Запись в трудовой книжке

Периодически возникает необходимость изменить запись в трудовой книжке. Причиной может послужить некорректное заполнение или потеря актуальности обозначенной информации. В каждом из случаев следует уточнить, как исправить ошибку в трудовой книжке соблюдая установленные нормы трудового законодательства.

Право на внесение изменений в трудовую книжку имеет руководитель предприятия или уполномоченное его приказом лицо.

Для правильной корректировки данных нужно разобраться в терминологии:

1. Внесение дополнений или изменений – предварительно отображенная в трудовой книжке информация утратила свою актуальность и требуется ее корректировка. К примеру, изменение фамилии в трудовой книжке после изменения семейного статуса сотрудника.
2. Исправление – изменение ошибочно внесенных записей о сотруднике.

Именно исходя из причин корректировки данных, определяются нормативы дальнейших действий.

Правовая база. Внесение исправлений в трудовую книжку происходит в соответствии со статьями 77-84 ТК РФ, также постановлением правительства № 225 (2003г.) и Минтруда РФ № 69 (2003г.).

Внимательное рассмотрение установленных нормативов позволяет определить, что правила корректировки записей в книге учета трудового стажа зависят от раздела, в котором необходимо провести корректировку.

Трудовая книжка разбита на три параграфа:

• титульный лист;
• сведения о работе;
• сведения о награждении.

Каждый из этих разделов предполагает свои особенности корректировки.

Титульный лист содержит личную информацию о работнике:

Изменения этих данных производят на основании паспорта, документа об изменении семейного положения, свидетельства о рождении или прочих сопутствующих документов при этом ссылаясь на их нумерацию и дату выдачи.

Изменения происходит в следующем порядке:

• ранее заполненную информацию аккуратно зачеркивают ровной чертой;
• вносят новые данные;
• указывают ссылки на документацию, подтверждающую внесенную информацию;
• ответственное лицо визирует документ.

Запись в трудовой книжке нужно считать недействительной, если не соблюден порядок заполнения.

Также порядок действий зависит от того на каком этапе выявлен факт неверного заполнения:

1. Была допущена неточность в момент первичного оформления информации – бланк считается испорченным. Составляется специальный акт, на основании которого бланк уничтожают.
2. Неправильная запись в трудовой книжке была сделана при последующем заполнении данных о трудоустройстве – аккуратно отмечают изменения и дополнения по выше описанным правилам.

Несоблюдение приписанных правил по дополнению или изменению записей трудовой книжке влечет риск административной ответственности.

Стоит обратить внимание и на следующий факт. Работодатель не может быть уверен в принадлежности книги трудового учета сотруднику даже на основании предоставленного паспорта. Полное совпадение личных данных не является редким случаем. Руководитель или уполномоченное лицо, внося исправления на титульном листе в определенной степени рискуют. Ошибочная запись в трудовой книжке может быть расценена как халатность.

Компетентные органы при проверке ориентируются не только на предъявленный документ, проводиться глубокий сравнительный анализ. В случае возникновения каких-либо сомнений владелец трудовой книжки может самостоятельно обратиться в судебные инстанции с целью подтверждения факта принадлежности.

Ошибка в трудовой книжке может быть допущена при внесении дополнений. Например, в начале своего трудового стажа сотрудник находился в процессе обучения, соответственно в трудовой книжке было указано образование – неоконченное высшее. Спустя некоторое время нужно изменить запись. Достаточно часто сотрудники, на которых наложены обязательства по заполнению трудовых книжек, упускают этот факт. В этом случае сотрудник должен предоставить соответствующую документацию и проконтролировать факт фиксирования обязательного дополнения.

Как правильно исправить запись в трудовой книжке, подробно расписано в разделе о корректировке сведений о профессии. В указанном случае действуют на основании инструкции п. 2.4.

Как сделать исправление в трудовой книжке и избежать множественных ошибок в графе «сведения о работе». В данном случае действует правило п. 27. Любые исправления должны быть подтверждены сопутствующими документами.

Ошибочно отмеченные данные в графе о трудоустройстве нельзя просто зачеркивать. Исправления делают в обозначенном порядке:

• при выявлении ошибочно внесенной информации, в графе №3 ставится отметка, что обозначенная запись неактуальна;
• фиксируют верные данные;
• в графе №4 указывают нумерацию приказа руководителя о корректировке данных.

Запись в трудовой книжке считать недействительной образец

Игнорирование основных правил заполнения документов учета трудового стажа, может грозить дисциплинарным наказанием.

Также ошибки могут быть допущены в записях о перемене места трудоустройства, переводе или увольнении. Подобные ошибки могут сыграть роль в признании отметки недействительной руководителем и контролирующими инстанциями.

При возвращении работника на ранее занимаемую должность делают определенную отметку: запись под определенным номеров считать недействительной, восстановлен в должности. Соответственно в графе №4 указывают номер распоряжения руководителя. Подобные действия соответствуют инструкции п.1.2.

Если в действующем табеле учета рабочего стажа работника есть запись признанная ошибочной и содержащая неприглядную информацию, можно подать заявление на получение дубликата трудовой книжки не содержащего исправления.

Исправления и изменения в трудовой книжке

Различайте исправления и изменения в трудовой книжке. Исправления в трудовой книжке вносят, когда в записях неточность. Изменения в трудовой книжке нужны, когда ошибки нет (у сотрудника новые данные).

Сначала рассмотрим, как правильно вносить исправления и изменения в трудовой книжке на титульном листе.

Внести исправления и изменения в трудовой книжке на титульном листе можно на основании.

• паспорт;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о браке;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества;
• другие документы.

Это следует из пункта 26 Правил… утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила ). При этом прежнюю запись аккуратно зачеркивают одной чертой, а сверху (либо снизу, либо на той же строке, где есть место) пишут новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться. Фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Так же записывают и дату рождения.

Далее на внутренней стороне обложки трудовой книжки делают пояснение со ссылкой на номер и дату документов, на основании которых были внесены изменения. Текст пояснения заверяют печатью организации и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Данный порядок следует из пункта 2.3 Инструкции… утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция).

Если компания отказалась от печати. она вправе не заверять документ штампом.

Важно отметить, что при изменении анкетных данных ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Все дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

Фамилия Иванова изменена на фамилию
Петрова на основании свидетельства о
браке № 345611099 от 05.08.2016,
выданного отделом ЗАГС г. Пушкино и
паспорта 46 06 852985, выданного
08.09.2016 Правдинским ГОМ
Пушкинского УВД Московской области.

Ответственный за ведение кадрового
учета

Изменение этих данных также надо отразить на первой странице трудовой книжки в специально отведенном для этого месте.

Если данные строки уже заполнены, то новые сведения нужно внести ниже, не зачеркивая ранее внесенные записи. В Инструкции не говорится о том, что нужно указывать реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения. Но многие компании, чтобы избежать лишних споров с проверяющими, поступают именно так.

Важно!
Когда в анкетных данных работника допущена грамматическая ошибка, можно использовать те же правила, что и при внесении изменений. Механизм исправления подобных ошибок отдельно не прописан ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек. ни в Правилах. регулирующих порядок ведения и хранения книжек

Гораздо чаще работодателям приходится править основные страницы трудовой книжки, нежели ее титульный лист.

Если во время работы сотрудника организация поменяла свое название или изменила форму собственности, то это нужно обязательно прописать в трудовой книжке. Запись делают отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе». Рядом, в графе 4. прописывают номер и дату решения работодателя (это может быть приказ или распоряжение), на основании которого были внесены изменения ( п. 3.2 Инструкции ).

При заполнении графы 4 стоит помнить, что переименованной организация будет считаться только с момента, когда будут внесены соответствующие изменения в ЕГРЮЛ. А не с даты подписания протокола учредителей компании. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 19 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

Зачеркивать неверные записи, допущенные в разделах « Сведения о работе » и « Сведения о награждении », нельзя. На это указывает пункт 1.2 Инструкции.

Чтобы исправить неточность, неверную запись необходимо аннулировать (то есть признать ее недействительной). Делают это следующим образом. После последней записи в соответствующем разделе ставят следующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 пишут: «Запись за номером … недействительна». А ниже указывают правильную запись. В графе 4 дублируют дату и номер приказа или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. Или же указывают реквизиты нового документа, на основании которого внесли правильную запись.

В таком же порядке исправляют запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу, когда увольнение или перевод признаны судом (трудовой инспекцией, комиссией по трудовым спорам) или самим работодателем незаконными. В этом случае делают запись со следующим порядковым номером: «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».

Если нужно изменить формулировку причины увольнения, то действуют подобным образом. А именно пишут: «Запись за номером … недействительна, уволен (указывают новую формулировку)».

При этом в графе 4 делают ссылку на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

Если ошибка сделана на одном из предыдущих мест работы, то по общему правилу данная неточность должна быть исправлена там же. Если же организация, которая допустила ошибку, реорганизована, то исправление должен внести ее правопреемник, а в случае ликвидации – новый работодатель.

А как быть, если правопреемник находится достаточно далеко от нынешнего работодателя (например, в другом городе)? И можно ли вообще выдать работнику книжку на руки? Роструд в своем письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0 пояснил, что трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу трудовой книжки на руки сотруднику. Однако при этом нужно помнить, что, даже выдав книжку сотруднику, должностное лицо компании будет нести полную ответственность за ее сохранность.

Поэтому организации проще исправить ошибку самостоятельно. Тем более что Правила так делать не запрещают ( п. 27 Правил ). Но для того чтобы поправить неточность, работнику нужно представить в организацию заверенную копию соответствующего документа. Например, копию приказа об увольнении, копию выписки из книги регистрации приказов или заверенную копию иного документа, который поможет исправить ошибку.

Если у сотрудника изменились фамилия, имя или отчество, то об этом нужно сообщить в территориальный орган Пенсионного фонда РФ. Это следует из пункта 4 статьи 7 и пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифици-рованном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Заявление об обмене страхового свидетельства работодатель обязан подать в территориальный орган ПФР в течение двух недель. Об этом сказано в пункте 24 Инструкции… утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318.

Что касается налоговой инспекции, то уведомлять ее об изменении персональных данных рядовых сотрудников не нужно. Однако если фамилию изменил руководитель организации, об этом нужно сообщить в ИФНС по месту регистрации компании в трехдневный срок. Такое правило установлено пунктом 5 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». В противном случае налоговые инспекторы могут наложить административный штраф в размере 5000 руб. ( п. 3 ст. 14.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях ).

Исправления в трудовой книжке

Каждый кадровик в своей практике хоть раз допускал ошибку в трудовой книжке: то дату неправильно внес, то неверно указал имя владельца трудовой книжки, то печать забыл поставить. Эти и другие ошибки можно исправить. О том, как делаются исправления в трудовой книжке, как исправить неверную запись, что делать, если в трудовой книжке нет печати, а также как исправить фамилию и уровень образования в трудовой книжке, вы узнаете, прочитав статью.

Из этой статьи вы узнаете:

• как исправить неверную запись в трудовой книжке;
• что делать, если в трудовой книжке нет печати;
• как исправить фамилию и уровень образования в трудовой книжке.

Неверные записи в трудовой книжке исправляют по определенным правилам. Они установлены пунктами 26–30 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и пунктом 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. При этом неверные записи на титульном листе и в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении» трудовой книжки исправляют в разном порядке.

Правило 1. Неправильную запись в трудовой книжке исправляют:

• либо по месту работы, где она была внесена;
• либо по текущему месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

К таким документами относят заверенные копии приказов о приеме на работу, о переводе, о награждении, об увольнении, трудовой договор, справки и т.д.

Правило 2. Если организация, допустившая ошибку, реорганизована, то исправления вносит ее правопреемник

Правило 3. Зачеркивания в трудовой книжке не допускаются. Исключение составляет титульный лист трудовой книжки и то только тогда, когда у сотрудника меняются фамилия, имя, отчество. Если же вы допустили ошибку на титульном листе, когда заводили работнику новую трудовую книжку (вкладыш в нее), то бланк считается испорченным. Уничтожьте бланк и составьте об этом акт

Правило 4. Все исправления в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» вносят через новую запись. Зачеркивать, подчищать и замазывать ранее внесенные записи запрещено.

Правило 5. Ошибки исправляют, даже если трудовая книжка закончилась. Для этого заводят вкладыш в трудовую книжку, в нем признают недействительными предыдущие неверные записи и вносят правильные.

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
4. Охрана труда - почему теперь это важно

Кадровики нередко допускают ошибку при внесении даты в графу 2 трудовой книжки. Однако какие-либо рекомендации как исправить ошибку именно в этой графе в законе отсутствуют. Поэтому рекомендуем оформить исправительную запись, исходя из общих правил (п. 30 Правил № 225, п. 1.2 Инструкции № 69). Признайте неправильную запись недействительной и внесите корректную под одним порядковым номером и текущей датой.

Как известно, печать перестала быть обязательным атрибутом для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ (ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Однако Роструд продолжает настаивать на том, что печать в трудовой книжке должна быть в обязательном порядке (письмо от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1). Поэтому во избежание негативных последствий как для организации, так и для работника, рекомендуем заверять печатью запись об увольнении в трудовой книжке.

Если вы внесли запись об увольнении и до передачи трудовой книжки работнику обнаружили, что забыли поставить печать, то никаких проблем нет. Просто поставьте печать и все. Вопросы вызывает ситуация, когда к вам на работу пришел сотрудник, в трудовой книжке которого отсутствует печать на записи об увольнении от предыдущего работодателя либо вообще отсутствует сама запись об увольнении. Эту ситуация может означать следующее. Либо сотрудник продолжает работать у другого работодателя, а значит, вы можете оформить его только по совместительству, если это не запрещено законом. Либо предыдущий работодатель просто забыл поставить печать или внести запись об увольнении сотрудника в трудовую книжку. Если так, то, прежде чем принять на работу нового сотрудника, направить его к последнему работодателю. Пусть попросит, чтобы в его трудовую книжку поставили печать или в принципе внесли запись об увольнении с печатью.

Если вы впервые заводите работнику трудовую книжку и сразу после заполнения титульного листа обнаружили ошибку, то признайте бланк трудовой книжки испорченным и уничтожьте. Для этого составьте специальный акт, а трудовую книжку оформите на новом бланке.

Если ошибку вы обнаружили не сразу, а скажем через месяц, то исправить ее по правилам, которые установлены для изменения данных о работнике, например на основании паспорта.

Если работник уже уволился, и ошибка в его имени обнаружена уже на новом месте работы, то исправление может сделать как прежний (если есть), так и новый работодатель. Однако для исправления записи по новому месту работы придется получить от прежнего работодателя официальный документ, подтверждающий факт ошибки.

Если работник не может обратиться к прежнему работодателю (например, организация ликвидирована) и при этом не имеет документов, подтверждающих ошибку, оснований для исправления записи по новому месту работы нет. В таком случае работнику необходимо обратиться в суд в порядке особого производства для установления факта принадлежности ему этой трудовой книжки.

Изменение фамилии. При изменении фамилии сотрудника изменения на титульном листе трудовой книжки нужно оформить следующим образом. Одной чертой зачеркнуть прежние данные и рядом записать новые. А на внутренней стороне обложки трудовой книжки поставить ссылку на документ-основание с указанием его номера и даты и заверить запись подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (печатью кадровой службы).

Основанием для изменения записей о фамилии, имени, отчества и даты рождения, являются соответствующие документы (паспорт, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.).

В случае повторного изменения данных (например, возврат прежней фамилии после развода) изменение записи производится в том же порядке.

Изменение уровня образования. Если за период работы у вас работник изменил уровень образования или, скажем, получил второе высшее, то это оформляют следующим образом. При получении нового уровня образования вносят дополнения в уже имеющиеся записи. Зачеркивать ранее внесенные записи не нужно. Дополнение записей об образовании производится на основании соответствующих документов, но ссылка на них не делается.

При получении второго высшего образования запись в графу «Образование» не вносится. А вот в графу «Профессия, специальность» - вносится, при условии, что работник получил новую профессию или специальность. В этом случае также не нужно ничего зачеркивать, достаточно дополнить записи без ссылки на документы об образовании.

В практике встречаются и другие случаи, когда в трудовую книжку нужно внести исправление. Например, когда вы неверно указали должность работника в записи о приеме на работу.

Нередко приходится вносить исправления в запись об увольнении, когда она уже внесена. Например, вы ошиблись, указав неверный пункт или статью Трудового кодекса в качестве основания увольнения. Как это исправить показано в образце ниже.

Доступно только авторизованным пользователям

• Трудовая книжка (фрагмент). Исправление ошибки в записи о признании недействительной ранее внесенной записи, сделанной в разделе «Сведения о работе».doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Исправление ошибки, сделанной в разделе «Сведения о работе» в названии организации. Не внесено сокращенное название.doc

Доступно только подписчикам

• Трудовая книжка (фрагмент). Исправление ошибочной записи об увольнении, сделанной в разделе «Сведения о работе». Сотрудник продолжает работать.doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Исправление нескольких неверных записей, следующих подряд в разделе «Сведения о работе».doc