Внимание! Разъяснения относительно бланков трудовых книжек - Федерация Профсоюзов Донецкой Народной Республики

В связи с участившимися обращениями по вопросам использования бланков трудовой книжки и вкладышей к ней департаментом социально-трудовых отношений Министерства труда и социальной политики ДНР подготовлены разъяснения относительно данных вопросов. Обращаем ваше внимание на следующие моменты:

С 26.08.2016г. на территории Республики вступило в силу Постановление Совета министров ДНР «О трудовых книжках» от 16.08.2016г. №10-21 (далее – Постановление №10-21), которым утверждена: форма трудовой книжки; форма вкладыша к ней; Инструкция о порядке ведения и хранения трудовых книжек; а также форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовые книжки, форма которых утверждена Постановлением Совета министров СССР «О трудовых книжках рабочих и служащих» от 6 сентября 1973 года № 656 и постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 года № 301, оформленные и действовавшие до 26.08.2016г. действительны и обмену на новую трудовую книжку, установленной формы, не подлежат.

Трудовые отношения с работниками, принимаемыми на работу впервые, а также с теми. у кого отсутствуют ранее заведенные трудовые книжки вышеуказанных форм, до вступления в силу Постановления №10-21, необходимо было оформлять согласно действующему законодательству Донецкой Народной Республики без занесения записи в трудовую книжку.

После вступления в силу Постановления №10-21, трудовую книжку необходимо оформлять согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Приказом Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики от 30.08.2016 № 91/5.

Если до вступления в силу Постановления № 10-21 оформлялись бланки трудовых книжек, форма которых не соответствовала нормативным правовым актам, действовавшим до образования ДНР, необходимо произвести аннулирование таких трудовых книжек с оформлением новых, по следующему алгоритму действий:

• провести аудит в кадровой службе предприятия, учреждения или организации на предмет наличия трудовых книжек, бланки которых не соответствуют на момент оформления трудовых отношений действующему законодательству ДНР;
• издать приказ (распоряжение) об аннулировании уже оформленной трудовой книжки и оформлении взамен аннулированной новой, форма которой утверждена Постановлением №10-21, с приложением списка работников, которым необходимо переоформить трудовую книжку.

В качестве основания указать: утверждение формы трудовой книжки Донецкой Народной Республики и отсутствие возможности приобретения на момент оформления трудовых отношений с работниками бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, форма которой утверждена Постановлением КМУ № 301 (действительной к применению на территории Республики до 26.08.2016 г.).

Выписку из приказа (распоряжения) об оформлении новой трудовой книжки работнику приклеить на внутренней части обложки в конце трудовой книжки работника;

• оформить первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Дата заполнения должна соответствовать дате оформления трудовой книжки (не позднее недельного срока с момента издания приказа (распоряжения) об аннулировании трудовой книжки);

• внести в новую трудовую книжку сведения о приеме на работу, где датой приема работника будет дата, когда он приступил непосредственно к работе, а основанием
• приказ (распоряжение) с датой и номером, которым работник назначен (принят) на работу;
• сделать запись в журнале учета выдачи трудовых книжек «аннулирована, оформлена трудовая книжка (указать серию и номер новой трудовой книжки)»;
• вписать данные вновь оформленной трудовой книжки в новой строке журнала с указанием даты, соответствующей дате приема на работу (действующий журнал учета выдачи трудовых книжек можно продолжить, при условии, что будет изменена шапка журнала, согласно форме, утвержденной Постановлением №10-21.

Если в трудовой книжке, подлежащей замене, есть записи с предыдущих мест работы на территории Донецкой Народной Республики, то внесение сведений в трудовую книжку о предыдущей трудовой деятельности допускается работодателем по последнему месту работы путем перенесения записей в новую трудовую книжку.

На титульном листе недействительной трудовой книжки делается отметка «Аннулирована. Оформлена трудовая книжка (указать серию и номер новой трудовой книжки, дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого произведена замена)». Аннулированная трудовая книжка вкладывается в новую трудовую книжку, хранится в кадровой службе предприятия, учреждения, организации и выдается работнику при увольнении вместе с действительной трудовой книжкой.

Предприятия, учреждения и организации Донецкой Народной Республики могут приобрести бланки трудовой книжки, форма которой утверждена Постановлением №10-21, в полиграфическом предприятии, осуществляющем выпуск бланков трудовых книжек, а физические лица – в специализированных точках продажи бланочной продукции и книжных магазинах на территории Донецкой Народной Республики.

Правовой инспектор труда ФП ДНР

Трудовая книжка

Ведение трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными актами, как правило, содержавшими образцы запол­нения каждого раздела книжки. Несмотря на это, трудно назвать дру­гой кадровый документ, где встречалось бы столько ошибок в содержании и оформлении независимо от места его создания (в крупной ли государс­твенной организации или мелкой частной). Особенно много проблем при его заполнении возникает у начинающих кадровиков, не имеющих специаль­ного образования в области трудового права и управления персоналом.

Отчасти эти трудности связаны с довольно беглым изложением поряд­ка ведения трудовых книжек в действующих нормативных правовых актах: Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Пра­вительства РФ от 16.04.03 №225 «О трудовых книжках» (далее - Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Мин­труда России от 10.10.03 №69 (далее - Инструкция).

Кроме того, совершенно очевидно, что разнообразие реальных жиз­ненных ситуаций, возникающих при ведении трудовых книжек, не может быть учтено и регламентировано никакими подробными правилами и ин­струкциями. Поэтому специалистам кадровых служб необходимо понимать смысл и значение каждой вносимой в трудовую книжку записи и самостоя­тельно принимать правильные решения в нестандартных ситуациях, описа­ние которых отсутствует в Инструкции.

К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:

• наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках ус­тановленного образца или на бланках, которые уже не применяются;
• несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте;
• наличие в трудовой книжке записи об увольнении работника, не удос­товеренной оттиском печати работодателя, и др.

Однако и более простые вопросы, связанные с ведением трудовых кни­жек (приобретение бланков, назначение ответственного за работу с книжка­ми, исправление ошибочных записей и т.п.), ответы на которые можно найти в нормативных актах, далеко не всегда решаются правильно.
Весь объем работ по ведению трудовых книжек можно разделить на две части: однократное (разовое) решение организационных вопросов, связанных с данными документами, и повседневная (постоянная) работа по их заполнению.

Организационные вопросы работы с трудовыми книжками включают:

• назначение лица, ответственного за эту функцию;
• приобретение работодателем бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• ведение работодателем учета данных бланков;
• установление порядка передачи бланков из бухгалтерии лицу, ответ­ственному за работу с трудовыми книжками.

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вклады­шей в них возлагается на работодателя. Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) дол­жен организовать правильное и своевременное ведение трудовых кни­жек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудо­вых книжек несет специально уполномоченное лицо. назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки нанятых ими работников. В организациях и на предприятиях эту ра­боту поручают кому-либо из сотрудников: кадровикам - при наличии в ор­ганизации кадровой службы - или другим работникам - секретарям, бухгал­терам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Следует подчерк­нуть, что издание такого приказа обязательно, несмотря на то, что обязаннос­ти по работе с трудовыми книжками всегда включаются в трудовой договор и в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по веде­нию трудовых книжек выполняет один или несколько работников этого подразделения (в зависимости от объема работы). При этом должна учитывать­ся необходимость замены работника, отвечающего за трудовые книжки, при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).
В связи с периодической сменой работников кадровой службы (уволь­нения, выход на пенсию), а также их нередким временным отсутствием (от­пуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) пред­ставляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответс­твенного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в насто­ящий момент сотрудника, рациональнее ограничиться только названием должности. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника; документ же, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать мно­го лет, не требуя периодической замены.
Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинте­ресованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), так как относит­ся к приказам по основной деятельности (а не по личному составу). При из­дании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распоряди­тельных документов по основной деятельности (приложение1 ).

При первоначальном издании приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками следует довести его до сведения работ­ников, должности которых содержатся в тексте. На основании данного до­кумента обязанности по ведению трудовых книжек вносятся в содержа­ние заключаемых трудовых договоров и должностные инструкции работни­ков (со ссылкой на приказ). В связи с этим знакомить с названным приказом вновь принятых работников не требуется, тем более что по истечении трех лет после окончания текущего календарного года дело с приказами по ос­новной деятельности, как и другие дела с длительными (свыше 10 лет) и по­стоянными сроками хранения, подлежит передаче в архив организации.

В случае если в штатном расписании организации отсутствует кадро­вая служба или должность кадровика, в приказе о назначении ответствен­ного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкре­тизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в т.ч. с трудовыми книжками) будет дополни­тельной («чужеродной»), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на долж­ность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний. В этом случае придется отменять ранее действовав­ший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику (приложение 2 ).

При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обяза­тельна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим ак­том. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в ор­ганизации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников (приложение 3 ).

Приступая к работе с трудовыми книжками, ответственный за их ведение должен, прежде всего, проверить, как выполняется требование п. 44 Правил о наличии необходимого количества бланков трудовой книжки и вклады­шей в нее. Это требование обусловлено тем, что при оформлении трудовой книжки впервые Правила предусматривают использование только тех блан­ков, которые приобретены работодателем в установленном порядке и оприходованы соответствующим образом. В практике нередки случаи, когда впервые поступающий на работу сам приобретает бланк трудовой книжки и приносит его работодателю. Необходимо подчеркнуть, что использование такого бланка недопустимо, так как существует официальный порядок обес­печения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

Порядок, утв. приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н «О трудовых книжках», предусматривает, что работодатели приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей в них у юридических лиц и индивидуальных предпри­нимателей (распространителей) на платной основе на основании договора, заключенного с распространителем или изготовителем - Объединением го­сударственных предприятий и организаций по производству государствен­ных знаков (Объединением ГОЗНАК Минфина России). Доставка работодате­лям бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо самим работода­телем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Следует обратить внимание: приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся не у работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии, где сведения о бланках вно­сятся в приходно-расходную книгу по их учету (п. 41 Правил). Приходно-расходная книга имеет установленную форму, содержащуюся в приложе­нии к Инструкции по заполнению трудовых книжек. В книгу вносятся сведе­ния обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого бланка (приложение 4 ).

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, поэтому Правилами (п. 42) определен порядок их вы­дачи и предусмотрена отчетность о расходовании. Бланки выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Форма заявки устанавливается самим работодателем (приложение5 ).
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков тру­довой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы (п. 42 Правил). Форма отчета устанавливается самим работодателем (приложение 6 ).

Взимаемая с работника плата за выданную трудовую книжку или вкла­дыш (п. 47 Правил) определяется размером расходов на их приобретение. Исключением из этого правила являются три случая, предусмотренные пп. 34 и 48 Правил:

• массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в ре­зультате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др.);
• неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вклады­ша в нее;
• порча трудовых книжек или вкладышей в них не по вине работника.

В названных случаях стоимость утраченного или испорченного блан­ка оплачивается работодателем. Иногда работодатели сами отказывают­ся от получения с работников сумм стоимости бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Хотя такой порядок работы с трудовыми книжками и не предусмотрен Правилами, его можно признать не противоречащим за­конодательству и закрепить в соответствующем локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Обратите внимание!
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся в бухгалтерии

Оформленные работодателем трудовые книжки и вкладыши в них, а так­же трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, установленная форма которой содержится в приложе­нии к Инструкции (приложение 7 ).
Напомним, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приход­но-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии, что легко может быть проверено при сравнении серий и но­меров бланков, значащихся в обеих книгах. В названной книге одновремен­но регистрируются и трудовые книжки, и вкладыши к ним.

Еслипредъявленнаяработникомприприеменаработутрудо­ваякнижкаужесодержитвкладыш, тонужнолиегорегистрировать самостоятельнойстрокойвкниге?
Полагаем, что регистрировать вкладыш не следует, однако во избе­жание его случайной утраты, по нашему мнению, можно внести сведения о вкладыше в ту же строку, где зарегистрирована трудовая книжка работни­ка. Самостоятельная запись о вкладыше в трудовую книжку вносится в регистрационную книгу в том случае, когда вкладыш оформлен данным ра­ботодателем. При этом одновременно с регистрацией вкладыша целесооб­разно сделать соответствующую отметку в строке, где ранее была зарегис­трирована сама трудовая книжка. Это поможет при увольнении работника не забыть о том, что в данной ситуации он должен расписаться за получе­ние не только трудовой книжки, но и вкладыша.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (а не лица, ответственного за ведение тру­довых книжек) и скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Важно подчеркнуть, что, несмотря на определенные техни­ческие трудности этого требования Правил, недопустимо его игнориро­вать. Соблюдение этого требования контролируется трудовой инспекцией.

Обратите внимание!
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходную книгу по учету бланков необходимо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Приложение 1 Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Приложение 2 Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Приложение 3 Пример оформления акта приема-передачи кадровой документации

Приложение 4 Пример оформления приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение 5 Пример оформления заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение 6 Пример оформления отчета о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение 7 Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Справочник Кадровика №10 2008 с.71-82