Бланки документов и их виды

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве российских учреждений сXIX в. Первоначально они были рукописными - их писали каллиграфы и они заготовлялись впрок «для ускорения хода дел и уменьшения занятости канцелярских работников». Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим - типографским способом.

Бланки относятся к тем элементам документирования, которые в числе первых были упорядочены в первые годы советской власти. Еще в 1918 г. специальное постановление правительства определило состав реквизитов бланка государственных учреждений. Первые советские стандарты, регламентирующие правила составления и оформления управленческих документов, были сделаны в 20-е годы и действовали до начала Великой Отечественной войны. Возобновлена стандартиза­ция документов в 70-е гг. когда в т.ч. были разработаны требования к бланкам.

Согласно терминологическому стандарту бланк документа - это лист бумаги с воспроизведенной на ней постоянной информацией доку­мента и местом, отведенным для переменной. Бланк дает сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

С введением в действие ГОСТ Р6.30-97 требования к оформлению ОРД, в т.ч. к бланкам, становятся едиными для органов федеральной власти, государственной власти субъектов РФ, местного самоуправле­ния, предприятий, организаций и их объединений.

Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

ГОСТ допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии и с помощью компьютера. Последнее более экономично, позволяет быстро изменить (в случае не­обходимости) содержание отдельных постоянных реквизитов. Однако созданные на компьютере бланки легче и подделать.

Стандартом указано 3 вида бланков –

Ø Бланк письма (для связи с внеш­ним миром);

Ø Общий бланк (для документов внутри организации);

Ø Кон­кретного вида документов (приказ, протокол и т.д.).

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для писем могут быть проставлены следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, наименование министерства или ведомства, наименование предприятия, адресные данные. Кроме того, в бланке ограничительными отметками – черточками и уголками – отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок в тексту, отметка о контроле. Также могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка письма по составу и расположению реквизитов.

По расположению реквизитов бланки бывают продольные и угловые.

ØПри продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

ØПри угловом расположении реквизиты располагаются в верхнем левом углу (является наиболее удобным и экономичным по использованию площади бумаги).

По составу реквизи­тов эти бланки имеют отличия:

Тема № 24

Понятие “бланк документа”. Основные виды, бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и Республики Коми. Порядок их учета и использования.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.( ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы - для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (например, бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона).

Требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации";

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.2

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле.

Порядок их учета и использования

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка; - дата поступления; - номер сопроводительного документа; - наименование организации - поставщика гербовых бланков; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; - расписка в получении; - примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатанных шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной форме" (ГОСТ Р 6.30-2003 п. 5.4, 5.5, 5.6).

Отметки на документе - Потребительской кооперации о

^ Отметки на документе

В XIX веке в правилах оформления документов большое место от­водилось “особым отметкам”. Они подчеркивали степень важности до­кумента: “нужное”, “весьма нужное”, “секретное”, “в собственные руки”, “конфиденциально”, “строго конфиденциально”. Эти отметки делались на правой стороне первой страницы документа. Другого рода отметки фиксировали дату поступления документа и его регист­рации. В конце документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером документ был исполнен или ставилась от­метка: “к делу”.

Унификации формы документа способствовало установление правил применения гербовой бумаги. На ней писались просительские документы и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой бумаге. В 1833 году был установлен единый размер листа бумаги.

Под оформлением документов понимается соблюдение в них составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документ Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленских документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами каждой организации, их уточнения с учетом специфики деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

Действующие государственные нормативно-технические до­кументы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены ре­комендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документа­ции, используемых для документирования различных управ­ленческих действий, особое значение имеет система органи­зационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов” установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 код формы документа

08 наименование организации;

09 справочные данные об организации – индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (або­нентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 наименование вида документа;

12 регистрационный номер документа;

13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 место составления или издания документа;

16 гриф утверждения документа;

18 заголовок к тексту;

19 отметка о контроле;

21 отметка о наличии приложения;

23 гриф согласования документа;

24 визы согласования документа;

25 оттиск печати;

26 отметка о заверении копий;

27 отметка об исполнителе и номер его телефона;

28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 отметка о поступлении документа;

30 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 07, 08, 09, 10, 11, 13,16, 22, 23, 24, 25.

Реквизиты 13, 15, 17, 18, 19, 21, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-2003 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, в исполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 20 “текст” передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое “закреплено” за рекви­зитом в соответствии с традициями последовательности их за­полнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной доку­ментации, позволяет максимально увеличить “полезную” площадь – место для размещения текста – основного реквизита до­кумента. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Массовое производство приспособлений для хранения доку­ментов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцеляр­ского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форма­тов бумаги.

Эта работа в нашей стране была успешно проведена еще в 1920-е годы, когда впервые была введена система взаимоувязан­ных производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых положены широко распространенные немецкие форматы.

Стандартизация форматов бумаги ввела определенный поря­док в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствии с действующим в на­стоящее время ГОСТ 9327-60 “Бумага. Потребительские форма­ты” стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приня­ты и Международной организацией по стандартизации.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны попо­лам. Все форматы геометрически подобны (табл.).

Документы оформляются главным образом на бумаге форма­та А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т. д. оформляются на формате А3 (297 х 420).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпа­дают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США – североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен размеру 21,59 см х 27,94 см.

Это минимальные размеры полей, меньше поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

Форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В

В соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 “Формуляр-образец и конструкционная сетка” за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны – 20 мм ± 10; верхнее поле – 10 мм ± 1,0 мм.
^

Официальные документы, как правило, создаются на блан­ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведен­ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор­ганизации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два фор­мата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом раз­меров полей, установленных государственным стандартом (прил. 2, 3).

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит “наименование организации” допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от “длины” (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков – типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

• 
  для писем;
  
• 
  общий бланк;
  
• 
  бланк конкретного вида документа.
  

На бланке для писем наименование вида документа (слово “письмо”) не указывается, также не принято писать “коммерче­ское предложение” или “деловое письмо” (прил. 4).

^ Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты 01 (02 или 03), 08,11,14.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются (прил. 5).

^ Бланк конкретного вида документа. кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,10,14 и при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13,18,19. Бланки для конкрет­ных видов документов целесообразно создавать, если в организа­ции применяется большое количество документов этих видов (на­пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.) (прил. 6).

^ Бланки на двух языках. В организациях субъектов Россий­ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче­стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты “наименование организации”, “справочные данные об организации”, “место составления или издания документа” печатают на двух языках: русском и на­циональном, на одном уровне, используя продольное располо­жение реквизитов, при этом реквизиты 08,09,14 печатают на русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Возможно создание бланка на двух языках, если организа­ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та­ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска­жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле­нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

• 
  наименование вида бланка;
  
• 
  дату поступления;
  
• 
  номер сопроводительного документа;
  
• 
  наименование предприятия-изготовителя;
  
• 
  серию и номера гербовых бланков.
  

• 
  наименование вида бланка;
  
• 
  количество экземпляров;
  
• 
  серию и номера бланков;
  
• 
  наименование структурного подразделения;
  
• 
  фамилию и инициалы должностного лица-получателя;
  
• 
  расписку в получении;
  
• 
  примечание (отметка об уничтожении и др.).
  

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков.

Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации – автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц (прил. 6, 7). Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размещается ниже наименования организации – автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном (прил. 7) и угловом (прил. 4). В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

• 
  размещение на бланке только сокращенного наименования организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
  
• 
  составление бланка на двух языках, но с различной формацией об организации – авторе;
  
• 
  “украшение” бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
  
• 
  размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст­венной регистрации;
  
• 
  произвольного расположения реквизитов бланка, не соот­ветствующих требованиям государственного стандарта;
  
• 
  размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие “художествен­ные” украшения);
  
• 
  размещение реквизитов на бланках российских организа­ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на­рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.
  

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложив­шиеся функции документа. Естественно, основная функция до­кумента – сохранение информации. Но, кроме того, к документу “предъявляются” требования идентификации его автора, прида­ния документу юридической силы, создания условий для исполь­зования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных мини­стерств и ведомств воспроизводится изображение Государствен­ного герба Российской Федерации. Изображение Государствен­ного герба на бланках документов регламентировано Положени­ем о Государственном гербе Российской Федерации, утвержден­ном Указом Президента России от 30 ноября 1993 года № 2050.

Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации. Органы ис­полнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми ак­тами субъектов Российской Федерации.

Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.). При проектировании бланков с изображением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ следует руководствоваться постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 года № 1268 (с изм. от 08.06.2001 г.) “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации”.

Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов – над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов – в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственно­сти вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ “О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров” от 23 сентября 1992 года. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 – код организации. Реквизит служит для ускорений передачи документированной информации по каналам элек­тронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или пред­приятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общерос­сийский классификатор учреждений, организаций и предпри­ятий (ОКПО).

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 – код формы документа. ГОСТ Р 6.30-2003 предус­матривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 – наименование организации. Наименование организации – автора документа – указывает­ся в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная ор­ганизация). Сокращенное наименование организации или аб­бревиатура размещается на бланках после полного наименова­ния и помещается в скобках. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собствен­ным наименованием. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наиме­нованием организации – автора документа.

Наименование организации на иностранном языке воспро­изводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные орга­низации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указа­ния на их организационно-правовую форму. Согласно Гражданскому кодексу РФ, некоммерческие и уни­тарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.

Реквизит 09 – справочные данные об организации. В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланк, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс пред­приятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (напри­мер, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефо­нов (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации – автора документа – следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского те­леграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Реквизит 10 – наименование вида документа. Наименование ви­да документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида доку­мента – обязательный реквизит при оформлении всех докумен­тов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Реквизит 11 – дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, – дата его принятия; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Да­та проставляется должностным лицом, подписывающим (ут­верждающим) документ. Если автором документа являются не­сколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три способа оформления да­ты. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласова­ния, визирования, утверждения, заверения, подписания, регист­рации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими циф­рами. При этом государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:

а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2004.

б) год, месяц, день месяца. Например: 2004.02.01.

Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601-881.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 октября 2004 г.

Реквизит 12 – регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регист­рируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа поми­мо порядкового номера может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должност­ного лица и др. При отправке ответных писем принято указывать два индекса – тот, что присвоен документу в организации – ав­торе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит 11 – ссылка на регистрацион­ный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. На документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа.

Например: совместный документ Федеральной архивной службы РФ и Государственного таможенного комитета РФ будут иметь номер:

01 –20 –105 / 1121, где

01 –20 –105 – номер, присваиваемый Росархивом.

1121 – номер, присваиваемый ГТК РФ.

Реквизит 13 – ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предна­значен для проставления даты и индекса того документа, на ко­торый дается ответ.

Реквизит 14 – место составления или издания. Реквизит указы­вается на общем бланке или бланке вида документа (например, приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содер­жит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирова­на организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать.

Реквизит 15 – адресат. Документы направляют в адрес органи­заций, их структурных подразделений или конкретным должно­стным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структур­ного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учре­ждения пишется в именительном падеже и адресование оформ­ляется следующим образом:

и бюджетной политики

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например: