Категория: Инструкции
1. Общие положения
1.3. Данное Положение разработано в соответствии с Законом РФ «Об образовании», Типовым положением об учреждении дополнительного образования детей, Унифицированной системой организационно – распорядительных документации ГОСТ-Р 6.30.-2003, Письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 и регламентирует организацию и порядок делопроизводства в муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования детей «Детская школа искусств города Югорска» (далее Школа).
1.4.Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на делопроизводителя, назначенного ответственным за эту работу, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5.Делопроизводитель несет ответственность за выполнение требований инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию.
1.6.Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора школы.
1.7.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в школе осуществляет
делопроизводитель.
2. Документирование управленческой деятельности Школы.
В состав документов Школы входят:
организационные документы. (Устав Школы; должностные инструкции сотрудников; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы ( приказы. инструкции); информационно-справочные документы (протоколы. планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы. договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы оформляются на бланках Школы, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2003 г.), имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
правовой акт, издаваемый директором Школы для решения основных и оперативных вопросов деятельности Школы. Приказ вступает в силу с момента его подписания директором Школы. Оформляется приказ на бланке Школы и имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование ( приложение 1).
При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы: достоверность и объективность описываемой ситуации; полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер; краткость и лаконичность; нейтральность и наличный характер изложения;
безэмоциональная оценка ситуации и фактов; соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения; следование нормам официально-делового стиля речи. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
Приложение (1,2…)
к приказу от 00.00.0000 N 0
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к приказу от 02.02.2001 N 12
Приказ может быть подписан: директором Школы; лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего; Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы. В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.
Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.
Все приказы, издаваемые в Школе можно условно разбить на 3 блока:
по основной деятельности
по личному составу
издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым». Процессы применения управленческих решений Школы и сами решения документируются с помощью протоколов общих собраний трудового коллектива, педагогических советов, методических советов, экзаменационных комиссий.
оформляются в специальной тетради прошитой и пронумерованной и содержат следующие реквизиты: наименование вида документа, номер протокола, дата протокола – это дата проведения совещания. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", «Общее количество членов педсовета», "Присутствовали").
Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, после них ставится двоеточие.
Вопросы повестки заседания нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.
Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.
Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки заседания. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки заседания осуществляется по схеме "Слушали - выступили - решили", а также протоколируются вопросы и ответы. Возможно построение записи «решили», переносить в конец протокола и делать запись «Проект решения»
В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Выписка из протокола
содержит следующие реквизиты: наименование Школы, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".
Информационно-справочные документы Школы.
К ним относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.
оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов (приложение 2 ): наименование Школы, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.
включает следующие реквизиты: дата, текст, подпись, фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму. Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
В Школе применяются три вида справок:
1. Справки, которые составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.
Текст такой справки состоит из двух частей:
В первой части излагаются факты. послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В этом состоит отличие от докладной записки. Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы. Справки, составленные для директора Школы, подписывает составитель. Справки составляющиеся по указанию вышестоящей организации, подписывает директор Школы. Датой справки является дата ее подписания.
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки (приложение 3). Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.
3. Справки для обучающихся: справка об обучении в данном классе, данной Школы; справка о подтверждении перевода из другого ОУ; Справки подписывает директор Школы;.
Докладные и объяснительные записки.
Докладная записка может выполняться рукописным способом.
Это документ, адресованный директору и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,«Об». Докладная записка оформляется на простом листе бумаги.
Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке Школы. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Личное дело сотрудника
это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Личные дела ведутся на всех работников Школы. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
внутренняя опись документов дела ;
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
документы об образовании;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения. Личные дела могут выдаваться во временное пользование следующим лицам лицам: директору, заместителям директора. При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение директора Школы. Личные дела хранятся 75 лет.
является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Школы, проработавших свыше 5дней. Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Руководством для специалисту отдела кадров является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» № 162 от 20июня 1974года.
В Школе книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или с помощью компьютерной техники. допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется корректором. Все внесенные исправления должны быть оговорены или заверены подписями лиц, оформивших документ. Учебно-педагогическая документация школы составляет:
алфавитная книга записи обучающихся,
личная карта обучающихся;
журналы учета успеваемости и посещаемости
журналы групповых занятий;
журналы учета прохождения образовательных программ;
журнал регистрации заявлений на замену уроков и проведение репетиционных часов;
индивидуальные планы обучающихся
тетрадь взаимопосещения преподавателей;
программа коллективного музицирования;
локальные нормативные акты (положения, инструкции)
книга учета выдачи свидетельств об окончании Школы; \
контрольные списки педагогических работников; педагогических работников;
расписание занятий преподавателя;
расписание занятий обучающихся;
При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами.
В делах школы хранятся также акты проверок и обследования надзорными органами, журнал учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля (надзора) органами муниципального контроля, паспорт комплексной безопасности, технический паспорт.
Основные требования к ведению наиболее важных документов Школы.
Алфавитная книга записи обучающихся.
В книгу записываются все обучающиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об обучающихся нового приема. Фамилии обучающихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела. Выбытие обучающихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы обучающийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу». При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
Личная карта обучающихся
ведется на каждого ученика с момента его поступления в Школу и до ее окончания. В личную карту обучающихся заносятся общие сведения об обучающимся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (почетные грамоты, грамоты Лауреатов ).
в Школе ведутся следующие журналы: журнал учета успеваемости и посещаемости, журнал групповых занятий, журнал учета прохождения образовательных программ; журнал регистрации заявлений на замену уроков и проведение репетиционных часов. Журналы учета успеваемости и посещаемости, журнал групповых занятий, заполняется в соответствии с инструкцией и являются документами строгой отчетности. В журнале учета успеваемости и посещаемости заполняется: общие сведения об учащихся, даты проведения родительских собраний, фамилии преподавателей по дисциплинам учебного плана, у которых занимаются обучающиеся, посещаемость и успеваемость по четвертям, общая успеваемость обучающихся по дисциплинам учебного плана, проведение инструктажей по охране жизни и здоровья обучающихся, а также ведется учет замещения уроков. преподаватель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в своем журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка Журналы учета прохождения образовательных программ является мониторингом выполнения образовательных программ по дисциплинам учебного плана. Журналы подвергается проверке заместителем директора по учебно-воспитательной работе с вынесением замечаний на последнюю страницу. При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.
отражают учебный процесс обучающегося по индивидуальной форме обучения: освоение и качество выполнения образовательных программ, репертуарный план. Индивидуальные планы утверждаются заведующим отделением на начало каждого полугодия. В индивидуальных планах отражаются все виды выступлений обучающихся, в соответствии с Положением о промежуточной аттестации и с Положением об итоговой аттестацией. В конце каждого полугодия преподаватель отмечает выполнение плана. В конце учебного года пишет характеристику на обучающегося. К индивидуальному плану обучающихся прилагаются справки о состоянии здоровья (хранится в течении одного года), заявления родителей.
составляется для создания наиболее благоприятного режима труда и отдыха преподавателей и обучающихся Школы по представлению педагогических работников с учетом пожеланий родителей (законных представителей), возрастных особенностей детей и установленных санитарно-гигиенических норм. В Школе ведется два вида расписание занятий:
расписание занятий преподавателя, утверждаемое приказом директора школы до 10 октября, которое находится на стенде Школы. В период работы с 1 сентября по 10 октября, преподаватели работают по временному расписанию, согласованному с заместителем директора по учебно-воспитательной работе.
расписание занятий обучающихся, которое находится у дежурного гардеробщика и в котором указано время посещения всех занятий данного обучающегося, в соответствии с учебным планом.
Все изменения в расписании согласовываются с заместителем директора по учебно-воспитательной работе. При составлении расписания предусматривается постоянное время для проведения общественных и методических мероприятий (первая половина дня среды).
3 . Прием и регистрация документов
3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности Школы.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.
3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.
4. Контроль сроков исполнения документов
4.1. Контроль за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.
4.2. Вся поступающая в Школу документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции директора. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок.
4.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.
Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.
Документ снимается с контроля после его исполнения.
5. Составление номенклатуры и формирование дел
5.1. Составление номенклатуры дел.
5.1.1. В целях правильного формирования дел Школы, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве Школы с указанием сроков их хранения
5.2. Формирование дел.
5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.2.2. Формирование дел осуществляется секретарем руководителя Школы.
5.2.3. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
7. Обеспечение сохранности дел
7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.
7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.
7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
Советом образовательного приказом директора
протокол от_____ 200___г. №___ от_____ 200___г. №___
^ ПОЛОЖЕНИЕ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.
1.1.Настоящее Положение по делопроизводству в МОУ «Средняя общеобразовательная
школа №4» (далее - положение) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
Положение разработано в соответствии с законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, государственными стандартами на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, нормативными документами Федеральной архивной службы России.
Положение составлено на основе Типового положения по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Росархивом 06.07.92г. Примерной инструкции по делопроизводству в учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования Российской Федерации от 24.07.2000. № 2286.
1.2.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в школе осуществляет
делопроизводитель.
1.3.Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и
качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на администрацию
школы.
1.4.Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на делопроизводителя, назначенного ответственным за эту работу, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5.Делопроизводитель несет ответственность за выполнение требований инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию.
1.6.Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора школы.
1.7.При уходе делопроизводителя в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у
него документы по указанию директора передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается директором школы.
1.8.Положения распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на
организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
2.1.Школа издает следующие документы: приказы, распоряжения, положения,
правила, инструкции.
2.2.В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в школе
устанавливаются единые правила оформления документов.
Для сокращения количества применяемых форм документов в школе разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.
2.3.УФД включается в табель унифицированных форм документов школы- перечень разрешенных к применению форм документов.
Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет делопроизводитель.
^ 3.Правила подготовки и оформления документов.
3.1.Документирование управленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, и т. д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись].
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
Документы должны, как правило, оформляться на бланках школы и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-97 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов").
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:
Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Допускается изготовление бланков в подразделениях на средствах множительной и вычислительной техники.
Общий бланк используется дня изготовления любых видов документов, кроме письма (справка, протокол, акт).
3.3.Оформление реквизитов документов.
3.3.1. Наименование организации - автора документа.
Наименование школы указывается в точном соответствии с Уставом. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.
3.3.2. Название вида документа.
Название документа, составленного или изданного университетом должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, протокол, акт, штатное расписание и т. д.). Название документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.
3.3.3. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.03.01.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек), например: 10 февраля 2001 Г.
3.3.4. Подпись документа.
Документы, направляемые школой в вышестоящие органы и управления, подписываются директором.
Документы, направляемые школой в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться другими ответственными за это лицами. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются директором школы, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:
гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
3.3.6. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименование пишут в именительном падеже.
При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.
3.4.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
Приказ - правовой акт, издаваемый директором школы для решения основных и оперативных задач, стоящих перед учебным заведением.
Приказ может быть издан лицом, исполняющим обязанности директора школы в случае его отсутствия.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т. п.
Приказы должны оформляться на бланке школы Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора. Проекты яриказов разрабатьшаются администрацией школы по поручению руководства или по собственной инициативе.
Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание директором, регистрацию. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении. О регистрации. О создании.
Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.
При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый директором школы по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью школы(совещания, конференции и т. д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих* пунктам повестки дня Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные".
Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа.
Для составления служебных писем используются бланки школы форматов А4; А5
3.6.Содержание и структура текст.
3.6.1.Содержание и структура текста строятся в зависимости от его функционального назначения (вида).
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.
3.6.2.Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.
3.6.3.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, сплошного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и наследующих страницах печатаются только номера строк
3.6.4.Содержание издаваемых распорядительных документов не должно
противоречить изданным ранее или дублировать их.
3.6.5.Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной
(констатирующей) - излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй - содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.
3.7.Порядок снятия и выдачи копий с документов.
3.7.1.Копии с документов выдаются с разрешения администрации и только с тех
документов, которые были изданы в школе и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
3.7.2.При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк школы, номер, дата, содержание и т. д.).
В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия". При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".
3.7.3.При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста
пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.
^ 4. Контроль за исполнением документов.
4.1.1.Все поступающие на имя директора и в адрес школы документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
4.1.2.Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.
4.1.3.Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов,
положения, а также документы, поступающие на имя директора школы,
4.1.4.Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки".^ 5.Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции.
5.1.Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется делопроизводителем.
При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение связи.
Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т. п.), регистрируется в журнале.
5.2.При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и
наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
5.3.Передача документов из одного структурного подразделения в другое
производится через делопроизводителя.
5.4.Документы, не требующие доклада руководству университета, направляются
делопроизводителем для исполнения сотрудникам школы.
Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.
5.5.Получив документы на исполнение, сотрудник школы должен немедленно
ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного
исполнения.
5.6.Каждый сотрудник университета обеспечивает оперативность, качество
исполнения и сохранность документов.
5.7.Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство.
^ 6.Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.
6.1.Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по
составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению),
тиражированию и отправке.
6.2.До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание,
правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ
представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился
6.3.Документы, подписанные директором н документы, подписанные
администрацией, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются.
6.4.Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в
пределах школы.
6.5.Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
^ 7.Учет и хранение печатей, штампов и бланков.
7.1.Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, удостоверения
личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки.
7.2.Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
7.3.Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в
структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение
делопроизводства.
Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.
7.4.Печати и штампы уничтожаются по акту.
7.5.Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
8.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в делах соответствии
с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
8.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.
Распорядительные документы группируются е дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчет, и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.1. Дела школы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводитсяделопроизводителем.
9.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
^ 10.Оперативное хранение документов и дел.
10.1.С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их
формирования.
Делопроизводитель несет ответственность за сохранность документов и дел.
Дела, находятся в рабочих комнатах, или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
10.2.Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с
разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.
Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
^ 11.Передача дел в архив.
11.1.Для обеспечения сохранности документов в учебном заведении создается архив.
11.2.В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
11.3.В своей деятельности архив руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России.
11.4.Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача, осуществляется по описям или номенклатурам дел.
11.5.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.
