Категория: Инструкции
Для кого сервис
Вы - коммерческая организация.
У Вас много клиентов или поставщиков.
Вы работаете с НДС.
Почтовые пересылки занимают время и излишне тратят бюджет.
Ваш партнер работает с Диадок.
Количество отправляемых писем в месяц - 40 и более.
Легко и быстро
Все привыкли работать с электронной почтой, а Диадок - та же почта только с электронной подписью документов.
Любой компьютер с интернет - ваше почтовое отделение, нет очередей, клиенты довольны
Интеграция с 1С и другими учетными системами.
Можно бесплатно попробовать!
Полная сохранность документов в электронном виде с круглосуточным доступом.
Считайте выгоду
Не надо держать на полную ставку курьера.
Клиенты вовремя получают счета-фактуры, накладные и прочие. документы, подписанные юридически значимой электронной подписью.
Стоимость отправки одного письма в отделении связи составляет более 20 руб. в то время как в Диадок -
7 рублей и менее.
Срок доставки сообщений минимальный.
Удобство пользования
Техническая поддержка сервиса включена в стоимость предоставляемых услуг - Вам всегда помогут и объяснят.
В Диадоке зарегистрировано более 400 000 организаций, уже сейчас готовых обмениваться электронными документами.
Диадок доступен каждому!
Процедура установки и работы
Рассмотрим процесс внедрения сервиса
Диадок - очень простой способ обмениваться электронными документами с вашими партнерами. Счета-фактуры, акты, накладные и договоры в электронном виде без использования бумаги.
Используете 1С - скачайте модуль и пользуйтесь Диадок в 1С, он-лайн консультанты Вам помогут настроить сервис и ответят на вопросы
Получить демо-доступ для пробы очень просто. а если вы являетесь нашим клиентом по продукту Контур-Экстерн - то вы уже можете пользоваться Диадок. Если у Вас есть электронная подпись - мы регистрируем ее в сервисе и можете работать.
Нет 1С - не беда. счета-фактуры и накладные и Акты можно создать в Диадок.
Поиск клиентов в Диадок - очень простой.
Ищите клиентов в сервисе. кто уже может работать, и отправляете ему приглашение для обмена документами в электронном виде.
Подписываете документ и отправляете его как в обычной почте. Все работает - проверенно на 400 000 клиентах.
Система очень проста в использовании и работает на любых компьютерах, вам не требуется гнаться за постоянным апгрейдом железа и беспокоиться, как бы не потерять данные.
Все храниться на наших защищенных серверах с круглосуточной доступностью и защитой!
Вы все ещё думаете? Просто попробуйте!
Диадок - система безбумажного юридически значимого электронного документооборота между организациями, обеспечивающая быструю и надежную передачу документов с возможностью их автоматической обработки.
Электронный юридически значимый документооборотЮридическая значимость электронных документов, передаваемых через «Диадок», означает, что они могут быть использованы вместо соответствующих бумажных документов в суде или при разрешении спорных ситуаций. Это позволяет отказаться от бумажного документооборота с контрагентами и филиалами, переведя его в электронный вид.
Система «Диадок» работает в соответствии с федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002.
При подключении организации к «Диадок» руководитель или уполномоченный сотрудник подписывает заявление о присоединении к регламенту применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) в Системе электронного документооборота «Диадок».
Таким образом, компания берет на себя обязательства по признанию ЭЦП своих сотрудников наравне с их собственноручными подписями под исходящими документами, а также по признанию юридической силы ЭЦП под входящими документами.
Важные моменты, обеспечивающие юридическую значимость передаваемых через «Диадок» документов:Важно знать, что согласно действующему законодательству некоторые виды документов должны храниться в бумажной форме. Например, налоговые органы требуют наличия бумажных счетов-фактур для принятия предъявленных сумм НДС к вычету.
Список передаваемых типов документовВид электронного документа
Электронные счета-фактуры15 июля 2010 года федеральная компания СКБ Контур представила на рынок готовую систему обмена электронными документами между организациями "Диадок".
А на следующий день, 16 июля 2010 года, Госдума в третьем чтении приняла законопроект, разрешающий предприятиям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде.
19 июля законопроект одобрил Совет Федерации. Согласно изменениям в п. 1 статьи 169 НК РФ, организации могут обмениваться электронными документами по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.
Осталось дождаться принятия порядка и форматов представления счетов-фактур.
ВНИМАНИЕ! Подключитесь к системе Диадок до 31 августа 2010 г. и используйте ее бесплатно в течение всего 2010 года!
Как подключиться1. Вы должны иметь сертификат электронной цифровой подписи ( подходят все сертификаты выпущенные УЦ СКБ Контур для систем Контур-Экстерн, Контур-Норматив, ФСТ, электронных торговых площадок ) и СКЗИ КриптоПро CSP.
Если подходящего сертификата нет, его нужно приобрести в СЦ АльфаСофт: 95-53-13, 95-85-81, 90-00-86; e-mail: diadoc@alfav.ru.
2. Ознакомиться с Регламентом документооборота.
Заполнить Заявление о присоединении к Регламенту Диадок. Поставить подпись руководителя и печать.
3. Прислать на адрес diadoc@alfav.ru следующее:
- название, ИНН и КПП организации
- ФИО ответственного лица на которого выдан ЭЦП
- сканированное Заявление о присоединении к Регламенту Диадок (все поля заявления должны быть заполнены, на нём должны стоять подпись уполномоченного лица и печать организации).
При отсутствии сканера Заявление можно отправить по факсу на номер: 90-00-86, 95-87-10, 95-53-13, 95-85-81.
После получения всех документов, доступ к Диадок для указанных владельцев сертификатов ЭЦП будет открыт.
3. В течение 5 рабочих дней прислать оригинал Заявления о присоединении к Регламенту по адресу: 400074, г.Волгоград, ул.Баррикадная 1Д, оф.211, с пометкой "Диадок".
В противном случае, функция отправки писем будет заблокирована.
© ООО "АльфаСофт", 2002-10, Волгоград, тел./факс (8442) 90-00-86, 95-87-10
Диадок позволяет компаниям обмениваться между собой электронными документами (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и многое другое) вместо бумажных.
Юридическая сила таких электронных документов при этом сохраняется. Это означает, что:
Диадок работает по принципу единого пространства доверия. Заключая договор с оператором электронного документооборота, компания присоединяется к этому единому пространству. То есть может обмениваться документами с любыми другими пользователями Диадока. При этом заключать между собой соглашение об обмене электронными документами компаниям не потребуется.
Схема работы в Диадоке выглядит так: просто отправляете любой документ, подписанный электронной цифровой подписью, вашему клиенту или поставщику, и через 1 секунду он получает его. Контрагент в свою очередь подписывает документ своей электронной цифровой подписью и отправляет обратно. В результате в наличии появляется подписанный с двух сторон документ, обладающий юридической силой, который при необходимости можно предъявить в налоговой инспекции или другом государственном ведомстве.
Легальность применения электронных документов На сегодняшний день возможность применения электронных документов регламентирована рядом законодательных актов:Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в повседневной практике, могут быть не в бумажном, а в электронном виде.
Сейчас в Диадоке ежемесячно передается более 800 000 документов.
До 2010 года единственным документом, для которого была предусмотрена строго «бумажная» форма, оставался счет-фактура. Однако закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес существенные коррективы в Налоговый кодекс, узаконив электронный счет-фактуру наряду с бумажным. Возможность выставления счетов-фактур в электронном виде предоставляется при условии взаимного согласия сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.
При этом бумажные документы не имеют подобной защиты – конверт с документами легко может быть вскрыт или утерян. Технология электронной подписи полностью исключает подделку подписи, поскольку невозможно создать вторую такую же подпись, тогда как собственноручную подпись и синюю печать организации подделать можно.
Компании, использующие ДиадокНа сегодняшний день к Диадоку подключены более 20 000 организаций – представителей коммерческой и бюджетной сферы.
Некоторые из клиентов:
Поскольку система Диадок является универсальной платформой, то использовать ее для обмена электронными документами могут как крупнейшие отраслеобразующие компании с разветвленной филиальной структурой, так и совсем небольшие компании.
Для крупных компаний возможна индивидуальная доработка системы Диадок:Мы уже смогли внедрить наши инновационные подходы к документообороту в крупнейших телекоммуникационных, энергетических, сырьевых компаниях, которые планируют экономить ежегодно миллионы рублей и тысячи рабочих часов своих сотрудников. Вы можете быть следующими.
Для небольших компаний переход на безбумажный документооборот осуществляется мгновенно и просто. Компании, которым не требуется объемная интеграция с учетными системами и доработка под индивидуальные потребности, могут начать работать в Диадоке уже на следующий день после подключения. Для этого не нужно привлекать дополнительных штатных или внешних IT-специалистов, долго обучать сотрудников или перестраивать существующие процессы документооборота в компании.
Что дальше?Используя Диадок уже сегодня, можно осуществлять юридически значимый документооборот с любыми контрагентами в электронном виде.
Все, что нужно для начала работы:
Наш менеджер уже увидел Ваше обращение и спешит помочь Вам как можно скорее!
В рабочее время (пн – пт с 9:00 до 18:00) наши менеджеры очень активны и общительны и с радостью ответят Вам в течение дня.
В остальное время – дожидайтесь ответа на следующий рабочий день.
А пока предлагаем вам:
Заполните форму, специалист свяжется с вами в течение дня. Он ответит на все вопросы и оформит тестовый доступ, если это необходимо.
Как посмотреть идентификатор докуметооборота в Диадоке?Иногда возникает ситуация, когда необходимо посмотреть номер идентификатора документооборота в Диадок (например, для подключения роуминга). Как это сделать читайте в подробной инструкции.
Войдите на портал по адресу: https://auth.kontur.ru/. Выполните вход, используя электронную подпись или логин с паролем.
Шаг 2. Откройте реквизиты организацииВ правом верхнем углу окна нажмите на кнопку «Настройки и оплата». затем выберите пункт «Реквизиты организации» .
Откроется страница с реквизитами организации. Найдите пункт «Идентификатор участника ЭДО ».
Остались вопросы?21 февраля 2012
1. Что такое Диадок?Для директора: Диадок – система для обмена электронными документами между компаниями. Можно мгновенно передавать счета-фактуры, накладные, закрывающие документы. Документы доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу (то есть полностью заменяют бумажный документ). Переход на электронные документы позволяет значительно минимизировать налоговые риски, увеличить скорость возмещения НДС и повысить эффективность работы бухгалтерии.Для бухгалтера: Диадок – система для обмена с контрагентами электронными первичными документами и счетами-фактурами. Можно передавать друг другу счета-фактуры, накладные, закрывающие документы. Документы доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу. Они не теряются и доступны в любой момент. Их можно представить в налоговую в случае проверки. Принцип работы с электронными документами в Диадоке полностью соответствует всем требованиям Минфина и ФНС и напоминает привычный процесс отправки электронной отчетности в контролирующие органы.
Для IT-руководителя: Диадок – это веб-сервис, для обмена внешними электронными документами с клиентами и поставщиками. Электронные документы в Диадоке подписываются ЭЦП и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Собственный API и коннекторы позволяют интегрировать Диадок практически с любыми информационными системами (1С, SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics). Помимо этого можно использовать защищенный e-mail-транспорт и EDI (AS2).
2. Зачем Диадок крупной компании?Использование Диадока позволяет увеличить денежный поток за счет:
Увеличения скорости возмещения НДС и снижения налоговых рисков. Суть очень простая: отсутствие в бухгалтерии первичных документов приводит, прежде всего, к доначислению налога на прибыль и НДС по результатам проверок, а также к задержкам в возмещении НДС. Статистика по налоговым проверкам и судам хорошо показывает, что это действительно большая проблема для бизнеса. Диадок позволяет моментально получать документы от контрагентов. Кроме того, документы не теряются при передаче и хранении.
Сокращения затрат на рутинные операции. Т.е. просто сокращает количество времени (а в результате и денег), которое тратится на поиск документа в бумажном «архиве»; сокращает количество людей, занятых при передаче документа из одной бухгалтерии в другую; сокращает количество людей, занятых перебиванием данных с бумажки в компьютер.
Экономии денег на содержании архива. Хранение бумаг требует места, за это место нужно платить. Хранение электронных документов места не требует и обходится компании значительно дешевле. Кроме того, хранение документов в цифровом архиве (на серверах оператора) намного безопаснее.
Ускорения оплаты по сделкам. Некоторые покупатели платят поставщику только после получения счета-фактуры и накладной или подписанного договора. Особенно часто это происходит, если поставщик товара/услуги – небольшая компания без многолетней репутации на рынке. С Диадоком получить подписанный юридически значимый документ (а значит и оплату на основе такого документа) можно мгновенно. Как следствие сокращается риск кассовых разрывов и не нужно привлекать дорогие заемные средства.
Сокращения издержек на расходные материалы (принтеры, тонеры, бумагу), а также на пересылку документов.
3. Подключены ли мои контрагенты к Диадоку?Скорее всего, да. Разработчиком Диадока является компания СКБ Контур, продуктами (веб-сервисами) которой пользуются более 1 млн предприятий. Все эти компании технически уже имеют доступ к Диадоку. Наверняка, среди них есть ваши контрагенты.
Для того чтобы узнать, есть ли среди пользователей Диадока нужные вам контрагенты, можно воспользоваться инструментом для поиска компаний в демоверсии Диадока по адресу https://diadoc.kontur.ru/Demo/Login.
Если у вас очень много контрагентов, с которыми необходимо обмениваться электронными документами, обратитесь к нам за персональной консультацией, и мы обсудим, как Диадок может помочь вам подключить практически неограниченное количество контрагентов по всей стране в кратчайшие сроки. Для этого у компании СКБ Контур создана вся инфраструктура – более 850 представительств по всей стране.
4. Можно ли использовать только электронные документы? Нужна обязательно еще бумажная копия таких документов?Компании могут использовать только электронные документы. Не дублируя их на бумаге. Это позволяет делать Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи». Это закон приравнивает электронную подпись к собственноручной подписи гражданина на бумаге.
Документ будет иметь юридическую силу, если он подписан электронной подписью лица, действующего на законных основаниях от имени организации. Существует судебная практика, когда электронные документы использовались как подтверждающие документы в судебных спорах и были признаны равнозначными бумажным документам. Судебная практика продолжает расширяться. И по мере проникновения всё большего количества электронных документов в экономику, они будут для нас все более привычными.
С 2003 года российские предприятия имеют возможность сдавать отчетность в контролирующие органы (налоговая служба, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Росстат) в электронном виде. Документы отправляются через Интернет с использованием ЭЦП. Сейчас 62% компаний в стране сдают отчетность в электронном виде, то есть уже работают с электронными документами. Принцип обмена электронными первичными документами между компаниями очень напоминает по технологии передачу электронных отчетов государству.
5. Какие документы имеет смысл передавать через Диадок?Вообще, через Диадок вы можете отправить любой документ в любом формате своим клиентам и партнерам. Однако особенно удобен Диадок, если у вас есть какой-то объемный поток любых входящих или исходящих документов с регулярными партнерами по бизнесу. И если при этом вам важна юридическая сила таких документов. Или если ваши контрагенты/подразделения находятся в других регионах.
Диадок позволяет работать со всеми видами документов:
Рекомендуем обратить внимание в первую очередь на электронные счета-фактуры (ЭСФ). Это документ, который используется практически в каждой сделке. Процесс обмена ЭСФ регламентирован Минфином. К порядку выставления и получения счетов-фактур сформулированы особые требования, которые полностью выполняются в системе Диадок. В результате переданные через Диадок счета-фактуры будут иметь юридическую силу.
Также через систему Диадок можно заключить договор с предполагаемым контрагентом, отправить закрывающие документы и пр. Вам не понадобится печатать документ, подписывать его и ставить печать, отправлять почтой или с курьером. Не нужно ждать, пока вернется ваш экземпляр. Можно сразу начинать работать, после того как обе стороны подписали соответствующий документ (например, в формате Word) своими электронными подписями. В Диадоке это занимает считаные минуты.
Вообще, вы можете отправить любой документ в любом формате своим клиентам и партнерам, подписав его электронной подписью. Диадок очень удобен, если у вас есть какой-то объемный поток любых входящих или исходящих документов с регулярными партнерами по бизнесу. Или если ваши контрагенты находятся в других регионах.
6. Как предоставлять электронные документы в налоговую, суд и другие органы?Существующее законодательство юридически признает электронный документ наряду с бумажным. Причем не в качестве его «цифрового дубликата», а в качестве оригинала. Это происходит в случае выполнения определенных требований, также прописанных в федеральных законах (в частности, при соблюдении требований к электронной подписи, которой подписывается цифровой документ). Если возникла необходимость предоставить куда-либо электронный имеющий юридическую силу документ, вы сможете выгрузить из Диадока файл документа и связанные с ним файлы подписей и предоставить их на дискете, USB-носителе, отправить по e-mail или любым другим образом.
Если получателем документа является судебное ведомство, то вам следует знать, что суды часто сталкиваются с электронными документами и в принципе знают, что с ними делать. В ином случае суд может пригласить экспертов или назначить экспертизу, и эксперт объяснит суду статус документа (зачастую в качестве эксперта привлекают представителей компании-оператора электронного документооборота).
Также электронный документ можно распечатать на бумаге, поставить синюю печать организации, подпись уполномоченного лица и написать «Копия верна». Такие документы тоже принимаются.
При взаимодействии с налоговыми органами все еще проще. Налоговые работают с электронными документами компаний уже более 10 лет (в частности, принимают отчетность) – в результате практика работы с документами организаций, подписанными ЭЦП, в налоговых накоплена огромная. Как с технической стороны, так и в области урегулирования споров в отношении таких документов.
7. Чем Диадок отличается от обычной и от электронной почты?По обычной почте документы могут идти неделями, а Диадок доставляет их моментально – через Интернет. Скорость прохождения документов по обычной почте непредсказуема, (особенно на дальние расстояния), а Диадок всегда работает моментально вне зависимости от местонахождения вашего клиента или партнера. Обычная почта иногда теряет документы, а Диадок – нет.
Обычная почта работает с бумагой, которую дорого печатать, передавать, принимать, обрабатывать и хранить, а Диадок – с электронными документами, которые не требуют затрат на расходные материалы (принтеры, тонеры, печать) и в разы дешевле при пересылке.
Бумажные документы, передаваемые по почте, может прочитать только человек или дорогостоящее ПО, а электронные – как человек, так и компьютер. Передаваемые через Диадок документы можно поручить разбирать и анализировать компьютеру, тогда как бумажные – только человеку. Это значительно сказывается на стоимости обработки бумажных документов – она существенно выше.
Что касается электронной почты, то сам процесс передачи (транспорта) практически ничем не отличается от Диадока. Разница лишь в юридической силе таких документов. Переданные по электронной почте документы не имеют никакой юридической силы, если вы не подписали с другой стороной специально соглашение об обмене электронными документами и признании электронных подписей друг друга. Подключаясь к Диадоку, вы подписываете соглашение только с оператором документооборота (единократно), и, как результат, можете обмениваться документами со всеми организациями, работающими в Диадоке. Подписывать соглашения со всеми другими участниками уже не нужно.
Еще один важный момент – отношение налоговых органов. В случае, если документы были переданы через аккредитованного оператора электронного документооборота, вопросов к юридической силе таких документов уже не возникнет. Потому что в момент аккредитации компании в качестве оператора электронного документооборота налоговая как бы дает согласие с тем, что оператор на 100% выполняет требования госведомств в области выдачи и проверки электронной подписи, защиты передаваемой информации, требований процедур обмена электронными документами (в частности, электронных счетов-фактур).
8. Почему электронные документы выгоднее бумажных?Рассмотрим расходы на бумажные документы и затем сравним их с расходами на электронные. Сначала отметим, что никто уже очень давно не создаёт документы на бумаге – они возникают в Microsoft Word, в 1С или в другой программе в электронном виде, а затем (по необходимости) печатаются на бумаге. То есть изначально все документы – электронные. Вы уже работаете с электронными документами очень давно.
Затем изначально ничего не стоящий электронный документ (пусть это будет, например, счет-фактура) печатается на дорогом принтере чернилами, которые стоят денег, на стоящей денег бумаге. Принтер обслуживается стоящим денег системным администратором и занимает один-два квадратных метра офисной площади, которые тоже стоят известных денег.
Затем уже бумажный документ упаковывается в стоящий денег конверт силами специалиста, который тоже стоит денег. Далее конверт ждёт передачи в службу доставки или на почту, а время, которое стоит денег, идёт. Также когда-то в этот момент наклеивается стоящая денег почтовая марка – только она одна, как правило, стоит дороже, чем полный цикл пересылки электронного документа через Диадок!
На следующем этапе почтовая служба за деньги доставляет документ получателю. Доставка занимает какое-то время, которое, как известно, тоже стоит денег. При этом порой документ теряется, и всё начинается сначала с дополнительными затратами времени. Время доставки непредсказуемо, потери денег от простоя бизнеса – тоже.
И вот документ доставляется компании-получателю. На входе письма сортируются специальным сотрудником, который стоит денег. Далее конверты маршрутизируются внутри организации в нужный отдел, и это занимает время. Будем думать, что через несколько пересылок внутри компании наш счет-фактура достиг бухгалтерии.
Далее бухгалтер берет бумажный документ и ставит в электронном журнале учета входящих счетов-фактур отметку о получении нашего многострадального документа. Иногда при этом документ бумажный сканируется и помещается в электронный архив. Это всё тоже стоит денег.
По правилам бухучета большинство документов должно храниться в архиве от трех до пяти и даже более лет. Для этого у компании есть архив (который занимает от одной комнаты или несколько этажей). Чем больше компания – тем больше денег тратится на хранение и извлечение бумажных документов из этого архива по различным нуждам. И, безусловно, содержание помещений под архив – это отдельные затраты (все мы помним про стоимость офисных площадей).
Если вы используете электронные документы, то большинство вышеперечисленных затрат просто отсутствует. Изначально электронный документ надо подписать электронной подписью и передать в систему Диадок. Через несколько секунд он окажется в электронном ящике получателя. Архив тоже электронный и для его организации в обычном сценарии делать ничего не нужно – документ можно извлечь в любое время.
Бумажные документы во много раз дороже электронных, как мы только что с вами вместе убедились.
9. Как обеспечивается безопасность передачи и хранения документов?Система хранения данных является собственной разработкой компании СКБ Контур и успешно используется несколько лет в системе передачи налоговой отчетности.
10. Как отправить партнеру/клиенту электронный документ?Рассмотрим вариант, когда для обмена документами используется наш простой веб-интерфейс абонента. Для сложных сценариев интеграции процесс будет похожий.
Во-первых, ваш контрагент должен быть пользователем системы Диадок и иметь электронную подпись, выданную в СКБ Контур. Таких компаний в России – сотни тысяч. В будущем мы ориентируемся на то, что можно будет посылать документы пользователям других операторов электронного документооборота.
Если ваш партнер/клиент еще не является пользователем Диадока, он легко может им стать в течение часа в любом из сотен городов России, где можно подключиться к Диадоку и получить электронную подпись. Это недорого.
Во-вторых, используя основные реквизиты контрагента, вам нужно будет найти его в каталоге пользователей Диадока и сформировать для него сообщение. Процесс этот очень напоминает работу с веб-почтой вроде Gmail или Mail.ru. Отличия в том, что интерфейс адаптирован под процессы, актуальные именно для документооборота, а также позволяет подписывать документы электронной подписью.
В-третьих, необходимо собственно подписать документ (-ы) перед отправкой своей электронной подписью и нажать кнопку «Отправить». После этого сообщение будет помещено в ящик получателя, а также ему будет отправлено уведомление о поступлении новых документов.
_enl.jpg)
