Категория: Бланки/Образцы
В бухгалтерском учете (а также в целях налогообложения прибыли) путевой лист используется, в частности, в качестве первичного учетного документа, подтверждающего расход ГСМ. Разберемся, обязано ли предприятие промышленности при разработке формы путевого листа учитывать требования Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152, которым утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Изучаем нормы законовСогласно требованиям Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни экономического субъекта должен быть оформлен первичным учетным документом. содержащим обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 указанного Закона. Формы первичных учетных документов с 01.01.2013 определяет руководитель экономического субъекта, поэтому организации не обязаны пользоваться унифицированной первичной документацией.
В то же время если на основании других федеральных законов уполномоченными органами утверждены формы документов, которые используются в качестве первичных учетных документов, названные формы являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700). Такой подход следует применять и в отношении Обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса России N 152, поскольку этот документ издан во исполнение требований Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".
Федеральный закон N 259-ФЗ регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, который является частью транспортной системы РФ. Обозначенным Законом определены среди прочего общие условия перевозок грузов, пассажиров и багажа автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Одно из общих условий касается необходимости оформления для учета и контроля работы транспортного средства и водителя путевого листа, содержащего обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 152. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещено п. 2 ст. 6 Федерального закона N 259-ФЗ.
Согласно Приказу Минтранса России N 152 Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
В связи с этим делаем вывод: предприятие промышленности, эксплуатирующее транспортные средства (грузовые и легковые автомобили, автобусы) с целью перевозки грузов, пассажиров (включая своих работников), багажа, при разработке формы путевого листа должно включить в него обязательные реквизиты, приведенные в Приказе Минтранса России N 152.
Рассматриваем судебные делаПодтверждение представленного вывода можно найти в арбитражной практике. Обратим внимание на Постановление ФАС ЦО от 09.04.2013 по делу N А62-4316/2012, в передаче которого в Президиум ВАС отказано Определением ВАС РФ от 31.07.2013 N ВАС-10020/13. Фигурантом дела стало бюро медико-социальной экспертизы (казенное учреждение), имеющее автомобильный транспорт, который используется для перевозки пассажиров и различных грузов с выездом транспортных средств на дороги общего пользования. Бюро использовало путевые листы, не содержащие обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса России N 152.
Судьи решили, что учреждение, являющееся владельцем автотранспортных средств и производящее перевозку грузов и пассажиров по дорогам общего пользования, при осуществлении деятельности, связанной с эксплуатацией автотранспортных средств, обязано выполнять требования Приказа Минтранса России N 152. Соблюдение этих требований законодатель связывает с перевозкой пассажиров и грузов и не указывает на зависимость от осуществления перевозки для внутренних нужд предприятия или на коммерческой основе.
Еще одним подтверждением является Постановление ФАС ДВО от 18.03.2014 N Ф03-336/2014. В данном случае заявителем также стало лицо, не являющееся автотранспортным предприятием, а именно управление Пенсионного фонда.
Другой подходНекоторые эксперты придерживаются мнения о том, что положения Приказа Минтранса России N 152 обязаны соблюдать только автотранспортные предприятия. Обозначенная точка зрения нашла отклик у судей ФАС МО, которые посчитали, что составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий. Поскольку общество таковым не является, оно вправе подтвердить правомерность списания ГСМ иными документами (актами на списание топлива) (Постановление от 18.09.2013 по делу N А40-19421/13-99-60). Обоснование следующее. Федеральный закон N 259-ФЗ регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. В свою очередь, Приказ Минтранса России N 152 принят во исполнение п. 1 ст. 6 указанного Закона. Так как заявитель не оказывает услуг автомобильным транспортом, действие названного Федерального закона и принятого в соответствии с ним подзаконного акта не распространяется на данные правоотношения.
Обязательные реквизиты путевого листаПриведем обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 152.
На путевом листе также могут быть размещены дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой.
Можно ли путевой лист оформить на месяц?В Приказе Минтранса России N 152 говорится, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий месяца. При этом в Приказе не уточняется, при каких обстоятельствах путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день.
К примеру, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, обозначено, что по общему правилу путевой лист легкового автомобиля (форма 3) действителен на один день или смену. Исключение распространяется только на ситуацию отправления водителя в командировку, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Тогда путевой лист выдается на более длительный срок. Однако с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Та же участь, соответственно, постигла указания по применению унифицированных форм.
При решении вопроса о том, на какой срок организация может оформить путевой лист, рекомендуем исходить из общих принципов, заложенных в законодательстве РФ о бухгалтерском учете. Напомним, что первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. В свою очередь, под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона N 402-ФЗ).
Принципы, с учетом которых формируются бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность, перечислены в п. 6 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (Утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). К ним среди прочего относятся:
В Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России (Одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997) подмечено, что на практике можно столкнуться с необходимостью выбора между разными требованиями. Задача решается путем достижения соответствующего баланса между требованиями, главное - реализовать цель бухгалтерского учета. В итоге относительная важность отдельных требований в разных ситуациях является предметом профессионального анализа.
В связи с этим организация, делая упор на принцип рациональности (допустим, поездки, совершаемые водителем, не продолжительны во времени), вправе принять решение об оформлении путевых листов на период, превышающий один день (в том числе в определенных ситуациях, например при отправлении сотрудника в командировку). Кстати, Минфин в свое время указал: первичные документы необходимо составлять с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Нетранспортные компании могут оформить путевой лист на несколько дней, неделю или на любой другой срок, не превышающий месяца (Письмо от 30.11.2012 N 03-03-07/51). Об этом также сказано в Постановлении ФАС ВВО от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282-17-282.
Водителя два, а путевых листов сколько?В Приказе Минтранса России N 152 сказано, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок, то есть одно транспортное средство - один путевой лист на соответствующий период. В то же время если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, можно оформить несколько путевых листов (раздельно на каждого водителя). Тогда дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на нее.
Таким образом, в ситуации, когда на одном транспортном средстве в течение периода, на который оформляется путевой лист, работает несколько водителей, выписывается либо один путевой лист, либо несколько - на каждого водителя. Организация делает выбор самостоятельно.
Предприятие промышленности, эксплуатирующее транспортные средства (грузовые и легковые автомобили, автобусы) с целью перевозки грузов, пассажиров (включая своих работников), обязано при разработке путевого листа учитывать положения Приказа Минтранса России N 152, в котором приведены Обязательные реквизиты путевого листа. Данный подход подтверждает и судебная практика, хотя существует также другая позиция, заключающаяся в том, что предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны соблюдать требования названного Приказа.
К обязательным реквизитам путевого листа относятся наименование и номер путевого листа, сведения о сроке его действия (путевой лист может быть оформлен на один день или на больший период, не превышающий одного месяца, если на то есть необходимость), о собственнике (владельце) транспортного средства, о самом автомобиле, а также о водителе. Если на одном транспортном средстве работает несколько водителей в течение периода, на который оформляется путевой лист, в путевом листе должны быть проставлены сведения обо всех водителях (когда предприятие принимает решение оформлять на каждое транспортное средство только один путевой лист вне зависимости от количества задействованных водителей). Если же на каждого водителя оформляется свой путевой лист, в нем указываются сведения только об этом конкретном водителе.
Документы по теме:
Минтранс планирует поправить бланк путевого листа. Сообщение об этом ведомство опубликовало на портале regulation.gov.ru .
Чиновники планируют два изменения. Станет обязательной отметка о предрейсовом контроле технического состояния машины, а вот печать на бланке отменят.
Унифицированный бланк можно не применять. Форму путевого листа легкового автомобиля компания вправе разработать самостоятельно. Главное, чтобы в ней были реквизиты из пунктов 3-8 Приказа Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152.
Реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса России, обязательны только для транспортных компаний, так как они должны соблюдать Федеральный закон № 259-ФЗ от 8 ноября 2007 г. А требование о реквизитах оттуда. Но инспекторы на местах уверены, что этот закон не только для специализированных компаний, а для всех владельцев машин.
Статьи по теме Будьте в курсе!Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.
Планируется, что с марта 2017 года будет применяться новый бланк путевого листа. По крайней мере, новый бланк хотят утвердить чиновники Минтранса. Соответствующее сообщение они разместили на портале regulation.gov.ru.
Напомним, что компании вправе использовать:
Унифицированные бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Но они не являются обязательными. И если они организации не подходят, то форму типового листа можно разработать самостоятельно. Однако в самостоятельно разработанной форме должны иметься все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18.09. 2008 № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве).
Именно приказа Минтранса России от 18.09. 2008 № 152 чиновники и хотят изменить. Они предлагают два изменения:
Если проект будет принят в данном виде, отметка о предрейсовом контроле технического состояния машины во всех путевых листах станет обязательной. Но пока проект остается лишь проектом.
Практически каждое предприятие в своей деятельности имеет дело с путевыми листами. При наличии автотранспорта (даже одной единицы) их необходимо оформлять перед выездом. Порядок оформления и использования путевых листов регулируется Министерством транспорта России. Поэтому именно данное ведомство издало Приказ № 152 [1], внесший в этот порядок любопытные изменения. Приказ опубликован в «Российской газете» 10.10.2008 и вступил в действие 21.10.2008.
Зачем нужны путевые листы?
Первым делом отметим, что никакой хозяйствующий субъект, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. владеющий автотранспортом, не может освободить себя от оформления путевых листов. Согласно п. 14 ст. 2 Федерального закона №259-ФЗ [2] (далее –
Устав ) путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. В пункте 1 ст. 6Устава указано, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Таковым и является Минтранс России. Так вот, п. 2 той же статьи запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Согласно п. 1 ст. 10Устава водитель предъявляет путевой лист грузоотправителю вместе с документом, удостоверяющим личность, при приеме груза для перевозки. С этого момента исчисляется время подачи транспортного средства под погрузку (п. 2 ст. 11 Устава ). Грузо-
отправитель отмечает его в путевом листе (п. 5 ст. 11 Устава ). Такая отметка может служить основанием для начисления штрафа за задержку (простой) транспортного средства (п. 6 ст. 35 Устава ).
Отметки в путевом листе могут служить обстоятельствами, являющимися основанием для возникновения ответственности перевозчиков, фрахтовщиков, грузоотправителей, грузополучателей, фрахтователей, пассажиров при перевозках пассажиров и багажа, грузов или предоставлении транспортных средств для перевозок пассажиров и багажа, грузов (п. 1 ст. 38 Устава ).
До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России №78 [3]. Оно установило обязательность ведения первичного учета по приведенным в нем унифицированным формам первичной учетной документации (в том числе путевым листам) при осуществлении деятельности по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и при отправлении и получении грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Правда, распространяется это постановление только на юридические лица. Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68 [4]. действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц, зато гораздо подробнее был расписан порядок их заполнения. Однако этот документ утратил силу согласно п. 2 Приказа Минтранса России №152.
Получается, что вновь нет официально утвержденной формы путевого листа для индивидуальных предпринимателей. Приказ Минтранса России №152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила в одинаковой мере распространяются на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.
Уточним, что, по сложившемуся мнению, и Постановление Госкомстата России №78 распространяется не на все юридические лица, а только на те, которые относятся к специализированным автотранспортным предприятиям (см. письма Минфина России от03.02.2006 №03-03-04/2/23 , от 07.04.2006 №03-03-04/1/327 ). Остальные, по мнению Минфина, вправе были разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона о бухгалтерском учете [5]. Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России №152.
Отметим прежде всего, что если Приказ Минтранса России №68 был обязателен для индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды (или других законных основаниях), при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе, а также за собственный счет для производственных целей, то теперь оформлять путевые листы должны все предприниматели (а равно и юридические лица), эксплуатирующие легковые или грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть цель эксплуатации значения не имеет.
Итак, в путевом листе должны быть следующие обязательные реквизиты:
– его наименование и номер;
– указание срока действия;
– сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
– сведения о транспортном средстве;
– сведения о водителе.
Все перечисленные реквизиты должны были присутствовать и прежде. Каковы же нюансы?
Срок действия путевого листа.Постановление Госкомстата России №78 не допускало возможности выдачи путевого листа грузового автомобиля (формы № 4-с и 4-п) на период, превышающий один рабочий день (смену). Аналогичное требование установлено там же в отношении путевых листов специального автомобиля (форма № 3 спец.), легкового такси (форма № 4), автобуса необщего пользования (форма № 6). Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) мог быть выдан и на более длительный срок в случае командировки, когда водитель выполнял задание более суток (смены). Для путевого листа автобуса (форма № 6) никаких ограничений по сроку действия не устанавливалось.
Путевой лист индивидуального предпринимателя выдавался в случае выполнения водителем задания в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автотранспортного средства (п. 5 приложения 5 к Приказу Минтранса России №68 ).
Теперь допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца . Никаких условий при этом не оговаривается. Поэтому требуется срок действия путевого листа указывать в виде даты (число, месяц, год) или двух дат, начала и окончания срока действия, если путевой лист оформляется более чем на один день.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Юридическое лицо должно указывать свое наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, индивидуальный предприниматель – ФИО, почтовый адрес (ранее домашний), номер телефона.
Сведения о транспортном средстве. Прежде всего, теперь указывается тип транспортного средства и его модель. Причем тип транспортного средства должен быть отражен и в названии путевого листа, например: «Путевой лист легкового автомобиля». Если имеется прицеп или полуприцеп, указывается и его модель.
Как и прежде, следует указывать государственный регистрационный знак, данные о пробеге (полный километраж), зафиксированные при выезде и возвращении.
Также отражается время выезда с места постоянной стоянки и заезда обратно, причем если путевой лист выдан более чем на один день, то отмечаются не только часы, минуты, но и число, месяц, год. Данные о пробеге и времени выезда проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями. Таким образом, это необязательно должны быть механик или диспетчер, как указано в унифицированных формах. Если индивидуальный предприниматель совмещает свои обязанности с обязанностями водителя, то все эти отметки он делает сам. Однако он не должен теперь в обязательном порядке заверять каждый путевой лист своей личной подписью, как этого требовал Приказ Минтранса России №68.
Сведения о водителе. Разумеется, надо указывать ФИО водителя. Кроме того, фиксируются дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78. ни Приказ Минтранса России №68. Необходима была лишь подпись работника органов здравоохранения, привлеченного для проведения предрейсового медицинского осмотра, удостоверяющая состояние здоровья водителя и допуск его к управлению автотранспортным средством. Юридическим лицам придется найти место на унифицированных формах рядом с названной подписью для указания времени проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.
Формы путевых листов, в том числе и для индивидуального предпринимателя (отмененные), предусматривают указание номера водительского удостоверения, а также данных лицензионной карточки. Сейчас эти сведения не входят в число обязательных реквизитов.
На одно и то же транспортное средство теперь можно выдать более чем один путевой лист, если в течение срока его действия водители будут использовать транспортное средство поочередно (посменно). В этом случае дата, время и показания о пробеге при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания о пробеге при заезде транспортного средства на постоянную стоянку – в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
Организация обязана учитывать оформленные путевые листы в журнале их регистрации. Храниться путевые листы должны не менее пяти лет. Собственно говоря, это требование соответствует п. 1 ст. 17Закона о бухгалтерском учете.
Обратите внимание. перечень реквизитов и порядок их отражения, предусмотренные Приказом Минтранса России №152. обязательны, но приказ разрешает размещать и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
[1] Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
[2] Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
[3] Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
[4] Приказ Минтранса России от 30.06.2000 № 68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте».
[5] Подробнее о требованиях Минфина к оформлению путевых листов в целях налогообложения см. статью Т. Ю. Кошкиной «Об учете ГСМ, путевых листах и налогообложении», № 10, 2008.
Рекомендуйте статью коллегам:
