Категория: Инструкции
Главная » Кадры » Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводствеНумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.
Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:
Бланк приказа о приеме на работу
Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:
По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:
По основной деятельности :
На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.
Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.
Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.
Важно! В ФЗ № 43 от 02.03.2016г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу. Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет.
Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:
Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:
Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в РФ» скачать
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» скачать
Правила веденияПример приказа об увольнении
Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:
В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:
В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:
На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.
Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.
Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.
Каждый год новая или нетНумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.
Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.
Журнал регистрации приказовСтраница журнала регистрации приказов по личному составу
Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.
Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.
Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.
Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.
На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.
Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.
Что делать, если ошибкаВнесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.
К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:
Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!
Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:
Совет! При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение. А в приказе указать перечень корректив и ссылку на это приложение к приказу.
Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:
Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.
Образец приказа о нумерации приказовПредприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.
Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»
195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр. д.21, кор.1, пом. 309
Генеральный директор А.С. Шапкин
С приказом ознакомлены:
01.01.2016г. О.Д. Иванов
1.7. Техническая документация
1.7.1 На каждом энергообъекте должны быть следующие документы:Комплект указанной выше документации должен храниться в техническом архиве энергообъекта со штампом "Документы" и при изменении собственника передаваться в полном объеме новому владельцу, который обязан обеспечить ее постоянное хранение.
1.7.2. На каждом энергообъекте, в производственных службах АО-энерго должен быть установлен перечень необходимых инструкций, положений, технологических и оперативных схем для каждого цеха, подстанции, района, участка, лаборатории и службы. Перечень утверждается техническим руководителем энергообъекта (АО-энерго).
1.7.3. На основном и вспомогательном оборудовании электростанций, котельных и подстанций должны быть установлены таблички с номинальными данными согласно государственному стандарту на это оборудование.
1.7.4. Все основное и вспомогательное оборудование, в том числе трубопроводы, системы и секции шин, а также арматура, шиберы газо- и воздухопроводов, должно быть пронумеровано. При наличии избирательной системы управления (ИСУ) нумерация арматуры по месту и на исполнительных схемах должна быть выполнена двойной с указанием номера, соответствующего оперативной схеме, и номера по ИСУ. Основное оборудование должно иметь порядковые номера, а вспомогательное — тот же номер, что и основное, с добавлением букв А, Б, В и тл. Нумерация оборудования должна производиться от постоянного торца здания и от ряда А. На дубль-блоках каждому котлу должен присваиваться номер блока с добавлением букв А и Б. Отдельные звенья системы топливоподачи должны быть пронумерованы последовательно и в направлении движения топлива, а параллельные звенья — с добавлением к этим номерам букв А и Б по ходу топлива слева направо.
1.7.5. Всё изменения в энергоустановках, выполненные в процессе эксплуатации, должны быть внесены в инструкции, схемы и чертежи до ввода в работу за подписью ответственного лица с указанием его должности и даты внесения изменения.
Информация об изменениях в инструкциях, схемах и чертежах должна доводиться до сведения всех работников (с записью в журнале распоряжений), для которых обязательно знание этих инструкций, схем и чертежей.
1.7.6. Технологические схемы (чертежи) должны проверяться на их соответствие фактическим эксплуатационным не реже 1 раза в 2 года с отметкой на них о проверке.
В эти же сроки пересматриваются инструкции и перечни необходимых инструкций и технологических схем.
1.7.7. Комплекты необходимых схем должны находиться у диспетчера ОДУ ЕЭС России, ОДУ, энергосистемы, тепловой и электрической сети, начальника смены электростанции, начальника смены каждого цеха и энергоблока, дежурного подстанции, района тепловой и электрической сети и мастера оперативно-выездной бригады. Форма хранения схем должна определяться местными условиями.
1.7.8. Все рабочие места должны быть снабжены необходимыми инструкциями, составленными в соответствии с требованиями настоящих Правил на основе заводских и проектных данных, типовых инструкций и других нормативно-технических документов, опыта эксплуатации и результатов испытаний, а также с учетом местных условий. Инструкции должны быть подписаны начальником соответствующего производственного подразделения (цеха, подстанции, района, участка, лаборатории, службы) и утверждены техническим руководителем энергообъекта.
Инструкции системного значения должны быть согласованы с ОДУ и утверждены техническим руководителем АО-энерго, инструкции межсистемного значения по кругу вопросов ОДУ (ОДУ ЕЭС России) — главным диспетчером ОДУ (ОДУ ЕЭС России).
Перечень инструкций, требующих согласования, определяют соответственно ОДУ и ОДУ ЕЭС России.
1.7.9. В инструкциях по эксплуатации оборудования, зданий и сооружений, средств релейной защиты, телемеханики, связи и комплекса технических средств АСУ по каждой установке должны быть приведены:1.7.11. У дежурного персонала должна находиться оперативная документация, объем которой представлен в табл. 1.1.
В зависимости от местных условий объем оперативной документации может быть изменен по решению технического руководителя энергообъекта или АО-энерго.
Скачать должностную инструкцию
технического редактора (.doc, 90КБ)
Технический редактор имеет право:
Технический редактор несет ответственность:
1.7.1. На каждом энергообъекте должны быть следующие документы:
акты отвода земельных участков;
генеральный план участка с нанесенными зданиями и сооружениями, включая подземное хозяйство;
геологические, гидрогеологические и другие данные о территории с результатами испытаний грунтов и анализа грунтовых вод;
акты заложения фундаментов с разрезами шурфов;
акты приемки скрытых работ;
первичные акты об осадках зданий, сооружений и фундаментов под оборудование;
первичные акты испытания устройств, обеспечивающих взрывобезопасность, пожаробезопасность, молниезащиту и противокоррозионную защиту сооружений;
первичные акты испытаний внутренних и наружных систем водоснабжения, пожарного водопровода, канализации, газоснабжения, теплоснабжения, отопления и вентиляции;
первичные акты индивидуального опробования и испытаний оборудования и технологических трубопроводов;
акты государственной и рабочих приемочных комиссий;
утвержденная проектная документация со всеми последующими изменениями;
технические паспорта зданий, сооружений, технологических узлов и оборудования;
исполнительные рабочие чертежи оборудования и сооружений, чертежи всего подземного хозяйства;
исполнительные рабочие схемы первичных и вторичных электрических соединений;
исполнительные рабочие технологические схемы;
чертежи запасных частей к оборудованию;
оперативный план пожаротушения;
документация в соответствии с требованиями органов государственного надзора;
комплект действующих и отмененных инструкций по эксплуатации оборудования, зданий и сооружений, должностных инструкций для всех категорий специалистов и для рабочих, относящихся к дежурному персоналу, и инструкций по охране труда.
Комплект указанной выше документации должен храниться в техническом архиве энергообъекта со штампом "Документы" и при изменении собственника передаваться в полном объеме новому владельцу, который обязан обеспечить ее постоянное хранение.
1.7.2. На каждом энергообъекте, в производственных службах АО-энерго должен быть установлен перечень необходимых инструкций, положений, технологических и оперативных схем для каждого цеха, подстанции, района, участка, лаборатории и службы. Перечень утверждается техническим руководителем энергообъекта (АО-энерго).
1.7.3. На основном и вспомогательном оборудовании электростанций, котельных и подстанций должны быть установлены таблички с номинальными данными согласно государственному стандарту на это оборудование.
1.7.4. Все основное и вспомогательное оборудование, в том числе трубопроводы, системы и секции шин, а также арматура, шиберы газо- и воздухопроводов, должно быть пронумеровано. При наличии избирательной системы управления (ИСУ) нумерация арматуры по месту и на исполнительных схемах должна быть выполнена двойной с указанием номера, соответствующего оперативной схеме, и номера по ИСУ. Основное оборудование должно иметь порядковые номера, а вспомогательное тот же номер, что и основное, с добавлением букв А, Б, В и т.д. Нумерация оборудования должна производиться от постоянного торца здания и от ряда А. На дубль-блоках каждому котлу должен присваиваться номер блока с добавлением букв А и Б. Отдельные звенья системы топливоподачи должны быть пронумерованы последовательно и в направлении движения топлива, а параллельные звенья с добавлением к этим номерам букв А и Б по ходу топлива слева направо.
1.7.5. Все изменения в энергоустановках, выполненные в процессе эксплуатации, должны быть внесены в инструкции, схемы и чертежи до ввода в работу за подписью ответственного лица с указанием его должности и даты внесения изменения.
Информация об изменениях в инструкциях, схемах и чертежах должна доводиться до сведения всех работников (с записью в журнале распоряжений), для которых обязательно знание этих инструкций, схем и чертежей.
1.7.6. Технологические схемы (чертежи) должны проверятъся на их соответствие фактическим эксплуатационным не реже 1 раза в 2 года с отметкой на них о проверке.
В эти же сроки пересматриваются инструкции и перечни необходимых инструкций и технологических схем.
1.7.7. Комплекты необходимых схем должны находиться у диспетчера ЦДУ ЕЭС России, ОДУ, энергосистемы, тепловой и электрической сети, начальника смены электростанции, начальника смены каждого цеха и энергоблока, дежурного подстанции, района тепловой и электрической сети и мастера оперативно-выездной бригады.
Форма хранения схем должна определяться местными условиями.
1.7.8. Все рабочие места должны быть снабжены необходимыми инструкциями, составленными в соответствии с требованиями настоящих Правил на основе заводских и проектных данных; типовых инструкций и других нормативно-технических документов, опыта эксплуатации и результатов испытаний, а также с учетом местных условий. Инструкции должны быть подписаны начальником соответствующего производственного подразделения (цеха, подстанции, района, участка, лаборатории, службы) и утверждены техническим руководителем энергообъекта.
Инструкции системного значения должны быть согласованы с ОДУ и утверждены техническим руководителем АО-энерго, инструкции межсистемного значения по кругу вопросов ОДУ ЦДУ ЕЭС России) главным диспетчером ОДУ (ЦДУ ЕЭС России).
Перечень инструкций, требующих согласования, определяют соответственно ОДУ и ЦДУ ЕЭС России.
1.7.9. В инструкциях по эксплуатации оборудования, зданий и сооружений, средств релейной защиты, телемеханики, связи и комплекса технических средств АСУ по каждой установке должны быть приведены:
краткая характеристика оборудования установки, зданий и сооружений;
критерии и пределы безопасного состояния и режимов работы установки или комплекса установок;
порядок подготовки к пуску; порядок пуска, останова и обслуживания оборудования, содержания зданий и сооружений во время нормальной эксплуатации и при нарушениях в работе;
порядок допуска к осмотру, ремонту и испытаниям оборудования, зданий и сооружений;
требования по безопасности труда, взрыво- и пожаробезопасности, специфические для данной установки.
1.7.10. В должностных инструкциях по каждому рабочему месту должны быть указаны:
перечень инструкций по обслуживанию оборудования, схем оборудования и устройств, знание которых обязательно для работников на данной должности;
права, обязанности и ответственность работника;
взаимоотношения с вышестоящим, подчиненным и другим связанным по работе персоналом.
1.7.11. У дежурного персонала должна находиться оперативная документация, объем которой представлен в табл1.1
Объем оперативной документации
Диспетчер энергосистемы (объединенной энергосистемы)
Оперативная исполнительная схема (схема-макет)
Журнал или картотека заявок на вывод из работы оборудования, находящегося в управлении и ведении диспетчера
Журнал релейной защиты, автоматики и телемеханики
Карты уставок релейной защиты и автоматики
Начальник смены электростанции
Суточная оперативная исполнительная схема или схема-макет
Журнал или картотека заявок диспетчеру на вывод из работы оборудования, находящегося в ведении диспетчера
Журнал заявок главному инженеру на вывод из работы оборудования, не находящегося в ведении диспетчера