Категория: Инструкции
Пособие представляет собой книгу формата А4 объемом 151 страница. К книге приложен компакт-диск с различными материалами в электронном виде.
Основная цель издания – помочь провести подготовительные работы к внедрению программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в сжатые сроки и с минимальными трудозатратами.
Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию.
Пособие рассчитано на секретарей-делопроизводителей, специалистов в области информационных технологий, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов-управленцев, партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ". Пособие будет полезно также всем сотрудникам организации, занятым в процессе работы с документами.
Целевая аудиторияПособие ориентировано на малые и средние коммерческие предприятия с численностью персонала до 60 человек, несложной организационной структурой и потребностью в упорядочении работы как с управленческой документацией в целом, так и непосредственно c договорами.
Содержание пособияПособие включает комплект документов, в состав которого входят нормативные документы, шаблоны и бланки документов, а также перечень документов, необходимых для прохождения проверок надзорных органов.
Комплекс взаимоувязанных нормативных документов служит единой методической основой постановки делопроизводства в небольшой организации.
Шаблоны документов представляют собой готовые к использованию формы разных видов документов. Шаблоны сокращают время подготовки качественных документов благодаря тому, что в документ остается внести только переменную информацию. Все обязательные элементы данного вида документа уже находятся в шаблоне и имеют правильное расположение.
Бланки документов позволяют создавать новые шаблоны документов в том стандарте, который уже установлен Инструкцией по делопроизводству.
С примерами заполнения шаблонов и бланков документов можно ознакомиться в демонстрационной базе (входит в состав приложенного диска CD). Включенные в демонстрационную базу документы являются образцами составления документов различных видов.
Перечень документов, необходимых для прохождения проверки надзорных органов
Перечень является приложением к Инструкции по делопроизводству и включает рекомендации по составлению документов, необходимых для прохождения проверки:
Инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству разработана с учетом лучших практик успешных российских компаний. Отвечает требованиям общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства. Инструкция содержит методику ведения делопроизводства и документооборота с учетом роли секретаря-делопроизводителя и других подразделений, задействованных в процессах работы с документами. Инструкция включает последовательность операций, производимых в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ".
Основные разделы Инструкции по делопроизводству:
Строгое следование положениям документа сводит к минимуму ошибочные действия исполнителей, такие как неверная маршрутизация документов, ошибочные списки согласующих лиц, неверный учет и хранение документов и многие другие.
Автоматизация делопроизводства обеспечивается программой "1С:Документооборот 8 ПРОФ", функциональные возможности которой соответствуют положениям Инструкции по делопроизводству.
Фрагмент Инструкции по делопроизводству:
Положение о работе с договорной документацией
Регламентация договорной работы значительно повышает ее эффективность, а также минимизирует правовые и коммерческие риски, связанные с неисполнением договорных обязательств. Несмотря на отраслевую специфику договорной работы, в ней есть стандартные процедуры, требующие упорядочения. Применение Положения о работе с договорной документацией повысит эффективность таких процессов, как:
Положение представляет договорную работу в виде логичной последовательности операций с учетом функционального распределения ролей по конкретным исполнителям. Положение содержит полный жизненный цикл договора – от возникновения потребности в его заключении до передачи на хранение.
Основные разделы Положения:
Управление договорами: хранение и использование оригиналов заключенных договоров, хранение электронных версий договоров, учет связанных документов, управление сроком действия договора, учет суммы договора, контроль исполнения договорных обязательств, расторжение договоров.
Положение регулирует деятельность инициатора заключения договора и работника бухгалтерии в рамках договорной работы. Значительное внимание в Положении уделено подготовке типовых форм договоров.
Использование типовых форм договоров является лучшим способом оптимизации договорной работы за счет сокращения времени подготовки договора, сокращения количества сотрудников, участвующих в согласовании, сокращения возможных рисков. При этом снижается нагрузка на руководство компании.
Положение содержит подробное описание процесса автоматизации договорной работы, включая создание шаблонов договоров, что исключает использование неутвержденных форм, контроль сроков и обязательств исполнения договоров, учет связанных документов и другие возможности автоматизированного управления договорными документами.
Положение проиллюстрировано двумя графическими схемами. Схема подготовки договора типовой формы показана на рисунке:
Фрагмент раздела "Управление договорами" Положения о работе с договорной документацией:
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Закрепляет должностные обязанности за секретарем-делопроизводителем, содержит детальное описание выполняемых операций. Устанавливает квалификационные требования к должности, что облегчает подбор кандидатов на вакансию секретаря-делопроизводителя. Позволяет новому сотруднику быстро освоить должностные обязанности.
Фрагмент Должностной инструкции секретаря-делопроизводителя:
Компакт-дискНа приложенном к книге диске находятся следующие материалы:
Демонстрационная база данных (далее – демобаза) содержится в каталоге "Демобаза" на приложенном к книге компакт-диске. Демобаза представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на примере дизайн-бюро интерьеров "Азбука стиля".
Демобаза показывает не все возможности программы, а только применение методики организации делопроизводства и документооборота в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ". В демобазе можно проследить этапы работы с различными видами документов, описанные в комплекте нормативных документов. Демобаза может использоваться:
При создании информационной базы в вашей организации можно перенести из демобазы такие настройки и элементы, как:
Предложенная в демобазе структура папок раздела Документы и файлы справочника Внутренние документы выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Инструкции по делопроизводству.
В демобазе показана работа с договорной документацией, включая процесс подготовки типовой формы договора.
Работа с организационно-распорядительной документацией продемонстрирована рядом приказов по основной деятельности и по личному составу (раздел Документы и файлы – справочник Внутренние документы – папка Организационно-распорядительная документация ).
Фрагмент заполненной номенклатуры дел для административного отдела:
Использование пособияПособие содержит план работ по постановке делопроизводства, в соответствии с которым требуется:
Назначить ответственного за ведение делопроизводства. Такая роль в комплекте документов отведена секретарю-делопроизводителю, должностные обязанности и квалификационные требования к которому содержатся в Должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.
Провести аудит делопроизводственных процессов. Определить количество видов документов, используемых в организации. Выделить основных участников процессов работы с документами. Внести необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией (если требуется).
Утвердить приказом руководителя компании Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией.
Привести делопроизводственные процессы в соответствие утвержденным нормативным документам.
Внедрить программу "1С:Документооборот 8 ПРОФ" с использованием демонстрационной базы данных для первоначальных настроек.
Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов. Например, одновременно с введением в действие Инструкции по делопроизводству вводятся в действие те модули программы, работа с которыми описана в данном нормативном документе: регистрация входящих/исходящих/внутренних документов, номенклатура дел и др. Далее производятся настройки программы с учетом той последовательности операций, производимых в программе, которая содержится в Положении о работе с договорной документацией.
Преимущества использования пособияВ пособии заложен системный подход к управлению документами, что в целом повышает эффективность работы компании за счет:
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Вы решили привести в порядок дела в кадровой службе? Похвально! Не знаете, с чего начать? Конечно же, с организации кадрового делопроизводства. Для этого нужно определить объем документов, разработать их формы, продумать типовые тексты и формулировки, решить, каких работников следует ознакомить с документами, как оформить документы на хранение в организации. Работы предстоит много! К тому же ответы на эти вопросы должны найти отражение в целом комплексе документов - Инструкции по кадровому делопроизводству и приложениях к ней*. Какие именно документы будут разработаны в вашей компании -решать вам, а вот о содержании документов, организующих кадровое делопроизводство, нам расскажет тот, кто на все 100% знает, как правильно.
Всем нам хорошо известно, что работа с документами, в т. ч. по личному составу, включает три основные процедуры: создание, обработку, хранение. Выполнение этих процедур может быть регламентировано путем разработки соответствующих документов:
• Табеля форм кадровых документов;
• Альбома форм кадровых документов;
• Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов;
• Графика документооборота отдела кадров.
Инструкция по кадровому делопроизводству – основной локальный нормативный акт в сфере работы с документами по личному составу
Эти документы, как правило, разрабатываются и утверждаются как приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.
В Инструкции по кадровому делопрpоизводству закрепляются все принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском кадровых документов.
Содержание Инструкции по кадровому делопроизводствуИнструкция по кадровому делопроизводству (пример 1 ) может состоять из следующих разделов:
• Общие положения;
• Состав кадровых документов;
• Подготовка документов;
• Организация документооборота;
• Регистрация документов;
• Контроль исполнения документов;
• Организация документов в делопроизводстве;
• Передача дел на архивное хранение;
• Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам.
Это вводная часть Инструкции по кадровому делопроизводству, где указывается: в соответствии с какими нормативными и методическими документами она разработана; на какие системы документации распространяется; кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами; как осуществляется процедура приема-передачи дел в кадровой службе.
Основой для составления Инструкции служат следующие документы:
Ответственных за ведение кадрового делопроизводства назначает работодатель. Их функции обязательно должны быть отражены в трудовых договорах работников, должностных инструкциях, локальных нормативных актах, в т. ч. в Инструкции.
Специальные правила могут быть предусмотрены для процедуры приема-передачи дел в кадровой службе. Хорошо, если из разряда обычая, действующего в организации, такие правила перейдут в положения, нормативно закрепленные Инструкцией.
Раздел 2. Состав кадровых документовВ этом разделе Инструкции нужно перечислить системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений.
Документация кадровой службы включает большое число видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Всю кадровую документацию можно разделить на две большие группы.
Предусмотрите в Инструкции подробные правила и процедуру приема-передачи дел кадровой службы
Группа 1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации.
Группа 2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы, аналитические справки, анкеты, документация по вопросам мотивации труда, оценки персонала, повышения квалификации и переподготовки кадров и т. п.).
Документы первой группы, в свою очередь, можно разделить на те, которые предъявляет работник (личные документы работника), и те, которые по кадровым функциям создает работодатель.
Трудовая книжка работника является его личным документом, но в процессе трудовых отношений она хранится у работодателя.
Система кадровых документов, создаваемых работодателем, представлена в таблице.
Материалы этого раздела служат основой для разработки Табеля форм документов отдела кадров (пример 2 ). В Табель включаются все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым ситуациям. Сюда могут входить сведения: о наименовании формы документа; о коде, присвоенном этой форме; о наличии унифицированной формы документа и условиях ее заполнения.
После утверждения документов по организации кадрового делопроизводства работники, отвечающие за оформление кадровых документов, должны использовать формы, включенные в Табель.
Раздел 3. Подготовка документовВ этом разделе Инструкции закрепляются требования к составлению и оформлению кадровых документов: состав реквизитов и правила их написания; виды бланков документов; особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, информационно-справочных и др.); порядок придания документам юридической силы.
В этом разделе необходимо указать, кто участвует в согласовании проекта того или иного документа. В самостоятельный подраздел можно выделить требования к языку и стилю кадровых документов.
С учетом материалов этого раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров (пример 3 ) и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов (пример 4 ).
Раздел 4. Организация документооборотаВ этом разделе характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих, внутренних) от создания или получения до исполнения или отправки.
Для входящих документов (например, заявление работника об увольнении, которое он прислал по почте) следует подробно описать процедуру их предварительного рассмотрения и показать, каким образом они попадают для дальнейшей работы в кадровую службу.
Для исходящих (например, уведомление о получении трудовой книжки, направляемой уволенному работнику по почте) или внутренних документов (например, представление о переводе работника на другую вышестоящую должность) устанавливаются основные этапы движения проектов документов; полномочия отдельных сотрудников по их согласованию и подписанию; порядок доведения документов до сведения исполнителей; правила отправки документов (по почте, факсу, электронной почте и другим каналам связи).
Материалы данного раздела Инструкции служат основой для разработки графика документооборота отдела кадров (пример 5 ).
Раздел 5. Регистрация документовВ Инструкции должны быть показаны: регистрационные формы, используемые отделом кадров (книги, журналы, карточки); принятая система индексации кадровых документов; порядок их регистрации.
Раздел 6. Контроль исполнения документовРаздел содержит описание системы постановки документов на контроль, ведения контроля, снятия документов с контроля. Здесь же предусматриваются меры воздействия на нарушителей сроков исполнения документов.
Раздел 7. Организация документов в делопроизводствеВ данном разделе описываются систематизация документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.
Здесь же должен быть зафиксирован порядок оперативного хранения документов в кадровой службе: оформление обложек дел; использование дел в справочных целях и т. п.
Раздел 8. Передача дел на архивное хранениеВ Инструкцию обязательно должны быть включены правила проведения экспертизы ценности документов; организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.
Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел; отбора документов на уничтожение; передачи документов длительного и постоянного сроков хранения в архив организации; отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующего договора.
Раздел 9. Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурамВ этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и пр.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и т. п. Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству см. на портале www.pro-personal.ru.
Оформление и утверждение Инструкции по кадровому делопроизводству и приложений к нейУнифицированные формы Инструкции и приложений к ней отсутствуют. Эти документы создаются по формам, разработанным работодателем. Так, Инструкция по кадровому делопроизводству (пример 1 ) может включать:
• реквизиты бланка: наименование организации, вид документа (ИНСТРУКЦИЯ), дату регистрации, регистрационный индекс (номер), место составления документа
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту (по кадровому делопроизводству);
• текст;
• подпись составителя (например, начальника отдела кадров);
• визы согласования с заинтересованными должностными лицами (если предусмотрено согласование);
• визы ознакомления работников.
Когда проект Инструкции составлен (оформлены все реквизиты, кроме виз согласования, подписи составителя, грифа утверждения, даты и номера регистрации), его необходимо согласовать, если процедура согласования была предусмотрена при планировании.
Реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «виза» включает: должность визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования.
Инструкция по кадровому делопроизводству (приложения к ней) подписывается разработчиком. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись с расшифровкой.
Согласованные со всеми заинтересованными должностными лицами и подписанные составителем документы утверждаются руководителем организации или иным лицом, наделенным соответствующими полномочиями. Для этой цели может быть издан приказ об утверждении Инструкции (пример 6 ).
Система кадровых документов, создаваемых работодателем
