Инструкция по применению печатей утверждается кем

"Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом)

7. Использование оттиска печати при оформлении документов

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97. новое название - "оттиск печати", которое более соответствует существу реквизита.

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).

Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

- перечень печатей, используемых в организации;

- места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

- порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа "печать".

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

Перечень печатей включает:

- название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;

<*> Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица "не в единственном экземпляре".

- должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

- образцы подписей на открытие счетов и др.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

Открыть полный текст документа

Инструкция по применению печатей утверждается кем

I. Введение Рекомендации «Тактические действия частного охранника» подготовлены. УТВЕРЖДЕН. Указом Президента Российской Федерации от 10 ноября 2007 года n 1495. Устав. Назначение Табеля унифицированных форм документов по личному составу; порядок разработки.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой. Юридическая консультация Собрание законов Приказ от 22.01.2002 № 20. Приказ от 22.01.2002 Введение 3. Глава 1 Теоретические основы учета и контроля денежных средств. 5. 1.1 Денежные. Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует Практика применения. Для упорядочения использования печатей и штампов в организации разрабатывается. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком.

15 апр 2003 Кроме того, применение гербовой печати необходимо: в каких количествах ;; в каких случаях и на каких документах они проставляются и кем; Инструкция утверждается первым руководителем в связи с особой. К читателю ; Федеральный закон О государственной регистрации прав на недвижимое имущество. Зарегистрировано в Минюсте РФ 19 ноября 2015 г. Регистрационный № 39776. Приложение. 30 дек 2010 2 Порядок изготовления и учёта печатей и штампов 1.1 Настоящая Инструкция определяет порядок изготовления, учёта, о структурном подразделении, которое утверждается ректором университета. 120.000.000 Информация и информатизация: 120.010.000: Общие положения в сфере информации. ББК 68.49(2)24 ОБЩЕВОИНСКИЕ УСТАВЫ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ СССР.

Количество УО, работающих по одной телефонной линии. 16. Количество ШС. 6 + 1. Напряжение МИНИСТЕРСТВО ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ. НАСТАВЛЕНИЕ ПО ПОЖАРНОЙ ОХРАНЕ В ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ. Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении политики и применения современных технических средств в работе с документами, Ознакомление с ними других лиц и опубликование в печати допускается только с Документы утверждаются руководителями университета.

Порядок изготовления, применения, хранения, уничтожения печатей и штампов настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству, другими управлениях, отделах администрации городского округа утверждаются В тексте итогового (сводного) отчета указывается, с кем он согласован, с кем. Инструкция Министерства внутренних дел от 14.12.2002 n 789 "Об утверждении Инструкции. Введение. 3. 1. Основные термины, определения и понятия. 3. 2. Типовые требования. Инструкция утверждается приказом ректора университета после организациям, а также публикация их в печати допускается только с документа (или дата утверждения), кем он издан или утвержден, заголовок к тексту. служебная записка на имя ректора университета относительно применения. Двух последних цифр года утверждения документа. область применения ( при необходимости) и условия эксплуатации. В разделе, при необходимости, должен быть установлен порядок и место проставления клейм, штампов, в приложении к ним приводят описание схемы, рецептуры или ссылки на. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОХРАННИКА i. Общие положения. Охранник должен знать. Верхнее. поле. 01 Государственный герб РФ. 02 Герб субъекта РФ. 03 Эмблема организации. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба контроля (надзора), в области установления, применения и исполнения дату подписания ( утверждения) акта и его номер. Название: Основы делопроизводства Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту. 17 авг 2011 утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) Об утверждении Положения о применении печатей и штампов в о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Одобрены. коллегией Главархива СССР. 30 ноября 1983 года, Приказ Главархива СССР. от 7 декабря. Введение Организация антитеррористической безопасности. образовательного учреждения. Приказ Минэнерго РФ от 12 ноября 2003 г. n 444 "Об утверждении Порядка организации охраны. Устанавлено, что на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится.

Отмена обязательности печатей организации в России

Любые законодательные изменения, касающиеся сферы предпринимательской деятельности, всегда вызывают у ее участников множество вопросов. Не стал исключением и принятый недавно закон об отмене обязательного использования круглых печатей в работе юридических лиц.

Предпринимателей волнует вопрос, что повлечет за собой данный закон и как он повлияет на осуществление практической деятельности. Стоит разобраться, чего будет больше от нововведения — плюсов или минусов, и в каком случае использование печати все-таки останется обязательным.

Данный закон давно планировался к утверждению и 7 апреля 2015 года наконец круглую печать официально отменили. Также соответствующие изменения были внесены и в законы, регулирующие деятельность акционерных обществ и ООО. Положения закона об отмене печати предоставляют предпринимателям возможность выбирать, продолжать им использовать круглую печать или обходиться в дальнейшей работе без нее. То есть, если раньше наличие печати было обязанностью, теперь это становится их правом.

Круглая печать для организаций больше не нужна, и в этом вопросе юридические лица теперь сравнялись с ИП, которые также не обязаны иметь печать. Принятые нововведения объясняются тем, что на современном этапе развития технологий печать на документе уже не является признаком его подлинности. Поскольку при помощи различных технических средств можно подделать любой штамп, требование к наличию печати становится ненужным и лишь усложняет процедуру регистрации юридических лиц.

Отказ от круглой печати на бумажных носителях информации — это один из шагов на пути к развитию электронного документооборота и использованию электронной подписи. Этот вариант теперь считается более надежным и прогрессивным.

Закон коснулся только акционерных обществ и ООО. Следовательно, все остальные предприятия по-прежнему должны иметь печать и использовать её в своей деятельности. В частности, к ним относятся:

• все некоммерческие организации;
• государственные и муниципальные предприятия;
• жилищные кооперативы.

В деятельности этих типов предприятий не произошло изменений — все необходимая документация, как и раньше, продолжает заверяться печатью. Также печать будет обязательной и для юрлиц, в уставе которых прописано ее обязательное наличие. Предприниматели смогут пойти по двум путям-либо внести изменения в устав и отменить подобное положение, либо продолжить работу по старой схеме. В последнем случае придется соблюдать старые правила и проставлять печать на всех необходимых документах.

Если же в уставе предприятия не прописано обязанности наличия печати, но она продолжает ее использование, вносить изменения в документ желательно, но необязательно. Лучше всего, конечно, все-таки оформить дополнение к уставу с указанием того, что на предприятии будет иметься подобная печать. Если же такого дополнения не будет, а штамп будет просто проставляться на всех документах, никакого влияния на их подлинность, действительность и юридическую силу это не окажет.

Также требования к наличию печати сохранились относительно некоторых важных документов предприятия. До тех пор, пока не имеется точных данных, изменять их оформление или оставить прежним, лучше продолжать работать по старым правилам.

Отмена обязательного использования печатей связана со множеством вопросов, которые возникают у некоторых работников организации: бухгалтеров, юристов и специалистов кадровых служб. Можно рассмотреть некоторые важные документы, существующие на каждом предприятии, и новые требования к их оформлению:

1. Трудовые договора . Наличие печати на данном документе и раньше не было обязательным условием — штамп ставился только при желании сторон и особого влияния на подлинность документа не оказывал. Поэтому сейчас руководители и работники кадровых служб могут вполне законно пренебречь круглой печатью — на подписываемом договоре это все равно никак не отразится.

Также это касается и всех остальных видов договоров, которые заключаются в процессе ведения предпринимательской деятельности. Исключением могут быть лишь те из них, которые содержат в себе положения относительно обязательного проставления печати.

2. Трудовые книжки . Это документ, с оформлением которого возникло самое большое количество вопросов. По требованиям, на первой странице трудовой книжки обязательно должен стоять штамп. Также печатью заверяются все вносимые в книжку записи — о принятии, переведении на другую должность или увольнении сотрудника. Несмотря на принятый закон, лучше пока этим требованиям не изменять и продолжать оформлять этот документ по старым правилам.

3. Налоговая отчетность. Предприятия, использующие электронные каналы сдачи всех деклараций и отчетов, уже давно не используют печать в подобных документах. На смену ей пришла цифровая подпись. Однако в случае сдачи бумажных вариантов отчетности штамп по-прежнему придется ставить. Отсутствие печати может стать серьезной, хоть и необоснованной причиной для отказа в принятии отчетности налоговыми органами.

4. Первичная документация. Поскольку ее форма утверждается внутренними документами предприятия, в них может быть прописано и наличие или отсутствие печати. То есть в этом вопросе предприниматели, как и раньше, имеют право выбора.

5. Некоторые другие документы. В частности, наличие печати обязательно для большинства бланков строгой отчетности — их форма и требования к оформлению утверждаются на законодательном уровне (читайте также статью об использовании бланков строгой отчетности вместо кассового чека ).

Несмотря на принятый новый закон, отменяющий обязанность использовать печать, лучше все-таки не спешить прекращать ее использование и уж тем более уничтожать. Это поможет избежать конфликтов с проверяющими органами и упростит подготовку документации.

Хотя требования к наличию печати установлены подзаконными актами, а ее отмена утверждена на федеральном уровне, банки, налоговая служба, пенсионный фонд и прочие органы могут отказаться от принятия документов без штампа.

Многие министерства и ведомства пока никак официально не отреагировали на данное изменение и не издали распоряжений, пояснений или указаний по новому оформлению документов. В будущем это обязательно произойдет и может оказаться, что для некоторой документации (например, для трудовых книжек или отчетности), требования к обязательному наличию печати сохранятся.

Все про увольнение по соглашению сторон с выплатой компенсации найдете в нашем обзоре .

Подводя итоги, можно сказать, что новый закон, отменяющий необходимость использовать печати, характеризуется следующими положениями:

• Распространяется он только на АО и ООО. Для государственных и некоммерческих предприятий печать по-прежнему остается обязательной.
• При желании предприниматель может продолжить ее использование — для этого ему необходимо прописать соответствующее положение в уставе своей организации (или внести к нему дополнения).
• До получения официальных разъяснений от различных департаментов и министерств лучше все-таки не спешить уничтожать печать или прекращать ее использование.
• Определенный перечень документов лучше продолжать заверять штампом — это поможет избежать отказа в принятии документации проверяющими органами.

Остается поверить в благоразумие предпринимателей и нормальных людей. Да, технологии совершенствуются, но совершенствуются не только технологии копирования, но и технологии выявления копий. Смею всех заверить. что двух одинаковых печатей (соответственно оттисков) не существует.
Закон дурацкий, остается только удивляться уму-разуму тех, кто его принимал. Кому нужен электронный документооборот, тот и так его поддерживает. А где-нибудь в Урюпинске такими законами его навязать не удастся.

Зачем принимать новые законы, которые еще больше все усложняют? О чем думают те, кто придумывает такие законы? Теперь путаницы будет больше. Опять не посоветовались с экспертами перед тем, как принимать.
В общем, хорошо, конечно, что прочитал, но не одобряю.

Приказ ОАО РЖД от N 13

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

О МЕРАХ ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ОАО "РЖД"

(В ред. Приказа ОАО "РЖД" от 17.06.2013 N 55)

В целях упорядочения использования, учета, применения и хранения печатей и штампов в ОАО "РЖД" и в связи с изменением фирменного стиля ОАО "РЖД" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по использованию печатей и штампов в ОАО "РЖД" (далее - Инструкция).
2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД", представительств ОАО "РЖД" в иностранных государствах обеспечить:
изготовление в 3-месячный срок необходимых печатей, используя в качестве образцов дизайн-макеты оттисков печатей, предусмотренных Инструкцией, а также изготовление штампов для внутреннего документооборота;
использование, учет и хранение печатей и штампов в соответствии с требованиями Инструкции;
уничтожение в установленном порядке печатей и штампов, не отвечающих требованиям Инструкции, после получения новых печатей и штампов, изготовленных в соответствии с Инструкцией;
сдачу работниками числящихся за ними печатей при оформлении их перехода на другую работу или увольнения.
3. Начальнику Департамента корпоративных коммуникаций Михайлову С.В.:
осуществлять методическое обеспечение изготовления печатей для подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД" и представительств ОАО "РЖД" в иностранных государствах в соответствии с Инструкцией и Регламентом использования фирменного стиля ОАО "РЖД", утвержденным приказом ОАО "РЖД" от 16 февраля 2007 г. N19;
разместить в недельный срок настоящий приказ в сети Интранет на сайте ОАО "РЖД" (страница Департамента управления делами).
4. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. представить подготовленные совместно с причастными подразделениями аппарата управления предложения о количестве экземпляров фирменной печати ОАО "РЖД" (печати юридического лица), необходимом для обеспечения уставной деятельности ОАО "РЖД".
5. Пункт утратил силу Приказом ОАО "РЖД" от 17.06.2013 N 55.

Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин

УТВЕРЖДЕНА
приказом ОАО "РЖД"
от 13 февраля 2010 г. N 13

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ОАО "РЖД"

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в департаментах, управлениях и других подразделениях в составе аппарата управления ОАО "РЖД" (далее - подразделения аппарата управления), на железных дорогах, в дирекциях, других филиалах и иных структурных подразделениях ОАО "РЖД" (далее - филиалы) и представительствах общества в иностранных государствах (далее - представительства).
1.2. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия:
печать или штамп - устройство для нанесения оттисков на бумагу или другие материалы;
клише - элемент печати или штампа с обратным изображением какого-либо текста или рисунка;
оттиск печати или штампа - изображение клише печати или штампа на бумаге или других материалах;
факсимиле - штамп для точного воспроизведения на бумаге подписи какого-либо должностного лица.
1.3. В ОАО "РЖД" используются:
печать ОАО "РЖД" (печать юридического лица), далее именуемая - фирменная печать;
печати подразделения аппарата управления;
печати филиала и его структурных подразделений;
печать представительства.
В ОАО "РЖД" используются также штампы для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, списании в дело документов и в других случаях при ведении внутреннего документооборота.
Право иметь свою печать, а также необходимые штампы предусмотрено уставом ОАО "РЖД" и положением о соответствующем подразделении аппарата управления, филиале (структурном подразделении филиала) и представительстве.
1.4. Печатью заверяется подпись должностного лица на документах, где в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ОАО "РЖД" или соглашением сторон необходимо заверение подписи.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.
Если форма документа имеет пометку "Место для печати" или "МП" оттиск печати должен располагаться в установленных границах.
1.5. Ответственными за организацию и соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в подразделениях аппарата управления, филиалах и представительствах являются их руководители.
Работники, получившие для выполнения своих служебных обязанностей печати и штампы, персонально отвечают за их надлежащее использование и сохранность.
1.6. Использование печатей и штампов при ведении делопроизводства с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в установленном порядке в соответствии с рекомендациями Первого управления.

2. Основные требования к изготовлению печатей и штампов

2.1. В ОАО "РЖД" используются мастичные и металлические печати.
Мастичная печать - печать, изготовленная из каучука или высококачественной резины либо иного материала, обеспечивающего качественное нанесение на бумагу оттиска печати штемпельной краской.
Металлическая печать - печать, изготовленная из металла, обеспечивающего качественное нанесение оттиска печати на сургуч, пластилин, иной пластичный материал или бумагу.
2.2. Печати изготавливаются по индивидуальным и типовым дизайн-макетам оттисков печатей (эскизам), разрабатываемым по заданию Департамента корпоративных коммуникаций Центром "Желдорреформа" в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
При изготовлении печатей используется шрифт Russian Rail G PRO.
Если печать изготавливается в нескольких экземплярах, то на клише каждого экземпляра печати проставляется арабскими цифрами ее номер: N 1, N2, N3.
2.3. Печати изготавливаются таким образом, чтобы при их использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения.
2.4. Штампы изготавливаются в форме прямоугольника по эскизам, разрабатываемым подразделением аппарата управления, филиалом, представительством и другим пользователем штампов.
2.5. Печати и штампы изготавливаются полиграфическими (штемпельно-граверными) предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3. Фирменная печать и факсимиле

3.1. Фирменная печать - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", сокращенное фирменное наименование на русском и английском языках "ОАО "РЖД" и "JSCo "RZD", его местонахождение "г.Москва", основной государственный регистрационный номер общества "ОГРН 1037739877295" и в центре корпоративный знак (элемент логотипа общества) [РЖД] (*) (приложение N 1).

------------------------------
*) [РЖД] - здесь и далее - элемент логотипа общества - прим.

3.2. Фирменная печать используется для проставления на документах, требующих заверения подписи президента, вице-президентов и главного бухгалтера ОАО "РЖД", а также подписи должностных лиц подразделений аппарата управления на документах, подписанных ими от имени ОАО "РЖД" в соответствии с предоставленными полномочиями и требующих заверения этой печатью, и в частности:
договоры и соглашения, заключаемые ОАО "РЖД" с другими организациями;
отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, пенсионный и другие фонды;
гарантийные письма;
доверенности;
документы по кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения;
справки о заработной плате (форма 2-НДФЛ);
акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций;
характеристики работников;
представления к государственным наградам, почетным званиям.
3.3. Решение о количестве экземпляров фирменной печати принимается президентом ОАО "РЖД" на основании предложений, подготавливаемых Департаментом управления делами совместно с причастными подразделениями аппарата управления.
3.4. Заявка на изготовление фирменной печати составляется Департаментом управления делами и направляется в Административно-хозяйственное управление, которое оформляет заказ на изготовление печати полиграфическим (штемпельно-граверным) предприятием.
3.5. На копиях документов, подписанных президентом, первым вице-президентом, старшими вице-президентами и вице-президентами ОАО "РЖД", проставляется при необходимости их факсимиле.
Допускается использование факсимиле при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации или соглашением сторон.
Факсимиле может ставиться на поздравительных и приветственных письмах, а также на других документах, не требующих юридической идентификации.
3.6. Использование факсимиле при оформлении подлинников приказов, распоряжений, протоколов, писем и других организационно-распорядительных документов ОАО "РЖД" не допускается.
3.7. Необходимость изготовления факсимиле президента и вице-президентов ОАО "РЖД" определяется соответственно президентом и вице-президентами ОАО "РЖД".
Заявка на изготовление факсимиле составляется Департаментом управления делами и направляется в Административно-хозяйственное управление, которое оформляет заказ на изготовление факсимиле полиграфическим (штемпельно-граверным) предприятием.

4. Печати и штампы подразделений аппарата управления

4.1. Печать подразделения аппарата управления - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование подразделения аппарата управления и в центре корпоративный знак (элемент логотипа общества) [РЖД] (приложение N 2). Эта печать является основной печатью подразделения.
4.2. Печать подразделения аппарата управления используется для проставления на документах, требующих заверения подписи руководителя или другого должностного лица подразделения, выступающего от имени этого подразделения.
4.3. Для проставления печати на служебных удостоверениях работников ОАО "РЖД", на документах, удостоверяющих награждение (поощрение) от имени ОАО "РЖД", а также в иных случаях, предусмотренных нормативными документами ОАО "РЖД", используется круглая печать диаметром 25 мм (малая печать ОАО "РЖД"), содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", сокращенное фирменное наименование "ОАО "РЖД", его местонахождение "г.Москва" и в центре корпоративный знак "Р, [РЖД] (приложение N 2).
Решение о количестве экземпляров такой печати принимается президентом ОАО "РЖД". Обоснование необходимости изготовления этой печати, а также заявка в Административно-хозяйственное управление на ее изготовление подготавливаются Департаментом управления делами.
4.4. Для заверения копии приказа, распоряжения, протокола, другого организационно-распорядительного документа ОАО "РЖД", с которой изготавливается необходимое количество экземпляров для последующей рассылки адресатам, используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование выполняющего эти функции подразделения аппарата управления - "Департамент управления делами" - и в центре слова "Отдел документационного обеспечения" и номер печати (приложение N 3).
Указанной печатью заверяется также каждая копия договора ОАО "РЖД", снимаемая с визового экземпляра для направления соответствующим подразделениям аппарата управления.
4.5. Для заверения копии, снимаемой с хранящегося в архиве ОАО "РЖД" документа, используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование выполняющего эти функции подразделения аппарата управления - "Департамент управления делами" - и в центре слова "Отдел архивов".
4.6. Для проставления печати при приеме, передаче и отправлении корреспонденции ОАО "РЖД" используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование выполняющего эти функции подразделения аппарата управления - "Департамент управления делами" ив центре слово "Экспедиция".
4.7. Для проставления печати на приходных кассовых ордерах и справках о заработной плате (кроме формы 2-НДФЛ) используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование выполняющего эти функции подразделения аппарата управления - "Департамент бухгалтерского учета Бухгалтерской службы" - и в центре слова "Для бухгалтерских документов ОАО "РЖД" и номер печати (приложение N 3).
4.8. Для проставления печати на документах в приемной президента ОАО "РЖД" используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование подразделения аппарата управления, в состав которого входит приемная, - "Аппарат президента ОАО "РЖД" - и в центре слова "Приемная президента ОАО "РЖД".
4.9. Для проставления печати на документах в приемной первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов ОАО "РЖД" используется треугольная печать, представляющая собой равносторонний треугольник с длиной стороны 40 мм, которая содержит полное наименование общества "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование секретариата вице-президента ОАО "РЖД" (например, "Секретариат первого вице-президента ОАО "РЖД" или "Секретариат старшего вице-президента ОАО "РЖД", или "Секретариат вице-президента ОАО "РЖД") и в центре номер печати, находящейся в пользовании соответствующего секретариата старшего вице-президента и вице-президента ОАО "РЖД".
4.10. Для проставления печати на пропусках, пакетах и в некоторых других случаях при ведении в подразделении аппарата управления внутреннего документооборота могут использоваться иные печати.
Такие печати должны иметь диаметр 40 мм и содержать полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование соответствующего подразделения аппарата управления и в центре указание предназначения печати - "Для пропусков", "Для пакетов" и т.п.
4.11. Подразделения аппарата управления могут иметь для ведения внутреннего документооборота штампы со словами "Контроль", "В дело" и другие штампы с текстом, указывающим на действия, которые необходимо выполнить в отношении документа.
4.12. Заявка на изготовление печатей и штампов подразделения аппарата управления составляется подразделением и направляется в Административно-хозяйственное управление, которое оформляет заказ на их изготовление полиграфическим (штемпельно-граверным) предприятием. Заявка на изготовление печатей должна быть предварительно согласована с Департаментом управления делами.
Решение о количестве экземпляров печатей и штампов подразделения аппарата управления принимается руководителем соответствующего подразделения.

5. Печати и штампы филиалов

5.1. Печать филиала - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", полное наименование филиала на русском языке, его местонахождение, основной государственный регистрационный номер общества "ОГРН 1037739877295" и в центре корпоративный знак (элемент логотипа общества) [РЖД] (приложение N 4). Эта печать является основной печатью филиала.
5.2. Печать филиала используется для проставления на документах, требующих заверения подписи его руководителя или других должностных лиц, имеющих право подписи этих документов. Примерный перечень документов, требующих заверения подписи печатью, утверждается руководителем филиала.
Для проставления (при необходимости) печати на документах при ведении в филиале внутреннего документооборота могут использоваться иные печати.
5.3. Необходимость изготовления факсимиле в филиале, порядок его использования, перечень должностных лиц, имеющих право применения факсимиле, и документов, на которых может проставляться факсимиле, определяется руководителем филиала с учетом требований раздела 3 настоящей Инструкции.
5.4. Филиалы могут иметь штампы, необходимые для ведения внутреннего документооборота, с текстом, указывающим на действия, которые необходимо выполнить в отношении документа ("Контроль", "В дело" и др.).
5.5. Решение о количестве экземпляров печатей и штампов филиала принимается руководителем соответствующего филиала.
5.6. Заявка на изготовление печатей и штампов филиала составляется и направляется непосредственно на полиграфическое (штемпельно-граверное) предприятие филиалом.
5.7. Структурные подразделения филиалов могут иметь свои печати и штампы.
Печать структурного подразделения филиала - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", полное наименование филиала на русском языке и в центре полное наименование и местонахождение структурного подразделения филиала (приложение N 4).
5.8. Порядок использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов структурных подразделений филиала и составления заявок на их изготовление, а также необходимое количество экземпляров печати устанавливаются руководителем филиала с учетом требований настоящей Инструкции.

6. Печать представительства

6.1. Печать представительства - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", полное наименование представительства на русском и английском языках и в центре корпоративный знак (элемент логотипа общества) [РЖД] (приложение N 5).
6.2. Печать представительства используется для проставления на документах, требующих заверения подписи его руководителя.
6.3. Заявка на изготовление печати представительства составляется Департаментом международных связей на основании предложения соответствующего представительства и направляется в Административно-хозяйственное управление, которое оформляет заказ на изготовление печати полиграфическим (штемпельно-граверным) предприятием.

7. Учет и хранение печатей и штампов

7.1. В подразделениях аппарата управления, филиалах и представительствах печати учитываются в журнале учета печатей (приложение N 6), листы которого нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Записи о поступлении, выдаче в пользование, возврате и уничтожении производятся отдельно по каждой печати (каждому экземпляру печати).
7.2. Руководитель подразделения аппарата управления, филиала и представительства назначает работника, который получает изготовленные для соответствующего подразделения (филиала, представительства) печати, ведет журнал учета печатей, записывая данные по каждой печати (каждому экземпляру печати).
Печати выдаются работникам, назначенным руководителем соответствующего подразделения аппарата управления, филиала и представительства ответственными за их использование и сохранность, под расписку в журнале учета печатей.
7.3. Полученная от изготовителя Административно-хозяйственным управлением фирменная печать передается в Департамент управления делами, где в журнале учета печатей записываются данные о каждом экземпляре, если она изготовлена в нескольких экземплярах.
Фирменная печать N 1 находится в Департаменте управления делами. Другие экземпляры фирменной печати могут передаваться Департаментом управления делами подразделениям аппарата управления, которым они необходимы для выполнения от имени ОАО "РЖД" возложенных на них функций. В журнале учета печатей в Департаменте управления делами и в журнале учета печатей в подразделении, которому передан экземпляр фирменной печати, делаются соответствующие записи об этом.
7.4. Фирменная печать, печать подразделений аппарата управления, филиалов и представительств хранятся в металлическом хранилище (сейфе), опечатываемом металлической печатью индивидуального пользования работника, ответственного за использование и сохранность этих печатей.
Иные печати могут храниться в надежно закрываемых (запираемых) и опечатываемых шкафах (ящиках).
Запрещается хранить печати в местах, доступных для лиц, не имеющих права пользоваться печатями.
7.5. В нерабочее время необходимые для пользования печати, за исключением фирменной печати, печати филиала и печати представительства, могут выдаваться дежурному работнику по решению руководителя подразделения аппарата управления, филиала, представительства.
7.6. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) работника, ответственного за хранение фирменной печати, печати подразделения аппарата управления, филиала или представительства, а также факсимиле президента и вице-президентов ОАО "РЖД", печати и факсимиле передаются по акту работнику, временно исполняющему такие обязанности (акт утверждается руководителем соответствующего подразделения).
7.7. При переходе на другую работу или увольнении работник должен сдать числящиеся за ним печати другому работнику по решению соответствующего руководителя.
7.8. Наличие в подразделении аппарата управления, филиале и представительстве печатей, правильность их хранения и использования проверяются на реже одного раза в год комиссией из работников этого подразделения (филиала, представительства), образуемой их руководителем.
По результатам проверки составляется акт, в котором отражается положение дел с сохранностью печатей, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, нарушения порядка их хранения и использования.
7.9. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей руководителем подразделения аппарата управления, филиала и представительства в установленном порядке проводится служебное расследование.
7.10. При смене руководителя подразделения аппарата управления, филиала или представительства в акте приема-передачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей.
7.11. Пришедшие в негодность, неиспользуемые, устаревшие и утратившие значение, в том числе в результате прекращения деятельности или реорганизации подразделений ОАО "РЖД", печати подлежат уничтожению в тех подразделениях аппарата управления, филиалах и представительствах, в которых они учитываются.
Об уничтожении печатей составляется акт, который подписывается членами комиссии в составе не менее 3 человек и утверждается руководителем подразделения аппарата управления, филиала или представительства.
В акте об уничтожении печатей указываются наименования печатей, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, способ их уничтожения, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей.
В журнале учета печатей делается отметка об уничтожении печатей.
7.12. Экземпляр фирменной печати, переданный Департаментом управления делами какому-либо подразделению аппарата управления для выполнения возложенных на него функций, который подлежит уничтожению, должен быть возвращен использующим его подразделением аппарата управления в Департамент управления делами.
После уничтожения экземпляра фирменной печати делается соответствующая отметка в журнале учета печатей в Департаменте управления делами.
7.13. Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей и факсимиле - путем сожжения или измельчения их клише.
7.14. Порядок учета, хранения и уничтожения штампов устанавливается руководителем подразделения аппарата управления, филиала и представительства с учетом особенностей их деятельности и структуры применительно к порядку, установленному настоящей Инструкцией в отношении печатей.
7.15. Журнал учета печатей (с оттисками печатей) и отдельное переходящее дело службы делопроизводства подразделения ОАО "РЖД", в которое подшиваются документы по вопросам изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов (заявки на изготовление, акты проверки наличия печатей, акты об их уничтожении и др.), хранятся в соответствии с требованиями Перечня документов, образующихся в деятельности ОАО "Российские железные дороги", с указанием сроков хранения, утвержденного распоряжением ОАО "РЖД" от 28 декабря 2007 г. N 2474р.

Фирменная печать ОАО "РЖД"
См. рисунок

Печать департаментов, управлений и других подразделений в составе аппарата управления ОАО "РЖД"
См. рисунок

Печать для заверения рассылаемых копий организационно-распорядительных документов ОАО "РЖД"
См. рисунок