Должностная инструкция администратора офиса управления обеспечения операционной деятельности

194 Общие положения

194.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Администратора офиса, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

194.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

194.3 Переименование, ликвидация должности Администратора офиса, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

194.4 Администратор офиса непосредственно подчиняется Руководителю Административной группы УООД Департамента продаж.

194.5 У Администратора офиса подчиненных нет.

194.6 Администратор офиса может замещать Секретаря АГ УООД Департамента продаж на время его отсутствия.

На время отсутствия Администратора офиса его замещает Секретарь АГ УООД.

195 Цели и должностные обязанности

195.1 Деятельность Администратора офиса направлена на достижение следующих целей:

195.1.1Обеспечение внутреннего распорядка Управления обеспечения операционной деятельности, поддержание функций, необходимых для обеспечения работы сотрудников УООД;

195.1.2Планирование и контроль деятельности подразделений ДП;

195.1.3Техническое и хозяйственное обеспечение подразделений, входящих в структуру Департамента продаж.

195.2 Для достижения установленных целей Администратор офиса исполняет следующие обязанности:

195.2.1Обеспечивает работоспособность офисной техники (своевременная подача заявок диспетчеру ОСТО на ремонт и техническое обслуживание) и проведение ремонтных работ в помещении (стулья, двери, свет, мебель и т. п.);

195.2.2Обеспечивает сотрудников Департамента продаж необходимыми канцелярскими товарами (заказ и выдача);

195.2.3Подготавливает необходимые документы для командировок сотрудников Департамента продаж (согласно правилам оформления командировок сотрудников);

195.2.4Оформляет заказ визитных карточек для сотрудников Департамента продаж;

195.2.5Составляет и передает в отдел персонала XXX табеля учета рабочего времени сотрудников ДП;

195.2.6Осуществляет хранение и отслеживание форм УРВ, контроль за опозданиями без уважительных причин сотрудников ДП, предоставление ежемесячного сводного отчета по опозданиям;

195.2.7Контролирует состояние рабочих мест (комнат), находящихся в ведении подразделений ДП, осуществляет оптимизацию и подготовку рабочих мест сотрудников подразделений;

195.2.8Осуществляет контроль за резервированием переговорных комнат ОСК «Газон» для совещаний/заседаний/переговоров;

195.2.9Контролирует поддержание и развитие материально-технической базы ДП: отслеживание состояния материально-технических ценностей ДП (сохранность, исправность), своевременное обновление;

195.2.10 Оформляет и согласует финансовые СЗ;

195.2.11 Осуществляет ведение кадрового архива;

195.2.12 Ведет прием и переадресацию телефонных звонков;

195.2.13 Оформляет заказ медикаментов для аптечки ДП;

195.2.14 Осуществляет организацию переговоров;

195.2.15 Оформляет документы и выполняет поручения, касающиеся административно-хозяйственной деятельности ДП.

196 Показатели оценки деятельности

Деятельность Администратора офиса оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Качество и достоверность отчетных документов (отчетов по выполненной работе);

3.2 Качество и своевременность выполнения возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей.

197 Общекорпоративные нормы

Деятельность Администратора офиса регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

197.1 Правила внутреннего трудового распорядка;

197.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»

197.6 Положение о защите персональных данных работников XXX ;

197.7 Положение об Административной группе Управления обеспечения операционной деятельности XXX ;

197.8 Настоящая должностная инструкция.

Администратор офиса имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

198.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

198.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

Администратор офиса несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

200 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Первый документ, с которым знакомятся наемные работники, устраиваясь на работу – это должностная инструкция, которая определяет круг обязанностей, как наемного работника, так и работодателя. Должностные инструкции разрабатываются не под конкретное наемное лицо, а под определенную профессию, которая зарегистрирована в классификаторе существующих профессий. Поэтому должностные инструкции, прежде всего, нормативно считаются правовым документом, который определяет круг обязанностей и прав, степень ответственности возложенной на соответствующую должность, правила приема и увольнения, замещения. Применяя должностные инструкции в организации производственного процесса, позволяют работодателю четко и эффективно организовать деятельность предприятия, так как участие каждого работника четко определено. Должностные инструкции утверждаются работодателем и подписываются наемным работником. С этого момента они определяют отношения между ними. Работнику они дают чувство стабильности и защищенности, а работодателю облегчают работу по управлению персоналом. Исходя из выше сказанного, должностные инструкции должные содержать следующую информацию - общие положение, в котором определены квалификационные требования к данной должности, что необходимо знать и уметь, занимая эту должность. Второе – это перечень работ, которые выполняет наемный работник, находясь на этой должности. Затем идут его права, которые он может отстаивать и требовать от работодателя. Последний пункт – это ответственность, которую несет работник при выполнении своих обязанностей. Применение должностных инструкций, как видно, в одинаковой степени важны как для наемного работника, так и для работодателя, помогая в решении проблем, которые могут возникнуть в процессе трудовой деятельности.

Онлайн кинотеатр hd

http://artusmed.kz/ эндопротезирование тазобедренного и коленного сустава.

• должностная инструкция кладовщика
  Подробнее [88236 просмотров]
• должностная инструкция специалиста отдела кадров
  Подробнее [74393 просмотра]
• должностная инструкция водителя
  Подробнее [69798 просмотров]
• должностная инструкция юриста предприятия
  Подробнее [69167 просмотров]
• должностная инструкция администратора магазина
  Подробнее [64047 просмотров]
• должностная инструкция электрика
  Подробнее [59679 просмотров]
• должностная инструкция завхоза школы
  Подробнее [58375 просмотров]
• должностная инструкция директора магазина
  Подробнее [56833 просмотра]
• должностная инструкция начальника ПТО
  Подробнее [51078 просмотров]
• должностная инструкция оператора котельной
  Подробнее [49076 просмотров]
• должностная инструкция директора школы
  Подробнее [48468 просмотров]
• должностная инструкция генерального директора
  Подробнее [46972 просмотра]

1. Общие положения
1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.
1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития.
1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.
1.4. ВСпоДО должен знать:
1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.
1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.
1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).
1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.
1.4.6. Методы оформления и обработки документов.
1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.
1.4.8. Персональный компьютер: программы - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.
1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС - не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).
1.4.10. Схемы документооборота.
1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.
1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.
1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.
1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.
1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.
1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.
1.4.21. Системы мотивации.
1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:
1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.
1.5.2. Положением о документообороте компании.
1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.
1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.
1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.
1.5.6. Трудовым договором.
1.5.7. Положением о персонале.
1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.
1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании.
1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.
1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
ВСпоДО:
2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.
2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.
2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.
2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.
2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя - административного директора и управляющего директора компании.
2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.
2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.
2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.
2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.
3. Права
ВСпоДО имеет право:
3.1. Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата - форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
4. Ответственность
ВСпоДО несет ответственность:
4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:
5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.
5.2. С юридическим департаментом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.3. С хозяйственной службой компании - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.
5.4. С департаментом персонала и организационного развития - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.
5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).
5.6. С департаментом безопасности - по вопросам информационной и экономической безопасности.

ведущий специалист по документообороту