Готовим персонал к проверке

Как правило, при проведении проверок работники оказываются едва ли не самым слабым звеном. И чем больше работников, тем сложнее координировать их поведение в случае проведения проверок.

В этом случае лучше всего помогает специальная инструкция по действиям персонала при проведении проверок. Такую инструкцию необходимо разработать, утвердить и ознакомить с ней работников под роспись.

Давайте посмотрим, что же должно быть в такой инструкции:

Раздел №1. Лица, ответственные за проведение проверок.

В этом разделе указываются должности и контактные телефоны ответственных за сопровождение проверок лиц.

Таких лиц необходимо разделить как минимум на две группы:

Группа №1 — руководитель организации (и/или его заместитель) и юрист (или другой специалист по юридической части: начальник юридического отдела, заместитель директора по правовым вопросам, адвокат и т.д.). Указанные лица уведомляются о проведении любой проверки.

Группа №2 — отдельные специалисты, которые участвуют только в строго обозначенных проверках. Например: при проведении проверки Роспотребнадзора в ресторане в ней от имени проверяемой организации могут участвовать управляющий рестораном, шеф-повар и санитарный врач; при проведении проверки Госпожнадзора в торговом центре в ней от имени проверяемой организации могут участвовать главный инженер и начальник службы охраны.

Раздел №2. Порядок действий персонала при поступлении информации о проверке.

В этом разделе указывается порядок действий любого работника, которому в связи с исполнением трудовых обязанностей или случайно стало известно о проведении в организации какой-либо проверки.

Раздел №3. Порядок действий персонала при проведении проверки.

В этом разделе можно указать примерно следующее:

3.1.В случае, если на объект прибыла проверка, то до прибытия уполномоченных представителей администрации, сотрудники организации не вправе разглашать никакой информации о деятельности организации, кроме информации, общедоступной для всех посетителей организации. Сотрудники организации должны вести себя с проверяющими также как и с обычными посетителями – вежливо, сдержанно, по стандартам обслуживания.

3.2.При проведении проверки сотрудники организации обязаны неукоснительно соблюдать указания администрации, юриста и своего непосредственного руководителя.

3.3.Если проверяющие задают вопросы, то отвечать на них необходимо коротко (желательно односложными фразами «Да» и «Нет»).
При малейшем сомнении в ответе необходимо отвечать «Не знаю».
Если проверяющие задают сотруднику организации вопросы по возможным нарушениям закона со стороны данного сотрудника, то он вправе не давать объяснений, которые могут быть впоследствии использованы против него.

3.4.При проведении любой проверки все сотрудники организации исполняют свои трудовые и должностные обязанности в обычном порядке, если не поступило иных указаний от администрации.

Раздел №4. Внеплановая проверка.

В этом разделе можно указать примерно следующее:

4.1.В случае если в организации проводится внеплановая проверка, о которой не было известно заранее, то по прибытии в организацию проверки любой «встречающий» сотрудник организации (сотрудник охраны, администратор и др.), вступивший в контакт с проверяющими, должен предложить им разместиться в холле для ожидания уполномоченных представителей администрации.

4.2.После этого сотрудник организации, вступивший в контакт с проверяющими, обязан сообщить о проведении проверки своему руководителю либо сразу же генеральному директору или его заместителю и действовать в соответствии с их указаниями.

4.3.Руководитель структурного подразделения, узнавший о проведении внеплановой проверки в организации, обязан незамедлительно поставить в известность генерального директора (или его заместителя) и юриста.

4.4.Дальнейшее сопровождение проверки обеспечивает юрист.

Раздел №5. Плановая проверка.

В этом разделе можно указать примерно следующее:

5.1.К плановой проверке должны быть готовы все службы и отделы.

5.2.Проверяющих встречают на центральном входе. Сотрудники охраны проверяют документы (служебные удостоверения) и провожают проверяющих в холл для ожидания уполномоченных представителей администрации.

5.3.После этого сотрудник, встретивший проверяющих, немедленно докладывает о прибытии проверки генеральному директору (или его заместителю) и юристу.

5.4.Дальнейшее сопровождение проверки обеспечивает юрист.

Что проверяет ПЛАНОВАЯ ПРОВЕРКА ПО ЭКОЛОГИИ?

Что проверяет проверка из Инспекции Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды?

Хотелось бы поделится своим опытом как на самом деле проходит проверка из Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды (Минприроды) и рассказать на какие вопросы обратить особое внимания.

Обращая внимание только на наличие документов по экологии, можно упустить самые важные моменты. А вот какие шаги должны быть выполнены мы и расскажем.

Плановая проверка по инспекции природных ресурсов включает проверку требований законодательства в области:

• обращения с отходами
• выбросов в атмосферный воздух
• водопотребления и водоотведения
• охраны растительного и животного мира.

Как происходит плановая проверка?

Для начала проверяющий по экологии обычно изучает наличием всех необходимых документов на вашей организации. Затем исследует организацию и сверяет данные в разработанных документах с фактическими наблюдениями.

Небольшое замечание: О необходимости заполнения журналов помнят почти все, а вот про ежегодные документы забывают. Особое внимание обратите на ежегодные отчеты, проведение ежегодной инвентаризации по отходам.

Пробежимся по каждому из разделов экологии и опишем перечни документов. По ходу поясним, что подразумевается под этими вопросами.

Вопросы для проверки соблюдения требований законодательства в области обращения с отходами:

1. разрешение на хранение и (или) захоронение отходов производства;

2. инструкция по обращению с отходами производства;

3. документация по инвентаризации отходов производства (точнее, приказы, титульный лист и сам акт инвентаризации);

4. нормативы образования отходов производства;

5. приказ по предприятию о назначении должностных лиц, ответственных за ведение первичного учета отходов, общего учета отходов, обращение с отходами;

6. первичный (ПОД-9) и общий (ПОД-10) учета отходов (в том числе ртутьсодержащих);

7. состояние оборудованных мест (площадок) или специальных объектов для сбора и хранения отходов;

Из опыта экологических проверок.

Обычно на этом вопросе проваливаются большинство организаций. Какое же должно быть состояние оборудованных мест?

- все места должны быть подписаны (табличка с подписью наименования и кода отхода)

- в контейнере с бытовыми отходами, не должно находится отходов, которые можно переработать

- все места хранения должны быть на том месте, где они обозначены на карте временного хранения отходов. Даже если отходов этого типа нет, место должно быть организовано и подписано.

- отходы должны хранится так, как написано в инструкции по отходам (например: бумага в тюках, бытовой мусор в металлическом контейнере и т.п.)

8. договора с организациями-собственниками объектов захоронения, использования, обезвреживания отходов;

9. проверка фактических объемов хранения отходов производства;

10. проверка соответствия фактических объемов хранения отходов производства допустимому количеству накопления отходов производства, установленному в инструкции по обращению с отходами и данным книг учета;

Из опыта экологических проверок.

Фактические объемы хранения не должны превышать одну транспортную единицу. Данные объемы рассчитываются и указываются в приложении к инструкции по обращению с отходами производства. И, когда в ней написано, что отходы бумаги и картона - 20 кг - то в этом месте временного хранения не должно лежать более 20 кг, иначе.

11. проверка состояния мест временного хранения отходов и объектов хранения отходов, соответствие их расположения карте-схеме временного хранения отходов, приведенной в инструкции;

Из опыта разработки инструкции по обращению с отходами. Порядка 20% организаций не следят за соответствием расположения мест временного хранения, указанных в инструкции.

12. свидетельство о регистрации объектов по использованию, обезвреживанию, захоронению отходов в реестре объектов по использованию, обезвреживанию либо захоронению отходов;

13. проверка выполнения предписаний, акты предыдущих проверок;

14. журнал регистрации сопроводительных паспортов перевозки отходов производства, оформление сопроводительных паспортов перевозки отходов производства;

15. документация, подтверждающая регистрацию сделок по отчуждению отходов производства;

Регистрация сделок нужна тем, кто будет передавать отходы в собственность другой организации, которая не зарегистрирована в реестре по использованию, хранению, обезвреживанию и захоронению отходов.

16. государственная статистическая отчетность по форме 1-отходы (Минприроды) «Отчет об обращении с отходами производства»;

Отчет подается ежегодно до 20 января за отчетный год (ранее до 15 января).

17. наличие заключений о классе опасности отходов производства для отходов, класс опасности которых не указаны в Классификаторе отходов, образующихся в РБ;

18. наличие инструкции об организации производственного контроля в области охраны окружающей среды, приказ по предприятию о назначении ответственных лиц за проведение производственного экологического контроля, ведение журнала инструктажей по ПЭК, проведение проверок в рамках ПЭК.

Вопросы для проверки соблюдения требований законодательства за использованием и охраной вод:

1. разрешение на специальное водопользование, государственный акт на обособленное водопользование, договора на забор воды из водопроводной системы и на сброс сточных вод в систему коммунальной канализации;

2. приказ по предприятию о назначении ответственных лиц за использованием и охраной водных ресурсов;

3. проверка состояния, использования и охраны источников питьевого водоснабжения, соблюдения установленных режимов хозяйственной и иной деятельности в зонах санитарной охраны источников и систем питьевого водоснабжения. Наличие бездействующих и незатампонированных скважин;

4. проверка состояния и эффективности работы сооружений по очистке сточных вод, соблюдения условий сброса сточных вод, влияния сточных вод на состояние водных объектов;

5. проверка проведения водоохранных мероприятий, заданий по строительству и вводу в эксплуатацию водоохранных объектов и совершенствованию методов и технологий очистки сточных вод;

6. проверка соблюдения лимитов водопотребления и водоотведения, ведения учета использования вод, наличие и состояние приборов и оборудования для учета потребления и сброса вод, ведения журналов учета водопотребления и водоотведения и качества вод (ПОД-6, ПОД-7, ПОД-8);

7. проверка наличия на предприятиях потенциальных источников загрязнения водземных вод и выполнение на этих объектах мер по защите подземных вод;

8. проверка наличия режимной сети наблюдательных скважин за состоянием подземных вод;

9. проверка режима содержания водоохранных зон и прибрежных полос водных объектов;

10. проверка соблюдения правил эксплуатации водохозяйственных систем, водохранилищ, прудов;

11. проверка данных о выполнении мероприятий, обеспечивающих рациональное использование водных ресурсов, охрану вод, предотвращение аварийных (залповых) сбросов загрязняющих веществ в водные объекты, и использование выделенных на эти цели средств;

12. проверка выполнения предписаний по актам предыдущих проверок.

Вопросы для проверки соблюдения требований законодательства за использованием и охраной земель, растительного мира, лесов и ландшафтов:

1. соблюдение законодательства об охране и рациональном использовании земель;

2. соблюдение порядка снятия, использования и сохранения плодородного слоя почвы при проведении работ, связанных с нарушением земель;

3. выполнение правил рекультивации нарушенных земель;

4. выполнение обязательных мероприятий по защите земельного участка от водной и ветровой эрозии или других процессов разрушения, иных вредных воздействий;

5. соблюдение требований законодательства по недопущению разжигания костров в запрещенных местах;

6. ведение учета объектов растительного мира;

7. наличие плана месторасположения объектов растительного мира;

8. наличие рабочего дневника учета объектов растительного мира, расположенных на землях отдельных категорий;

9. обеспечение сохранности объектов растительного мира и осуществление их содержания и воспроизводства;

10. соблюдение порядка удаления древесно-кустарниковой или иной растительности, не входящей в государственный лесной фонд;

11. охрана среды произрастания объектов растительного мира, в том числе проведение противопожарного и санитарного благоустройства территорий, включая оборудование мест (площадок) или специальных объектов для сбора и хранения отходов;

12. приказ по предприятию о назначении ответственных лиц за использованием и охраной земель, растительного мира.

Вопросы для проверки соблюдения требований законодательства в части охраны атмосферного воздуха, озонового слоя:

1.наличие разрешения на выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух, соблюдение особых условий;

2.акт инвентаризации, проект нормативов допустимых выбросов;

3.наличие положений о структурных подразделениях, в компетенции которых находится вопросы охраны атмосферного воздуха;

4.порядок осуществления производственного и ведомственного контроля;

5.порядок эксплуатации, технического состояния и использования газоочистного оборудования;

6.наличие зарегистрированных паспортов;

7.технические отчеты испытаний газоочистных установок инструментальными методами;

8.ведение отчетности №1-ОС (воздух)

9.ведение учета по формам ПОД-1, ПОД-2, ПОД-3,ПОД-4,ПОД-5,ПОД-11.

10.Наличие приказов (распоряжений) о назначении должностных лиц, ответственных за охрану атмосферного воздуха, эксплуатацию, обслуживание и ремонт сооружений по очистке выбросов, ведение учета, составление отчетсности;

11.Выполнение конкретных мероприятий по снижении выбросов;

12.Выполнение требований Постановления Минприроды №63 от 14.05.2007 г (соблюдение правил контроля за мобильными источниками);

13.Соблюдение требований Инструкции по обращению с озоноразрушающими веществами;

14.Соблюдение лицензионных требований и условий (при наличии лицензии);

15.Выполнение ранее выданных предписаний;

16. Наличие постановлений на приостановку хозяйственной деятельности и возмещения вреда окружающей среде (если были).

Что же делать, если же Вы нашли себя в списке проверок, а каких-то документов у Вас не хватает?

Постарайтесь максимально быстро разработать документы и подать на согласование. Вероятнее всего, если Ваши документы находится на согласовании в комитете, то проверку Вам перенесут чуть попозже. За это время Вы успеете подготовится более основательно.

ЧУП "ИНСТ"Сосредоточьте внимание на главном, документы оставьте нам!

mts, vel 587-22-22

Проверка пожарной безопасности

Проверка пожарной безопасности – неотъемлемая составляющая любого вида предпринимательской деятельности, без разницы - связана она с производством или с обслуживанием клиентов. Если у вас есть помещения, использующиеся в бизнесе, то пожарный инспектор обязательно нанесет вам визит, а в ряде случаев от его решения будет зависеть сам факт осуществления вашей деятельности в качестве ИП, ООО или ОАО. Поэтому перед началом регистрационных действий обязательно ознакомьтесь с действующими противопожарными нормами и постарайтесь их соблюдать уже на этапе создания производства или организации обслуживания клиентов.

Проверки пожарной инспекции регламентируются принятым в 2004 году №820-ФЗ «О государственном пожарном надзоре». Этот нормативный акт устанавливает порядок проведения проверок, полномочия инспекторов, права и обязанности проверяемого лица или организации, периодичность проведения проверок. В соответствии с этим законом пожарная инспекция обязана заблаговременно уведомить проверяемого о факте предстоящей проверки, а саму проверку проводить не чаще одного раза в 2 года, с продолжительностью не более 1 месяца (увеличение этих сроков возможно только в исключительных случаях). Более частый визит проверяющего допускается при условии контроля за исполнением предписаний инспекции по ранее выявленным нарушениям.

Основываясь на другом нормативном акте - №294-ФЗ «О защите прав юр.лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении гос. контроля…» органы государственной власти, а именно – Генеральная прокуратура и сама контролирующая организация – не только направляют в адрес проверяемого уведомление о проверках, но и публикуют во всеобщем доступе план их проведения, в том числе и план пожарных проверок. В частности, по адресу http://plan.genproc.gov.ru/plan2014/ размещен план проверок контролирующими организациями юр.лиц и ИП на 2014 год. Любой предприниматель может ввести наименование своей организации (или ИП), ИНН и в результате узнать будет ли проведена проверка пожарной безопасности в предстоящем году.

Итак, начало проверки пожарной безопасности – это получение уведомления о дате визита проверяющих, сроках и порядке проведения проверки. В указанную в уведомлении дату к вам придет пожарный инспектор и первое, что он должен сделать – предъявить вам письменное распоряжение начальника пожарного управления (или его заместителя). Без предъявления этого документа никакой проверки пожарной безопасности проводиться не может.

В этом документе обязательно должна присутствовать информация о дате проведения проверки, ее виде, наименовании проверяемой организации (или ИП) и самое главное – о Ф.И.О. и звании инспектора. Всю эту информацию вам необходимо проверить самым тщательным образом и при обнаружении несоответствий потребовать замены документа на достоверный (например, к вам пришел другой инспектор). Кроме этого, проверяющие не вправе превышать сроки проверки, заявленные в данном распоряжении.

Не лишним будет снять ксерокопию распоряжения о проверке пожарной безопасности, чтобы вы могли всегда обратиться к его содержанию и проконтролировать действия инспектора на предмет нарушения.

После того, как пожарный инспектор подтвердит свои полномочия, он в первую очередь попросит вас предъявить документы, которые необходимы для соблюдения режима пожарной безопасности контролируемого объекта. Перечень таких документов может варьироваться в зависимости от вида осуществляемой деятельности, опасности производства, размеров помещения, количества работников и так далее. Тем не мене в этот перечень обязательно войдут:

• внутренние приказы о противопожарных мероприятиях (назначении ответственных лиц, о проведении инструктажей, указании и оборудовании мест для курения);
• план эвакуации сотрудников на случай пожара (на следующем шаге проверки пожарной безопасности инспектор обязательно сравнит предъявленный план с реальным планом здания);
• Журнал проведения противопожарных инструктажей (необходимо, чтобы в журнале были отражены факты регулярных инструктажей всех работников);
• договоры с организациями, устанавливающими и проводящими техническое обслуживание средств пожарной сигнализации и систем пожаротушения (в большинстве случаев у вас также спросят и копии лицензий этих организаций, которые вы должны затребовать до подписания соответствующих договоров);

Необходимость наличия в помещении средств пожарной сигнализации и пожаротушения зависит от площади и специфики использования здания. Уточнить подпадает ли используемое вами здание или помещение под действующие нормы можно в так называемом НБП 110-03 «Перечень зданий, сооружений, помещений и оборудования, подлежащих защите автоматическими установками пожаротушения и автоматической пожарной сигнализацией», а скачать его – в конце данной статьи.

После контроля документов инспектор приступит к непосредственному осмотру здания (или помещения), в ходе которого проконтролирует:

• соответствие плана эвакуации реальной конфигурации помещений;
• материалы отделки стен, плов и потолков;
• наличие, правильное расположение и состояние аварийных выходов;
• состояние решеток на окнах – они должны обязательно открываться изнутри, если все окна в помещении зарешечены;
• наличие, количество, состояние и правильное расположение огнетушителей и противопожарного оборудования;
• общее состояние помещения, проходов и эвакуационных путей на предмет захламления;
• наличие информационных табличек о путях эвакуации, пожарных выходах, обозначении огнетушителей и указание номера телефона при пожаре;
• наличие и состояние систем оповещения о пожаре (для тех помещений, где работают более 10 человек);

По итогам проведенных контрольных мероприятий инспектор должен составить акт о проведенной проверке пожарной безопасности. Еще в процессе осмотра помещения и проверки документов, он может попросить дать объяснения о каких-либо выявленных нарушениях или недочетов в организации противопожарной безопасности. Учитывая эти комментарии, а также основываясь на общепринятой практике, составляется Акт пожарной проверки. Как правило, его составление занимает 2-3 дня, после чего пожарный инспектор предъявляет его руководителю проверяемого юр.лица или ИП под подпись.

В Акте пожарной проверки содержится:

• информация о составителе (инспектор) и проверяемой фирме, дате проведения проверки;
• описание текущего пожарно-технического состояния проверенного помещения;
• перечень выявленных нарушений с апелляцией к действующим нормам противопожарной безопасности;
• меры воздействия на нарушителя, возложенная на него ответственность;
• объяснения ответственных за выявленные нарушения лиц;
• отметки об ознакомлении проверяемого лица (или его представителя) с актом, а также о согласии или несогласии с его содержанием и информацией о нарушениях;
• в случае выявления серьезных нарушений, к акту прикладываются протоколы, составленные в ходе проверки на ответственных за противопожарную безопасность лиц.

Если вы не согласны с содержанием Акта пожарной проверки, в нем не зафиксированы ваши объяснения, вы считаете нарушения или меры воздействия необоснованными, то обязательно в форме акта указывайте «Не согласен» и подробно аргументируйте свою позицию.

Из существующей практики можно утверждать, что проверка пожарной безопасности дело серьезное, но редко приводящее к серьезной ответственности в случае первоначального обнаружения несерьезных нарушений. В большинстве случаев пожарный инспектор ограничивается предупреждением и составляет соответствующее предписание с рекомендациями по устранению нарушения, а также с указанием сроков проверки соблюдения этих предписаний. Если же вы злостно нарушаете противопожарные нормы, либо не соблюдаете предписания пожарных инспекторов, то вам не избежать административной ответственности, а в крайних случаях – и возбуждения уголовного дела.

Нормы пожарной безопасности 110-03