Категория: Инструкции
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются трудовая функция сотрудника, его права, обязанности и ответственность. Она составляется по каждой штатной должности. Обязательны ли должностные инструкции?
Должностная инструкция - документ не обязательный. Однако не следует им пренебрегать, поскольку должностные инструкции не только помогают сотрудникам четко ориентироваться в своих обязанностях, но и позволяют избежать трудовых споров.
Преимущества и недостатки должностной инструкцииСложность в разработке должностной инструкции, отражающей фактические обязанности
Без должностной инструкции практически невозможно расторгнуть трудовой договор по инициативе администрации в связи с несоответствием занимаемой должности
Без должностной инструкции сотрудника невозможно корректно провести аттестацию персонала
При наличии должностной инструкции трудовые споры часто решаются без привлечения государственных органов
Описание ответственности и обязанностей позволяет избежать дублирования функций внутри фирмы, правильно провести реструктуризацию (объединение, разделение отделов и др.)
Должностные инструкции помогают равномерно распределить обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, должностные инструкции главного бухгалтера и должностная инструкция бухгалтера )
Должностная инструкция помогает сотруднику лучше планировать свою работу
Инструкция помогает администрации фирмы доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно
Нужно ли составлять на каждого сотрудника именные должностные инструкции?
Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. В этом случае составлять именные инструкции не нужно. Если же сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному. Если такой возможности у вас нет, тогда необходимо составить именные должностные инструкции. Нужно ли составлять должностные инструкции на рабочих?
Должностные инструкции рабочих не составляются. Но для них могут быть составлены рабочие инструкции, в которых раздел «Должностные обязанности» будет заменен на раздел «Функциональные действия». Рабочие инструкции можно составить на основании Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367) и Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (необходимый выпуск).
Что включить в должностную инструкцию Типовая должностная инструкция. как правило, состоит из следующих разделов:Этот документ не обязателен, но он поможет вам упорядочить работу над инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. В Положении подробно опишите правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций сотрудников, приведите требования к содержанию инструкций, укажите, кто будет отвечать за разработку этих документов.
Чем пользоваться при составленииПри составлении должностных инструкций пользуйтесь Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Правила использования квалификационных характеристик для составления должностных инструкций вы найдете в Порядке применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9). Существуют рекомендации по составлению должностных инструкций для отдельных государственных учреждений, например Рекомендации по разработке должностной инструкции, утвержденные приказом Госкомэкологии России от 10 декабря 1997 г. № 552 «О системе управления охраной труда в организациях». Ими тоже можно пользоваться при разработке инструкций. Можно ли в должностной инструкции закрепить обязанности, не связанные с прямой трудовой функцией сотрудника?
В соответствии со статьей 60 Трудового кодекса РФ нельзя требовать от сотрудника выполнять работу, не обусловленную трудовым договором. Значит, если в трудовом договоре нет указаний на какие-либо дополнительные обязанности, не следует закреплять их и в должностной инструкции. Если сотрудник принимается для выполнения разнородных функций, можно ввести в штатное расписание комплексные должности. Например, должностная инструкция юриста. кадровика, бухгалтера должна соответствовать должности «специалист по правовым и экономическим вопросам». Тогда в должностной инструкции нужно закрепить все обязанности по такой комплексной должности. Но помните, что, если по должности предусмотрены льготы или ограничения, ее наименование должно строго соответствовать тарифно-квалификационным справочникам (ст. 57 ТК РФ).
В каком порядке принимается должностная инструкцияПроекты должностных инструкций, как правило, разрабатывают руководители структурных подразделений совместно со специалистами отдела кадров. Затем проекты нужно направить на визирование в юридический отдел фирмы или юрисконсульту, который проверит должностные инструкции на соответствие законодательству, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. После того как будут внесены все правки, генеральный директор фирмы или другое уполномоченное лицо утверждает должностную инструкцию.
С этого момента сотрудников при приеме на работу нужно знакомить под расписку с должностной инструкцией и выдавать один экземпляр на руки. Сотрудникам, которые уже работают в фирме, также необходимо выдать инструкции и попросить расписаться за ознакомление. Составляйте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один выдавайте работнику, другой экземпляр храните в отделе кадров.
Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Кроме того, вы можете посоветовать работнику хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог сверяться с ней в процессе работы.
Пересматриваются должностные инструкции по мере необходимости. Ввод в действие должностной инструкции, а также изменений и дополнений к ней осуществляется приказом руководителя организации. В какой форме нужно знакомить сотрудника с должностной инструкцией?
Вариантов несколько. Можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Можно прикладывать к инструкциям лист ознакомления. Но наиболее распространенный вариант - когда сотрудник расписывается на самой инструкции, на обоих ее экземплярах, а также ставит дату ознакомления. К тому экземпляру, который остается в отделе кадров, можно подшить несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (генерального директора, начальника отдела кадров и т. п.). Пример
Инспектор по кадрам ЗАО «Альфа» составила должностную инструкцию для начальника отдела кадров. Документ выглядел таким образом.
Судя по их контенту, этому тексту релевантны статьи:Кому предоставлять основной оплачиваемый отпуск Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ) фирма обязана предоставить только сотрудникам, с которыми она заключила трудовой договор, в том числе: совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ); сезонным работникам (ст.
Обязательно ли вести личную карточку Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм.
Трудовой договор – это соглашение между работодателем и сотрудником. В соответствии с трудовым договором работодатель должен предоставить сотруднику работу по конкретной трудовой функции, обеспечить ему условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату.
Комментарии к этой заметке больше не принимаются.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.
Должностные инструкции – эффективное средство управления персоналом, являются нормативными документами. Они выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль.
Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического труда между руководителями и исполнителями. Они могут быть использованы при поступлении граждан на работу, при оценке результатов служебной деятельности.
Должностная инструкция устанавливает для работника конкретные трудовые (должностные, функциональные) обязанности и права в соответствии с занимаемой должностью, закрепляет его организационно-правовое положение в структуре учреждения, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника.
Должностная инструкция является фактическим описанием должности. Она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед ним структурным подразделением целей и задач.
Значение должностной инструкции очень велико. Она, играя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, способствует четкому разграничению обязанностей и прав между работниками, исключению параллелизма в работе, обеспечению взаимосвязи в работе сотрудников, занимающих различные должности.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.
Должностная инструкция, как правило, не составляется руководителей организаций, структурных подразделений. Их функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются уставе, в положении об организации, в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) также могут не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.
Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же – регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.
На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция не только организуют деятельность работника, но и используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником (работодателем и работником).
Должностные инструкции, будучи правовыми актами, с точки зрения срока своего действия относятся к бессрочным документам, т.е. действуют вплоть до их отмены или до утверждения взамен них новых. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. В таких случаях должностные инструкции перерабатываются и утверждаются заново. Если в деятельности организации не происходит каких-либо существенных изменений, эти документы могут действовать в течение нескольких лет.
Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.
Должностные инструкции разрабатываются, как правило, на базе Трудового кодекса РФ, типовых должностных инструкций для работников отдельных категорий с учетом Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, общеотраслевых квалификационных характеристик должностей, работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37, квалификационных характеристик соответствующих отраслей. Но квалификационные характеристики имеют отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержат всей информации, необходимой для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из локальных нормативно-правовых актов – устава организации, положений о структурных подразделениях, структура и штатная численность и др.
Должностная инструкция как любой официальный документ оформляется на общем бланке организации. Должностная инструкция работника входит в УСД и имеет унифицированную форму.
Разработка должностной инструкции обычно вменяется в обязанность руководителя подразделения.
Должностная инструкция согласовывается с кадровой и юридической службами, с должностными лицами, связанными с работником при выполнении его функциональных обязанностей. При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.
Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, которое ее разрабатывало.
Инструкция утверждается специальным распорядительным актом руководителя организации или руководителем вышестоящего структурного подразделения, непосредственно курирующим данное подразделение, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения.
На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Для повышения ответственности работников за выполнение обязанностей в полном объеме каждый работник знакомится со своей должностной инструкцией после ее утверждения руководителем, при этом на первом экземпляре должностной инструкции работником проставляется ознакомительная виза по форме: «Ознакомлен (-а)», подпись, дата» (или: подпись, дата).
Формуляр инструкции включает следующие реквизиты:
- наименование вида документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения документа;
Содержательной части должностной инструкции предшествует заголовок. В заголовке приводится полное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, точное наименование подразделения с указанием его принадлежности к вышестоящему структурному подразделению [85] .
Содержание текста должностной инструкции можно представить следующими типовыми разделами:
1. Раздел «Общие положения» – по пунктам даются основные сведения о должности (полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения, конкретное содержание деятельности); порядок назначения и высвобождения от должности; особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.) [86] ; должностные лица, кому непосредственно подчиняется работник; должности и число работников, непосредственно подчиненных работнику в данной должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в том числе и порядок приема - передачи дел); квалификационные требования; постоянные организационные и функциональные взаимодействия работника внутри подразделения, со структурными подразделениями соответствующей организации, а также с внешними организациями. Приводится перечень нормативных, методических и других документов, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. К нормативным документам, которыми должен руководствоваться работник, следует отнести основные законодательные и нормативно-правовые акты РФ, организационно-распорядительные документы организации, касающиеся непосредственно сферы компетенции работника, положение о структурном подразделении и должностную инструкцию. Назначение должности или основная цель ее существования описываются четкими и краткими формулировками. Формулировки должны давать ответ на вопрос: «Почему (или для чего) эта должность существует?».
2. Раздел «Функции» – перечисляются основные направления деятельности работника, определяется содержание работы. Должностные обязанности работника обусловливаются задачами подразделения и функциональным назначением должности. При формулировке функций для руководителя и специалистов указываются соответствующие решения по общим функциям управления: планирование, организация, координирование, регулирование, контроль и анализ.
3. Раздел «Должностные обязанности» – подробно описываются виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных выше функций. В этом разделе описывается характер выполняемых действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает», «рассматривает», «руководит» и т.д.). Формулировки обязанностей должны отражать реально выполняемую работу, соответствовать целям существования должности, но при этом не следует стремиться к детальному описанию работы, так как должностная инструкция не является ее «технологией». Каждую в отдельности обязанность необходимо сформулировать таким образом, чтобы была возможность проверить и оценить ее выполнение. Совокупность функциональных обязанностей работников одного подразделения следует разработать так, чтобы ни одна из функций подразделения не оказалась незакрепленной в виде обязанностей его ра6отников, чтобы все случаи дублирования обязанностей у разных сотрудников были мотивированы. При разработке должностных обязанностей рекомендуется учитывать функциональное и технологическое деление труда по выработке и принятию соответствующих решений [87] .
4. Раздел «Права» – устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей и которыми в пределах своей компетенции работник может пользоваться при исполнении возложенных на него обязанностей. Здесь перечисляются полномочия работника: право на получение информации, в том числе имеющей грифы ограничения доступа к ней, необходимой для выполнения им должностных обязанностей; право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам; право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий; право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства; право вносить предложения руководству об улучшении организации работы; право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся к его компетенции. Конкретное содержание прав работника зависит от характера возложенных на него должностных обязанностей и должно быть достаточным для своевременного и качественного их исполнения.
5. Раздел «Ответственность» – обычно приводятся обобщенные формулировки типа «работник несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, действия или бездействия, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; несохранение государственной или коммерческой тайны, за неиспользование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в соответствии с действующим законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной (за административные проступки), уголовной (за правонарушения) - перечислить в должностной инструкции все случаи возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно. В дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ, который будет более детально освещать данный аспект, например, договор об индивидуальной материальной ответственности.
6. Раздел «Служебное взаимодействие» – устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами: описывается, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т.п. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.
К указанным разделам иногда добавляют и другие, такие как «Квалификационные требования», «Условия оплаты», «Организация работы», «Порядок утверждения и внесения изменений», «Контроль, проверка и ревизия деятельности». Например, раздел Квалификационные требования» определяет требования к образованию и стажу работы. В должностной инструкции могут быть описаны профессиональные знания, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей, включая специальные знания по профилю деятельности и знания нормативно-правовой базы. Уровень необходимых профессиональных знаний определяется характером и объемом возлагаемых обязанностей и представляемых прав, схемой взаимодействия работника с другими работниками, подразделениями и организациями. Могут быть введены дополнительные требования к знаниям, отражающим специализацию должности. Однако содержание данного раздела отражается в разделе «Общие положения».
Как правило, перечисленных выше типовых разделов должностной инструкции бывает достаточно для определения организационно-правового положения работника, а добавление новых обычно повторяет информацию, содержащуюся в других документах – трудовом договоре, договоре об индивидуальной материальной ответственности, положении о премировании, регламенте работы и др. Вводя дополнительные разделы в должностную инструкцию, необходимо сверять их содержание с перечисленными выше документами, чтобы избежать противоречий в установлении отдельных норм и правил.
Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника.
Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя организации.
Ниже приведен пример должностной инструкции секретаря-референта [88] :
Должностная инструкция работника - правовой акт, который регламентирует права и обязанности работника, его организационно-правовое положение, обеспечивает условия для его эффективной работы и определяет меру его возможной ответственности.
Наличие данных инструкций дает возможность равномерно распределить обязанности между сотрудниками, вести более глубокую специализацию и персональную ответственность.
Должностные инструкции составляют на основе квалификационных характеристик, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37. Кроме того, при составлении инструкций по должностям государственных служащих необходимо руководствоваться Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г.)
Структура и содержание должностной инструкцииИнструкции для персонала оформляются на общем бланке предприятия и должны содержать обязательные реквизиты: наименование предприятия, гриф утверждения, название вида документа, заголовок к тексту, текст, место составления, подпись, визы.
В типовой должностной инструкции должны быть отображены следующие моменты:
Оформленная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации или его заместителем, курирующим соответствующее подразделение.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: "С инструкцией ознакомлен (дата, подпись)". Инструкция составляется в 3 экземплярах: первый хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника. Инструкции хранятся постоянно по месту разработки, в других организациях - 3 года.
В дальнейшем на основании должностной инструкции составляют трудовой договор с работником.
Формы и шаблоны должностных инструкций
