Категория: Бланки/Образцы
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
Отметка о поступлении документа в организациюПри поступлении документа на нем проставляется первая отметка. фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса).
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
Идентификатор электронной копии документаЕсли документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.
Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.
Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.
Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится
Отметка о контролеЕсли документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.
Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Отметка об исполнении документа и направлении его в делоЗавершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Но так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облепит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.
по состоянию на 25 января 2005 года
Резолюции на документах: требования к содержанию и правила оформления
Каждому работнику отдела кадров при работе со служебными документами приходится иметь дело с таким реквизитом, как резолюция. Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Резолюция указывается на внутренних или входящих документах, в первую очередь тех, которые требуют исполнения, поступают из вышестоящих органов. Кроме служебных документов резолюции накладываются на обращения граждан. Зачастую именно в зависимости от содержания резолюции решается тот или иной служебный вопрос, та или иная просьба, рассматривается заявление, жалоба человека.
Таким образом, резолюция появляется на документе после его рассмотрения руководителем. Она выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.
Требования к оформлению резолюции и ее составным элементам закреплены в нормативных актах: Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.
В состав резолюции входят следующие элементы:
фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей);
задание (содержание действий);
срок его исполнения;
В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать.
В процессе деятельности организаций могут возникать самые разные управленческие ситуации, требующие принятия решений, не имеющих аналогов в прошлом. В других случаях при повторяющихся ситуациях управленческие решения могут быть типизированы и сведены к определенному набору возможных вариантов. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.
Общие указания выражаются следующим образом: К руководству, К исполнению,
К сведению. Например:
Сенкевичу В.А.
К сведению
Подпись автора резолюции
Дата
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения. резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Зайченко И.В.
Подпись автора резолюции
Дата
Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам. Например:
Нигматову П.Н.
Срочно примите меры по обеспечению.
Подпись автора резолюции
Дата
Сидорчику В.Н.
Прошу подготовить ответ к 21.01.2004
Подпись автора резолюции
Дата
Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д. Не допускаются и так называемые предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со мной» и т.п.
Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Например:
Илюмжиновой Э.Н.
Байкулову А.Е.
Прошу подготовить заключение до 03.02.2004
Подпись автора резолюции
Дата
Считаю, что проект требует доработки в части,
касающейся организации работы с документами
в отделе кадров
Если в резолюции определено несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом.
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов.
Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом, например: 29.01.2004.
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением (ответственный за контроль). Например:
Сидоренко Т.В.
Подготовить предложения к 09.03.2004
Бурикову О.В.
Для контроля
Подпись автора резолюции
Дата
Если на контроль берется не весь документ, а его отдельные пункты, в резолюции следует указывать номера контролируемых пунктов.
Линнику П.А.
К исполнению
Бурикову О.В.
Для контроля пп. 3, 7
Подпись автора резолюции
Дата
Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле. Она включает в себя букву К либо слово Контроль, которые проставляются специальным штемпелем или от руки с использованием пасты или карандаша красного цвета. Оформляется отметка о контроле на левом поле документа на уровне заголовка или пункта, взятого на контроль.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Например:
Заболотису А.И.
Прошу подготовить бюджетную
заявку по науке до 15.07.2003
Подпись автора резолюции
Дата
(первая резолюция)
Нигматову П.Н.
Подготовить проект сводного плана НИР
на 2004 год до 01.07.2003
Заговорной Т.Г.
Подготовить финансовые расчеты
к бюджетной заявке до 14.07.2003
Подпись Заболотиса А.И.
Дата
(вторая резолюция)
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах, заявлениях и иных адресуемых документах – между реквизитами «адресат» и «текст». Например, резолюция, оформленная на заявлении работника о переводе на другую работу, будет расположена следующим образом:
Отдел документоведенияДиректору Белорусского научно-
ЗАЯВЛЕНИЕ исследовательского института
27.10.2003 № 9документоведения и архивного дела
Федорову В.В.
Тарасенко Е.Л.
Подготовить приказ о переводе с 03.11.2003
по трудовому договору на 2 года
Подпись Федорова В.В.
28.10.2003
Прошу перевести меня с 03.11.2003 на должность ведущего научного сотрудника отдела документоведения в связи с присвоением мне ученой степени кандидата исторических наук и рекомендацией аттестационной комиссии института (протокол от 17.10.2003 № 4).
Старший научный сотрудникПодписьЕ.П.Шпилевая
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях). Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.
Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия автора резолюции. Резолюцию, оформленную подобным образом, в разговорной речи иногда называют «рефераткой» (этот сленговый термин особенно популярен в органах государственного управления). Например:
А.Н.Михайлову
А.П.Петровой
Н.П.Корзун
Прошу рассмотреть и решить вопрос
При необходимости внести предложения в Совет Министров в установленном порядке
Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана.
Содержание резолюции с документа обязательно переносится в регистрационную форму, в которой учтен документ (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.
Необходимо отметить, что рассмотрение документов руководителем и оформление резолюций – достаточно сложный вопрос, имеющий много нюансов как организационного, так и психологического плана.
Очень часто исполнение поступающих в организацию документов начинается именно с оформления резолюций. В связи с этим значение резолюции как средства управления в ряде случаев абсолютизируется. Во многих организациях основная масса поступающих документов, независимо от их содержания и степени важности, передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь вниз по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю.
Такой порядок работы с документами имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним, занимая подчас до 80 % от общего срока исполнения. С другой стороны, подсчитано, что на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю. В результате стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации. Из практики известен забавный случай, когда руководитель, будучи не в состоянии рассмотреть огромную массу документов, накопившихся у него на столе в течение нескольких месяцев, написал на каждом из них резолюцию одного содержания: «В корзину».
В связи с этим возникают вопросы: все ли документы следует представлять на рассмотрение руководителю и на всех ли документах должна быть резолюция? Как избежать появления на документах резолюций, подобных той, что приведена выше, сэкономить время и облегчить труд руководителя?
Решение этих вопросов зависит от действующей в организации системы документооборота, порядка приема, первичной обработки и предварительного рассмотрения документов.
Очень важным этапом здесь является предварительное рассмотрение поступивших документов. Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, ответственный за этот участок работы, определяет, кому и куда передать тот или иной документ. При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (т.к. в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа. Рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение. Например, непосредственно в кадровую службу следует направлять присылаемые органами статистики запросы и формы отчетности по кадрам, сведения от подведомственных организаций о наличии вакансий, документы, связанные с назначением пенсий работникам, бронированием военнообязанных и т.д.
Руководству должны передаваться наиболее важные по содержанию документы. Для регулирования этого вопроса можно составлять примерный перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством. Такими, как правило, являются декреты, указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов власти и управления, документы из вышестоящих организаций по принципиальным вопросам деятельности, документы органов местного управления и самоуправления, документы из редакций газет и журналов, наиболее важные, в том числе коллективные, обращения граждан, документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя организации, телеграммы, телефонограммы, электронные послания по экстремальным вопросам, требующим решения руководителя.
Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Поэтому для большей информированности руководителя организации можно составлять список с указанием, какая корреспонденция поступила за день, за неделю, кому передана, что по ней сделано, т.е. руководитель может ознакомиться с документами, которые представляют для него интерес. Кроме того, нужно иметь в виду, что руководитель будет иметь с ними дело, подписывая ответы на эти документы.
В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.
Можно формализовать наносимые резолюции, поскольку многие из них носят типизированный, повторяющийся характер и, за небольшим исключением, могут быть сведены к 10-15 определенным вариантам. Эти возможные варианты печатаются на листке бумаги. Руководитель подчеркивает нужный вариант, подписывает, и этот листок-резолюция следует дальше вместе с самим документом. Например:
Отказать в связи с отсутствием средств
Оплатить за счет внебюджетных средств
Подпись автора резолюции
Дата
Учитывая, что от содержания резолюции во многом зависит исполнение документа, положительное или отрицательное решение вопроса, многие руководители при оформлении резолюций используют различные системы условных обозначений, позволяющие им маневрировать в условиях официального характера работы с документами, прежде всего с обращениями граждан и при проведении личных приемов. Например, в одной из организаций положительная резолюция на документе, которая оформлялась непосредственно на глазах у посетителя, не выполнялась, если в конце ее не было приписано слово «Информируйте». В другой организации любая резолюция выполнялась только в том случае, когда она была оформлена чернилами черного, а не фиолетового цвета.
Подобных примеров можно привести немало. Возможно, эти тонкости, выработанные практикой, помогут и руководителям, оформляющим резолюции, и кадровикам при решении непростых вопросов работы с персоналом.
В заключение приведем несколько возможных вариантов текстов резолюций, встречающихся в деятельности кадровой службы:
Подготовить приказ о приеме на работу с 01.12.2003 по контракту на 2 года с трехмесячным предварительным испытанием…
Подготовить приказ о награждении Почетной грамотой…
Подготовьте приказ об объявлении Явлинской М.М. замечания…
Обеспечьте подготовку и проведение аттестации до…
Разработать программу и учебный план курсов повышения квалификации работников… до.
Для подготовки необходимых документов к заседанию коллегии Министерства…
Для подготовки ответа заявителю с учетом рекомендаций…
начальник отдела организационно-правовой,
кадровой работы и международных связей
Комитета по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь,
кандидат исторических наук
Хотя большинство руководителей предпочитают писать резолюции так, как им это удобно, существует ряд формальных правил, четко регламентирующих оформление документов и, соответственно, написание на них резолюций. Если вы хотите, чтобы все делопроизводство в вашей организации соответствовало установленным стандартам, обращайте внимание и на написание резолюций, какими бы краткими они ни были.
В первую очередь запомните, что резолюция всегда накладывается на какой-либо документ, адресованный руководителю. Это может быть заявление, обращение, письмо или служебная записка. Если вы сами руководитель и принимаете решение по конкретному вопросу, оно должно быть изложено в виде резолюции на том же бланке, который содержит запрос.
Приняв решение, формулируйте его максимально кратко, но понятным для исполнителя образом. Поскольку любая резолюция – это, по сути, указание исполнителю, как поступить в данной ситуации. Пишите резолюцию в верхней левой части документа, там, где на бланке остается больше свободного места.
Кратко изложив свое указание, обязательно поставьте текущую дату и свою подпись. Эти данные необходимы делопроизводителям для оформления соответствующего приказа по организации. К примеру, если перед вами лежит заявление об увольнении работника, напишите «Уволить с такого-то числа», затем дату и подпись.
Если вы адресуете свое распоряжение не нижестоящим работникам вообще, а конкретному исполнителю, обязательно укажите его имя и фамилию, а также, какие действия он должен предпринять. К примеру, если вы пересылаете документ в какой-то отдел для рассмотрения, напишите: «Начальнику такого-то отдела, ФИО, для изучения и принятия решения».
Если в верхней части листа недостаточно свободного места, наложите резолюцию сбоку с левой стороны или внизу текста. В любом случае, позаботьтесь, чтобы ваше указание было легко читаемо, понятно и написано ручкой, а не карандашом, который может легко стереться.
Совет 2: Как оформить резолюциюОт любого руководителя ежедневно требуют принятия огромного количества решений. Требования эти приходят как «сверху» так и «снизу» и, как правило, в письменной форме. А значит, и реагировать на эти требования тоже следует письменно, правильно оформляя на документах свою резолюцию .
Ознакомьтесь с присланным вам документом и уясните, что от вас требуется. Мысленно сформулируйте свое распоряжение, определив при этом конкретного исполнителя или группу исполнителей, которые непосредственно воплотят ваше решение в жизнь. То есть, определите человека, на которого вы возлагаете ответственность за решение возникшей проблемы. И который либо решит данную проблему самостоятельно, либо подберет соответствующих исполнителей для решения обозначенной проблемы.
Выберите на документе место, где вы поставите свою резолюцию. Как правило, резолюции пишутся в верхнем правом углу документа. Однако если места там недостаточно, то можно написать резолюцию на любом другом свободном участке лицевой стороны документа. Также можно оставить резолюцию на отдельном листе формата А6 и прикрепить его к документу скрепкой, указав при этом регистрационный номер и дату документа, к которому относится резолюция.
Укажите лицо, которому адресовано ваше распоряжение в первой строке резолюции. Указывать должность исполнителя необязательно, вполне хватит фамилии и инициалов (Например: « Сидорову А.А.»). Учтите, что если исполнителей несколько, то ответственным за исполнение будет признан тот сотрудник, чья фамилия в списке указана первой, вне зависимости от того, поставили вы перед ней пометку «ответственный за исполнение» или нет.
Укажите исполнителю предельно кратко и четко, что ему надо делать в повелительной форме. Например: «Принять к исполнению…», «Рассмотреть и согласовать…»и т.п. Если требуется указать сроки исполнения вашей резолюции, то их указывают конкретно и четко. Не следует писать «две недели» или «один месяц», укажите точную дату исполнения вашего распоряжения. Например: «до 25.09.2012.» Это сбережет не только нервы и время исполнителей, но и ваше, так как позволит избежать лишних уточнений и согласований.
Поставьте под резолюцией свою подпись и дату.
