Бухгалтерский и налоговый учет: периодических изданий, деловой и специализированной литературы

Одни компании оформляют подписку на периодические издания, другие покупают специализированную литературу в розничной сети. Как правильно отразить в учете приобретение деловой литературы?

В подавляющем большинстве случаев приобретаемые книги, брошюры, журналы и иные издания могут использоваться в течение длительного времени, как минимум несколько лет. Чаще всего деловая литература приобретается для управленческих нужд и не предназначается для перепродажи.
На первый взгляд, в отношении деловой литературы соблюдаются условия, прописанные в п. 4 ПБУ 6/01 для признания объектов в качестве основных средств. Однако стоимость каждой единицы деловой литературы обычно невысока. Маловероятно, чтобы она превысила 40 000 руб. или иной лимит, установленный на более низком уровне в учетной политике конкретной организации в соответствии с нормами п. 5 ПБУ 6/01.
Конечно, если коммерческая организация решила не устанавливать лимит стоимости основных средств. все имущество, которое используется более 12 месяцев и удовлетворяет остальным критериям, следует признавать в качестве основных средств и амортизировать. Но если лимит все-таки установлен, объекты, соответствующие общим требованиям к основным средствам, но имеющие стоимость ниже этого лимита, следует отражать в бухгалтерском учете в составе МПЗ .

Чаще всего приобретаемые книги и другая деловая литература принимаются к учету именно как МПЗ, с последующим списанием их стоимости на соответствующие счета учета затрат по мере их передачи в те подразделения, где эта литература будет использоваться. Для контроля сохранности приобретенной литературы можно организовать забалансовый учет либо "внесистемный" учет и контроль за рамками бухгалтерского учета.
В налоговом учете приобретенные издания не признаются основными средствами вне зависимости от их стоимости. На основании пп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ их стоимость включается в состав прочих расходов в полной сумме в момент приобретения литературы. Иными словами, для целей налогообложения прибыли приобретаемые книги и иные издания не надо даже признавать в качестве материалов и ждать их передачи в то подразделение, где они будут использоваться.
Нужно иметь в виду, что п. 29 ст. 270 НК РФ содержит прямой запрет на признание в целях налогообложения прибыли расходов, произведенных в пользу работников, в том числе на оплату подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу. Поэтому, если организация приобретает литературу, не соответствующую профилю ее деятельности, доказать обоснованность таких расходов и, соответственно, отстоять свое право на их признание в целях налогообложения прибыли и вычет по НДС в отношении таких изданий вряд ли получится.
Поскольку деловые издания необходимы сотрудникам организации для выполнения их профессиональных должностных обязанностей, проблем с налогообложением возникать не должно. Ведь и требования п. 1 ст. 252 НК РФ в такой ситуации будут выполнены (конечно, при условии должного документального оформления операций по приобретению такой литературы).
Однако для большей уверенности в правомерности признания таких расходов можно оформлять приказы на приобретение литературы с указанием конкретных наименований и обоснованием необходимости их приобретения, а также можно включить положения об обязанности организации-работодателя обеспечивать работников необходимой профессиональной литературой в коллективный договор и в должностные инструкции соответствующих сотрудников.
Конкретная схема бухгалтерских записей по приобретению деловой литературы зависит от способа ее покупки.
Во-первых, книги и другие издания могут приобретаться непосредственно в издательствах, а также в оптовых книготорговых организациях по безналичному расчету. В этом случае с поставщиком будет заключен договор, и вместе с литературой он представит накладные, счета-фактуры и иные документы, которые и послужат основанием для бухгалтерских записей и признания расходов в налоговом учете (пример 1).

Пример 1. Организация приобрела необходимую ее работникам деловую литературу непосредственно у издательства. Первоначально была перечислена предоплата в сумме 23 600 руб. (в том числе НДС). Издательством поставлена литература на общую сумму 35 400 руб. (включая НДС), после чего организация произвела доплату. В бухгалтерском учете произведены следующие записи (табл. 1).

--------------------------------
<*> В этом и последующих примерах предполагаем, что организация
является плательщиком НДС и ее рабочим планом счетов предусмотрено
использование субсчетов:
- 60-1 "Расчеты с поставщиками за поставленные ценности, выполненные
работы, оказанные услуги";
- 60-2 "Расчеты с поставщиками по выданным авансам и предоплатам";
- 76-5 "Расчеты по вычетам и восстановлению НДС с авансов и
предоплат".

Во-вторых, нередко деловая литература приобретается через подотчетных лиц, которым на эти цели выдаются денежные средства из кассы организации. При покупке литературы работник должен будет получить документы, доказывающие факт ее приобретения (кассовые чеки, товарные чеки, накладные и т.д.), и на их основании составить авансовый отчет, который утверждается руководителем организации. В совокупности эти документы будут служить основанием для бухгалтерских записей и подтверждения расходов в целях налогообложения (пример 2).

Пример 2. Бухгалтер торговой компании получил под отчет 150 руб. для покупки в книжном магазине сборника Положений по бухгалтерскому учету и купил эту книгу, после чего отчитался о выделенных под отчет средствах. В бухгалтерском учете произведены записи, приведенные в табл. 2.

Периодические издания чаще всего приобретаются по подписке. Иногда возможна покупка отдельных номеров, как в газетных киосках, так и непосредственно в редакции или у распространителей, тогда учет ведется в порядке, рассмотренном выше в отношении приобретения деловой литературы. Если же все-таки оформлена подписка, нужно учесть ряд важных нюансов, напрямую влияющих на порядок бухгалтерского и налогового учета.
Сумму, вносимую при оформлении подписки, нужно трактовать как уплаченный распространителю аванс в счет предстоящей поставки периодических изданий.
Выданные авансы должны учитываться на отдельном аналитическом счете к счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" до тех пор, пока соответствующие обязательства по поставке ценностей и оказанию услуг не будут выполнены поставщиком или подрядчиком.
Согласно ПБУ 10/99 выбытие активов (в том числе денежных средств) в порядке предварительной оплаты ценностей, работ, услуг или в виде авансов и задатков в счет оплаты ценностей, работ и услуг не признается расходом организации. Следовательно, дебиторская задолженность распространителя (редакции, издателя, иного лица) в виде уплаченной ему цены подписки за еще не предоставленные экземпляры должна числиться на отдельном аналитическом счете к счету 60 в течение всего срока действия договора подписки (до момента получения подписчиком последнего экземпляра издания). Однако она будет уменьшаться по мере получения очередных экземпляров, стоимость которых бухгалтер будет относить на текущие расходы с одновременным осуществлением зачета соответствующей части внесенной подписной платы.
Строго говоря, к учету периодики можно подходить точно так же, как и к учету отдельных книг, брошюр и прочей деловой литературы: сначала приходовать полученные номера в составе материальных ценностей (на счете 10 "Материалы"), и лишь затем отражать списание их стоимости на счета учета расходов по мере их передачи в соответствующие подразделения. Однако, на наш взгляд, в отношении периодических изданий целесообразно "облегчить" схему учета и сразу списывать стоимость очередных полученных номеров журнала или газет в дебет соответствующего счета учета затрат, без отражения их движения в составе материально-производственных запасов. Ведь, как правило, газеты и журналы сразу передаются "по назначению", они не находятся на складе и не требуют применения методов складского учета, как другие виды материальных ценностей.
При желании можно организовать забалансовый учет полученных периодических изданий. Либо можно следить за их наличием и движением по иной системе, вне рамок бухгалтерского учета.
Как правило, периодические издания, распространяемые по подписке, облагаются НДС по ставке 10%. При исполнении всех требований, установленных гл. 21 НК РФ, организации-подписчики могут принимать "входной" НДС к вычету.
Обратим особое внимание на Письмо Минфина России от 06.04.2011 N 03-07-09/07, в котором разъяснено, что при распространении по полугодовой подписке журналов, передаваемых подписчикам ежемесячно, счета-фактуры должны выставляться при передаче ежемесячного номера журнала. То есть, руководствуясь нормами п. 3 ст. 168 НК РФ, издатели (распространители) должны выставлять счета-фактуры регулярно при передаче очередных номеров изданий, а не единовременно с последним номером.
Также действующие требования налогового законодательства предписывают выставлять счета-фактуры и на суммы полученных авансов и предоплат. Поэтому лицо, уплатившее предоплату (внесшее аванс), имеет право предъявлять соответствующие суммы НДС с авансов к вычету на основании п. 12 ст. 171 и п. 9 ст. 172 НК РФ. В течение пяти дней с момента получения подписной платы распространитель (в том числе издательство, редакция) обязан выставить счет-фактуру на сумму полученной предоплаты с выделением суммы НДС, уплаченной в составе данной предоплаты. Причем в счете-фактуре на предоплату должны быть указаны, помимо прочего, наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав. То есть там не просто может быть написано "предоплата по договору N. ", а следует перечислить наименования тех периодических изданий, на которые оформлена подписка.
Правда, чтобы воспользоваться правом на вычет, недостаточно только счета-фактуры, необходимо, чтобы в договоре было предусмотрено внесение предоплаты. Кроме того, нужно иметь платежный документ, подтверждающий факт внесения предоплаты (например, платежное поручение).
При исполнении этих условий можно с полным правом предъявить к вычету сумму НДС, уплаченную в составе стоимости подписки, в том же квартале, когда она была оформлена, не дожидаясь получения соответствующих номеров журнала или газеты. Впрочем, это не обязанность, а право организации.
В дальнейшем при получении очередных номеров журналов (газет, иных изданий) и счетов-фактур на них бухгалтеру нужно вновь предъявлять к вычету "входной" НДС - уже на основании пп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ. А соответствующую часть той суммы НДС, которая уже была принята к вычету при внесении подписной платы (уплате аванса), следует восстановить (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ) (пример 3).

Пример 3. Организация оформила годовую подписку на ежемесячный бухгалтерский журнал, перечислив 11 748 руб. (включая налог на добавленную стоимость) в октябре 2011 г. В бухгалтерском учете следует произвести следующие записи (табл. 3).

При оформлении подписки в октябре 2011 г.

Перечислена подписная плата при оформлении
годовой редакционной подписки на ежемесячный
бухгалтерский журнал

Предъявлен к вычету НДС в составе предоплаты

Ежемесячно в течение 2012 г. по мере получения очередного номера журнала
и сопроводительных документов (накладных, счетов-фактур)

Включена в состав текущих расходов стоимость
полученного очередного номера журнала, без НДС

Отражен НДС, выделенный в счете-фактуре редакции

Предъявлен к вычету НДС по полученному номеру
журнала

Восстановлена соответствующая часть НДС, ранее
предъявленного к вычету с суммы перечисленной
предоплаты

Зачтен уплаченный ранее аванс в части стоимости
полученного номера журнала

Если организация решит отказаться от подписки и распространитель вернет полностью или частично внесенную ранее подписную плату, бухгалтеру нужно будет отразить получение денежных средств и погашение дебиторской задолженности распространителя (редакции, издателя) записью в дебет счета 51 с кредита счета 60 (по тому аналитическому счету, где учитывались расчеты по выданным авансам в виде стоимости подписки).
Придется восстанавливать и соответствующие суммы НДС, предъявленные к вычету при внесении подписной платы (аванса). Восстановление НДС, относящегося к возвращаемой части подписной платы, производится в том квартале, когда произошло расторжение договора подписки и возврат суммы предоплаты (пример 4).

Пример 4. Продолжим рассматривать ситуацию, описанную в примере 3, но предположим, что договор подписки расторгнут в апреле 2012 г. (после получения трех номеров ежемесячного бухгалтерского журнала). Бухгалтерские записи будут выглядеть так (табл. 4).

Специальных положений, конкретно регламентирующих порядок учета расходов на подписку, гл. 25 НК РФ не содержит. Если подписка оформлена на профессиональные периодические издания, необходимые для деятельности организации, затраты можно признать на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы, связанные с производством и реализацией.
При наличии достаточных финансовых возможностей вовсе не обязательно ограничиваться одним периодическим изданием. В Письме Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/279 разъяснено, что организация имеет полное право учесть в составе расходов, признаваемых в налоговом учете, затраты на подписку на несколько печатных изданий по одной тематике в случае, если все они используются в ее производственной деятельности.
На наш взгляд, ни к одной организации не должно быть нареканий со стороны налоговых органов, если она подписалась на "Парламентскую газету", "Российскую газету", "Собрание законодательства РФ". Ведь в соответствии со ст. 4 Федерального закона от 14.06.1994 N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания" первая публикация полного текста федерального конституционного закона, федерального закона, акта палаты Федерального Собрания в том числе в этих изданиях считается их официальным опубликованием.
Также не должно возникать проблем при подписке на бухгалтерские и узкоспециализированные периодические издания по профилю деятельности организации.
Впрочем, на практике могут быть и некоторые сложности. Например, если организация, применяющая общий режим налогообложения, подписалась на специализированный журнал, рассматривающий исключительно вопросы применения УСН, у налоговых органов могут возникнуть претензии, ведь в ходе своей работы сотрудники этой организации не сталкиваются с такими вопросами (если, конечно, речь не идет об аудиторской или консалтинговой фирме, в числе клиентов которой есть или могут появиться организации, применяющие УСН).
Говоря о тех организациях, которые применяют УСН, необходимо отметить, что в закрытом перечне "разрешенных" расходов, который содержится в ст. 346.16 НК РФ, расходы на приобретение профессиональной литературы не упоминаются. На этом основании в Письмах Минфина России от 10.08.2009 N 03-11-06/2/151, 17.01.2007 N 03-11-04/2/12, УФНС России по г. Москве от 01.12.2004 N 21-09/77274 указано на то, что организация не вправе учитывать расходы на подписку на периодические издания (в том числе и на бухгалтерскую литературу). В Письме Минфина России от 14.02.2005 N 03-03-02-04/1/40 разъяснено, что даже в случае, если срок использования периодических изданий составляет более 12 месяцев, их нельзя признать основными средствами и включить в расходы организации, применяющей УСН, в качестве "разрешенных" расходов на приобретение основных средств.
Существуют примеры из арбитражной практики, когда судьи поддерживали плательщиков УСН и признавали правомерным списание расходов на подписку на профессиональные периодические издания в качестве материальных расходов на основании пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Постановления ФАС Поволжского округа от 30.10.2008 по делу N А65-1419/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 22.01.2007 N Ф04-8976/2006(29957-А67-40) и др.).
Согласно пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относится не только стоимость сырья, материалов и комплектующих, непосредственно используемых в производстве продукции, ее упаковке, при выполнении работ, оказании услуг, в процессе эксплуатации основных средств и т.д. но и расходы организации на приобретение различных инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, спецодежды и другого имущества, не являющегося амортизируемым. Таковым можно считать и периодические печатные издания. Кроме того, на основании пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным можно отнести расходы на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями.

Совершенно не обязательно, чтобы в роли подписчика выступала организация, оформить подписку может и частное лицо. Например, подписаться на бухгалтерские журналы может лично главный бухгалтер фирмы, а журналы по кадровому делу может выписать на свое имя (и на свой домашний адрес) работник отдела кадров. При этом им выплачивается компенсация расходов на приобретение литературы, необходимой для выполнения профессиональных функций.
Все организационные вопросы по оформлению подписки работник возьмет на себя, и бухгалтеру не нужно будет проводить целый комплекс операций по внесению аванса, получению изданий, зачету авансов и расчетам по НДС; ему останется отразить в учете начисление и выплату компенсации в размере и в порядке, определенном руководством компании.
Чтобы признать расходы на выплату работникам компенсации стоимости выписываемых ими периодических изданий или приобретаемой деловой литературы, необходимых для работы, нужно прописать в коллективном договоре или в трудовом договоре с конкретным работником следующее:
- в силу должностных обязанностей определенные работники (или данный конкретный работник) должны быть в курсе всех событий, изменений законодательства, новейших разработок в соответствующей профессиональной области и т.п. для этого ему необходимо выписывать определенные издания и регулярно их читать;
- работодатель компенсирует данному работнику соответствующие расходы на подписку или приобретение данной литературы в определенном размере.
В средних и крупных организациях целесообразно разработать специальное внутрифирменное положение об оформлении и компенсации расходов на подписку работников на профессиональные периодические издания, регламентирующее процедуры:
- представления работником документов (заявлений, квитанций и т.д.) для получения компенсации средств, израсходованных на оформление подписки;
- подтверждения экономической обоснованности расходов на подписку и санкционирования компенсационных выплат;
- определения размера выплаты (с учетом предельных размеров или иных правил, установленных в организации); выплаты компенсации.
Если обязанность работодателя выплачивать работнику компенсацию стоимости подписки на профессиональные издания закреплена должным образом (в частности, предусмотрена трудовым, коллективным договором), эти расходы можно включить в состав расходов на оплату труда, ведь их перечень, согласно п. 25 ст. 255 НК РФ, является открытым.
Оформить подписку на работника могут как организации, находящиеся на общем режиме налогообложения, так и применяющие УСН. В любом случае, независимо от режима налогообложения, необходимо принимать во внимание экономическую обоснованность расходов (ст. 252 НК РФ). Данного подхода придерживаются и арбитражные суды.
Так, ФАС Дальневосточного округа (Постановление от 30.01.2008 N Ф03-А80/07-2/6039) признал правомерным уменьшение налоговой базы по единому налогу при УСН на сумму затрат на возмещение расходов главного бухгалтера на приобретение изданий бухгалтерской и налоговой тематики. Суд подчеркнул, что поскольку возмещение расходов на подписку предусмотрено трудовым договором с бухгалтером, а печатные издания используются в деятельности организации (т.е. расходы являются обоснованными), эти затраты должны учитываться как расходы на оплату труда.
Расходы на выплату компенсации стоимости подписки следует отражать на тех же счетах учета затрат, на которых учитывались бы расходы по подписке: 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и т.д. Причем, если сумма расходов не является существенной, можно предусмотреть в учетной политике единовременное признание сумм компенсации расходов на подписку в момент их выплаты (пример 5).

Пример 5. Главный бухгалтер организации оформил на свое имя полугодовую подписку на бухгалтерский журнал, израсходовав на это 5800 руб. Работодатель, руководствуясь требованиями должностной инструкции главного бухгалтера и положениями трудового договора, компенсировал сотруднице расходы на подписку. В учете произведены следующие записи (табл. 5).

Поскольку при таком варианте работник получает дополнительные денежные средства, возникает вопрос: нужно ли начислять с суммы компенсации стоимости подписки страховые взносы и удерживать НДФЛ? Ответ на него зависит от того, как оформлена подписка и доказано ли, что выписанные издания используются именно в производственной деятельности.
От обложения НДФЛ освобождены все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, определенных законодательством Российской Федерации), связанных с возмещением различных расходов работников и выполнением ими трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичные нормы прописаны и в п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ.
Выплата компенсации стоимости подписки на профессиональные периодические издания или компенсации расходов на приобретение деловой литературы производится в соответствии с трудовым законодательством, при этом в Трудовом кодексе РФ уточняется, что конкретные размеры компенсации определяются организацией самостоятельно. Выплату в размере, установленном в данной конкретной организации (или в пределах лимита, установленного этой организацией), следует считать выплатой, произведенной в пределах норм, установленных трудовым законодательством.
Если все документы в организации оформлены правильно и сотруднику выплачивается компенсация за приобретенную литературу или подписку на издания, необходимые для его профессиональной деятельности, удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не нужно. Затраты на выплату компенсации полностью учитываются в целях налогообложения прибыли (при формировании единого налога при УСН) в составе расходов на оплату труда.
Когда работодатель компенсирует работнику расходы по подписке на издания, не связанные с его профессиональной деятельностью, сумма компенсации считается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ. В этом случае придется начислять и страховые взносы.

Консультации по теме:

Как вести бухгалтерский учет без двойной записи

Бухгалтерский учет в 2013 году: что ожидает организации на упрощенке

Как организации начать с нуля вести бухучет

Главный бухгалтер: ответственность главбуха

Структура и актуальность применения счетов расчетов в бухгалтерском учете