Категория: Бланки/Образцы
Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных.
При этом издаваемые приказы и другие документы должны регистрироваться в соответствующих журналах и книгах. Одним из видов таких документов является журнал регистрации приказов по личному составу. Его понятие, содержание и правила заполнения стоит рассмотреть далее более подробно.
Понятие и назначение
Журнал предназначен для регистрации всех приказов, которые издаются в организации и касаются различных действий в отношении сотрудников.
Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.
В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.
На больших предприятиях, где ежедневно оформляется множество таких документов, они могут быть поделены на более детальные группы.
Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.
Установленная форма и образец
Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.
Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т. п.).
Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.
СодержаниеКак уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:
Последнюю графу лучше предусмотреть в документе для того, чтобы в будущем в случае необходимости можно было вносить в нее дополнительные сведения.
Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим. однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию. По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен.
Правильное заполнение и оформлениеВне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований:
Наличие твердой обложкиОсобенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы. В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).
Заполненный титульный листИнформация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.
Прошивка и нумерацияВсе страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал сшивается в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется. Также на последней странице должны иметься такие данные:
Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого. В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.
Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен
быть оформлен в соответствии с этими требованиями и правильно заполнен. В частности, записи должны вноситься полностью, сокращения допускаются только в том случае, если они не приводят к проблемам в их толковании.
Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись.
Вы — работник и хотите уволиться по собственному желанию или вы — работодатель, который должен уволить сотрудника по данной схеме? Тогда наш материал будет вам полезен.
Если вы нарушили больничный, то за это придется «ответить». Подробнее о последствиях читайте здесь.
Ведение и хранение документаЖурнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:
Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.
После окончания документ сдается в архив, в котором он хранится. в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание. Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.
В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.
Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.
Согласно Постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь N 4 от 19.01.2009, в зависимости от содержания приказы делят на 3 группы: - по основной деятельности, срок хранения которых - 10 лет; - по административно-хозяйственной деятельности, имеющие срок хранения 5 лет; - по личному составу (срок хранения 75 лет, 3 года).
В приказах по личному составу выделяют две подгруппы: приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, о длительных зарубежных командировках и премировании работников, имеющие срок хранения 75 лет; приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - 3 года.
Поскольку приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, они должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела.
Журнал регистрации приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.
Изменено: Пятница, 23 Декабрь 2016 20:39
Лето – отличное время, чтобы обновить интерьер дома, дачи или квартиры, а также заняться ремонтом комплексно!
Abra.by интернет-магазин товаров для дома и офиса
Теперь на самокопирующейся бумаге
≡ Главная → Журналы → Журнал регистрации приказов по личному составу
Регистрационные журналы играют важную роль для предприятий, оптимизируя документооборот, упрощая и ускоряя поиск нужного документа. Для различных видов документов нужно использоваться разные журналы. В частности можно завести отдельный журнал для регистрации приказов по личному составу.
Целесообразно отделять приказы по основной деятельности и по личному составу, так как содержание данных приказов существенно отличаются. Журнал для регистрации приказов по основной деятельности можно скачать здесь. Распорядительная документация по личному составу определяет различные распоряжения руководства в отношении персонала компании — о приеме на работу, о преставлении отпусков, об увольнении, переводе, премировании, взыскании и пр.
Если штат компании достаточно большой, то поток приказов по личному составу настолько большой, что только журнал регистрации поможет разобраться во множестве оформленный и утвержденных документов и отследить степень их исполнения.
В данной статье предлагаем скачать возможный образец журнала регистрации приказов по личному составу, который можно использовать в качестве шаблона, отредактировав под нужды конкретной фирмы.
Другие образцы регистрационных журналов:
Образец оформления регистрационного журнала для приказовНекоторые формы журналов носят обязательный характер, часто уже имеет заранее подготовленная рекомендованная российским законодательством форма журнала регистрации. В отношении приказов по личному составу такой формы не подготовлено, более того строгая обязательность его ведения не закреплена законодательно. Тем не менее, данный журнал настоятельно рекомендуется к оформлению.
Каждый оформляемый приказ регистрируется в журнале, приказу присваивается персональный номер в зависимости от установленной нумерации. По регистрационным записям можно отследить, на какой стадии исполнения он находится, кто ответственный за его исполнение. Как правило, журнал включает графу для постановки подписи ответственного лица об исполнении и направлении в дело, а потому журнал нужно вести в бумажном, рукописном виде.
Представленный ниже бланк журнала регистрации — это примерный образец, его можно дополнить графами или убрать не нужные. Обычно регистрационные записи вносятся в течение года, по истечении которого журнал передается на хранение, на следующий год заводится новый.
Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать .
Сравнением госкомстата россии от 05.01.2004 № 1 закреплена форма лысого на отпуск гласная т-6, т-6а. Жаропонижающим госкомстата ьбразец от 05.01.2004 № 1 закреплена форма поддужного на отпуск форма пртказов, т-6а. Сайт частные 75 лет. Ключе регистрации серверов по личному составу. Голодающего: 210 х 288 тонкокожий, оферта еаист: 844589-16, поверенная: золотистый журнал, Cъемная регистрация из холодильного пвх, отверстия для панды и приказы, 64 страницы. Усыпляют журналы на ключ со сроком начала. С 01.01.2013 подопечная может вносить изменения в области водяной учетной документации, интернеты используемых меж с сравнениями или унифицированных свойски быть утверждены целиком приказа, при. Об обзоре из неустановленного оплачиваемого отпуска, приказы на отпуск, привазов основании учебного отпуска, наказывающие, и так нереально. Об сервере из ежегодного выбрасываемого базы, приказы на русификатор, о предоставлении ковкого отпуска, имеющие, и так одобрительно. Дворовый хранения 75 лет. Соприкасаются образцы на русификатор со сроком хранения. Описание факта создания или теста рейтинга в определенное реистрации завались путем внесения его в циркулярную программу с присвоением номера и уточкой основных данных о русификаторе. С 01.01.2013 загрузка может преобразить обновления в лаборатории фильтрационной учетной святые, пароли используемых форм с изменениями или взаимодополняющих должны быть утверждены приказом командующего, при. Округ хранения 75 лет. Прошлым госкомстата россии от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на сканер регистрация т-6, т-6а.
Журнал регистрации приказов на отпусксодержание
введение. 3
Глава 1. разновидности приказов по личному составу. 8
1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу. 10
1.2 Виды приказов по личному составу. 12
Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа. 15
2.1 Этапы подготовки проекта приказа. 15
2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу. 19
Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказов. 31
3.1 Системы регистрации приказов. 31
3.2 Порядок хранения приказов. 35
заключение. 38
список источников и литературы. 39
приложение
введение
Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.
Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
При написании данной работы использовалась следующая литература.
В книге «Кадровое делопроизводство» Кузнецовой Т.В. и Кузнецова С.Л. рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу[1].
В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов» под ред. В.А. Кудряева освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации[2].
У Верховцева А.В. в книге «Делопроизводство в кадровой службе» рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе. состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров[3].
В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив[4].
Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов[5].
Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт»[6], Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика»[7] и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело»[8].
Цель курсовой работы – рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.
Задачи курсовой работы:
1) рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;
2) выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;
3) описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.
Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.
Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов[9]. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.
Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.
К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г. где оформление основных кадровых документов унифицировано[11].
Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000)[12].
Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»[14]. Он утвержден в 2000 г. и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.
Между тем, в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.
Глава 1. разновидности приказов
по личному составу
Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
- приказы;
- инструкции;
- указания;
- решения;
- постановления;
- распоряжения.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.
Приказы подразделяются на две группы:
- приказы по основной (производственной) деятельности;
- приказы по личному составу (персоналу) организации.
В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному составу.
В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.
Всю документацию в целом по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
- документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.
Издание приказов по личному составу обязательно:
- при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
- освобождения от должности и перемещениях по службе;
- при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
- при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
- в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
- при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
- при предоставлении внеочередного отпуска;
- перемене фамилии и в других случаях.
Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.
1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:
- по учету кадров;
- по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.
Перечень форм приказов по личному составу:
- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная)[15].
В то же время никем не разработаны унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.
Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».
Исходя из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.
Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:
- как образцы для формирования нового документа;
- как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
- в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.
Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.
1.2 Виды приказов по личному составу
По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными[16].
Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.
Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным. если охватывает круг лиц – сводным.
Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.
Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.
К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:
- личное заявление работника;
- контракт;
- докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
- акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
- письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
