Об утверждении Положения об организации работы по взысканию дебиторской задолженности ОАО РЖД

Документ по состоянию на август 2014 г.

В целях уменьшения размера дебиторской задолженности ОАО "РЖД" и организации работы по ее своевременному взысканию приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности ОАО "РЖД".

2. Руководителям филиалов ОАО "РЖД" в месячный срок разработать на основе утвержденного настоящим Приказом Положения и утвердить порядок организации работы по взысканию дебиторской задолженности и направить копию этого документа в Правовой департамент.

Президент ОАО "РЖД"
В.И.ЯКУНИН

Утверждено
Приказом ОАО "РЖД"
от 19.10.2006 N 248

1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы подразделений ОАО "РЖД" по взысканию дебиторской задолженности.

2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы подразделений ОАО "РЖД" по предъявлению контрагентам претензий и ведению судебной работы по количеству и качеству поставляемых товарно-материальных ценностей, выполняемых работ, оказываемых услуг.

3. Используемые в настоящем Положении понятия означают следующее:

- дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу ОАО "РЖД" в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

- юридическое подразделение - Правовой департамент, юридическая служба (управление, отдел, сектор), юрисконсульт, осуществляющие правовое сопровождение деятельности ОАО "РЖД";

- бухгалтерское подразделение - Департамент бухгалтерского учета, службы бухгалтерского и налогового учета железных дорог, бухгалтерии структурных подразделений железных дорог, бухгалтерии функциональных филиалов ОАО "РЖД";

- подразделение-исполнитель - структурное подразделение ОАО "РЖД", инициировавшее заключение договора согласно Положению о договорной работе в ОАО "РЖД" либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.

В случае передачи договора, заключенного подразделением аппарата управления ОАО "РЖД", на исполнение структурному подразделению ОАО "РЖД" (причем осуществление расчетов остается за аппаратом управления ОАО "РЖД") права и обязанности подразделения-исполнителя в соответствии с настоящим Положением осуществляет соответствующее подразделение аппарата управления ОАО "РЖД" (департамент, управление), инициировавшее заключение этого договора.

4. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед ОАО "РЖД", полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет подразделение-исполнитель.

5. Бухгалтерское подразделение ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

6. Юридическое подразделение несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов ОАО "РЖД" в судах, органах прокуратуры, юстиции, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

7. При наличии у контрагента неисполненного обязательства о выплате денежных средств в пользу ОАО "РЖД" в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, срок образования задолженности по которому превышает 60 календарных дней, структурные подразделения ОАО "РЖД" обязаны отказывать в заключении (продлении) договоров с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность ОАО "РЖД" заключить договор предусмотрена законодательством Российской Федерации.

8. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности подразделение-исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность, в системе сводной отчетности ЕК АСУФР (модуль "Управленческая отчетность, документы "Расшифровка дебиторской задолженности по контрагентам").

9. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности в соответствии с Положением о договорной работе в ОАО "РЖД".

10. В случае образования дебиторской задолженности в связи с неисполнением обязательства перед ОАО "РЖД" контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

Цель предъявления претензии - доказательно убедить контрагента в том, что его действия не соответствуют условиям договора и невыгодны для него, принимая при этом меры досудебного разбирательства.

Предъявление контрагенту претензии не освобождает подразделение-исполнителя от осуществления таких направленных на погашение дебиторской задолженности мер, как направление писем, телеграмм, составление актов сверок и т.д.

11. Претензии о взыскании дебиторской задолженности, вытекающей из деятельности подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", предъявляет Правовой департамент.

Претензии о взыскании дебиторской задолженности, вытекающей из деятельности филиалов ОАО "РЖД", в т.ч. их структурных подразделений, предъявляют юридические подразделения филиалов ОАО "РЖД" и их структурные подразделения.

12. Не позднее десяти рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:

- копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);

- реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

- расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

- копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

- копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

13. Юридическое подразделение в течение пяти рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 12 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при наличии таких оснований предъявляет контрагенту претензию.

14. Претензия должна содержать следующие данные:

- обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;

- указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

- расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;

- срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 60 дней с даты, когда обязательство контрагента должно было быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;

- информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств ОАО "РЖД", обращение в суд и т.д.);

- дата и регистрационный номер претензии;

- подпись уполномоченного лица.

15. Претензия направляется контрагенту заказным письмом (иным способом, позволяющим доказать факт направления претензии).

16. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и/или документов для предъявления претензии подразделение-исполнитель должно в течение двух рабочих дней со дня извещения об этом предоставить недостающую информацию.

Если оснований для предъявления претензии нет, юридическое подразделение письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.

17. О факте предъявления контрагенту претензии юридическое подразделение не позднее дня, следующего за днем ее предъявления, информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

18. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для предъявления претензии не освобождает подразделение-исполнителя от дальнейшей работы по обеспечению погашения контрагентом дебиторской задолженности.

19. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии, включающий в себя следующие мероприятия:

- проверка полноты и соблюдения сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;

- информирование юридического подразделения в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.

20. В случае если ответ на претензию представляется в юридическое подразделение, это подразделение не позднее следующего заднем получения ответа дня направляет его копию в подразделение-исполнитель.

21. В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

22. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и ее предъявление не является обязательным согласно условиям договора или требованиям законодательства, то по истечении 60 дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.

23. Не позднее трех рабочих дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок, а также в случае, предусмотренном пунктом 22 настоящего Положения, подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления судебного иска, к которому прилагаются следующие документы:

- копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);

- информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;

- реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

- расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

- копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

- копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

24. Юридическое подразделение в течение десяти рабочих дней с даты получения письменного обращения с комплектом документов согласно пункту 22 настоящего Положения предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

При расчете суммы иска в нее в обязательном порядке включаются суммы штрафов, предусмотренных договором и законодательством Российской Федерации.

25. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и документов для предъявления иска подразделение-исполнитель в течение трех рабочих дней со дня получения извещения об этом обязано предоставить недостающие информацию и документы или сообщить письменно об отсутствии таковых.

Если в этом случае имеющиеся информация и документы не позволяют ОАО "РЖД" обосновать исковые требования, то иск не предъявляется.

О причинах непредъявления иска юридическое подразделение уведомляет подразделение-исполнителя.

26. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении контрагента не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств.

27. Подразделение-исполнитель обязано контролировать поступление от контрагентов платежей в счет погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т.д.).

В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов ОАО "РЖД".

28. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

29. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контрагента просроченной дебиторской задолженности юридическое подразделение в соответствии с законодательством Российской Федерации:

- направляет в структурные подразделения ОАО "РЖД" либо в органы государственной власти запросы о предоставлении информации о банковских счетах и имуществе контрагента;

- направляет исполнительный лист в банки, обслуживающие счета контрагента;

- организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа;

- обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).

30. Подразделение-исполнитель ежемесячно, до пятого числа, направляет в юридическое подразделение запрос о результатах проведенной судебной работы с указанием контрагентов, по которым были представлены документы для предъявления исков.

Юридическое подразделение ежемесячно, до десятого числа, представляет в подразделение-исполнитель ответ на указанный запрос, который должен содержать следующие данные:

- предмет спора и реквизиты договора, по которому образовалась дебиторская задолженность;

- размер дебиторской задолженности и сумма иска, включающая суммы штрафов;

- текущее состояние рассмотрения судебного дела: краткое содержание вынесенных по делу судебных актов, информация о получении исполнительных листов и т.д.;

- информация о ходе взыскания по исполнительным листам.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью - образец

Регламент по работе с дебиторской задолженностью- образец можно скачать на нашем сайте- необходим, в первую очередь, тем предприятиям, деятельность которых предусматривает наличие большого количества дебиторов. Как организовать эффективное управление дебиторской задолженностью (далее ДЗ) путем разработки и внедрения соответствующего регламента — расскажет наш материал.

Состояние дебиторской задолженности является одним из важных факторов эффективной работы предприятия в целом. По сути — в ДЗ аккумулируются оборотные средства, необходимые для деятельности предприятия. Поэтому хорошая оборачиваемость ДЗ — это путь к обеспеченности компании собственными оборотными средствами. В то время как зависание денег в долгах дебиторов — это и возможное возникновение проблем с оборотными средствами, и ухудшение финансовых показателей предприятия, которые будут представлены в отчетности.

Единый регламент по управлению ДЗ нужен, в первую очередь, если:

• Существует большое количество дебиторов у предприятия. В качестве примеров таких компаний можно привести:
  • микрофинансовые организации;
  • компании, оказывающие услуги связи на постоплатных тарифах;
  • управляющие компании в жилых домах.
• Существует значительное число подразделений или структурных единиц компании (или группы), у каждой из которых есть свои дебиторы. В этом случае обязательно должен существовать единый для всех регламент по учету и управлению такой важной статьей, как ДЗ.

Основным назначением положения о ДЗ является систематизация порядка работы с ДЗ и внедрения единых нормативов и методов учета и управления ДЗ.

В регламенте по работе с ДЗ должны быть рассмотрены все аспекты работы с долгом, начиная с момента его возникновения и заканчивая либо погашением, либо списанием.

В том числе рекомендуется предусмотреть разделы, устанавливающие:

1. Порядок учета и классификации ДЗ. В данном аспекте следует рассмотреть:

• общий порядок учета задолженности с момента ее возникновения (в т.ч. порядок необходимого документирования долга, который затем может понадобиться для претензионной и судебно-исковой работы);
• классификацию задолженности на рабочие группы, включая определение момента перехода ДЗ из текущей в просроченную, из просроченной — в нереальную к взысканию и подлежащую списанию.

1. Порядок инвентаризации и анализа ДЗ для целей контроля и управления. В данный раздел, в зависимости от специфики деятельности предприятия, могут быть включены положения:

• о порядке проведения инвентаризации задолженности, в т.ч. может быть предусмотрено создание для этого на предприятии постоянно действующей комиссии;
• по методикам анализа задолженности на предмет ее сомнительности, прогнозу возвратности и т.п.;
• иные положения, позволяющие иметь полную и оперативную картину состояния ДЗ на конкретном предприятии.

1. Мероприятия по досудебному урегулированию проблемной ДЗ. Здесь, в частности, могут быть приведены конкретные действия и указаны выполняющие их лица на самом предприятии. Например:

• устанавливается порядок предоставления необходимой информации бухгалтерской службой — юридической службе и руководству;
• описывается порядок уведомительной и претензионной работы с типовыми группами должников.

1. Действия уполномоченных сотрудников и служб предприятия при взыскании ДЗ в судебном порядке. В силу того что данный комплекс действий довольно велик, он часто бывает оформлен отдельным регламентом. В этом случае в положении о ДЗ делается обязательная ссылка на регламент по судебному производству. Если же отдельного регламента нет, то в обобщенном положении нужно предусмотреть:

• порядок действий уполномоченной службы предприятия при проведении искового производства (общий порядок регулируется Гражданским процессуальным кодексом РФ, утв. законом от 14.12.2002 № 138-ФЗ, в рамках положения могут быть уточнены отдельные моменты, например сроки передачи долга в исковое производство и ответственные за это лица);
• порядок действий уполномоченных лиц от предприятия при проведении исполнительного производства (общий порядок регулируется законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в рамках положения могут быть внесены отдельные аспекты, например порядок передачи приставам имеющихся у предприятия сведений об имуществе должника, его личных данных и т.п.);
• порядок инициирования судебного производства по ДЗ и назначения лиц, ответственных за инициирование (обычно это комиссия по работе с ДЗ, но компания вправе установить свой индивидуальный порядок).

1. Порядок отнесения задолженности к безнадежной и аспекты ее списания.

1. Иные действия, которые считает необходимыми менеджмент компании. Например, может быть принято решение продавать «плохую» ДЗ третьим лицам по минимальной цене.

В первую очередь речь здесь пойдет о методах истребования долга до суда. Конкретные методы могут отличаться в зависимости от сферы и характера основной деятельности. Главным моментом, который учитывается при поиске метода,— это возможность влиять на должника. Самыми эффективными методами являются связанные с ограничением предоставления постоянно необходимых должнику услуг. Например:

• ограничение коммунальных услуг неплательщикам по ЖКХ;
• блокировка телефонного номера должнику по услугам связи.

Однако возможность влиять на должника именно таким образом есть не всегда. Тогда практикуется активная разъяснительная работа, например детальное описание негативных последствий для должника в случае взыскания задолженности судебными приставами за счет имущества, предъявления исполнительных документов по месту работы должника и т.п.

Помимо этого, где возможно, применяются и методы некоторой поддержки должника. Например, для многих категорий малоимущих граждан предусмотрена государственная поддержка—в виде предоставления льгот или субсидий на оплату услуг ЖКХ. Если в ходе досудебной работы выясняется, что должник имеет право на господдержку, но по каким-то причинам ею не пользуется, предприятие-кредитор может разъяснить такому должнику его права и возможности по снижению платежей. В будущем это принесет определенные выгоды и должнику, и компании — у должника будет больше возможностей рассчитываться за коммуналку в срок, если платежи будут уменьшены, а у компании снизится процент «плохой» задолженности.

Еще одним популярным способом урегулирования сложностей с должником является реструктуризация его долгов. В данном случае необходимо разработать такой вариант графика погашения долга, который будет посильным для должника и достаточно выгодным для компании.

В предлагаемом образце положения о работе с дебиторской задолженностью мы постарались привести наибольшее количество распространенных способов досудебного урегулирования долгов.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — распространенный документ, позволяющий эффективно контролировать и управлять ДЗ. Особенно этот документ требуется там, где необходимо установить единый порядок работы с ДЗ по нескольким подразделениям (например, в группе компаний или в сети филиалов). Также регламент нужен, если у предприятия в силу характера его деятельности имеется большое количество мелких дебиторов, долги которых нужно отслеживать и оперативно ими управлять.