ПРИКАЗ № 536 от ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Баталин Александр Владимирович, специалист факультета повышения квалификации Северного (г.Петрозаводск) филиала ГОУ ВПО «РПА Минюста России», аспирант кафедры административного и финансового права.

1. 
   НОРМАТИВНАЯ ПРАВОВАЯ БАЗА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДВА.
   

1. 
   ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения»;
   
2. 
   ГОСТ Р 5151-2001 «Печати с воспроизводством Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
   
3. 
   ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
   
4. 
   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536.
   
5. 
   Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения М. ВНИИ ДАД, 1991.
   

1. 
   Основные термины и определения, установленные в области делопроизводства.
   

О Б Щ И Е П О Н Я Т И Я

1. 
   Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
   
2. 
   Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
   
3. 
   Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
   
4. 
   Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
   
5. 
   Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
   
6. 
   Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
   
7. 
   Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
   
8. 
   Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;
   
9. 
   Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
   
10. 
    Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
    

Д О К У М Е Н Т И Р О В А Н И Е

1. 
   Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
   
2. 
   Унифицированная система документации; УСД - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
   
3. 
   ^ Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
   
4. 
   ^ Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа (примеры реквизитов: подпись, гриф ограничения доступа к документу, гриф согласования, гриф утверждения, резолюция документа, заголовок официального документа, виза официального документа, дата официального документа);
   
5. 
   ^ Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
   
6. 
   Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
   
7. 
   Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;
   
8. 
   Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
   
9. 
   Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
   
10. 
    Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;
    
11. 
    Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
    

1. 
   Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
   
2. 
   Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
   
3. 
   Номенклатура дела - с истематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
   

1. 
   ^ ПРАВИЛА И ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ НЕСЕКРЕТНОГО ХАРАКТЕРА.
   

1. 
   Документирование (создание документов).
   

При подготовке проектов распорядительных документов необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу документами. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт, который начинается словами "Признать утратившим силу. ".

Текст приказов (распоряжений) и приложений к ним печатается в редакторе "Word" шрифтом Times New Roman, как правило, размером N 14 на соответствующем бланке без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-множительной техники. Обязательным реквизитом документа является заголовок. Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа (распоряжения) и отвечать, как правило, на вопрос "О чем?". Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер N 14. Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 или 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из

двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и причины издания документа, ссылки на федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и иные акты, в соответствии с которыми или во исполнение которых документ подготовлен. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками: "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном или родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в приказах (распоряжениях) завершается словом: "п р и к а з ы в а ю:" (в приказах) или "п р е д л а г а ю:" и "о б я з ы в а ю:" (в распоряжениях), которые печатаются вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова "приказываю:" (в приказах) или "предлагаю:" и "обязываю:" (в распоряжениях) не печатаются.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму

изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются

должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются

^ 1.2. Оформление дат в распорядительных документах.

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, причем день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 11 января 2005 г. следует оформлять 11.01.2005.

В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты - 11 января 2005 г.

Не допускается совмещать в одном распорядительном документе приказ по основной деятельности с приказом по личному составу.

Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.

^ 1.3. Адресование документа.

Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется в федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы Росрегистрации, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает полный почтовый адрес.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Комитет по делам

и религиозных организаций

именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направленном ему документе. При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом. Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких

однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

исполнительной власти субъектов

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:

ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15,

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов (исключение составляют материалы по судебным делам, где может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с требованиями судебных органов).

^ Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. Текст письма излагается от первого лица множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и т.п.) или от третьего лица единственного числа (Росрегистрация вносит. Управление представляет. и т.п.). Если письмо оформлено

на бланке Директора, то его текст излагается от первого лица единственного числа "Прошу. ", "Направляю. ". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

^ Датой письма является дата его подписания. Оформление дат в письме осуществляется в соответствии с п. 1.2.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к

адресату, которое печатается центрированным способом. Например:

Приложение. Информация о приложении в служебном письме отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текстадокумента по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

Если письма оформляются на бланке Росрегистрации, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию:

Заместитель директора М.В. Прохоров

Если письмо оформляется на бланке "Директор Федеральной регистрационной службы", то наименование должности в подписи не указывается.

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:

Начальник Управления по делам

политических партий, общественных

и религиозных объединений

службы А.Г. Жафяров

При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, под фамилией указывается дата, например:

Начальник Финансово- Начальник Организационно-

экономического управления контрольного управления

А.А. Разумкова С.Н. Заварзин

При подписании письма несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Недопустимо проставлять перед наименованием должности при подписи документов всех видов предлог "за" или косую черту.

^ 1.4. Оформление внутренних документов.

Внутренние документы оформляются (как правило) в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения. Служебные записки оформляются на чистых листах бумаги без указания должностей адресатов и адресантов и подписываются заместителями директора Росрегистрации и (или) руководителями структурных подразделений.

^ 1.5. Тексты документов (кроме унифицированных форм) печатаются в редакторе WinWord 6.0 или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman Cyr размером N 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала на стандартных бланках без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-множительной техники.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

В Росрегистрации могут создаваться и иные документы, не предусмотренные настоящей Инструкцией. Их оформление осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ по согласованию с Управлением делами и делопроизводства.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует документооборот.

В Росрегистрации различается три основных потока документации:

- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками центрального аппарата Росрегистрации в управленческом процессе (внутренние).

^ 2.1. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи.

Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Росрегистрации, устанавливаются в Управлении делами и делопроизводства. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи

служебная информация не считается официальным документом. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

^ 2.2. Сроки исполнения поручений и документов.

Сроки исполнения поручений, устанавливаемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Минюстом России, иными вышестоящими органами государственной власти Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты подписания документа.

Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "срочно", "незамедлительно";

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "оперативно", "в кратчайшие сроки", "в возможно короткие сроки", "безотлагательно";

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

^ Приостанавливать исполнение документов, продлевать срок исполнения, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организации - авторы документов.

^ 2.3. Порядок работы с обращениями граждан.

Работа с обращениями граждан в Росрегистрации ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, регламентирующим порядок работы с обращениями граждан, Положением о Росрегистрации и настоящей Инструкцией.

Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в Отделе писем, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, в срок до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем директора Росрегистрации, давшим соответствующее поручение, или по согласованию с Отделом писем руководителем структурного подразделения, у которого письмо находится на исполнении, но не более чем на один месяц. О продлении срока

рассмотрения сообщается автору письменного обращения. Копия справки о продлении срока рассмотрения обращения направляется в Отдел писем.

Обращения граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию территориальных органов Росрегистрации, если не требуется вмешательства центрального аппарата Федеральной регистрационной службы, направляются в 5-дневный срок для разрешения по существу в регионы, независимо от того, кому из должностных лиц Росрегистрации эти обращения адресованы.

Поручения направляются за подписью руководителя структурного подразделения или его заместителя.

1. 
   ^ Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения.
   

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росрегистрации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем документа и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Документы для служебного пользования:

- передаются работникам подразделений под расписку;

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя структурного подразделения, готовившего документ. Учет копий документов ведется по каждому экземпляру отдельно;

- хранятся документы для служебного пользования в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

1. 
   ^ Основные требования к формированию дел.
   

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- дело должно содержать не более 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.