяет своевременно регулировать документооборот организации. Он может быть связан как с сотрудниками, их передвижением внутри фирмы, так и с учётом рабочего времени и расчётами с работниками.

    Не так давно любая компания обладала собственным отделом кадров, и процесс делопроизводства был вполне систематизирован и не требовал от работников отдела каких-то особых знаний. Сейчас почти всё поменялось: работникам отдела кадров просто необходимо подключать творческое мышление при приёме на работу потенциальных сотрудников. Так, у HR-менеджера важны образованность и юридическая грамотность, аккуратность и тщательность при ведении дел бухгалтера, изучение обучающих программ.

    Как правило, бухгалтер-юрист-HR-менеджер в комплексе соответствуют званию мастера по кадровому делопроизводству.

    Что входит в обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

    Основные документы, с которыми приходится сталкиваться специалисту отдела кадров:

    1. Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

    - заведение личных дел сотрудников предприятия;

    - написание справок, больничных листов и заявлений;

    - оформление кадровых приказов;

    - создание табеля и контроль рабочего времени;

    - подготовка ежеквартальной отчётности по единому социальному налогу;

    - начисление и расчёт зарплаты работникам и прочее.

    2. Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

    3. Ведение документов, связанных с приёмом новых сотрудников:

    - изучение анкет и резюме кандидатов;

    - наблюдение за рынком по заработной плате;

    - обработка списка вакансий организации;

    - подготовка положений о приёме на работу, а также об увольнении служащих.

    4. Учёт документов по аттестации и оценке персонала:

    - написание оценочных бланков и положений;

    - оформление аттестационной характеристики сотрудников.

    Важно то, что специалист по кадровому делопроизводству подписывает документ о нераспространении персональных данных работников.

    Основы кадрового делопроизводства

    Различные документы, например, законы, постановления, инструкции, в которых излагаются нормы трудового права, имеют первостепенное значение в работе сотрудника отдела кадров. Существуют две основные группы официальных бумаг:

    1) Законодательные и подзаконные акты, в которых описаны нормы трудового права и нормы охраны труда. Данные нормы обязаны соблюдать все сотрудники предприятия. Сюда входят:

    1. Трудовой кодекс РФ. Является базовым законом. Ему следует сотрудник отдела кадров каждого предприятия. Согласно нормам трудового кодекса, происходит приём на работу и увольнение сотрудников организации, регулируется время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций.

    2. Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Этот закон позволяет организовать систему охраны труда на предприятии. Руководитель берёт на контроль предоставление безвредных условий работы и несёт за это административную ответственность.

    3. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". Обработка личной информации основывается именно на этом законе. К примеру, определяют каким способом будут обработаны все данные о принимаемом на работу человеке, а также где будет храниться информация.

    4. Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Этот закон рассказывает о правах и обязанностях работодателя во время текущих инспекционных проверок. В частности, в законе прописываются документы, которые руководитель вправе потребовать от лица, пришедшего с проверкой на предприятие, упоминается о праве исполняющего обязанности принимать участие в проведении самой проверки, а также о том, что делать при её неудовлетворительном исходе.

    5. Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Включает в себя список данных, засекреченных в этом предприятии, а также перечень работников, обладающих тайной информацией и несущих ответственность за её разглашение.

    2) Документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Эти документы являются не обязательными к исполнению и включают в себя информацию о наиболее рациональной работе с бумагами отдела кадров.

    1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Они определяют правила ведения документации, список реквизитов, которые в обязательном порядке присутствуют в документе. Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам. К примеру, местонахождение на документах государственного герба, эмблемы организации или ее товарного знака предусматриваются этими стандартами. Рассказывают, когда нужно написать сокращенное название предприятия, а когда-полное, а также составные элементы регистрационного номера приказа. Такие правила действуют на все организационно-распорядительные документы организации: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Кадровое делопроизводство занимается всеми этими официальными бумагами.

    2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Кадровый работник обращается к ним для грамотного заполнения и дальнейшего ведения трудовых книжек своих работников.

    3. Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Данный нормативный акт включает в себя полный список внутренних документов, устанавливает порядок и сроки их хранения. Таким образом, если кадровому работнику необходимо узнать, как долго следует хранить, например, штатное расписание, он поднимает именно этот ведомственный документ.

    4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. С их помощью рассчитывается численность работников кадровой службы, определяется количество времени, необходимого каждому из них для выполнения должностных обязанностей.

    5. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Образцы приказов о трудоустройстве, о прекращении трудовой деятельности, о переводе, о направлении в служебную командировку, о премировании, а также некоторые другие документы входят в состав документа, согласно Постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

    Как нужно вести кадровое делопроизводство в компании

    Кадровую деятельность можно вести следующими способами:

    1) Собственными силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.

    2) Прибегнув к помощи сторонних организаций, специализирующихся на аутсорсинге кадрового делопроизводства.

    3) Автоматизированное кадровое делопроизводство.

    Оба первых способа допустимы и каждый имеет свои преимущества.

    Согласно первому, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

    Если штат маленький, то обычно руководитель выполняет сам эти обязанности, тем самым экономя на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников.

    Второй вариант набирает сейчас большую популярность, так как обходится такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе. Особенно это актуально перед проверками, при смене руководителя или во время увольнения опытного сотрудника в этой сфере. Высококвалифицированные специалисты приходят в организацию временно и приводят всю внутреннюю документацию в порядок.

    Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

    Этап 1. Разработка документов, которые обязательно должны быть в компании

    Сначала разрабатывают различные руководства для работы кадрового делопроизводства. Для этого в организации должны быть следующие необходимые документы:

    - инструкции внутреннего трудового распорядка;

    - закон о защите персональных данных работника;

    - закон об охране труда и противопожарной безопасности.

    Эти документы являются обязательными и оформляются в первую очередь.

    Этап 2. Корректировка штатного расписания

    Перед тем, как составить график работы, с работниками организации заключают трудовые договора, оформляют всю необходимую документацию по трудоустройству, заводят трудовые книжки. Однако, довольно часто встречаются погрешности в ведении этой документации.

    Штатное расписание выверяется согласно данным о заработной плате работников и наименованию их должностей. Эта информация находится в бухгалтерии.

    Обращайте внимание на соответствие должностей в штатном расписании и реальных должностей сотрудников. Эта информация, в основном, нужна для внесения в программу 1С, а на деле очень часто встречаются грубые искажения в базе данных. Соответственно при составлении штатного расписания вся информация о работниках должна быть достоверной и проверенной.

    • Методы стимулирования персонала: материальные и нематериальные

    В бухгалтерии каждому работнику присваивается свой уникальный табельный номер. Как правило, этот процесс автоматизирован. В противном случае их присваивают вручную. Поскольку каждый табельный номер закрепляется за отдельным человеком, то даже после увольнения он никому не передаётся.

    Тщательно проверьте состояние личных дел сотрудников и их личных карточек. При отсутствии какой-либо документации напишите напоминание сотруднику организации, что именно он должен ещё предъявить в отдел кадров.

    Этап 3. Проверка соответствия информации в трудовых договорах и штатном расписании

    Обязательно сверяйте данные штатного расписания с информацией в трудовых договорах. Возможно, что информация окажется не достоверной. Например, указывается зарплата, не соответствующая действительности, или указанная дата подписания договора приходится на выходной день и прочие нестыковки. В таких случаях договоры в срочном порядке нужно переделать. Договор должен быть оформлен по всем правилам и подписан уполномоченным лицом. При появлении каких-либо изменений в процессе деятельности работника достаточно составить дополнительное соглашение и таким образом вносить коррективы в трудовой договор.

    Подобное соглашение оформляется отдельно для каждого конкретного сотрудника организации.

    Вся документация делается в двух экземплярах: один – для компании, другой – для кадрового отдела.

    Этап 4. Проверка правильности оформления кадровых приказов

    Вся документация проверяется на правильность и достоверность внесённых данных. Все нюансы, такие, как даты, подписи и все сведения, касающиеся поступающего на работу, должны соответствовать действительности. Все документы должны соответствовать друг другу. Всегда обращайте внимание на наличие не только подписи руководителя предприятия, но и самого работника. При обнаружении неточностей в документах, их следует переделать или, возможно, отправить на подпись.

    Этап 5. Проверка правильности ведения трудовых книжек

    Далее удостоверьтесь в существовании трудовых книжек. Все они находятся в организации. Возможно, вам встретится трудовая книжка сотрудника, который уже давно не сотрудничает с вашей организацией. Тогда вам полагается отправить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. В зависимости от ответа, её или отправляют почтой по указанному адресу с уведомлением о вручении, или вкладывают уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Срок хранения трудовой книжки неработающих сотрудников – до востребования, но не менее 50 лет.

    Приступая к заполнению трудовой книжки, изучите сначала документы, регламентирующие ведение трудовых книжек. К ним относятся:

    - инструкция по заполнению трудовых книжек;

    - правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

    Этап 6. Оформление личных дел или личных папок сотрудников (если до вас их не вели)

    При приёме на работу на каждого сотрудника заводится личная карточка по форме № Т-2. Как правило, в настоящее время этот процесс автоматизирован - существуют специальные программы для заполнения этих карточек с последующим выводом на печать. Следует отметить, что государственные архивы принимают личные карточки только на «полукартонной» бумаге.

    Ведутся личные карточки сотрудником отдела кадров – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

    Все копии документов: паспорта, страхового свидетельства, помещаются в папки-«файлы» и делается опись каждого дела. Так формируются личные папки. Туда же вкладывают копии приказов и договоров, касающиеся этого работника. Это делается для удобства. К личным карточкам желательно приклеить фотографии работников.

    Помните, что крайне нежелательно хранить личные дела вместе с формой № Т-2.

    Этап 7. Оформление необходимых учетных книг или журналов

    Такие документы, как Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, ведутся исключительно от руки. Каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита, поскольку это журнал учета бланков строгой отчетности.

    Этап 8. Составление графика отпусков

    В предновогодний период составляется и утверждается график отпусков.

    В небольшом предприятии можно провести опрос на предмет выхода в отпуск сотрудников, в крупном же – эта задача делегируется начальникам отделов организации.

    Для того, чтобы процесс работы предприятия не пострадал, периоды отпусков не должны совпадать у сотрудников одного отдела.

    При возникновении спорных вопросов у сотрудников, касающиеся отпускного периода, решение принимает руководитель либо начальник отдела. Получение всей необходимой информации для составления графика отпусков занимает от одной до трех недель.

    Как только график отпусков составлен, его утверждает руководитель организации.

    Предварительно за две недели до начала отпуска вы обязаны уведомить работника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Однако время выхода в отпуск может корректироваться по согласованию работника с начальством.

    При предъявлении больничного листа на начало запланированного отпуска его переносят на другой период времени, указав его в заявлении. Изменённые данные вносятся в определённые графы графика отпусков.

    Всегда помните, что сотрудник обязан минимум 1 раз в два года выходить в отпуск. А при увольнении сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск компенсируют материально.

    Этап 9. Формирование кадровых дел

    Дела структурируют подобным образом:

    - «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» - срок хранения – 75 лет;

    - «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные командировки внутри страны)» - срок хранения – 5 лет;

    - «Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

    - «Кадровые вопросы, связанные с государственными службами и торговыми организациями» и др.

    Список отпусков, очередность дежурств и расписания обычно относят к отдельным делам.

    Папки на каждого сотрудника рекомендуется складывать по алфавиту согласно первой букве фамилий сотрудников, другие документы – в хронологической последовательности по факту поступления документа.

    Учитывая, что приказы по личному ставу могут храниться пять или семьдесят пять лет, то их рекомендуется рассортировать на разные дела. Учитывайте, что все документы, не учтенные в списке дел с 5-тилетним сроком хранения, автоматически имеют 75-летний срок хранения.

    Если фирма достаточно крупная, а в течение 12 месяцев появляется более 250 листов, то требуется рассортировать на отдельные папки. К примеру, «Трудовые договоры (А–Л)», «Трудовые договоры (М–Я)»; «Приказы по личному составу (запланированные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, выговоры, командировки)»).

    Этап 10. Оформление номенклатуры дел

    Систематизированный список названий дел компании, где также указываются сколько хранится тот или иной документ, можно оформить отдельно по делам, относящихся к персоналу компании, или можно включить в общий список документов компании.

    Процесс заполнения документов, касающихся персонала, такой же как оформление дел и составление перечня в общем делопроизводстве.

    Правильное ведение кадрового делопроизводства: типичные ошибки

    1. Ошибки при издании приказов:

    - Нарушаются правила составления текстовой составляющей приказов, особенно приказов о приёме, перемещении или увольнения человека.

    - Ошибочно указываются условия приёма на работу, описание работы, не вписывают данные об испытательном сроке.

    - Возможно неправильное написание различных данных при оформлении приказа. Часто допускают ошибки в имени человека, в названии отдела компании или места работы, в наименовании должности.

    - Неправильное использование бланков установленного образца в оформлении документов. Возникают проблемы и в указании состава реквизитов.

    2. Ошибки при заключении трудовых соглашений:

    - Заключение договора на основе неправильно заполненных документов или при отсутствии одного из обязательных.

    - Заключение трудового договора с работником, который не достиг или уже превысил допустимый возрастной рубеж.

    - Принятие гражданина, который не может выполнять данную работу по состоянию здоровья.

    3. Ошибки при ведении трудовых книжек:

    - Часто организации забывают внести в книгу учёта движения трудовых книг данные трудовой книжки нового сотрудника.

    - Недопустимы исправления во вкладыше трудовой, если данные были внесены неправильно.

    - Категорически запрещаются исправления неправильно написанных данных во вкладыше трудовой.

    - Нельзя вписывать информацию о работе в раздел «сведения о наградах» или оформлять вкладыш другим, не соответствующим законодательству образом.

    Автоматизация кадрового делопроизводства: алгоритм внедрения

    Владельцы крупных фирм часто сталкиваются с проблемами:

    - сотрудники медленно оформляют документы;

    - договоры долго согласовываются, контрактные обязательства исполняются с задержками;

    - работник утверждает, что конкретный документ был, и даже помнит, что в нем было написано, но не может его найти;

    - при увольнении сотрудников пропадают важные документы, с которыми они работали.

    В результате компания вовремя не реагирует на запросы клиентов или поставщиков, снижается скорость принятия решений. Именно на этом этапе следует всерьез задуматься о внедрении единой системы электронного документооборота (СЭД). Такая система позволит справиться с перечисленными проблемами, а кроме того, поможет Вам контролировать исполнительскую дисциплину и быстро получать необходимые данные для анализа ситуации.

    При подготовке и осуществлении проекта по автоматизации документооборота стоит придерживаться определенного алгоритма:

    Шаг 1. Опишите систему документооборота

    Поручить описание можно секретарю (если компания небольшая) или специально назначенному сотруднику. Вот что ему нужно сделать:

    - подготовить документ (положение), в котором будут перечислены бизнес-процессы и определен порядок оформления документов;

    - составить инструкцию по делопроизводству (или ее аналог) с описанием порядка действий применительно к каждому процессу (процедуры, роли и функции сотрудников; пример процесса – работа с договорами и сопроводительными документами);

    - написать (или обновить) должностные инструкции сотрудников; в них должны быть четко указаны функции каждого работника и определено, кто будет исполнять его обязанности в случае временного отсутствия.

    Шаг 2. Определите заказчика (владельца) системы и руководителя проекта

    Заказчик – это сотрудник или подразделение компании (в лице его начальника), который больше всех остальных будут работать с системой (делопроизводитель, руководитель юридического или кадрового отдела). Обязанности заказчика – предоставлять команде внедрения информацию о бизнес-процессах, отчетных формах, бланках, консультировать членов команды, организовывать работу по адаптации программы, тестировать готовые блоки.

    • Составление коммерческого предложения: 5 важных советов

    Также нужно назначить руководителя проекта (в небольших компаниях заказчик и руководитель проекта могут быть одним лицом). Иногда руководителем становится кто-то из IT-службы. Это неверно. Во-первых, работник этого отдела не знает области, в которой внедряется система, во-вторых, вряд ли сможет результативно руководить процессом, затрагивающим многие ключевые направления вашей компании. А вот в чем помощь специалистов IT-службы будет существенной, так это в составлении списка программных продуктов, выборе подрядчика, координации его деятельности, предоставлении необходимых полномочий и прав доступа сотрудникам, а также в консультировании (совместно с профильными специалистами) работников компании, осваивающих новую для них систему.

    Шаг 3. Сформируйте проектную команду

    В команду надо включить заказчика, представителей всех отделов, работающих с документацией, и сотрудников IT-службы. Кроме того, в проектную группу должны войти представители компании-подрядчика, которая будет разрабатывать и внедрять систему (если вы решили не делать это собственными силами).

    Участие в проекте генерального директора

    Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва

    Участие в проекте генерального директора обязательно. Вы должны проводить ключевые совещания, согласовывать основные документы, подавать личный пример, используя систему, – все это существенные условия успешного внедрения. Если деятельного участия главы компании нет, попытки внедрить автоматизированный документооборот заведомо обречены. Провал гарантирован и в том случае, если руководители среднего звена уговорили вас внедрить автоматизированную систему, но вы сами не очень понимаете, зачем она нужна, и решаетесь на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет».

    Роль руководителя в управлении рабочей группой:

    1. Передайте оперативное управление одному из сотрудников, участвующих в проекте. Руководить проектами обычно назначают хорошо подготовленных специалистов или начальников соответствующих подразделений.

    2. Наделите руководителя проекта полномочиями. Особенно это необходимо, если входящие в группу сотрудники имеют более высокий статус, чем назначенный вами руководитель проекта.

    • Сектор b2b: как получить заказы на 11 миллионов рублей в месяц

    3. Приказом или устным распоряжением освободите участников проектной группы от части их обычных обязанностей, чтобы они могли уделять достаточно времени проекту.

    4. Определите критерии успешности проекта.

    5. Проводите регулярные совещания, чтобы оперативно устранять проблемы, тормозящие процесс. Часто они связаны с плохо отлаженным взаимодействием между отделами.

    6. Вдохновите команду на последний рывок. Ближе к концу проекта всегда наблюдается спад – это фаза «испытания на прочность». Уже многое сделано, все устали, деньги кончаются, накапливаются неудачи и т. д. В 90% случаев проектные группы не могут преодолеть эту точку, и начинания сходят на нет. Проект тихо умрет в шаге от своего завершения, если его руководитель или генеральный директор не найдут в себе силы переломить ситуацию.

    Шаг 4. Определите задачи, которые вы хотите решить, и выберите программный продукт

    Иногда на этом этапе путают задачи: основной считают, к примеру, повышение прозрачности и управляемости организационных процессов, хотя этого можно достичь лишь с помощью организационных изменений. Любая глобальная задача должна быть разделена на ряд локальных. Явно бесполезно сразу пытаться «повысить прозрачность», но можно «сократить срок согласования договоров до трех дней» или «в любой момент получать отчет о трудозатратах работника на каждый проект». Эти задачи диктуют выбор программного продукта. Кроме того, надо учитывать следующие критерии:

    - совместимость с платформой, на которой разработаны другие продукты компании;

    - возможность совершенствования системы силами собственной IT-службы;

    - поддержка работы с мобильными устройствами.

    Шаг 5. Проводите разъяснительную работу, говорите о первых успехах

    Обычно на следующий день после запуска новой системы руководитель начинает получать претензии от сотрудников: «система не работает», «она неудобна», «у меня нет на это времени», «почему я должна нажимать на эти кнопки», «у меня и так дел хватает…». Поток таких жалоб неиссякаем, ведь сотрудники не заинтересованы в том, чтобы вы видели, что и как они делают. Для минимизации возможностей саботировать нововведения надо держать сотрудников в курсе происходящих изменений: подробно рассказывать о каждом новом этапе проекта и всех планируемых переменах, обсуждать их, реагировать на возражения, демонстрируя частные преимущества (ускорение процедуры рассмотрения договоров, облегчение поиска документов и пр.). В первую очередь стоит сосредоточить усилия на процессах, автоматизация которых позволит быстро получить видимый результат. Генеральный директор и все топ-менеджеры компании должны вести разъяснительную работу, а кроме того, использовать систему в своей повседневной деятельности: это будет отличным стимулом для подчиненных. Такой подход обеспечит проекту позитивный имидж, и система будет внедрена быстрее.

    3 преимущества электронного кадрового делопроизводства

    1. Экономия средств на хранении. Почти все документы, согласно правилам, хранятся минимум пять лет. Таким образом, компании приходится планировать и организовывать место, где будут храниться архивные материалы. Это не всегда возможно и вызывает определенные неудобства.

    2. Экономия времени. Чтобы правильно сформировать дело или оформить нужный документ, менеджеру по персоналу приходится тратить время, чтобы собрать все необходимые подписи. Используя же документы в электронном виде упрощает эту процедуру. Все сотрудники, кому нужно расписаться, могут просто поставить электронные подписи. Кадровику остается только сверить информацию.

    3. Уменьшение ошибок. Любой человек способен допускать ошибки. Электронный документооборот помогает избежать ненужных исправлений и ошибочное заполнение.

    Новое в кадровом делопроизводстве: изменения 2016 года

    С 2015 года трудовые законы претерпели некоторые изменения, которые сохранились и в 2016 году. Были увеличены суммы штрафов за несоблюдение трудового законодательства, расширен список категорий сотрудников, которые могут взять отпуск в любой период года. Также трудовые книжки стали выдаваться на руки сотрудникам. В 2016 году эти поправки также вызовут другие изменения, такие, как:

    - ООО и АО могут не иметь печати;

    - оформление командировки упрощается;

    - соискателя требуется уведомить в письменной форме о причине отказа в установленный срок;

    - внедрение другой системы административной ответственности работодателей;

    - изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;

    - другая структура процесса получения сведений из реестра дисквалифицированных лиц;

    - новый порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных служащих;

    - добавление в Трудовой кодекс РФ новой статьи, которая освещает вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;

    - корректировка системы проверок субъектов малого предпринимательства;

    - изменения по ситуации увольнения беременных женщин, работающих по срочному трудовому договору.

    Итак, с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества могут не использовать круглую печать. Но Роструд считает, что фирма все равно обязана заверять печатью записи в трудовой книжке. Об этом Роструд заявил в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. Выше указанный документ ведомство отправило в нужные инстанции по регионам, чтобы те опирались на эту информацию при проведении проверок.

    В случае отказа фирмы использовать круглую печать в трудовых книжках работников, на нее будет наложено взыскание в размере до пятидесяти тысяч рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). Владельцам предприятий важно знать, что проверяющий имеет право наложить штраф за каждое отдельное нарушение.

    Документы кадрового делопроизводства — 2016. Все процессы и необходимые формуляры кадрового делопроизводства прописаны в ТК РФ, а порядок оформления документов указан в федеральных законах. Конечно, от отдела кадров требуется обрабатывать достаточное количество информации. В 2016 году основную документацию можно разбить на следующие разделы:

    - всевозможные приказы, например, о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании;

    - местные нормативные акты организации, то есть правила внутреннего трудового распорядка в фирме, положение о личной информации членов коллектива, положение об уровне дохода и др.;

    - коллективный договор, если присутствует;

    - договоры о полной материальной ответственности;

    - документы по учету кадров, то есть график работы, расписание отпусков;

    - формуляры по учету рабочего времени;

    - документы по оформлению командировки;

    - положения по охране труда.

    Все эти категории используются в работе с персоналом, некоторые устанавливаются законодательством, другие разрабатывает руководство фирмы.

    Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016. До вступления в силу федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» необходимо было в обязательном порядке использовать унифицированные формы. После принятия закона ситуация изменилась: фирмы стали по-другому относиться к регистрированию деталей хоз. деятельности.

    • Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

    С данного момента любая компания в праве сама оформлять подходящий ей бланк первичного учетного документа, внося дополнения или убирая ненужные элементы. Но унифицированные формы в кадровом делопроизводстве все равно останутся в силе.

    Итак, в 2016 году в кадровом делопроизводстве будут продолжать использоваться следующие документы:

    - формы № Т-1 и Т-1а (приказ о приеме работников на работу),

    - форма № Т-2 (личная карточка работника),

    - форма № Т-3 (штатное расписание),

    - формы № Т-5 и Т-5а (приказ о переводе работника на другую работу),

    - формы № Т-7 (график отпусков) и Т-6 (приказ о предоставлении отпуска),

    - форма № Т-9 используется при оформлении командировки, ее желательно уточнять, записывая цель командировки.

    Профессиональные стандарты — 2016. С 1 июля 2016 года вступят в действие статьи 195.2 и 195.3 Трудового кодекса. Профессиональные стандарты станут необходимыми для внедрения работодателями, если Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ пропишут требования к квалификации, необходимой человеку для выполнения определенной трудовой деятельности.

    До этого времени работодателям было только рекомендовано использовать такие стандарты. Но уже сегодня многие компании прописывают профессиональный требования к работе при составлении должностных инструкций сотрудников.

    Информация об авторе и компании

    Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва. Специалист по оптимизации процессов документооборота и внедрению систем электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях. Автор методических пособий, учебных курсов и семинаров по созданию систем на основе решения «1С:Документооборот 8». Группа компаний «1C». Сфера деятельности: разработка, дистрибуция и поддержка компьютерных программ. Территория: головной офис – в Москве; работа с пользователями ведется через разветвленную партнерскую сеть (более 7000 компаний сети «1С:Франчайзинг» в 750 городах 23 стран). Численность персонала: 900. Количество пользователей программных продуктов: свыше 4 млн сотрудников более чем в 1 млн организаций.