Сопроводительное письмо: особенности составления

Заявка на вакансию, в основном, состоит из двух составляющих: резюме и сопроводительного письма. Второй из названных документов покажет будущему работодателю, насколько претендент – способный и грамотный специалист. Это шанс оставить о себе хорошее мнение и убедить в том, что вы ответственно и серьезно готовитесь к новой работе. А резюме дает общую информацию о безработном (дата рождения, описание опыта работы, образование).

В процессе составления этого документа необходимо учитывать несколько факторов: аудитория, цель, содержание, оформление.

Аудитория. Сопроводительное письмо должно дать возможность работодателю вас «услышать». Оно характеризует человека как личность, показывает умения, обращая внимание на детали, энтузиазм, навыки коммуникации, интеллект и определенный интерес к фирме, в которую вы отправляете письмо. Сопроводительное письмо должно быть ориентированным на каждую конкретную компанию, вакансия которой вам интересна. Перед написанием сопроводительного письма следует изучить потребности и цели компании

Цель. Документ, должен содержать информацию, которая поможет принять работодателю решение по поводу того, приглашать вас на собеседование или не стоит. Задание сопроводительного письма заключается в том, чтобы сконцентрировать внимание работодателя на резюме.

Содержание. Письмо следует адресовать конкретной компании и конкретному человеку, который будет рассматривать заявку. Эту информации можно найти самостоятельно, либо получить в компании. В письме необходимо указать вакансию, о которой мечтаете. Акцентируйте внимание на заинтересованности в той деятельности, в которой работает компания на данный момент, а также уровень своей квалификации в этой отрасли. Очень важно, чтобы менеджер по кадрам четко понимал, почему вы желаете работать именно в этой фирме, насколько ваш опыт соответствует требованиям предприятия, вашу квалификацию.
Обязательно отметьте в письме самые важные достижения, знания, навыки, перечисленные в резюме.

Оформление. Сопроводительное письмо необходимо писать в непринужденно-формальном тоне. Следует выделять параграфы. Первая часть должна состоять из 2-3 предложений, касающихся информации о желаемой должности, того, как вы о ней узнали, общей квалификации.

Основная часть письма должна содержать в себе 1-3 параграфа, в которых необходимо детализировать свою квалификацию относительно этой вакансии. Выберите самую важную информацию из резюме и передайте ее более детально, демонстрируя, что ваше профессиональное досье вас интересует. Старайтесь писать лаконично. Делайте акцент на подробности, описанные в резюме.

В заключение необходимо оставить пожелание приглашения на собеседование и информацию о том, как с вами можно связаться. В завершении поблагодарите адресата за внимание и потраченное на рассмотрение вашей кандидатуры время.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: примеры

Сопроводительное письмо – дополнение к коммерческому предложению, в котором в краткой форме изложены принципы потенциального сотрудничества. Оно необходимо для того, чтобы:

• не обременять коммерческое предложение большими объемами информации;
• ознакомить с содержанием основного документа.

Также к сопроводительному письму могут прилагаться дополнительные файлы: расценки на товары и услуги, календарный график акционных мероприятий, официальные приглашения на торговые выставки или конференции.

Хоть и сопроводительное письмо к коммерческому предложению составляется на усмотрение отправителя, все же оно должно иметь четкую структуру и соответствовать устоявшимся канонам современного деловодства.

Если письмо было выслано после предварительных договоренностей с ответственным лицом организации обязательно поприветствуйте получателя по имени и отчеству. В противном случае замените имя местоимением и переходите ко второму пункту.

• «Здравствуйте, уважаемая Элеонора Валентиновна!»;
• «Добрый день, Вас приветствует/беспокоит… ».

Сразу после приветствия, представьтесь от своего имени или от лица компании, указав должность или деятельность организации, которую представляете. К тому же напомните дату и обстоятельства вашего предыдущего контакта с адресатом. Если же предварительного общения не происходило, пропустите это предложение.

• «Меня зовут Элеонора Валентиновна. Я директор отдела продаж компании «Суперлеггинс», мы беседовали с Вами посредством видеосвязи в субботу в 13:30»;
• «Вас приветствует компания «Суперлеггинс» – ведущий производитель леггинсов на российском рынке».

Вкратце предоставьте информацию об оказываемых услугах или реализуемых товарах.

При этом не упустите возможность повториться насчет выгоды вашего коммерческого предложения.

«Компания «Суперлеггинс» предлагает Вам:

• широчайший выбор леггинсов премиум класса по доступным ценам;
• бесплатную доставку в любой населенный пункт РФ;
• 15% скидки на весь модельный ряд».

Проинформируйте адресата о документах, которые могут прилагаться к письму.

• «В дополнении к письму для Вас предусмотрено официальное приглашение… »;
• «Во вложении ознакомьтесь с условиями получения дополнительных скидок… ».

Мотивируйте адресата к действию.

• «Возникли вопросы? Обратитесь к нам по адресу… »;
• «Вы бы хотели сотрудничать с нами? Позвоните по номеру … ».

Поблагодарите за оказанное внимание от имени ответственного лица или организации.

• «С уважением, директор отдела продаж компании «Суперлеггинс», Элеонора Валентиновна»;
• «Благодарим за оказанное внимание, компания «Суперлеггинс».

Добрый день, уважаемая Елизавета Марковна!

Меня зовут Вадим Афанасьев. Я менеджер отдела продаж АО «Автомото», мы беседовали с Вами в четверг в 11:20. По Вашему запросу высылаем информацию о процедуре оплаты.

Компания «Автомото» предлагает широкий выбор автомобилей и мотоциклов известных тайваньских брендов по доступным ценам, а также гибкую систему оплаты, которая предусматривает:

1. наличный и безналичный расчет по факту оформления торгового соглашения;
2. оформление рассрочки до 10 месяцев – обязательный взнос не менее 15% от суммы контракта.

В дополнении к письму для Вас предусмотрено официальное приглашение на торговую выставку автомобильной техники. Начало мероприятия запланировано на 29.07.2015 по адресу: г. Москва, ул. Сталелитейная, 78.

Если возникли дополнительные вопросы, позвоните нам: (325) 507-31-30.

С уважением, менеджер отдела продаж АО «Автомото» Вадим Афанасьев

Добрый день, Вас приветствует ОАО «Шаровары» – официальный представитель турецкого бренда повседневной одежды «Тааруф» на территории РФ. В дополнение к коммерческому предложению, высылаем информацию об условиях сотрудничества с нами.

Компания «Шаровары» предлагает:

• высококачественную одежду из натуральных материалов: хлопок и шелк;
• низкие цены;
• 20% скидки на первый заказ;
• бесплатную доставку.

В приложенном документе также можете ознакомиться с условиями получения сезонных скидок.

Вы бы хотели сотрудничать с нами? Позвоните по номеру телефона: (456) 708-89-90

Благодарим за оказанное внимание, ОАО «Шаровары»

Вот так выглядят грамотные коммерческие предложения:

Как написать сопроводительное письмо к резюме: образец, пример

Качественно написанное резюме и профессионализм соискателя отнюдь не является гарантией обязательного трудоустройства. Иногда перспективного специалиста могут даже не допустить к собеседованию (конкурсу) только потому, что его документ затерялся среди других или кадровик поленился открыть файл, прикрепленный к письму. Обратить внимание на документ поможет сопроводительное письмо к резюме.

Если резюме – способ заинтересовать работодателя, то сопроводительное письмо призвано заинтриговать кадровую службу потенциальным сотрудником и уделить особое внимание его резюме. Такая нехитрая комбинация если и не гарантирует занятие вакансии, то, в любом случае, обратить внимание на свою кандидатуру у лица получится.

Как написать правильно документ? Особых требований либо претензий к письму не предъявляется. Стиль его написания – официально-деловой. Не допускаются шутки, жаргоны, фамильярности. Также исключаются ошибки, описки и неточности.

Сопроводительное письмо размещается на отдельном листе. Если документы направляются электронной почтой, то «сопроводиловку» можно разместить в теле электронного документа. При этом, текст резюме прилагается в любом стандартном текстовом формате.

Написать сопроводительное письмо без затруднений поможет образец либо пример. Найти документы можно на специализированных веб-ресурсах или литературе для соискателей.

Структура сопроводительного письма предполагает наличие восьми кратких информационных блоков:

• первый – информация о работодателе: отображаются реквизиты работодателя, его контакты. Если соискатель обращается к конкретному должностному лицу, он должен быть уверен в правильности его ФИО, названии должности
• второй – название вакансии. Можно указывать два названия, если они являются смежными
• третий – указание источника получения данных о вакансии
• четвертый – ненавязчивое предложение своей кандидатуры в качестве сотрудника
• пятый – краткая «выжимка» резюме. Описание своих трудовых достижений. Никаких расплывчатых фраз, указывается лишь конкретика. Расширенное описание – прерогатива резюме
• пятый – информация о готовности работать на результат, указать в чем заключается полезность соискателя для работодателя
• шестой – отражение готовности претендента пройти собеседование (конкурс), чтобы убедить в своей компетентности
• седьмой призыв изучить резюме
• восьмой — благодарность об уделенном внимании, контакты для связи

Используя рекомендации, предоставленные выше соискатель должен составить письмо максиму на ? листа формата А4.

Сопроводительное письмо

Отправляя резюме на интересующую вас вакансию, обязательно пишите сопроводительное письмо. Подобное письмо может сразу привлечь внимание к вашей кандидатуре и повысить ваши шансы на получение желаемой работы.

В сопроводительном письме вы можете:
• дополнительно обратить внимание на ваши профессиональные достижения, имеющие значение для данной вакансии
• сообщить, почему вы заинтересованы в получении этой работы
• продемонстрировать ваши знания английского языка и умения написания деловых писем.

Структура Covering Letter.

Приветствие в сопроводительных письмах мало отличается от стандартных приветствий. Вы можете употребить конструкции Dear Sir/Madam (очень формальная конструкция, используется при написании письма в очень серьезную организацию со строгой корпоративной политикой и при том условии, что вы не знаете адресата), Dear Mr. Roberts (если вы знаете адресата).

2. Обозначение причины написания.

Здесь следует дать понять, почему именно вы составили это письмо. Если вас уже просили об этом, то вы можете сослаться на этот факт, например:

I'm now sending you the files (my resume/samples of my work/the scanned documents) as you asked (as we agreed before/ as required).
Отправляю вам файлы (мое резюме/примеры своих работ/отсканированные документы), как вы и просили (как было договорено/как и требовалось).

Please find an attached document/ zip package containing the images.
Письмо содержит приложенные документы/ архив с изображениями.

Если же вы составляете письмо по собственной инициативе и просьба его прислать не была озвучена, то вам стоит объяснить свои мотивы.

I was informed that your company was looking for a lawyer.
Мне сообщили, что ваша компания ищет юриста.

I have seen your job advertisement in the newspaper.
Я увидел ваше объявление о работе в газете ( стоит подкрепить упоминанием конкретного раздела, в котором вы нашли объявление).

And I thought I might be of help (I send something that could be of interest).
Я подумал, что мог бы оказаться полезным (решил выслать вам кое-что, что может вас заинтересовать).

Далее вы можете написать несколько слов о себе, чтобы читающий мог составить представление о том, кто к нему обращается. Если вы не сделаете этого, есть риск, что занятой человек оставит ваше письмо без должного внимания, так как никому не хочется тратить свое время на составление ответного сообщения с выяснениями деталей биографии написавшего письмо.

3. Описание вложения.

В этой части вам необходимо кратко описать, что именно было приложено к письму, и какой реакции вы ждете от собеседника (краткого ответа о получении, информации о дальнейшем сотрудничестве, ответных файлов, мнения и т.п.). В российских реалиях такие указания могут показаться грубоватыми, так как для нашего менталитета указывать, что должен делать адресат, не приветствуются. В западном обществе это вызывает диаметрально противоположную реакцию. Если вы сообщили конкретно, что вы хотите от человека, вы экономите ваше общее время и показываете четкость своей позиции. Напротив, если вы не уточнили, зачем вы ведете переписку, это может вызвать раздражение у адресата или просто не привести к продолжению диалога, так как ваше письмо просто останется без внимания.

Please, have a look at them and let me know if I can provide you with any further information.
Пожалуйста, взгляните на них и сообщите, не требуется ли вам какая-либо дальнейшая информация.

Hope it will help you to form an opinion about my professional skills and make a decision about future possible collaboration.
Надеюсь, эти документы помогут вам составить мнение о моих профессиональных навыках и рассмотреть возможность нашего сотрудничества в будущем.

Прощание в сопроводительном письме тоже строится по стандартной схеме. Вы можете использовать конструкции Yours faithfully (при обращении Dear Sir/Madam), Yours sincerely (при обращении с указанием имени адресата), а также конструкцию Best regards.

Пример:
Looking forward to hearing from you,
Best regars,
Irina Ivanova.