Описание

По практическому применению Государственного стандарта Республики

1. Методические указания разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - СТБ 6.38-2004), утвержденного постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69 с датой введения 1 июля 2005 г.

2. Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организационно-распорядительные документы (далее - документы), которые подразделяются на три группы:

организационные - положения, уставы, инструкции, правила и др.;

распорядительные - приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;

справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, письма, и др.

3. СТБ 6.38-2004 используется для проектирования форм документов при разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

4. Внедрение СТБ 6.38-2004 в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, распоряжением, указанием) (Приложение 1).

В распорядительном документе следует предусмотреть разработку комплекса мероприятий по внедрению стандарта. Перечень мероприятий может быть оформлен в виде плана (Приложение 2), который предусматривает следующие виды работ:

разработка бланков документов в соответствии с требованиями стандарта;

тиражирование бланков и контроль за их постоянным пополнением;

разработка или переработка инструкций и рекомендаций по оформлению документов в организации;

проведение семинаров и совещаний с работниками аппарата управления, а также периодическое проведение практических занятий (семинаров) с работниками, занятыми в сфере документационного обеспечения управления (инспекторами, секретарями-референтами, машинистками, программистами и т.д.) по изучению и освоению СТБ 6.38-2004;

обеспечение структурных подразделений, занимающихся подготовкой и оформлением документов, экземплярами стандарта, методическими рекомендациями по его применению и др.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ

5. СТБ 6.38-2004 устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении.

6. Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

7. Организации независимо от формы собственности разрабатывают бланки, которые используются при подготовке организационно-распорядительных документов.

8. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

9. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

10. Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять - семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.).

11. Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

12. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

13. Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов бланка. Определение перечня реквизитов необходимо проводить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида. В СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.

14. Для изготовления бланков организации типографским способом необходимо составить макет бланка в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004. На чертеже должны быть проставлены:

размеры бумаги для бланка формата А4 (210 x 297 мм) и (или) А5 (148 x 210 мм);

площади каждого реквизита.

К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов).

15. При изготовлении бланков используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита "Наименование организации" допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

16. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе - каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе - начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

17. Каждая организация должна разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов - общий бланк и бланк для письма.

18. На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др. а также организационные документы - положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

19. Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год.

На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит "Название вида документа", который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.

20. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь" и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. N 301-З "О государственных символах Республики Беларусь" государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее - гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

21. Угловой штамп содержит те же реквизиты, что и бланк документа.

22. Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

23. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

24. Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

25. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в СТБ 6.38-2004.

26. Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) помещают на бланках документов и угловых штампах организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. N 301-З "О государственных символах Республики Беларусь" и Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь".

Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.

27. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. "О политических партиях" в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. N 35-З с изменениями и дополнениями и Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. "Об общественных объединениях" в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. N 36-З с изменениями и дополнениями политические партии, общественные объединения, союзы могут иметь эмблему - условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи, зарегистрированное в установленном законом порядке.

Товарный знак и знак обслуживания (далее - товарный знак) - обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юридических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, помещается на бланках документов организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. в редакции Закона Республики Беларусь от 29 октября 2004 г. N 319-З "О товарных знаках и знаках обслуживания".

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы (товарного знака) организации помещается на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).

Организации государственной формы собственности могут помещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита "Наименование организации".

Организации негосударственной формы собственности при продольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) организации помещают в центре на верхнем поле бланка - размер 17 мм.

При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита "Наименование организации".

28. Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления" (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели" (ОКЮЛП).

29. Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 "Унифицированные документы" (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентября 1995 г. N 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

Код документа при составлении конкретного вида документа проставляется только на унифицированных документах, названия форм которых включены в ОКУД.

30. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

31. Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом (уставом, положением, приказом и др.).

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

32. Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Автором документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Витебский областной исполнительный комитет

Отдел по архивам и делопроизводству

33. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).

При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк (Приложение 3).

34. Почтовый адрес отправителя (реквизит 8). На бланке для письма ниже реквизита "Наименование структурного подразделения" помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (далее - Правила), утвержденными Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. N 1111.

ул. Якуба Коласа, 15, 211400, г. Полоцк, Витебская обл.

35. Коммуникационные и коммерческие данные (реквизит 9) помещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: телеграфный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т.д.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

36. Название вида документа (реквизит 10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 "Унифицированные документы". Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией.

Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.

37. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

38. Регистрационный индекс (реквизит 12) создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

Если регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645, то 4 - индекс структурного подразделения, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 - порядковый регистрационный номер письма.

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного индекса свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Регистрационный индекс распорядительного документа, протокола - это порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение одного календарного года.

Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

39. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

40. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

41. Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений, конкретным должностным или физическим лицам. От точного написания адресата (реквизит 16) зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

При направлении документа в вышестоящие органы не допускается его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящего органа.

Если документ адресуется организации, то указывают ее наименование в именительном падеже.

При направлении документа одного содержания в несколько однородных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.

На документах, направляемых в республиканские органы государственного управления, постоянным корреспондентам, подведомственным организациям, адрес не проставляется. Для отправки таких документов целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа одного содержания более чем в четыре адреса исполнитель документа составляет список на рассылку (Приложение 4), в котором перечисляет адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации) - для юридического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчество - для физических лиц;

название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

название отделения почтовой связи;

название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений).

При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита "Адресат".

При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

42. Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верхнем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения) или должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Законодательная база Республики Беларусь на www.BankZakonov.com