Категория: Бланки/Образцы
Авансовый отчет обязаны составлять сотрудники, отправленные в служебную поездку по приказу руководства предприятия, считается поездка в отдаленное место от основной работы, в пределах России или за границу. Любая командировка документально подтверждается. Законодательством РФ в 2016 году утверждена новая форма отчета. Наша статья расскажет, что означает авансовый отчет, как грамотно его заполнить, и возможные нюансы, возникающие при заполнении. Также на нашем сайте можно бесплатно скачать бланки авансового отчета.
Что такое авансовый отчетДля начала разберемся, что такое авансовый отчет – это документ. где производятся записи всех произведенных затратах сотрудника в период служебной командировки, составление формы регламентируется законом РФ. Вместе с этим документом обязательно сдаются сотруднику бухгалтерской службы на предприятии все оригиналы чеков, накладных, квитанций и др. которые отражают понесенные затраты.
Согласно законодательству РФ авансовый отчет составляется по прибытию сотрудника на работу.
В документе указываются суммы всех затрат, связанных с поездкой:
Также производятся записи выданных перед командировкой средств из кассы. Основанием для выплаты считается приказ директора, после чего бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер и выдает деньги. Отчет отражает размер полученных денег и если затраты были меньше, остаток наличных у сотрудника по прибытию. Этот остаток он обязан внести в кассу.
Обратите внимание: перерасход по авансовому отчету отображается должными документами, в случае целенаправленности затрат, разница будет возвращена ответственному лицу. Как видим, составление отчета является обязательным условием командированного сотрудника.
Выше было сказано, на какие нужды выдаются денежные средства, одним из пунктов являются суточные расходы. Размер устанавливается на усмотрение руководителя предприятия, однако, Налоговым кодексом РФ установлен минимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ:
Иногда бухгалтерия может по приказу руководителя выдать сумму, превышающую установленный лимит. В этом случае разница лимита и выданной суммы облагается НДФЛ. Помимо этого на некоторые виды затрат начисляются взносы в пенсионный фонд, фонд социального страхования, медицинского страхования.
Для бухгалтерии отчет считается основанием для осуществления следующих операций:
Отметим также, что выдать деньги бухгалтерия может только ответственному лицу и без наличия предыдущей задолженности.
Командированный работник обязан отчитаться о том, что средства, выданные на командировку были израсходованы по назначению
Как грамотно оформить отчетПостановление Госкомстата №55 от 2001 года дает четкие рекомендации, как заполняется новая форма авансового отчета. Представляется как двухсторонний унифицированный бланк, заполняющийся ответственным работником и представителем бухгалтерской службы в одном экземпляре. Далее подробно рассмотрим пример заполнения авансового отчета, порядок действий и срок его сдачи.
Общие правила оформленияУнифицированная форма авансового отчета по командировке форма АО-1 является документом, подлежащему строгому отчету, который впоследствии представляется в налоговую службу. Составляется в бумажном варианте или в электронном виде, утверждается подписью руководителя.
На обратной стороне ответственное лицо отображает виды назначения аванса в авансовом отчете и все произведенные затраты, связанные с поездкой и список бумаг, отражающих операции, связанные с командировкой. Бухгалтер проверяет целенаправленность расходов, грамотность оформления, деловые бумаги и производит расчет полученных и потраченных средств.
Обратите внимание: срок сдачи утвержден Указанием ЦБ РФ №3210-У пунктом 6.3, где говорится, что ответственный обязан отчитаться сотруднику бухгалтерской службы не позднее 3 дней после прибытия на рабочее место.
Порядок формирования отчетаНовая форма бланка изменилась только в одном пункте – добавлена строка «расписка бухгалтера о получении от работника отчета». В остальном документ ничем не отличается от формы, заполняемой ранее.
Ниже представлены нормы, как правильно оформить авансовый отчет по чекам с обеих сторон:
Все подтверждающие документы хранятся у сотрудника до прибытия на работу, затем подклеиваются на отдельный лист. Сумма выплаты полностью зависит от предоставленного отчета о командировке. После проверки бухгалтером на целевое использование средств и достоверность подложенных документов, он подается на подпись руководителю организации. В соответствии со статьей 272 НК РФ датой внереализационных и иных расходов является дата подписания документа.
Обратите внимание: при перерасходе бухгалтерия возмещает командированному лицу разницу из кассы. При неполной растрате средств ответственный работник обязан вернуть оставшиеся деньги.
Работник должен сдать отчет в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней после командировки
Образец заполненияРанее отмечалось, что отчет составляют командируемый работник и бухгалтер. Сотрудник обязан заполнить полностью лицевую часть документа, где указывается:
На обратной части в первые шесть строк прописывается информация о произведенных затратах с отображением даты, номера документа и суммы по операции. Все перечисленные документы пронумеровываются по очередности в списке. Во втором столбце прописывается дата, в третьем – номер документа. В четвертом – цель затрат (например, проезд), в пятом – сумма. В шестом столбце указывается сумма в иностранной валюте, если таковые имеются.
Бухгалтер после получения документа проверяет грамотность заполнения. дополнительные бумаги, целевое использование, проставляет дату и номер авансового отчета и ставит свою подпись. После этого начинает заполнять обратную часть. В графе 7 и 8 отображается сумма расхода, подлежащая учету, в графе 9 отражаются бухгалтерские проводки.
Когда эти данные были заполнены, бухгалтер возвращается к заполнению лицевой части, где отражает:
Данные для заполнения лицевой стороны берутся с обратной стороны из графы 9. Руководитель ставит подпись на лицевой стороне в верхней строчке.
Образец заполнения авансового отчета по командировке доступен в этой статье. Бланк авансового отчета скачать бесплатно в excel (ссылка ) и word (ссылка ).
Возникающие нюансы
Бывают случаи загранкомандировок, когда приходится некоторую часть отчета заполнять на иностранном языке. Как быть в этой ситуации? Ответим, что все данные или документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский, на отдельном листе бумаги, который подписывается руководителем предприятия. Если документами, оформленными на иностранном языке, являются билеты или чеки, для правильной их оплаты требуется перевод только реквизитов.
Нередки случаи, когда работник сразу после командировки уходит в отпуск. Как быть в этом случае со сроками сдачи отчета, ведь утверждено, что сдать отчет нужно в течение 3 рабочих дней? Ответим, ничего страшного в этом нет, эти дни будут считаться с того момента, когда у командированного работника закончится официальный отпуск.
Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке. Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте.
СодержаниеДля начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке .
Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.
То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу. нет ничего сложного.
Траты на поездкуПеред командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.
Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.
Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:
Также дополнительно учитывают расходы на:
По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:
Чеки и БСО рекомендуем проверять тщательно. И тем более – не терять! Иначе бухгалтерия может отказать в возмещении расходов на командировку при их отсутствии.
Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.
Электронные документы как БСОНа деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.
По этим квиткам будут считать дни служебной поездки. Они подтверждают транспортные, а значит – основные расходы любой командировки.
Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.
После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.
В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:
Rating: 3 / 5 based on 235 votes.
Командировочный лист образец Бухгалтерские программы также работают в сетевом режиме Размер Скачать Зарплата + Табель + Кадры 2016 в т. Все командировочные удостоверения подлежат обязательной регистрации. В ходе поездки служебное поручение, которое выполняет работник обуславливается трудовым договором. Оформляется командировочное удостоверение в одном командировочном листе бланк, выдается сотруднику, сохраняется им и заполняется в пунктах назначения в течение всего периода служебной командировки. Он служит оправданием о месте и времени нахождения в командировке и прилагается к авансовому отчету для начисления суточных и учета командировочных расходов. Обязательно указываем остаток по предыдущим авансам — это сумма выданных средств возможно задолженность по предыдущим авансам. указываем фактически израсходованную сумму по чекам и конечный остаток как разницу этих сумм. Лист для отметок выбытия, прибытия в пункт назначения командировки.
Третий и последующие листы это детализация расходов. Теперь для командировок по России и СНГ командировочное удостоверение можно не оформлять. Статья написана при партнерстве с taxi940, если вы ищите до аэропорта, вам нужно в кротчайшие сроки и без пробок успеть к вылету в командировку - обращайтесь в taxi940. Это не совсем правильно и может считаться нарушением при тщательной проверке налоговой инспекцией. Скрывает под кат часть текста, следующую за тегом будет написано «читать далее». Файлы для скачивания Размер 2. Оформить РКО на перерасход; Когда не полностью израсходованы выданные денежные средства под аванс сотруднику необходимо вернуть разницу в кассу компании. Лист для отметок выбытия, прибытия в пункт назначения командировки. Скачать бланк командировочного удостоверения Бланк командировочного удостоверения — это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Для этого сотруднику выдаются денежные средства под аванс из кассы компании. Итак, если поездка в пределах РФ, то заполняем бланк унифицированной формы Т-10 код по ОКУД 0301024. Командировочный лист бланк Образец заполнения и бланк Скачивайте образцы кадровых документов организации: Здравствуйте!
Командировочный лист бланк образец это было рассказаноСкрывает под кат часть текста, следующую за тегом будет написано «читать далее». Бланк командировочного удостоверения можно скачать, а также если вы работаете в программе 1с «Зарплата и Управление персоналом», напечатать из документа «Командировки организаций». Третий и последующие листы это детализация расходов. При возвращении на место постоянной работы работник сдает оформленное командировочное удостоверение и в нем ставится отметка о прибытии в родную организацию с указанием даты и проставлением подписи и печати. На нём необходима также подпись начальника предприятия.
Оформляется командировочное удостоверение в одном командировочном листе бланк, выдается сотруднику, сохраняется им и заполняется в пунктах назначения в течение всего периода служебной командировки.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен сдать командировочное удостоверение, а также составить о полученных и потраченных подотчетных денег и прикрепить все необходимые командировочные листья бланк, подтверждающие расходы в течении срока служебной командировки: чеки на проезд, проживание, питание и др. Форма командировочного удостоверения Бланк командировочного удостоверения имеет типовую форму Т-10, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05. На основании предоставленных документов необходимо заполнить авансовый отчет. Но нужно знать, что: Так при поездке за границу бланк удостоверения делать не нужно, Размер суточных в командировке за границу составляют 2500 руб. Оформление командировки сотрудников для бухгалтера, сталкивающегося с этой процедурой в первый раз становиться небольшой проблемой. В пунктах назначения оборотную сторону удостоверения заполняет непосредственно сам работник, он указывает дату прибытия и убытия, а должностное лицо подписывает и ставит печать организации. Также командировочное удостоверение образец должен иметь внутриорганизационный порядковый номер как документа и дата, когда он был составлен. После того как сотрудник вернулся из командировки, он должен отчитаться перед бухгалтером по затратам. Оформляется командировочное удостоверение в одном командировочном листе бланк, выдается сотруднику, сохраняется им и заполняется в пунктах назначения в течение всего периода служебной командировки. Номера и даты документов расходов, на что потрачены деньги суточные, билет и т. Для начала необходимо скачать бланк по форме АО-1 ОКУД 0302001. Приведем основные возникающие вопросы: Оформление командировки за границу в 1с; Заполнение командировочных удостоверений; Размер суточных при командировке; Как оформить авансовый отчет при командировке; Оплачивается ли при командировке. Также к авансовому документу необходимо прикрепить и все предоставленные сотрудником документы.
Согласно ст. 252, п.1 ст. 264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам. Статья 313, ст.314 НК РФ: информация о расходах должна быть подтверждена первичной документацией. К подтверждающей документации относится и отчет о командировке. Без него нельзя подтвердить выданный аванс и расходы. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.
В этой статье вы найдете информацию:
Обычно, при запланированной заранее командировке сотруднику в бухгалтерии выдается аванс. В него включаются средства на проезд, проживание, питание. О расходах полученного аванса работник должен предоставить отчет, в котором указывается конечная сумма расходов. Если эта сумма превышает выданные аванс, то сотруднику начисляется разница. Если сумма расходов меньше выданного аванса, то сотрудник должен вернуть денежные средства в кассу.
Заполнение авансового отчета по командировкеАвансовый отчет является документом четко регламентируемым законодательством. Подается он для подтверждения понесенных в командировке расходов. Вместе с авансовым отчетом предоставляются и оригинальные документы подтверждающие расходы – билеты, чеки и пр.
Корректно составленный отчет о командировочных расходах нужен чтобы подтвердить расходы, т.к. они в свою очередь отражаются на налогах предприятия. Составляет авансовый отчет работник, прибывший из командировки . По заполнению отчета он передается для проверки в бухгалтерию. Затем после подписания отчета руководителем сотруднику могут быть возвращены средства в случае если он не получал аванс или превысил сумму аванса.
Срок сдачи отчета – 3 рабочих дня после возвращения из командировки. Финансовый отчет по командировке является документом строгой отчетности. Заполняется он по форме №АО-1.
Особенности оформления авансового отчета по командировкеЗаполняется отчет в одном экземпляре в бумажном или электронном виде. Отчет о расходах должен быть подписан лицом его заполнившим и в таком виде сдан в бухгалтерию, после чего он передается на подпись руководителю. На документе также должна присутствовать подпись бухгалтера.
Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:
Согласно постановлению №749 от 13.10.2008 г определен такой пакет командировочных документов:
Командировочное удостоверение определенного образца. Выписывается на каждую командировку на территории России. В нем ставится дата, подпись и печать при выбытии из организации от которой командирован сотрудник. Принимающая организация также ставит подпись, печать и дату прибытия и отъезда сотрудника. По возвращении в бухгалтерии проставляется дата прибытия.
Согласно постановлению правительства России от 13.10.2008 N 749 все командировочные документы должны заполнятся соответствующим образом. Каждый документ, подтверждающий расходы должен быть приклеен на лист А4. При отсутствии оригинальных билетов, чеков, квитанций и пр. документов или при ненадлежащем заполнении отчета, бухгалтерия имеет право не оплатить сотруднику командировочные расходы. К тому же при налоговой проверке на организацию может быть наложен штраф.
Документы, подтверждающие расходыБланк авансового отчета в основном не претерпел изменений. В новой редакции появилась одна строка – расписка бухгалтера в получении отчета.
На лицевой стороне: указываются личные данные командированного, информация об авансе и документ, подтверждающий выдачу денег. Га оборотной стороне – номер документа, дата расхода, наименование услуги (товара) сумма, документы подтверждающие расходы.
Если сотрудником командировочные средства были потрачены в личных нуждах, или им были утрачены чеки и квитанции подтверждающие расходы, то недостающая сумма списывается с командировочного путем вычета из заработной платы.
Вложенные файлыДоступно только авторизованным пользователям
Доступно только подписчикам
Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).
В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.
В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег подотчет.
Выдача командировочных в 1С 8.3Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется «Расходным кассовым ордером «. Хотя, особенно в последнее время, средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ «Списание с расчетного счета «.
Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:
Для получения денежных средств подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.
Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».
Зайдем в меню «Банк и касса», далее в разделе «Касса» – «Кассовые документы». В окне со списком кассовых документов нажимаем кнопку «Выдача». Откроется окно создания нового документа.
Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:
В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:
За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.
Отчет сотрудника за командировочные расходыПо возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ «Авансовый отчет «.
Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».
В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):
Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».
Вот пример заполнения закладки «Прочее»:
Если провести документ и посмотреть проводки, то мы увидим, что задолженность предприятия перед сотрудником уменьшилась на 2000 рублей:
Так как расходы уже оплачены, они сразу попадают в Книгу доходов и расходов УСН :
Смотрите наш видеоурок по авансовый отчетам в 1С 8.3:
P.S. Наша компания предоставляет услуги по настройке, доработке и комплексному внедрению 1С. Закажите бесплатный расчет стоимости вашей задачи на странице Услуги 1С или по телефону +7 (499) 350 29 00 .
Это будет вам интересно:
