Образец заполнения табеля учета рабочего времени 2016

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны фирмы независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель на пользу фирмы.

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• Учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• Контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• Иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или не начисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику - отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2016 год составляет и ведёт уполномоченное лицо,
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы,
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается - табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет - автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.Заполнение табеля рабочего времени

• сплошное заполнение - каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям - отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц - период с первое по последнее число августа в нашем случае.

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации, и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я - явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В - выходной;
• К - командировка;
• ОТ - отпуск.

• В 5 графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6 графе - итоговое число дней и часов за месяц.

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 - зарплата (оплата труда);
• 2012 - отпускные.

• Корреспондирующий счёт - бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней - дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Перед тем, как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска - с какой по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель - сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

Командировка в табеле учета рабочего времени

Командировка в табеле учета рабочего времени - образецее оформления мы предложим далее в статье. Также в ней мы опишем моменты, на которые следует обратить внимание лицам, ведущим учет рабочего времени и использующим табель как первичный документ.

Все факты хозяйственной жизни организации подлежат закреплению в первичной документации. Это обязательство вытекает из норм ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Одновременно с принятием этого закона отпала необходимость в обязательном порядке использовать унифицированные формы ряда первичных документов.

В частности, в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 приведены унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 и Т-13. Именно в этих формах отображаются данные как о явке/неявке рабочего на свое рабочее место, так и о причинах неявки. Теперь эти формы необязательны к применению организациями, т. е. допускается, что кадровая служба может разработать свою форму табеля.

На практике же большинство компаний продолжает пользоваться табелем учета рабочего времени по форме Т-12 (если он заполняется от руки) или Т-13 (при автоматическом заполнении отдельных граф). Если необходимо, эти формы корректируются с учетом специфики деятельности компании.

При этом в любом случае используемая форма первичного документа должна содержат в себе реквизиты, указанные как обязательные в ст. 9 закона «О бухучете»:

• наименование документа (в данном случае — «Табель рабочего времени»);
• дата составления табеля;
• наименования компании, где используется табель для учета рабочего времени сотрудников;
• графы для отображения явки/неявки (с указанием причин неявки);
• указание единиц измерения (дни и/или часы);
• наименование должности и Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение графика;
• подписи лиц, уполномоченных утверждать табель.

Только при наличии всех этих реквизитов в форме табеля его можно считать действительным.

При заполнении табеля дни или часы, которые сотрудник отработал, отмечаются простановкой «Я» в предназначенных для этого графах, причем в нижней части граф проставляется количество часов (ознакомьтесь с образцом табеля, размещенным на нашем сайте, — там можно увидеть, что это за графы).

Дни же, проведенные в командировке, принято отмечать буквой «К», причем количество часов не проставляется. Это связано с тем, что согласно ст. 167 ТК РФ за работником на время всей его командировки сохраняется средний заработок, для исчисления которого продолжительность рабочего дня, проведенного в командировке за исполнением служебного задания, не важна.

Отдельно стоит оговорить вопрос выходных, выпавших на период командировки. Связанные с этим моменты частично урегулированы в постановлении Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года. С одной стороны, эти выходные сотрудник проводит вне дома, с другой — он не всегда их использует для выполнения служебного задания.

Именно поэтому тут важно фиксировать, когда сотрудник в выходной день привлекался к работе, если тому есть подтверждение (соответствующий приказ), дополненное согласием работника на выход на работу в выходной. В таком случае многие кадровые служащие считают, что нужно проставлять в выходные «К», хотя иногда ставят «РВ» (работа в выходной). Если же сотрудник отдыхал в выходной, в табеле ставится «В».

При этом есть и иная точка зрения, согласно которой буквой «К» отмечаются в табеле все дни, перечисленные в приказе о направлении в командировку. Зарплата же бухгалтерией начисляется на основании документов, подтверждающих выход сотрудника на работу в выходной день, или с учетом их отсутствия.

По сути, табель используется для упрощения расчетов зарплаты, сам же расчет в части дней неявки по болезни, из-за командировки или прогула делается на основании других документов: приказов, распоряжений, больничных листов, справок и др.

Рабочее время спланировать вполне реально, а вот предугадать, кто и когда уйдет на больничный, невозможно. В табеле дни болезни помечаются буквой «Б». И от того, какая буква стоит в графе — «К» или «Б», зависит, зарплату надо будет выплачивать сотруднику или больничные.

Рассмотрим две ситуации:

1. Сотрудник заболел перед командировкой, при этом соответствующий приказ уже был издан. Нельзя заставить работника поехать в командировку, если он на больничном, но вот попросить — можно. И лучше будет, если он закроет больничный перед отъездом — тогда все дни в табеле будут помечаться «К».
2. Сотрудник заболел, находясь в командировке. В этом случае дни после начала болезни помечаются «Б» вплоть до даты закрытия больничного, даже если она наступает после окончания планируемого срока командировки. В такой ситуации предполагается, что сотрудник прервал исполнение служебного задания в связи с болезнью.

Важно понимать, что сотрудник не может одновременно находиться и на больничном, и в командировке, точно так же, как не может получать одновременно пособие по временной нетрудоспособности и зарплату.

Многие кадровые работники придерживаются позиции, что для отображения в табеле сверхурочной работы в командировке можно применять сочетание «К/С» (командировка/сверхурочные), причем в нижней графе указываются только часы переработки. И такой подход действительно себя оправдывает.

Отдельный вопрос — сбор работником документов, подтверждающих, что он работал сверхурочно. Для этого он может обратиться в организацию, куда был командирован, для получения соответственной справки. После чего уже бухгалтер будет учитывать при расчете зарплаты и то, что сотрудник был в командировке, и то, что он там работал сверхурочно.

Командировка предусматривает выполнение служебного задания, и время, затраченное на это, особо отмечается в табеле. С отметками обычных рабочих дней, проведенных в командировке, вопросов обычно не возникает: для этого используется код «К», причем сотруднику даже не нужно подтверждать количество часов, которое он отработал. Болезни же во время командировок требуют особого внимания, т. к. нередко вызывают проблемы с учетом. То же самое касается выходных и сверхурочной работы. Все эти моменты должны быть разъяснены лицу, ответственному за ведение табеля.

Документы для оформления командировки в 2017 году: бланки, образцы, порядок заполнения

При направлении работника в командировку в 2017 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. Так какой список документов для оформления командировки ?

Документы для оформления командировки :

Из этой статьи вы узнаете:

• Полный перечень документов, которые нужно оформить для командировки
• Почему отменили командировочные удостоверения
• Как зафиксировать в табеле учета рабочего времени работу командированного сотрудника в выходной

Особенности направления работников в служебные командировки утверждены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Обратите внимание, что оформление удостоверений отменено. Это следует из постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Теперь время пребывая можно подтвердить по билетам и чекам из гостиницы. Кроме того, с недавнего времени отменена обязанность вести журнал учета командированных сотрудников (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771). Этот журнал теперь можно вести по желанию.

Кстати, о размерах суточных вы можете узнать в другой нашей статье .

Раньше документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно — «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.

Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Итак, вам не нужно оформлять служебное задание. Такое требование отменено.

Поэтому самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ (форма № Т- 9а. образец ). В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Обратите внимание: форму Т-9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Итак, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13. образец ). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ ).

Образцы взяты из раздела «Формы» электронного журнала. Чтобы получить полный доступ к базе всех форм бухгалтерских документов, оформите подписку на журнал «Упрощенка» .

После того как работник вернулся из поздки, он должен составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1. образец ). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке . Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

При поездке заграницу время определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в поездку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определять по проездным документам (билетам).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое