Профстандарт секретаря 2017

Совсем недавно в России были разработаны профстандарты, которые регламентируют трудовые обязанности работника, а также наличие соответствующей квалификации для конкретной должности. Не остались без внимания и сотрудники секретариата – с 1 июля 2016 года их должностные обязанности также регламентируются профстандартами. Давайте же рассмотрим, какие изменения принесет профстандарт секретаря в 2017 году.

В данной статье мы рассмотрим:

• что подразумевает введение профстандарта;
• должностные обязанности секретаря по профстандарту;
• введение профстандарта в организации.

Профстандарт секретаря вступил в силу с 1 июля 2016 года. При этом он регламентирует трудовые обязанности не только для секретаря компании, но и для секретаря-референта и секретаря руководителя. Помимо трудовых обязанностей профстандарт содержит рекомендации касательно наличия опыта у кандидата на данную должность, периодичность повышения квалификации и требования к образованию.

Несмотря на то, что профстанарт для секретаря был принят еще в середине 2016 года, окончательную ясность о его применении и использовании на практике руководители организаций получили только недавно. Так, до последнего было непонятно, является ли внедрение профстандартов обязательным либо остается на усмотрение руководителей. Также большое количество вопросов вызвали должностные обязанности, описанные в профстандарте. Ведь абсолютно понятно, что секретари в разных компаниях могут иметь различный круг обязанностей. Ввиду этого, давайте рассмотрим, какие изменения принесло внедрение профстандарта.

Действия секретаря при корпоративных изменениях

В первую очередь следует отметить, что профстандарт для секретарей является обязательным только для государственных и муниципальных учреждений. Также должны соответствовать требованиям стандарта те секретари, которые работают в компаниях, в которых более половины доли участия принадлежит государству и муниципалитетам. Поэтому работников секретариата в вышеперечисленных учреждениях ждет обязательная аттестация, которая покажет уровень соответствия занимаемой должности. Смеем уверить, что если аттестация не будет пройдена, работник может пройти курсы повышения квалификации, которые помогут изучить должностные обязанности более подробно.

Также профстандарт содержит пояснения по поводу распределения обязанностей. Вовсе необязательно, что всем требованиям должен соответствовать только один сотрудник. Допускается, что в организации должностные обязанности секретаря могут быть распределены между несколькими работниками. И наоборот, один работник может выполнять круг обязанностей, который объединяет несколько профстандартов. К примеру, работник, занимающий должность секретаря может также выполнять обязанности секретаря-референта и секретаря руководителя.

Согласно уровню квалификации, обозначенному в профессиональных стандартах, в полномочия секретаря входят:

Деятельность под руководством с проявлением самостоятельности при решении практических задач, требующих анализа ситуации и ее изменений;

Планирование собственной деятельности и/или деятельности группы работников, исходя из поставленных задач;

Ответственность за решение поставленных задач или результат деятельности группы работников.

Согласно данным полномочиям должностная инструкция секретаря по профстандарту включает в себя следующие трудовые функции:

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;

Формирование плана рабочего дня секретаря;

Организация телефонных переговоров руководителя;

Организация командировок руководителя;

Организация работы с посетителями в приемной руководителя;

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий (совещаний, заседаний, переговоров, конференций и т.п);

Осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Составление и оформление организационных документов;

Составление и оформление управленческой документации;

Организация работы с документами;

Организация текущего хранения документов в организации;

Организация обработки дел для последующего хранения.

Что принесет независимая оценка квалификации секретарям

В частных компаниях каждый руководитель должен самостоятельно принимать решение о необходимости применения профстандартов. Более того, можно отправить сотрудников на аттестацию (только при наличии их согласия), которая даст понять уровень компетенции и знаний работников вашей компании.

Заметим, что в профстандарте секретаря указано, что основной способ получения опыта и знаний на данной должности – это опыт работы. Исходя из этого можно сделать вывод, что главным подспорьем секретарю в его успешной работе является наличие профессионального опыта. Отметим, что согласно профстандарту, опыт на данной должности должен быть не менее двух лет. Однако не стоит забывать, что это лишь рекомендация.

Антикризисный самоменеджмент для секретаря и помощника руководителя

Профстандартов не нужно бояться

Где можно посмотреть все принятые профстандарты? Как определить, нужно ли вообще с ними заморачиваться? Что делать, чтобы у себя в компании ввести эти самые стандарты?Начну с самого главного: профстандартов не нужно бояться. Они у нас в ТК РФ еще с 2012 года, но тогда на них мало кто обратил внимание. И только в 2014 году «волшебный пинок» в 140 млн.руб. дал начало активной разработке этого «новшества».

Зачем? Потому что некоторые сферы производства и услуг стали очень опасными, если там работает неквалифицированный рабочий или специалист, а еще хуже – недоученный руководитель. А образование у нас ну никак не успевает за развитием производства. Более того, далеко не все работают по той специальности, которую получили в учебном заведении. А еще ни для кого не секрет, что много дипломов липовых: и купленных из-под полы, и полученных вполне законно, но без посещения не только занятий, но и экзаменов.

Сейчас на многих сайтах и семинарах работодателей и работников просто пугают: "Ах, у вас нет корочек о соответствии профстандарту? Одних - уволить, а других - наказать!"

Давайте посмотрим на это страшное явление «профстандарт» без паники. Сами по себе они не становятся обязательными сразу после их утверждения или с наступлением 1 июля. Чтобы у работодателя появилась обязанность им следовать, нужно попасть всего в два случая.

Случай 1. Требования к квалификации того или иного работника указаны в каком-либо ФЗ, в том числе ТК РФ, или ином нормативно-правовом акте. Это означает, что, если существует нормативный правовой акт, в котором и без профессионального стандарта описаны требования к квалификации, то и профстандарт подлежит применению. Я писала уже об этом, поэтому повторяться не буду.
Пример: вряд ли вам разрешат ставить диагнозы больным, если вы по специальности слесарь-сантехник. Установленные требования к квалификации имеют не только врачи, но и, например, фармацевты, педагоги, адвокаты, водители на транспорте, главбухи ПАО (бывшее ОАО), страховой организации, банка, НПФ и т.д. по закону о бухучете (а все подряд главные бухгалтеры), а также те, кто выполняет работы под землей. Но соответствующие компании и так исполняли требования этих нормативных актов в отношении квалификации своих работников. Так что введение профстандартов не сильно повлияет на их деятельность.

Случай 2. Если вашему работнику на государственном уровне установлены компенсации, льготы или есть ограничения для работы по данной специальности (или в должности). Если есть эти ограничения, льготы и компенсации, то соответствовать профстандарту, а также ЕТКС и ЕКС должны наименования должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним. Что понимается под ограничениями и компенсациями? Приведу цитату из разъяснений:
«Например, предоставление сокращенной продолжительности рабочего времени, дополнительного оплачиваемого отпуска, право на досрочную пенсию в случае выполнения трудовых обязанностей во вредных и (или) опасных условиях труда, ограничения по допуску к работе с несовершеннолетними и т.д. Таким образом, в этом случае при составлении штатного расписания, при заключении трудового договора, заполнении трудовой книжки работника в части наименования должности работника следует руководствоваться действующими в настоящее время Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и профессиональными стандартами»

Самый яркий пример льготы — досрочное пенсионное обеспечение. Если вы давно в кадровом деле, то знаете, что льготную пенсию не назначали, если в трудовой книжке работника название профессии отличалось от названия в Списке №1 или №2. То есть, фактически это вообще не новость для нас. И сейчас, задолго до введения профстандартов, мы сверяем названия должностей и профессий всех своих "вредников"со справочниками, верно? Теперь будем сверять еще и с профстандартами.
А что, если в стандарте и справочнике указаны разные названия? Тут уже загвоздка. По логике, мы должны взять название из более нового нормативного акта, то есть из профстандарта. Именно такое разъяснение и дано. Но в будущем Правительство должно составить специальный Справочник соответствия тех или иных специальностей и профессий из ЕКС и ЕТКС профессиям и специальностям, указанным в профстандартах. Если ваши работники не подпадают ни под один из двух случаев, то применение профессиональных стандартов для вас носит рекомендательный характер.

Зачем же нужны стандарты (например, бухгалтера или специалиста по управлению персоналом) для должностей, которые не становятся обязательными ни в каком случае? Для того, чтобы учебные заведения знали, чему учить, а работодатели - какой функционал скрывается за той или иной должностью. Я, например, встречала компании, в которых работник, ведущий только кадровое делопроизводство на 38 человек, назван в штатке управляющим по персоналу.

Где «живут» утвержденные стандарты?
Главный адрес прописки всех профстандартов – это сайт Минтруда profstandart.rosmintrud.ru. Но попасть на него очень сложно, он то ли перегружен, то ли некорректно работает. Во всяком случае, нормально насладиться поиском нужных профстандартов у меня не получилось ни днем, ни ночью. Второй официальный адрес – это сайт разработчиков vet-bc.ru. На нем есть и реестр, и вся база профстандартов. Что нужно делать, если профстандарт обязателен?
Дальше могут читать только те, кому придется внедрять профстандарты. Пожалуйста, не паникуйте, ничего страшного или сверхъестественного делать вам не придется. Надо сказать, я пыталась ответить на этот вопрос ровно год назад, когда не было ни декабрьского письма Минтруда, ни апрельских разъяснений этого ведомства, ни внятной информации на официальных сайтах. Попробуем еще раз.

1. Пересмотреть существующие документы.
Первое, что приходит в голову – посмотреть штатное расписание. Нам же нужно, чтобы наименования должностей и профессий совпали с профстандартом, верно? Поэтому пересматриваем свою штатку и, если нужно, вносим изменения. Вам пришлось некоторые должности переименовать? Тогда нужно внести эти измнения и в другие документы, в которых зафиксировано, кем принят работник: в трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки. После этого стоит привести в соответствие с профстандартами трудовые функции. Они, как правило, у нас раскрываются в должностных инструкциях.
Ну а потом пересматриваем алгоритмы отбора кандидатов, процедуры аттестации, адаптации, обучения. Если в вашей компании есть локальные акты, которые описывают эти замечательные кадровые процедуры, то нужно пересмотреть и их. Не возникают ли расхождения в названии должностей с новым ШР? Те ли навыки мы проверяем при приеме? Какие умения и знания оцениваем при аттестации?

Из официального разъяснения:
«Штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, документы, содержащие критерии отбора кандидатов на замещение вакантных должностей, а также документы, включающие аналогичные требования и положения, утверждаемые работодателем, являются локальными актами. Приведение локальных актов, кадровой документации и трудовых договоров в соответствие с новыми требованиями профессионального стандарта (при его наличии) может осуществляться работодателем в части наименования должности, трудовой функции и квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам их замещающим». Вроде бы то же самое, как вы думаете?

2. Проверить работников на соответствие стандартам.
Итак, все документы вы пересмотрели. Теперь что делать с работниками? Как их проверять на соответствие требованиям профстандарта? А самое больное – что делать, если они явно не соответствуют этим самым требованиям? Ищем ответ на сайте vet-bc.ru:
«В случае, если работник не имеет требуемого профессиональным стандартом уровня образования и (или) опыта работы, но обладает необходимой компетентностью, знаниями и умениями, он может быть допущен работодателем к выполнению трудовой функции, предусмотренной соответствующим профессиональным стандартом, в том числе по результатам аттестации, проводимой работодателем в установленном порядке».
Это значит, что у работника, в общем-то, может не быть нужного уровня образования или какого-то свидетельства о прохождении курсов. Но если есть опыт и умения, они вполне могут заменить недостаток образования. Нужно только эту замену, т.е. соответствие работника выполняемой работе, отразить в документе. Каком? Наверное, приказ для этой цели не подходит. Все-таки оценочные действия мы должны производить комиссионно.

Поэтому, нужно провести либо полную процедуру аттестации (с комиссией, протоколами, графиками, локальным актом и т.д.), либо свою «приватную» оценку, но тоже комиссией. Документом, подтверждающим соответствие работника профстандарту, будет протокол, из которого видно, что комиссия установила наличие у работника всех необходимых профессиональных навыков. Кстати, что такое «профессиональный навык»? Такого термина нет в законе. Как нам разъяснили:
«Профессиональные навыки - это готовность применять на практике в повседневной профессиональной деятельности теоретические знания и профессиональные умения. Таким образом, в соответствии с профессиональным стандартом требования к образованию и обучению, знаниям и умениям являются требованиями квалификации, предъявляемые работодателем к работнику»
Из этого разъяснения можно сделать вывод, что проф.навык – это умения и знания плюс готовность применять их на практике. Как проверить эту готовность? Логичнее было бы заглянуть в словарь и прочитать, что навыком мы называем сформированное до автоматизма действие, которое проявляется всегда. Это действие хоть можно увидеть и проверить, а вот готовность - какое-то эфемерное понятие, сегодня работник готов применять свои навыки, завтра не готов. Такие обтекаемые формулировки порой просто бесят. Можно ли уволить работника, который не соответствует требованиям профстандарта?

Нет, мы не можем уволить работника по причине отсутствия у него необходимого образования или навыков. И не только потому, что нет соответствующего основания в ТК РФ, и не потому, что с аттестацией мало кто будет связываться (если вы зададитесь целью уволить по результатам аттестации). А просто потому, что закон не имеет обратной силы (ст.12 ТК РФ). А это значит, что если работник уже работает, то никто не может его ни уволить, ни заставить учиться. Всё, договор подписан, и условия его можно поменять только по соглашению сторон.
А разве можно допускать работника к работе, если даже своя лояльная оценка показала, что он не обладает нужными для профстандарта обязательными знаниями и навыками? А как же вы его раньше допускали? Знали же ведь об этом? Поэтому допускаем и прилагаем все силы, чтобы в короткий срок обучить этого работника.

Как обучить работника, который не соответствует требованиям профстандарта?
Сначала нужно договориться об этом с самим работником. Да-да, сначала нужно заручиться его согласием, заставить обучаться мы не можем. Если работник согласен:
- составляем доп.соглашение к трудовому договору, в котором прописываем условия обучения: где и как будет проходить обучение, кто оплачивает, в каком размере, появляются ли дополнительные обязательства у работника в связи с обучением;
- издаем приказ о направлении работника на обучение;
- работник учится, а вы оплачиваете ему это время по-среднему;
- после обучения работник получает заветную корочку, на основании которой нужно сделать отметки в личной карточке и трудовой книжке работника о прохождении обучения.

Как составить должностную инструкцию, если работник выполняет функции из разных профстандартов?
Вопрос простой только на первый взгляд. Давайте сначала поймем, что профстандарт (ПС) и должностная инструкция (ДИ) – это абсолютно разные документы. У них разные цели, структура, задачи. И специалисты Минтруда тоже отмечают, что ПС и ДИ не являются взаимозаменяемыми. Более того, «Работодатель может распределять трудовые действия, содержащиеся в описании отдельных трудовых функций, предусмотренных профессиональными стандартами, между несколькими должностями, профессиями, специальностями, самостоятельно определяя содержание и (или) объем выполняемой работником работы».

Это значит, что обобщенная трудовая функция в профстандарте отражает общую функцию должности в целом. А трудовые функции, которые перечислены в составе обобщенной функции – это конкретные задачи, обязанности работника. И совсем не обязательно в ДИ переносить все трудовые функции, а тем более, все обобщенные функции, указанные в ПС. Можно выбрать из ПС только те функции, которые выполняет работник именно в вашей компании, учитывая вашу специфику. Кроме того, чиновники разъясняют, что: «работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, иные требования, обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона, либо которые необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере и др.)»

А если наш работник как сказочный Балда - и повар, и плотник? Можно ли в одной ДИ совместить функции из разных профстандартов? Можно, разъясняют нам: «Работодатель с учетом специфики деятельности по соглашению сторон трудового договора … может расширять перечень трудовых действий по отдельным должностям, профессиям, специальностям по сравнению с перечнем, предусмотренным профессиональным стандартом по соответствующим трудовым функциям, за счет трудовых функций из других обобщенных трудовых функций одного профессионального стандарта или трудовых функций из других профессиональных стандартов».
Только и требования к работнику должны быть двойные, по двум стандартам. Еще раз обращаю ваше внимание, что все эти разъяснения даны для тех работодателей, для которых профстандарты станут обязательными. А вот для остальных «профессиональные стандарты являются ориентирами и могут применяться в части наименования должностей, профессий и специальностей, определения трудовых функций, требований к образованию и опыту работы с учетом особенностей, обусловленных технологией и организацией производства и труда у данного работодателя».

Несколько слов о центрах оценки.
Уже прошел второе чтение законопроект «О независимой оценке квалификации», получив одобрение всех комитетов Госдумы. Третье чтение, как правило, уже чисто техническое, поэтому имеет смысл говорить о том, что закон такой будет принят уже этим летом. В проекте написано, что вступит он в силу с 1 января 2017 года.

Так вот, именно в этом проекте сказано, что оценивать квалификации, указанные в ПС, будут иметь право только специальные центры оценки, прошедшие аккредитацию. А пока еще нет даже методических материалов и программ, по которым следует оценивать каждую квалификацию, нет даже утвержденной единой формы сертификата о проверке. Их должны разработать, но еще не разработали, Советы по профессиональным квалификациям в каждой отрасли.
В этом проекте также сказано, что оценка квалификаций в центрах оценки будет платной. Причем работодатель будет оплачивать не только саму оценку (если он будет инициатором проверки), но и все дни, когда работник будет отсутствовать в связи с оценкой.

Так что выдохните и пока не спешите нести деньги множеству предприимчивых центров, которые прямо завтра готовы выдать вам сертификат о проверке квалификации ваших работников. Они еще не аккредитованы, у них нет утвержденных методик, нет сертификата гос.образца, и свои проверки они не регистрируют в специальном реестре проверок квалификаций.