Руководства, Инструкции, Бланки

как правильно заполнить штатное расписание образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Штатное расписание - образец 2016, что это, форма Т3 скачать бесплатно, пример, образец заполнения

Делопроизводство Что такое штатное расписание организации?

Кроме законодательных актов нашей страны, которые призваны регулировать трудовую сферу, в каждой компании есть внутренние нормативные акты.

Некоторые из них обязательны, другие разрабатываются исходя из потребностей организации.

  • инструкция по охране труда;
  • должностная инструкция;
  • правила трудового распорядка;
  • коллективный договор и др.

Эти документы отличают от других актов несколько определенных правил:

  • они утверждаются руководителем компании;
  • их действие распространяется только на работников предприятия;
  • их содержание не должно противоречить закону, ухудшая положение служащих;
  • их действие длится определенное время.

Штатное расписание — один из таких внутренних документов компании.

Законодательство

Понятие «штатное расписание» можно встретить лишь во второй части 57 статьи Уголовного кодекса Российской Федерации.

Речь там идет об обязательных пунктах трудового договора. А также в ней параллельно расшифровывается ряд понятий, таких, как должность, специальность и квалификация.

Согласно этой статье штатное расписание — это «организационно-распорядительный документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации, а также указывается фонд заработной платы.

Оно составляется по установленной Госкомстатом России форме и включает перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы .

По законодательству, если в договоре, заключенном сотрудником с работодателем, упоминается лишь должность или специальность, то штатное расписание — обязательный документ, который должен быть составлен по всем правилам.

Если же в договоре предусмотрено полное описание рабочих обязанностей нанимаемого человека, то расписание оформлять необязательно.

Согласно статье закона этот документ не является необходимым для ИП, он предусмотрен только для организаций.

Но по факту, при проверке федеральная инспекция оштрафует такого работодателя за нарушение Трудового Кодекса (50 тыс. руб.).

Штатное расписание — это внутренний документ предприятия, который отражает его структуру, с обязательным перечнем профессий, должностей, специальностей, а также общую численность сотрудников, размер их заработной платы и ее составляющих.

Единого мнения насчет того, нужно или нет штатное расписание на предприятии, не существует.

Неоспоримый факт — грамотно составленный документ может помочь компании выиграть в суде спор, например, с сокращенным по штату бывшим сотрудником или избежать штрафов от проверяющих органов.

Данные, содержащиеся в документе:

  • перечень всех структурных подразделений компании, согласно иерархии;
  • сведения о численности всех штатных единиц предприятия;
  • размер заработной платы, начисляемой для каждой должности;
  • перечень всех должностей;
  • перечисление надбавок и дополнительных выплат с порядком их начисления.

Для составления штатного расписания у организации должна быть уже сформировавшаяся и устоявшаяся структура.

Именно в соответствии с ней в документе указываются все должности и штатные единицы.

Для чего нужно?

Привольно составленное штатное расписание помогает оперативно и эффективно решать ряд задач, а именно:

  • помогает руководителю и сотрудникам иметь четкое представление о структуре предприятия со всеми его подразделениями;
  • зафиксировать количество всего персонала компании;
  • проводить анализ и контроль количественной и качественной характеристик служащих;
  • контролировать и отслеживать систему оплаты труда в организации, а также размеры надбавок;
  • правильно составить трудовой договор;
  • при появлении вакансий, упрощает подбор работников.

Кроме текущих задач, штатное расписание поможет работодателю:

При проверке компании налоговыми органами или Фондом социального страхования этот документ тоже необходим.

Хотя его наличие и не считается обязательным, ревизоры его потребуют в любом случае, чтобы проверить правильность различных денежных начислений.

Кто составляет?

Закон не упоминает о том, кто должен составлять штатное расписание.

  • руководство предприятия;
  • специально созданная группа ответственных лиц;
  • сотрудники отдела кадров;
  • сотрудники юридического отдела;
  • сотрудники экономического отдела;
  • сотрудники отдела заработной платы и организации труда.

Надо отметить, что хоть один экономист должен в обязательном порядке участвовать в заполнении документа.

К ак составить приказ об изменении штатного расписания? Смотрите тут.

Как заполнять и составлять штатное расписание в 2016 году?

Как правильно разработать и составить штатное расписание?

Для этого необходимо знать несколько правил его заполнения, использую официальную форму.

Форма и разделы

Для штатного расписания используется Унифицированная форма №Т-3.

Она утверждена Постановление Госкомстата РФ в 2004 году о первичных документах по учету труда. Использовать именно эту форму необязательно, но она рекомендована.

  • Официальное название организации.
  • Код подразделения.
  • Должность согласно Общероссийскому классификатору профессий и Квалификационному справочнику руководителей и специалистов.
  • Число штатных единиц организации.
  • Тарифная ставка.
  • Надбавки
  • Общая сумма заработной платы, включая надбавки.
  • Примечания.
Пошаговый алгоритм заполнения

Алгоритм заполнения штатного расписания выглядит следующим образом:

  1. Заполняется название компании согласно учредительным документам. Если предприятие имеет полное и сокращенное название, то можно выбрать любой вариант. Но во избежание спорных ситуаций, желательно закрепить выбранный вариант в любой инструкции по заполнению реквизитов компании.
  2. Заполняется номер и дата документа. Следует иметь в виду, что штатное расписание может не сразу вступить в силу, поэтому дата ставится соответствующая. Например, если документ вступит в силу 1 января 2018 года, то это число и указывается.
  3. Заполняется наименование структурного подразделения компании. В коммерческих организациях оно может быть любым, но не иностранного происхождения. Для госпредприятий соблюдение нормативов обязательно. Потому что некоторые подразделения используются, как показатель для начисления льгот при выходе на пенсию (медицинские работники, сотрудники сферы образования, работники вредных производств).
  4. Заполняется код подразделения согласно иерархии компании. Например, департамент — 01, управление — 01.01, отдел — 01.01.01, группа — 01.01.01.01.
  5. Заполняется графа «должность». Это делается в строгом соответствии с трудовым договором и трудовой книжкой. При этом для наименования разряда, специальности, категории работников используется Общероссийской классификатор профессий и Квалификационный справочник руководителей и специалистов. Сначала заполняются должности руководителей подразделений, потом их заместителей, затем специалистов и рядовых сотрудников.
  6. Заполняется число штатных единиц. Следует помнить, что имеется в виду не фактическое число сотрудников предприятия, а необходимое. Поэтому данные этой колонки могут быть долевыми (за шаг принимается значение 0,25). Для коммерческих организаций каждое значение выбирается исходя из их потребностей. Для бюджетных предприятий количество штатных рассчитывается определенным образом.
  7. Заполняется колонка «тарифная ставка». Ее значение не может быть ниже минимальной оплаты труда. Нельзя заполнять эту колонку, например, 10-15 000 рублей. Нужно указать конкретный оклад в рублях. Если он меняется в зависимости от определенных условий, то для отражения этого используются следующие колонки формы.
  8. Заполняются следующие 3 графы «надбавки» в зависимости от норм, прописанных законодательством, схемы премирования на конкретном предприятии, режима работ или наличия вредных условий труда, допускается указание сумм в рублях или процентах.
  9. Заполняется общая заработная плата. полученная путем суммирования значений колонок 5,6,7,8.
  10. Заполняются примечания. если они есть.
  11. Заполняются графы «итого». Это делается путем суммирования значений формы по вертикали (штатных единиц, окладов, надбавок и фонда заработной платы).

Образец заполнения (пример) формы Т-3 в 2016 году:

В приведенном примере оно заполнено для ООО «НЕКСТ».

Исходя из номера документа (№5) — это 5-е утвержденное штатное расписание в организации. Дата заполнения и утверждения совпадают — это 23 декабря 2015 года. А момент вступления штатного расписания в силу наступил только 1 января 2016 года, что указано отдельно.

Согласно документу, ООО «НЕКСТ» имеет только 3 структурных подразделения:

  • Администрацию (01). Подразделение включает в себя следующие должности: генеральный директор, коммерческий директор, заместитель генерального директора по АХЧ, секретарь-референт.
  • Бухгалтерию (02). Подразделение включает в себя следующие должности: главный бухгалтер, ведущий бухгалтер, бухгалтер-кассир.
  • Отдел логистики (03). Подразделение состоит из начальника отдела и логиста.

В графе №5 указаны оклады всех должностей. В колонках 6 и 7 надбавки «за интенсивность работы» и «премии молодым специалистам».

В графе №9 суммируются значения колонок 5,6,7 (графа №8 не заполнена).

В графе «итого» число штатных единиц — 10, общий оклад равен 376 000 рублей, а общий фонд заработной платы на предприятии — 477650 рублей.

Утверждение

Штатное расписание утверждается специальным приказом, что обязательно указывается (в итоговой графе документа).

Скачать образец можно здесь:

Текст приказа может быть следующим: «Утвердить штатное расписание от 15 июля 2016 года № 15 с численным составом в количестве 10 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 250 000 рублей».

Подписи и печати

Штатное расписание обязательно подписывается руководителем компании и главным бухгалтером.

Если документ состоит из нескольких листов, допускается подписывать каждый лист в специально предусмотренных для этого полях. Это может понадобиться, например, в организации, где сначала утверждают документ в филиалах, а затем в головном офисе.

Ставить печать на утвержденном расписании можно, но это необязательно.

Действует документ, как правило, 1 год.

Изменения в него вносят следующим образом:

  • составляют новое штатное расписание;
  • вносят поправки в уже утвержденный документ, делая пометку в нем согласно новому приказу.

Можно ли уменьшить оклады в штатном расписании? Узнайте тут .

Можно ли отменить приказ о сокращении штата? Как это сделать правильно? Читайте здесь .

Сроки хранения

Согласно Приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, сроки хранения штатного расписания определяются следующим образом:

  • по месту утверждения и разработки — постоянно;
  • в другой организации — 3 года;
  • штатно-списочный состав сотрудников — 75 лет.
Могут ли подрядчики работать по штатному расписанию?

Штатное расписание распространяется только на тех сотрудников, которые работают по трудовому договору.

Работники по договору подряда не включаются в штатное расписание, потому что их отношения с работодателем регулируются Гражданским Кодексом РФ, в котором нет упоминаний об этом документе.

Подводя итоги, можно сказать, что штатное расписание не обязательный, но необходимый документ для систематизации кадровой информации в компании и для ее эффективной деятельности, не говоря уже о том, что его наличие — гарантия успешного прохождения любых ревизий.

Существуют определенные документы предприятия, которые непосредственно используются как экономическими, так и кадровыми службами предприятия — это штатное расписание и штатная расстановка. О том, чем

Крайне важным механизмом в деятельности любого предприятия является штатное расписание. Предоставление этого документа в обязательном порядке требуется при проведении проверок налоговыми органами.

Штатное расписание можно назвать основой основ любого предприятия, поэтому внесение изменений в него считается одним из самых важных мероприятий. Особенно, когда речь идёт об изменениях в зарплате пер

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого пр

Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять

При введении новой должности в штатное расписание вносятся соответствующие корректировки. Чаще всего это связано с производственной необходимостью (реорганизация, расширение сферы деятельности).

Одним из самых важных документов в любой организации является штатное расписание. В нём содержатся все обобщенные сведения по кадрам, и оно часто требуется для различных проверок.

как правильно заполнить штатное расписание образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Штатное расписание в вопросах и ответах

    Штатное расписание в вопросах и ответах

    Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

    В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

    Для чего нужно штатное расписание?

    В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

    Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

    Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

    • позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
    • закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
    • позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
    • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
    • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.
    Обязательно ли наличие штатного расписания?

    На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

    Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием. профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

    Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

    Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

    Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов 1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях 2 .

    Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

    Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб. а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

    Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

    После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

    Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

    Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы. В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

    Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

    Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

    С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

    В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

    С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

    Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

    Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

    Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

    Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

    Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

    Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

    Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

    В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

    Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

    В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

    В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

    В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

    • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
    • Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

    Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений. то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

    В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику.

    Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.

    При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

    Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.

    Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

    Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один – на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.

    В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата ­определяется в рублевом эквиваленте.

    Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент – 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным ­нормативным актом (например, Положением об оплате труда).

    В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае – 7 500 руб.).

    Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику

    В графах 6–8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

    • фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
    • в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки ­меняется вместе с окладом).

    Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

    Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

    По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

    В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб. а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы – 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).

    В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5–8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5–9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5–9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

    Графа 10 . как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

    После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого» . расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

    Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

    В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

    Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.

    Как вносить изменения в штатное расписание?

    Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

    Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

    Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

    Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

    В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, ­совершенствование структуры организации и т.п.).

    Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности ­с одинаковыми названиями.

    Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

    Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

    Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) – не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

    Когда вносить изменения при сокращении штата?

    Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата – отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

    Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

    При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

    Можно ли изменить унифицированную форму?

    В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

    Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки – для удобства размещения ­и обработки необходимой информации.

    Что такое штатная расстановка?

    Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания – штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

    Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения – фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, пред­усмотренные штатным расписанием, и статус должности – закрытый или вакантный.

    В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, – это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.

    См. п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 г. № 81, п. 51 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер ­по их результатам, утвержденных постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 г. № 82. Вернуться назад

    См. пункты 11, 20, 28.2, 29.2, 29.3, 30.4, 32 Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденных постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 г. № 11п. Вернуться назад