Объем документооборота учреждения, его влияние на организацию работы с документами

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.6

Величина документооборота нужна для: расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства; расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:9

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

25. Понятие «документооборот» и развитие его нормативно-методической регламентации. Ответ в 21!

© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам

Форма справки об объеме документооборота центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору

23 Декабря 2016

С 1 января 2017 года вступают в силу поправки к статье 266 Налогового кодекса РФ, в которой регулируется порядок формирования резервов по сомнительным долгам. Изменения в налоговую статью вносит новый Федеральный закон от 30 ноября 2016 года № 405-ФЗ. Что это за изменения разберем сегодня.

22 Декабря 2016

Имея в резерве банковские счета, которые долго не используются ("спящие" банковские счета), компания может столкнуться с проблемами в случае начала их использования. Если списания по банковскому счету носят нерегулярный характер, уплата налогов со счета не осуществляется, движений по счету не было, а затем операций сразу стало много, банк вправе заблокировать "Клиент-банк" компании.

Принципы исчисления и уплаты каждого из налогов и сборов, взимаемых в РФ, подробно рассмотрены в части второй Налогового кодекса. Однако для организаций не менее важной является и часть первая НК РФ. С 1 января 2017 года в часть первую НК РФ будут внесены существенные изменения. И большинство из них важно изучить уже сейчас.

Госдумой РФ в третьем чтении 9 декабря 2016 года принят бюджет Пенсионного фонда России на период с 2017 по 2019 годы. Согласно принятому документу в новом году предусмотрен рост пенсионных выплат согласно законодательным актам о пенсионном обеспечении. Соответствующая информация размещена на официальном сайте ПФР.

21 Декабря 2016

Сколько стоит лицензия на розничную продажу алкогольной продукции? Каким образом должен быть организован учет госпошлины, уплачиваемой предприятиями общепита за предоставление лицензии на осуществление розничной продажи алкоголя (продление срока ее действия)? Меняется ли порядок учета госпошлины, если в предоставлении лицензии отказано?

Оформление справок о документообороте предприятия в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве

Оформление справок о документообороте пред­приятия производится в соответствии с Типовой ин­струкцией о делопроизводстве в рамках работы по сокращению объемов деловой переписки. Указанной Инструкцией предусмотрены порядок и правила под­готовки двух видов справок:

О справка об объеме документооборота;

2) справка о состоянии исполнения документов.

Указанные справки готовятся службой ДОУ еже­месячно.

Учет количества исполненных документов, а так­же данных о состоянии исполнительской дисципли­ны производится по предприятию в целом, а также по всем структурным подразделениям, в которых исполняются документы. Размноженные экземпля­ры подсчитываются отдельно в копировально-мно­жительном бюро, машинописном бюро, службе ДОУ, секретариате и т. п. на основе принятой на предпри­ятии системы учета документов.

Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно — их тираж, при этом цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). Образцы оформле­ния справок о документообороте предприятия в со­ответствии с Типовой инструкцией о делопроизвод­стве приведены в приложениях 54, 55.

К подготовке положения об общем собрании ак­ционеров предъявляются требования, аналогичные требованиям, установленным для подготовки поло­жения о совете директоров предприятия. При этом структура рассматриваемого в параграфе Документа несколько отличается от структуры …

(извлечение из ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело". Утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02,98 № 28) 2.1. Общие понятия 1. Делопроизводство (документационное обеспе­чение управления, ДОУ): Отрасль деятельности, обес­печивающая документирование и …

/. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министер­ствах и ведомствах РФ, утвержденной Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.92, и оп­ределяет порядок …

Украина:
г.Александрия
тел. +38 05235 7 41 13 Завод
тел./факс +38 05235 77193 Бухгалтерия
+38 067 561 22 71 — гл. менеджер (продажи всего оборудования)
+38 067 2650755 - продажа всего оборудования
+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи всего оборудования
e-mail: msd@inbox.ru
msd@msd.com.ua
Скайп: msd-alexandriya

Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Представительство МСД в Киеве: 044 228 67 86
Дистрибьютор в Турции
и странам Закавказья
линий по производству ПСВ,
термоблоков и легких бетонов
ооо "Компания Интер Кор" Тбилиси
+995 32 230 87 83
Теймураз Микадзе
+90 536 322 1424 Турция
info@intercor.co
+995(570) 10 87 83

Вебинар «Закрытие делопроизводственного года состоялся»! Отличный Секретарь

2 декабря прошел бесплатный вебинар на очень актуальную в начале декабря тему «Закрытие делопроизводственного года». В этой записи вы найдете отчет о вебинаре, отзывы участников, сможете посмотреть его фрагмент и скриншоты. Все желающие могут купить полную запись и весь комплект раздаточного и презентационного материала к этой теме.

Во время вебинара мы:

1. Внесли изменения в номенклатуру дел
2. Составили график приема документов в архив
3. Составили план работы канцелярии
4. Составили итоговые записи к бумажному журналу регистрации, научились закрывать электронные журналы и регистрационные формы в СЭД
5. Составили справку об объеме документооборота
6. Закрыли номенклатуру дел
7. Составили справку об исполнении заданий по документам

Часть 1. Что нужно сделать в декабре

1. Уточнение номенклатуры дел и утверждение ее на следующий год
2. Актуализация локальных нормативных актов
3. График приема документов в архив
4. Планирование работы канцелярии

Часть 2. Что нужно сделать в январе

1. Закрытие журналов регистрации
2. Справка об объеме документооборота
3. Закрытие номенклатуры дел за прошлый год

Часть 3. Что нужно сделать в феврале

1. Справка об исполнении заданий по документам

(все картинки кликабельны)

Если вы не успели попасть на вебинар, вы можете заказать его запись, а также раздаточный материал.

Приобрести вебинар можно в трех вариантах

Вариант 1. Минимальный

Вы приобретаете запись вебинара (.mp4)

Вы приобретаете запись вебинара (.mp4) и комплект раздаточного материала к нему:

1. Конспект вебинара
2. Образец приказа о внесении изменений в локальные нормативные акты
3. Cтатья «Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение»
4. Образец итоговой записи к номенклатуре дел

Вариант 3. Максимальный

Вы приобретаете запись вебинара (.mp4), комплект раздаточного материала к нему:

1. Конспект вебинара
2. Образец приказа о внесении изменений в локальные нормативные акты
3. Cтатья «Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение»
4. Образец итоговой записи к номенклатуре дел

а также комплект презентационных материалов:

1. Образец графика передачи документов в архив структурными подразделениями
2. Образец плана работы службы делопроизводства на следующий год
3. Образец справки об объеме делопроизводства компании
4. Образец справки об исполнении заданий по документам

Чтобы заказать один из вариантов, заполните форму ниже:

Марина Сичкарева, юрист, специалист по архивному делу, автор сайта Архивное делопроизводство :

Прослушав этот семинар осталось приятное впечатление от уровня подготовки. Самым важным нахожу порядок изложения информации и ее визуализацию в виде презентации. В семинаре уделено внимание не только и не столько теории, сколько практике до мелочей, сразу виден практический подход и большой опыт, отклик на то, что слушатель хочет услышать. Участие в подобных семинарах исключает необходимость отыскивать ответы на вопросы в большом объёме информации, при том, что при потраченном времени, можно и не найти ответ на слишком частный вопрос. Обращаясь к профессиональному источнику, можно быть уверенным что вы получите то что ищите.

Евгения, спасибо за еще один замечательный вебинар!

Вы отлично выбираете темы для вебинаров, доступно всё объясняете, конспекты присылаете, запись отличного качества предоставляете, на все вопросы отвечаете. Просто Фея.

Не думала, что вебинары помогут мне разобраться с пробелами знаний в моей профессии.

Большое спасибо! Никакой воды, только полезная информация.

Вы смогли ответить на все вопросы, которые у меня были. Особенно полезно оказалось про закрытие ЛНА. У нас как раз много изменилось в фирме, а об изменении инструкций никто даже не подумал.