Формы первичных учетных документов с 1 января 2013 года

такие формы больше нельзя использовать;

все унифицированные формы стали необязательными.

Теперь организации могут сами разрабатывать некоторые формы первички, но это еще надо делать правильно.

Теперь можно утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политике, а можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя.

Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы. Подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

Есть формы документов, которые должны применяться независимо от того, что сказано в новом Законе о бухучете, так как эти документы утверждались не с целью реализации закона о бухучете, а для реализации других нормативно-правовых актов, которые продолжают действовать. К таки документам относятся:

1. Кассовые и банковские документы. т.к. обязательность унифицированных форм предписана Центробанком . поэтому (согласно Порядку ведения кассовых операций ) их необходимо составлять по следующим унифицированным формам:

приходных и расходных кассовых ордеров (формы № КО-1 и КО-2);

кассовой книги (форма № КО-4);

книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49);

платежной ведомости (форма № Т-53).

Документы по учету труда и его оплаты. формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 в целях реализации положений Трудового кодекса РФ. а его требования обязательны для любых организаций.

Документы для безналичных расчетов необходимо также составлять по формам, которые утверждены Центробанком (согласно Положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П), т.к. порядок безналичных расчетов регулируется в числе прочего и банковскими правилами. Ими установлена форма платежного поручения .

Транспортную накладную - составление транспортной накладной требует пункт 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ. а форма утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272).

Формы счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур (которые являются документами налогового учета), утвержденные Правительством РФ. При и спользовании иных форм контрагент не сможет получить вычет по НДС. т.к.:

в пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ сказано, что вычеты НДС возможны "при наличии соответствующих первичных документов";

правильно оформленный первичный документ - это документ, который содержит все необходимые реквизиты, а его форму утверждает сама организация (части 2, 4 статьи 9 "Закона о бухгалтерском учете" ).

Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можно взять унифицированные формы, убрав из их лишние реквизиты (повторюсь - со счетами фактурами так делать не надо).

Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которыми согласно части 2 статьи 9 "Закона о бухгалтерском учете" являются:

наименование и дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации);

содержание факта хозяйственной жизни (как правило, это описание операции);

величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.

Статья написана и размещена 3 января 2013 года. Дополнена -

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Необходимо ли при составлении учетной политики организации в разделе Формы первичной учетной документации указывать в качестве приложения список форм

Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Бухучет и отчетность Необходимо ли при составлении учетной политики организации в разделе "Формы первичной учетной документации" указывать в качестве приложения список форм первичных учетных документов, если организация использует унифицированные формы? Нужно ли к списку прикладывать образцы этих форм?

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). С 1 января 2013 годы формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (утвержденные ранее Госкомстатом России), не являются обязательными к применению (смотрите также информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971 и другое). Однако их можно использовать или брать за основу, разрабатывая собственные формы. Их применение также может быть обусловлено включением соответствующих бланков документов в используемые бухгалтерские программы.

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 также разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная), инструкциями для организаций госсектора и т.п. то их использование по-прежнему обязательно.

Формы первичных учетных документов утверждаются учетной политикой экономического субъекта (четвертый абзац п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Каким конкретно образом в учетной политике закрепляется использование тех или иных форм, нормами Закона N 402-ФЗ и ПБУ 1/2008 не определено. Тем не менее указанными нормативными актами предусмотрен единый порядок утверждения форм первичных документов, как унифицированных, так и разработанных самостоятельно.

По нашему мнению, в учетной политике следует перечислить используемые бланки и приложить их образцы. При этом в ситуации, когда возникает необходимость в новой форме первичного документа (при фиксировании ранее не проводившейся операции), придется каждый раз вносить изменения в учетную политику. Поэтому многие организации принимают решение использовать унифицированные формы, утвержденные ранее Госкомстатом России, и ограничиваются в учетной политике ссылкой на соответствующее постановление. Этот способ является несколько рискованным, поскольку не все утвержденные до принятия закона N 402-ФЗ формы содержат требуемые ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ реквизиты. В таком случае следует тщательно проверить предполагаемые для использования унифицированные формы на наличие обязательных полей, строк, граф и т.п. Если в унифицированную форму надо вносить изменения, то ее использование следует оформить в учетной политике так же, как применение бланков собственной разработки.

И тем не менее, на наш взгляд, для выполнения требований Закона N 402-ФЗ и ПБУ 1/2008 механизм утверждения форм первичных учетных документов (в том числе, унифицированных) должен предполагать их непосредственное включение в учетную политику организации для целей бухгалтерского учета, утвержденную руководителем (например, в качестве приложения).

Рекомендуем дополнительно ознакомиться с материалом:

- Энциклопедия решений. Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

23 октября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Положение об учетной политике для целей бухгалтерского учета в2014году

С 2013 г. обязательное применение унифицированных первичных документов отменено. Организация может самостоятельно разработать формы первичных документов, которые она будет применять для оформления фактов хозяйственной деятельности. Вместе с самостоятельно разработанными формами первичных документов организация может продолжать применять первичные учетные документы, содержащиеся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (ч.4 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ), Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

В соответствии с ч.2 ст.9 Федерального Закона №402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
• наименование должности лиц совершивших операцию и ответственных за правильность ее оформления;
• подписи лиц, ответственных лиц (п.6), с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Унифицированные формы документов, утвержденные Госкомстатом России, как правило, содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные Федерального закона N 402-ФЗ. Кроме того, в них содержатся и необязательные (дополнительные) реквизиты. Такие как номер унифицированной формы, гриф "Утверждено", дату и номер приказа Госкомстата России, которым утверждена форма. Организация может удалить эти реквизиты из унифицированной формы или в грифе "Утверждено" указать дату и номер распорядительного документа, которым форма утверждена к применению в организации. Также организация вправе применять форму в том виде, в котором она утверждена Госкомстатом России, то есть без внесения в нее изменений. Причем приводить пустые бланки необязательно, достаточно написать, что применяются унифицированные формы первичных документов.

При разработке своих форм документов необходимо обращать внимание на следующее: все документы, применяемые в деятельности организации, можно разделить на внутренние и внешние. Внутренние организация оформляет сама для себя - например, расчетные документы по заработной плате, авансовые отчеты, акты о приеме и списании товарно-материальных ценностей и пр. Внешними организация обменивается с контрагентами (третьими лицами). Поэтому бланки внутренних документов организация спокойно может утвердить в учетной политике (используя для этих целей в том числе бланки унифицированных форм

При утверждении бланков внешних документов (например, актов о выполненных работах или об оказанных услугах, счетов фактур и т.п.) организация должна обратить внимание на то, что у контрагента может быть разработана своя форма такого документа. Поэтому организации в ходе переговоров с контрагентом нужно обсудить не только саму сделку, но и то, какие документы будут использованы при ее оформлении (формы документов даются впоследствии в приложении к договору).

В учетной политике организации рекомендуется утвердить шаблон документа с пояснением, что форма первичного документа может быть изменена по согласованию с контрагентом. В этом случае, какая бы форма документа ни была использована организацией, операция будет оформлена в соответствии с ее учетной политикой.

При разработке первичных документов надо учесть, что есть формы документов (включая и те, для которых предусмотрены унифицированные формы), применение которых в настоящее время остается обязательным.

К таким документам относятся унифицированные формы кассовых и банковских документов, транспортная накладная, документы по учету труда и заработной платы. Кассовые документы (приходный и расходный кассовый ордер, кассовая книга) утверждены в Положении Банка России от 12.10.2011 N 373-П, а порядок безналичных расчетов регулируется гражданским законодательством (ст.863 ГК РФ) и банковскими правилами (Положение Банка России от 19.06.2012 N 383-П).

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Форма и порядок ее заполнения устанавливаются в правилах перевозки грузов, на что указывают п. 1 и п. 2 ст. 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.:

«1.Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется грузоотправителем.

2. Форма и порядок заполнения транспортной накладной устанавливаются правилами перевозок грузов.»

Сама форма транспортной накладной утверждена в Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. N 272 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом". Таким образом, ее бланк обязателен для применения всеми организациями.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 в целях реализации требований трудового законодательства были утверждены унифицированные формы по учету труда и его оплате. В соответствии с п.2 данного Постановления, применение этих форм распространено на все организации (кроме бюджетных учреждений) независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ. Поэтому т.к. эти формы нужны не только для целей бухгалтерского учета следовательно они по-прежнему являются обязательными к применению организациями за исключением бюджетных.

С 2013 года первичные учетные документы могут составляться как на бумажных носителях, так и в виде электронных документов с электронной подписью. В учетной политике отражается какой вариант планируется использовать. При электронном способе есть определенные неудобства: для обмена электронными документами через специальные программы формы бланков контрагентов должны быть совместимыми. Так же есть еще форматы документов, рекомендуемые ФНС, которых целесообразно придерживаться.

Применяемые формы первичных документов, как разработанные самостоятельно, так и унифицированные, в обязательном порядке утверждаются руководителем организации как приложение к учетной политике (п.4 ПБУ 1/2008).

Так же в учетной политике надо отразить перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов и регистров бухучета

Учетная политика 2013: отражаем новые правила для первичных документов

Почему формы первички желательно установить именно в учетной политике? Чем удобны унифицированные формы? В чем преимущества и недостатки самостоятельно разработанных бланков? На эти и другие вопросы ответит Елизавета Полякова, старший консультант Департамента налогового и финансового консалтинга АКГ «Интерком-Аудит». Конспект ее лекции подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера»

В начале 2013 года вам непременно придется пересмотреть свою учетную политику. Все из-за того, что Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ внес довольно существенные изменения в правила бухучета. Как отразить самые важные из них, мы рассказали в подробном обзоре. Теперь же речь пойдет конкретно о тех нововведениях, которые связаны с первичными документами. Мы рассмотрим, какие основные моменты по первичке нужно прописать в учетной политике.

Кстати, составить полноценную учетную политику нужно и компаниям, которые применяют упрощенную систему налогообложения. Ведь теперь они обязаны вести бухучет наравне с остальными.

Почему формы первички желательно установить именно в учетной политике

Итак, главное изменение, которое внес Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, касается первичных документов. Теперь унифицированные формы первички стали необязательными. Так что компания сама выбирает, какие бланки использовать.

Выбранные организацией формы первичных документов утверждает руководитель. Это указано в пункте 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кстати, из этой нормы можно сделать вывод, что формы первичных документов достаточно утвердить отдельным приказом руководителя. А в учетной политике их можно не приводить. Но это не совсем так. Из пункта 4 ПБУ 1/2008 следует, что в учетной политике компании должны быть установлены формы первички. А это ПБУ никто не отменял. Более того, в новом законе прямо указано, что действующие ныне правила ведения бухгалтерского учета и составления бухотчетности применяются вплоть до того момента, как чиновники утвердят новые федеральные и отраслевые стандарты. Это предусмотрено в пункте 1 статьи 30 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому, как ипрежде, вучетной политике лучше устанавливать все необходимые правила, касающиеся первичных документов. А их формы приводить в приложении кней.

Прежде чем мы начнем разбирать подробнее те положения, которые стоит прописать в учетной политике, обращу ваше внимание вот на что. Налоговики и раньше при проверках всегда изучали тот раздел, который посвящен первичке. Ведь от этого зависит учет расходов при расчете налога на прибыль. Так прописано в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Не менее важна первичка и для вычетов НДС. Это установлено в пункте 1 статьи 172 НК РФ.

Теперь же положения учетной политики, касающиеся первички, приобретают еще большее значение. Поскольку компания сама определяет, какие формы использовать. А следовательно, какие документы будут основанием для расчета налогов. Поэтому необходимо тщательно продумать формулировки для учетной политики.

Чем удобны унифицированные формы

Проще всего продолжать использовать привычные унифицированные формы первичных документов. Тем более что они не отменены. Соответствующие постановления Госкомстата России продолжают действовать. Просто утвержденные ими формы стали необязательными.

В чем преимущества стандартных форм? Прежде всего, они забиты в бухгалтерских программах. Таким образом, не понадобится их дорабатывать.

Далее. Унифицированные формы не придется проверять на наличие обязательных реквизитов, перечень которых установлен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Как правило, во всех этих бланках нужные реквизиты есть. Также стандартные формы хорошо знакомы контрагентам и с этой точки зрения не будут вызывать у них вопросов. Не менее существенно и то, что к унифицированным формам привыкли налоговики.

Итак, если компания использует унифицированные формы первичных документов, в учетной политике это можно записать, например, так:

«Для учета торговых операций применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132».

Конечно, есть и минус. Многие унифицированные бланки содержат массу всевозможных реквизитов. Если не все они заполнены, у налоговиков обычно возникают претензии. Поэтому по унифицированным бланкам покупатели будут по-прежнему сталкиваться с придирками контролеров. А продавцы – с просьбами клиентов переделать документ.

В чем преимущества и недостатки самостоятельно разработанной первички

Другой вариант– разработать свои формы первички. Для этого можно взять за основу те же унифицированные формы, но удалить из них лишние реквизиты. Скажем, если компания торгует только товарами, которые измеряются не весом, а упаковками или штуками, можно убрать из накладной № ТОРГ-12 показатели массы. Преимущества здесь очевидны – не придется заполнять ненужные данные. Однако все же следует проверить, чтобы во всех модифицированных бланках были обязательные реквизиты. А также перенастроить бухгалтерскую программу.

В учетной политике укажите на тот факт, что компания будет использовать самостоятельно разработанные формы. И приведите эти бланки в приложении. Вот пример формулировки:

«Для учета торговых операций применять формы товарной накладной, акта об установленном расхождении при приемке товаров… приведенные в приложении № 3».

Кстати, утверждая бланки первички, вы можете не предусматривать в них наличие печати. Поскольку она не входит в перечень обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В этом случае не указывайте в разработанных вами бланках место для печати «М.П.».

Как минимум это можно сделать для внутренней первички компании. Впрочем, можно обойтись без печати и на документах, которые вы подписываете с контрагентами. При условии, что это не вызовет у них возражений. Хотя, конечно, документ, заверенный печатью, выглядит более весомым и для партнеров, и для налоговиков.

Какие документы в любом случае придется составлять по унифицированным формам

Обратите внимание, что не все первичные документы можно составлять по формам, разработанным самостоятельно. Дело в том, что помимо закона о бухучете есть и другие нормативные акты, которые регламентируют бланки первички. Это подчеркнули и чиновники из Минфина России в информационном письме № ПЗ-10/2012.

Дальше я перечислю наиболее важные документы, для которых необходимо применять исключительно бланки, установленные в нормативных актах.

Кассовые документы. Порядок кассовых операций устанавливает Банк России. В настоящее время действует утвержденное им положение от 12 октября 2011 г. № 373-П. Так вот, согласно этому документу компания должна использовать следующие унифицированные формы, утвержденные в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:

1) Приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

2) Расходный кассовый ордер (№ КО-2);

3) Кассовая книга (№ КО-4);

4) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (№ КО-5);

5) Расчетно-платежная ведомость (№ Т-49);

6) Платежная ведомость (№ Т-53).

Платежные документы. Для документов, которые используют при безналичных расчетах, тоже нельзя разрабатывать свои формы. Речь идет о платежном поручении, платежном требовании и других документах. По отношению к ним нужно по-прежнему выполнять требования, установленные в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

Транспортная накладная. Транспортная накладная имеет массу реквизитов, и заполнять этот документ достаточно сложно. Поэтому может возникнуть соблазн утвердить вместо стандартной формы свой бланк. Однако так делать не стоит.

Накладная подтверждает заключение договора перевозки. Форма данной накладной и порядок ее заполнения устанавливаются в правилах перевозки грузов. Это указано в пунктах 1 и 2 статьи 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Вот на основании этих норм закона правительство и утвердило форму транспортной накладной в постановлении от 15 апреля 2011 г. № 272. Таким образом, ее бланк обязателен для применения всеми компаниями. Просто не в силу закона о бухучете, а исходя из других нормативных актов.

Какие сложности возможны с двусторонними документами

То, что компания теперь самостоятельно решает, какие формы первичных документов использовать, конечно, хорошо. Но из-за этого могут возникнуть лишние претензии со стороны налоговиков. А также сложности в отношениях с контрагентами. Ведь у них могут быть свои требования к первичке.

Предположим, вы закрепили в учетной политике определенную форму первичного документа. К примеру, разработанный вашей компанией бланк акта приемки-передачи основных средств. И вот при продаже такого объекта ваша компания составила акт и передала покупателю. Контрагента же форма документа не устраивает. Потому что его учетная политика предполагает применение унифицированных бланков. В том числе акта приемки-передачи объекта основных средств № ОС-1.

Допустим, вы переделаете акт на стандартную форму. Таким образом, ситуация с контрагентом будет урегулирована. Зато нельзя исключить претензии со стороны налоговиков.

Ведь получается, что в учетной политике у вас будет записана одна, а по факту составлена другая форма документа. Возможно, что этот момент привлечет внимание проверяющих. Они даже могут заявить, что правильно оформленный первичный документ в данном случае вообще отсутствует. Раз акт приемки-передачи не соответствует учетной политике компании. И применят штраф по статье 120 НК РФ, размер которого составляет не менее 10 тыс. руб.

Если же подобные расхождения между учетной политикой и имеющейся в наличии первичкой возникнут у покупателя, контролеры могут на этом основании придраться к расходам и вычетам НДС.

Из этого можно сделать следующие выводы. Первый. Определиться с формами первички желательно еще на стадии заключения договора. Чтобы потом не возникало споров по этому поводу. Лучше всего прямо в договоре прописать, какую форму должен оформить поставщик товаров или исполнитель услуг (работ). Если это унифицированный бланк, нужно дать его название и номер. Для ясности можно добавить также ссылку на утвердивший его документ.

А если стороны договорились использовать неунифицированную форму, можно привести ее образец в приложении к договору.

Второй. В учетной политике лучше закрепить гибкие правила по двусторонним документам. Суть их в том, что такие бумаги принимаются к учету по тем формам, которые согласованы с контрагентом. Написать можно, например, такую формулировку: «По учету выполненных работ и оказанных услуг применять формы актов выполненных работ (оказанных услуг), согласованные с контрагентами организации».

Согласовать с контрагентами формы бумаг можно, как мы видели, непосредственно в договоре. А как быть, если в соглашении не будет сказано о формах первички? Тогда согласованными будут считаться формы документов, подписанные обеими сторонами сделки. Эти детали тоже можно прописать в учетной политике:

«По учету оказанных услуг и выполненных работ применять те формы первичных документов, которые установлены в договорах на оказание услуг или выполнение работ с конкретными контрагентами.

Если в указанных договорах формы первичных документов не установлены, применять формы документов, которые согласованы руководителем организации и контрагентом путем подписания этих документов».

Таким образом, используя положения учетной политики, вы сможете обосновать налоговым инспекторам правильность используемых первичных документов, а значит, подтвердить расходы компании.