Печать и подпись в трудовой книжке при увольнении - это нужно знать каждому!

Любой вариант увольнения работника с предприятия в необходимом порядке фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. Несмотря на всю внешнюю простоту момента, к процедуре внесения записи в трудовой документ следует отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании трудовых взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью. Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи. Это в равной степени относится и к записи в трудовой книжке при увольнении по соглашению сторон. Как следствие возникают проблемы, требующие дополнительного времени, а иногда и средств.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно !

Во избежание проблемных ситуаций предлагаем разобраться во всех нюансах данного вопроса с помощью тщательного анализа соответствующих правовых норм.

Расторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения.

Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи. поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.

Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение. Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать — Правила).

В частности, п.10 этого свода Правил постановляет, что в ходе аннулирования трудового договора с сотрудником все записи, которые были вносимы на протяжении трудового процесса в его трудовую книжку (далее употребляется в тексте как ТК), обязательно должны быть завизированы личной росписью работодателя или лица, несущего ответственность за работу с ТК, росписью увольняемого сотрудника, а также печатью учреждения.

Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает. Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности. что писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь.

Пункт №45 вышеназванных Правил обязывает работодателя нести всю ответственность за работу с трудовыми документами сотрудников. В роли работодателя может выступать как индивидуальный предприниматель, так и юрлицо.

С предпринимателем дело обстоит просто – ему вменяется в обязанность самостоятельно вносить записи в трудовые документы. Однако как быть, если в качестве работодателя выступает юридическое лицо? В такой ситуации предусматривается ответственность за всё руководителя организации, т. е. единоличного органа исполнительного характера.

Именоваться такой руководитель может как угодно (директор, гендиректор, президент и т. д.). Иными словами, суть от наименования должности не изменится. а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи.

Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.

Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем.

Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника. но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря.

Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске. Как же тогда уволиться?

Идеальным вариантом станет внесение записи лично руководителем. Но вполне приемлемо и иное решение – назначение в. и. о. ответственного за трудовые книжки другого сотрудника.

Заметим, что при таком развитии событий обязательным является оформление приказа, содержащего следующие сведения:

• Ф. И. О. сотрудника, на которого возложено временное исполнение данных обязательств;
• временной интервал исполнения обязанностей;
• размер прибавки к зарплате на указанный период.

Поскольку речь идет о понятии «подпись» обратимся за разъяснениями терминологии к ГОСТу 6.30 под названием «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» (редакция 2003). Данный документ гласит, что в состав реквизита под названием «подпись» должны обязательно включаться:

• название должности лица, которое подписало документ;
• личная роспись вышеуказанного лица;
• Ф. И. О. в качестве расшифровки росписи.

Дальше по тексту для удобства в качестве подписи будем использовать символ «?». Итак, личная подпись в трудовой книжке при увольнении лица, несущего ответственность за ТК (пусть это будет бухгалтер) получит следующий вид:

Бухгалтер ? Локтева К.В.

В варианте с индивидуальным предпринимателем, которого статья № 66 Трудового Кодекса обязала лично вносить записи в описываемый документ, роспись будет выглядеть таким образом:

Индивидуальный предприниматель ? Котов Ю.Б.

Немало споров возникает по поводу вопроса о возможности или невозможности сокращения слов «индивидуальный предприниматель» до двух букв «ИП».

Ответ на волнующие сомнения кроется в Правилах, где предельно четко сказано о невозможности любых словесных сокращений в процессе внесения записи в трудовой документ (исключением являются только инициалы).

Вариативность допустима лишь следующая:

Работодатель ? Пригожин А.А.

Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. п. №3.22 вышеупомянутого стандарта (нет названия должности), но справедливости ради стоит сказать, что в Правилах ведения ТК нет указания на неукоснительность выполнения требований ГОСТа.

Кроме того, сама трудовая книжка с большой натяжкой может быть отнесена к документации организационно-распорядительного характера. Иными словами, этот ГОСТ в нашем случае скорее рекомендация, чем правилом.

После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника. К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:

С записями ознакомлен ? Сидоров

Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».

Почему из ниоткуда? Потому что в действительности нет ни одного нормативного документа, который бы постановлял оформлять подпись увольняемого работника именно таким образом.

Ещё одним распространенным заблуждением является размещение записи сотрудника (предположим она обозначена символом «?») рядом с записью кадровика:

Инспектор ОК ? Локтева Е.В. ?

Вокруг этого вопроса и по сей день возникает немало споров. Защитники необязательности расшифровки подписи сотрудника утверждают, что раз фамилия, инициалы и подпись стоят на титульном листе трудовой, то в случае увольнения достаточно только расписаться.

Но как быть, к примеру, если сотрудником является женщина, фамилия которой за время работы в данной организации изменилась (к примеру, она вышла замуж)? Сличать подписи в данной ситуации не получится, ведь общеизвестно, что при смене фамилии меняется и роспись человека.

Итак, где же ставится подпись? Идеальным расположением обеих подписей будет следующий вариант:

Инспектор ОК ? Локтева Е.В.
Инженер I категории ? Зайцев М.В.

Возникают также споры и о том, стоит ли указывать полное название должности сотрудника, ведь иногда оно может оказаться довольно громоздким и попросту не поместиться в строку.

В данном случае приемлемо следующее решение:

Инспектор ОК ? Локтева Е.В.
Работник ? Соболев В.А.

Более подробно о том, как ставится подпись работника в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь .

Последним элементом заверения записи об увольнении, как уже было отмечено ранее, является печать. Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться – какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:

• печать действующей организации (предприятия);
• печать отдела кадров (службы).

Но с 2008 года Правила были несколько трансформированы. В ряд внесенных поправок вошло и распоряжение Роструда о замене части фразы п. 35 «…печатью организации (кадровой службы)…» на «…печатью работодателя».

Изменения были вызваны необходимостью привести Правила в максимальное соответствие с действующим Трудовым Кодексом, в котором используется единый термин «работодатель».

Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:

• печать не может закрывать собой личные подписи или затруднять чтение других реквизитов, имеющих значение (к примеру, № приказа);
• оттиск должен слегка «заходить» на название должности увольняемого, в идеале занимая большей своей частью пустые строчки снизу;
• печать на документе должна иметь четкий и читабельный вид.

Порядок ознакомления сотрудника с соответствующей записью об увольнении в его трудовом документе осуществляется согласно п.12 упомянутых выше Правил.

И подразумевает роспись работника в его личной карточке.

В роли последней выступает специальный документ под названием Форма № Т-2 .

Во исполнение именно этого пункта запрещается ведение таковых карт в компьютерном варианте, т. е. они должны иметь только рукописный вид.

Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги. Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:

• приказ, свидетельствующий об увольнении;
• трудовая книжка;
• персональная карта, изготовленная по Форме Т-2;
• книга по учету движения трудовых книжек.

Следуя несложным советам, изложенным в данной статье, вы сможете грамотно и квалифицировано подойти к процедуре заверения записи об увольнении в вашем трудовом документе.

Теперь вы знаете, кто должен расписывается в ТК, нужна ли подпись работника и работодателя. Что делать, если не выдают трудовую в день увольнения — читайте дальше .

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Кто подпишет трудовую директора при его увольнении

Здравствуйте. Подскажите, пожал-ста. Увольняется директор ООО. Учредитель дал добро. Раньше при увольнении работника трудовую подписывал директор, а самому директору кто должен подписать - учредитель, глав.бух или инспектор ОК?

Если есть инспектор по кадрам - то он, если нет - то главный бухгалтер, если же генеральный директор является и главным бухгалтером, то он сам себе заверяет запись в трудовой.

Есть все - директор. главбух, инспектор по кадрам. Но из-за требований, что печать должна быть только гербовая - подписывал только директор.

Печать тут ни при чем. У нас подписывает всегда сотрудник отдела кадров, т.к. он ответственный за выдачу трудовой книжки, а печать ставится организации. Здесь никаких нарушений нет, ведь нигде же не прописано, что запись об увольнении обязательно должен заверять генеральный директор. А про печать прописано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Митрофанова на семинаре сказала - "печать на записи об увольнении должна быть гербовая, а не кадровая, а т.к. гербовая ставится только на подпись директора, то следует, что он и подписывает трудовую. И с того дня я заполняла трудовую, а подписывала директором из-за печати.

Понятно, но я не согласна, тоже была на семинарах - про печать однозначно - гербовая, а вот про подпись - считаю, что может подписать сотрудник отдела кадров, т.к. не вижу аргументов в пользу той версии, что должен запись об увольнении заверять генеральный директор. Если есть какие-то конкретные ссылки - укажите, пожалуйста. В п.35 Правил ведения и хранени ТК указано: При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Ясно и понятно, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек тоже может заверить запись об увольнении.

в тематическом приложении к журналу кадровое дело (выпуск 6) выстроена схема: заявление об увольнении, протокол общего собрания общества (подписан председателем, секретарем и ознакомлен директор), приказ о снятии с себя обязанностей ( подписывает дважды и за директора и за рабтника), запись в трудовой (подписывает инспектор, заверяет подпись печатью общества).
Лично в нашей организации я ношу трудовы на подпись директору

Федеральная служба по труду и занятости сообщает
следующее.
Единоличным исполнительным органом юридического лица (в данном
случае генеральным директором) может быть как один из учредителей
(собственников имущества), так и наемный работник, не относящийся к числу
учредителей.
Как в первом, так и во втором случае по решению других учредителей с
ним заключается трудовой договор.
В этом случае трудовой договор с генеральным директором подписывает
один из учредителей по поручению остальных собственников.
В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т.ч. в
отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск).
Что же касается увольнения генерального директора, нужно учитывать
следующее.
Руководитель организации при расторжении трудового договора по своей
инициативе предупреждает об этом в письменном виде своего работодателя (в
данном случае одного из собственников имущества).
Поскольку решение о заключении трудового договора с генеральным
директором принимается собственниками, как правило, коллегиально,
расторжение трудового договора также осуществляется по решению
собственников.
Если при заключении трудового договора не принималось решение о
порядке ведения трудовой книжки в отношении генерального директора, при
прекращении трудового договора порядок внесения записи в трудовую книжку
следует отразить в решении собственников.
По общему правилу обязанность по ведению трудовой книжки возлагается
на работодателя или иное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные
постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 не содержат
особенностей по ведению трудовых книжек в отношении руководителей
организации. Исходя из этого, в отношении руководителя организации
применяются общие правила.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все
записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного
работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного
за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого
работника.
Таким образом, если собственниками имущества не установлен иной
порядок ведения трудовой книжки в отношении руководителя организации,
запись об увольнении руководителя может заверить его работодатель,
заключавший с ним трудовой договор, в 4 графе следует указать решение
собственников и заверить печатью организации.
Начальник Управления правового
обеспечения Федеральной службы
по труду и занятости И.И. Шкловец

Да я видела это приложение - оно меня очень смутило: стр.38-39 - запись в приказе (прекратить действие трудового договора. уволить. ") не соответствует записи в трудовой ("Уволен по собст жел. "). и если вспомнить,что запись об увольнении должна соответствовать статье ТК РФ - то должно быть наверно примерно так "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья. ТК РФ", и то же должно быть и в приказе. А?
А про печать я нашла ссылку с другого форума - "Основная печать организации (гербовая, как её ещё называют) - это основная печать. Ею можно заверять всё. Печать делопроизводства "Для документов" заверяет только их письма и КОПИИ документов, с которыми так или иначе работает делопроизводство. Печать отдела кадров "Отдел кадров" заверяет кадровые доки, копии трудовых книжек, справки с места работы и т.п. Этими печатями нельзя заверять другие доки. Единственный случай, где прокатывают все три печати (можно ставить любую) - это командировочные удостоверения.
С 1 января 2009 года в трудовых книжках при увольнении ставится печать организации. Мы с коллегой в своё время с ног сбились, пока искали, чем и как это регламентируется. А нашли в итоге пояснение в журнале "Кадровое дело" то ли как раз за январь 2009, то ли за декабрь 2008. Ссылку на документ не вспомню сейчас, но там чётко сказано, почему ставится печать организации (гербовая), а не какая другая: есть маленькие фирмы, где нет отдела кадров, как такового. Соответственно - нет у них и отдельной кадровой печати. Дабы избежать путаницы и споров в проверяющих органах, было принято решение о том, что записи в трудовой заверяются ТОЛЬКО гербовой печатью организации (основной печатью)."

Например, в инструкции по заполнению ТК (постановление минтруда № 69) звучит, что писать надо "уволен": "5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"."
В связи с тем, что на верху не могут или не хотят привести все в соответствие: никто к таким записям придираться не будет.

Аришка, скорее всего Вы правы. Не буду мудрствовать.
СПАСИБО.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
Письмо от 24.11.2008 № 2607-6-1
В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключение случаев, указанных в пункте 36 Правил).
В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями "печать работодателя" и "печать кадровой службы работодателя", используя только одно из них. Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия "работодатель" вместо понятия "организация".
При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей - физических лиц, перечисленных в аб. 2 ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (работодатели - индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо это делает специально уполномоченное им лицо.
Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям - физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.
В связи с этим, по нашему мнению, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей - юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы.

От себя добавлю, если в печати ОК присутствуют все банковские реквизиты (ИНН, адрес и т.п.), можно ставить и ее.