Категория: Бланки/Образцы
Еще осенью прошлого года Минтранс России утвердил перечень обязательных реквизитов и правила заполнения путевых листов. Проанализируем, как с учетом данного документа организации, имеющие и использующие автотранспорт, должны оформлять путевые листы
Составлять путевые листы необходимо по нескольким причинам. Во-первых, путевые листы нужны для гражданско-правовых и хозяйственных целей. Они служат основанием для расчетов сторон за осуществлен-ные перевозки.
Во-вторых, путевые листы используются как доказательство производственного характера поездок, а также для расчета количества израсходованного и списываемого топлива. Иными словами, они являются документами, подтверждающими расходы организации на содержание служебного транспорта в налоговом и бухгалтерском учете. Ведь согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли признаются лишь документально подтвержденные расходы. К таковым, в частности, относятся затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
В-третьих, путевые листы — это первичные документы по учету работы транспортных средств и труда водителей. Они являются основанием для начисления водителям заработной платы.
В-четвертых, обязательное наличие у водителя организации путевого листа предписано Правилами дорожного движения Российской Федерации 1. За управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или административного штрафа в размере 100 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
Какую форму путевого листа применятьОбязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — порядок, приказ № 152). Этот документ вступил в силу с 21 октября 2008 года. Вместе с тем продолжают действовать унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Каким же из названных документов руководствоваться?
Унифицированных форм путевых листов несколько. Они установлены в зависимости от вида транспортного средства. Так, есть формы типовых путевых листов для легкового, грузового, специального автомобиля, легкового такси, автобуса и автобуса необщего пользования. Их обязаны использовать юридические лица всех форм собственности, которые осуществляют деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
По мнению Минфина России, унифицированные формы путевых листов обязательны только для автотранспортных организаций 2. Остальные компании могут разработать, утвердить и применять свою форму путевого листа (иного подтверждающего документа), который должен содержать все реквизиты, предусмотренные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). Напомним, что обязательными для первичных документов являются такие реквизиты, как наименование и дата составления документа, название организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении, должности ответственных лиц и их личные подписи.
В отличие от постановления Госкомстата России в приказе № 152 сама форма путевого листа не утверждена. В нем перечислены лишь его обязательные реквизиты. Согласно пункту 2 порядка его должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
До вступления в силу приказа № 152 индивидуальные предприниматели, занимающиеся перевозками для собственных нужд или на коммерческой основе, использовали специальные формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса России от 30.06.2000 № 68. Данный нормативный документ утратил силу с 21 октября 2008 года (п. 2 приказа № 152).
Итак, приказом № 152 и утвержденным им порядком должны руководствоваться все без исключения организации и индивидуальные предприниматели. При этом автотранспортные компании вправе по-прежнему применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России. Но чтобы выполнить требования порядка, указанным организациям следует дополнить типовую форму теми реквизитами, которые теперь являются обязательными. Перечислим их: дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров, штамп и подпись медицинского работника, проводившего осмотр, и расшифровка его подписи.
Остальные организации, не являющиеся автотранспортными, самостоятельно разрабатывают и применяют ту форму путевого листа, с помощью которой они смогут подтвердить затраты на содержание служебного автотранспорта. Но в ней должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные не только в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ, но и в приказе № 152.
Индивидуальные предприниматели теперь также сами решают, какую форму путевого листа они будут применять. Причем это касается как индивидуальных предпринимателей, занимающихся автомобильными перевозками, так и тех, кто использует транспорт только для собственных нужд. Поскольку граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, не обязаны вести бухгалтерский учет, действие норм Закона № 129-ФЗ на них не распространяется. Следовательно, при разработке формы путевого листа индивидуальные предприниматели руководствуются лишь правилами и требованиями, изложенными в приказе № 152.
Самостоятельно разработанную форму путевого листа необходимо утвердить как приложение к приказу об учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008)
Рисунок. Образец заполнения путевого листа
В соответствии с пунктами 3—7 порядка путевой лист теперь должен содержать пять обязательных реквизитов:
Как внести исправления в путевой лист?
Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в пункте 5 статьи 9 Закона № 129-ФЗ. В нем говорится, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских. Правда, при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Таким образом, при исправлении в путевом листе, например, показаний одометра (спидометра) на начало или конец рабочего дня должна стоять подпись водителя, механика или иного уполномоченного лица, подтверждающего правильность этой корректировки
Обратите внимание: среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения транспортного средства. Однако именно эта информация необходима, чтобы подтвердить обоснованность расходов на содержание служебного транспорта в целях налогообложения прибыли. Ведь отсутствие в путевом листе данных о конкретном пункте следования автомобиля не позволяет судить о том, что автомобиль действительно использовался в производственных целях. Как отмечено в письме Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, путевой лист, не содержащий информацию о маршруте движения автомобиля, не подтверждает осуществленные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Таким образом, в бланк путевого листа целесообразно добавить сведения о маршруте автомобиля. Тем более что это не противоречит правилам составления путевых листов. Согласно пункту 8 порядка на путевом листе допускается указывать дополнительные реквизиты, которые позволяют учесть особенности ведения деятельности по перевозке грузов, пассажиров и багажа.
Примерная форма и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля, который может использовать организация, не являющаяся автотранспортной, приведены выше.
Порядок заполнения путевого листаПутевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое организацией (индивидуальным предпринимателем) для перевозки сотрудников, пассажиров, грузов или багажа. Так сказано в пункте 9 порядка.
Как правило, путевой лист составляется на один день. Однако на усмотрение организации (индивидуального предпринимателя) его можно оформить и на более длительный срок, не превышающий одного месяца (п. 10 порядка). Естественно, при условии, что путевые листы заполняются таким образом и с такой регулярностью, что на их основании можно судить об обоснованности произведенных расходов (письмо Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327).
Допустим, на одном автомобиле посменно ездят несколько водителей, а путевые листы в организации выдаются на месяц. В таком случае на одно транспортное средство можно составить несколько путевых листов — отдельно на каждого водителя (п. 11 порядка). Но при этом нужно учесть особенности заполнения путевых листов, установленные в пункте 15 порядка. В нем говорится, что дата, время и показания одометра на момент выезда транспортного средства с места постоянной стоянки указываются только в путевом листе водителя, который первым выезжает со стоянки. Дата, время и показания одометра при возвращении данного автомобиля на место постоянной стоянки вписываются в путевой лист водителя, который последним заезжает на место стоянки.
1 Утверждены постановлением Правительства РФ от 23.10.93 № 1090. 2 Данный вывод содержится в письмах Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 и от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
Отсутствие подписи с указанием фамилии, имени и отчества медицинского работника, а также штампа является нарушением, т.к. эти реквизиты входит в число обязательных реквизитов путевого листа, утвержденных Минтрансом.
Специалисты Росздравнадзора могут обвинить компанию в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ ).
А за этим последует административный штраф:
Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:
Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.
Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:
Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры должны проводить:
– медицинские работники, которые имеют высшее и (или) среднее специальное образование (в т. ч. сотрудники, состоящие в штате организации);
– или медицинские или иные организации, осуществляющие медицинскую деятельность при наличии соответствующей лицензии.
При этом обязанность организовывать проведение обязательных предрейсовых и послерейсовых осмотров возлагается на организацию.
Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя.
Из ситуации
Сергея Разгулина. действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ
Организация может использовать:
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 ).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.
На практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. В этом случае организация допускает нарушение.
Дело в том, что предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры должны проводить:
– медицинские работники, которые имеют высшее и (или) среднее специальное образование (в т. ч. сотрудники, состоящие в штате организации);
– или медицинские или иные организации, осуществляющие медицинскую деятельность при наличии соответствующей лицензии.
При этом обязанность организовывать проведение обязательных предрейсовых и послерейсовых осмотров возлагается на организацию.
Исходя из этого проведение предрейсовых (послерейсовых) осмотров иными лицами является нарушением, за которое организацию могут оштрафовать.
Внимание: Если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ ).
А за этим последует административный штраф:
Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см. например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007. от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008 ).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см. например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13. постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5. Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009 ).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства ). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848 .
Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 .
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 ). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8 ).
Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152:Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов
16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Персональные консультации по учету и налогам
Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.
ü Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
ü Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
ü Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
ü В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.
ü Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
ü Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
ü В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
ü Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
ü Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
ü Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Образец путевки прилагается.
Работа КТП по предупреждению перерасхода ГСМ.
1. Беседа о бережном отношении
2. Вовремя выявленные неисправности автомобиля
3. Регулировка всех систем автомобиля
4. Замер уровня топлива в баке перед выездом и при возвращении машины.
Основные упущения в организации работ КТП и краткие предложения по улучшению его работы
1. Несвоевременное проведение ТО автомобилей
2. Неукомплектованность запчастями
Чтобы устранить недостатки, нужно следить за сроками проведения ТО автомобилей, выделять больше средств на приобретение запчастей.
Зона уборочно-моечных работ.
Оборудование и приспособления зоны уборочно-моечных работ данного предприятия.
1. Оборудование для мойки автомобилей.
2. Ручное оборудование для шланговой мойки.
