Адаптация новых сотрудников в компании

Как только HR-директор начинал говорить руководителю компании об адаптации новичков, тот ему отвечал: «Люди к нам приходят взрослые. Не в детском же мы саду, чтобы с ними нянчиться!» Между тем текучесть среди сотрудников на испытательном сроке постоянно росла. Тогда Директор по персоналу поручил подчиненным провести выходные интервью с увольняющимися и выяснить, по какой причине они уходят. О результатах HR-директор рассказал гендиректору, и он изменил свою точку зрения на адаптацию.

Самое главное – поддержал идею HR-департамента разработать для новичков «Welcome-тренинг». Директор по персоналу рассказал руководителю, что самая главная причина, из-за которой неплохие специалисты покидают компанию до окончания испытательного срока, – нехватка информации. Новичкам никто не рассказывает, что и как устроено в компании, кто ее клиенты или потребители, какие нормы поведения приветствуются, а какие нет, как взаимодействовать с руководителем. Из-за этого у новых сотрудников появлялось ощущение, что их никто и не ждал в компании, что они не особо нужны. HR-директор заметил: «Да, нянчиться с новыми сотрудниками или встречать их хлебом-солью не надо. Новички хотят понять, в какой компании они оказались, как себя вести. И работодатель обязан предоставить такую информацию».Именно для этого и создают «Welcomе-тренинги». Сразу оговоримся, что несмотря на название, это не классический тренинг в привычном понимании этого слова, так как он не направлен на выработку новых профессиональных навыков. Это набор мероприятий, во время которых сотрудник получает информацию о компании. Информация может подаваться в совершенно разных формах и жанрах.

Елена Мельникова – руководитель направления развития корпоративной культуры Банка Хоум Кредит

Чаще всего эту информацию просто декларируют как должное. Поэтому она выглядит сухой и скучной. Мы поменяли концепцию подачи и теперь делаем это в виде игры. Мы предлагаем новичкам на 15 минут стать управляющим комитетом, выстроить стратегию работы и наполнить ценности компании смыслом. Затем сотрудники презентуют свои результаты и часто их формулировки повторяют нашу информацию, но это ведь уже их формулировки! Кроме того, на тренинги мы приглашаем сотрудников из бизнес-, PR-, маркетинговых подразделений. Они от первого лица рассказывают про свою работу. Получается очень ярко и зажигательно. И вообще весь наш тренинг выстроен так, что похож на индивидуальную виртуальную экскурсию, которую проводит «знаток» банка.

Это первое, что хочет понять новичок, и это первая ступень в адаптации к должности. Пусть менеджер по адаптации или другой HR-специалист представит новому работнику организационную структуру компании. Просите коротко охарактеризовать ее, описать, какие подразделения существуют, как они связаны друг с другом, какие руководители и что курируют, кто кому подчиняется.

Но Вы хорошо понимаете, что не всегда должность соответствует реальному статусу сотрудника в компании. В каждой организации могут быть и неавторитетные руководители, и «серые кардиналы», и «свои люди». Желательно, чтобы те, кто презентуют оргструктуру компании, тактично донесли эту информацию до новых сотрудников. Это поможет им лучше ориентироваться в компании, понять, как и с кем себя можно вести.

Ее смысл в следующем: ваши подчиненные изображают оргструктуру компании на большом ватмане, но некоторые подразделения не указывают и просят сотрудника назвать их. Все службы нужно нарисовать в виде прямоугольников. Большую часть подпишите – укажите название каждого подразделения. А некоторые оставьте пустыми. Просите сотрудника назвать, какое подразделение должно быть в пустом прямоугольнике – руководствуясь логикой и обращая внимание на то, какие подразделения стоят рядом. Либо попросите показать то место, которое сотрудник будет занимать в оргструктуре компании. Это вовлекает новых сотрудников в процесс обучения, помогает лучше запомнить информацию.

Служба персонала компании «СтройКомплекс» изобразила структуру компании в виде схем, а новичкам, которым эту схему представляют, раздают карточки с картинками. Например, на одной нарисован грузовик, на другой – деньги, на третьей – бетонные блоки. Сотрудников просят определить, к какому подразделению относится карточка (скажем, к отделу логистики, либо к бухгалтерии или инженерной службе), и прикрепить карточку на схему в соответствующее место – туда, где находится это подходящее подразделение. Игра длится 10–20 минут в зависимости от сложности того, что изображено на ватмане, и количества участников.

Марина Козырицкая – Заместитель генерального директора по работе с персоналом компании КРОК

Мы убедили топов и владельца компании участвовать в «Welcome-тренингах». Это имеет большое значение

Нам удалось объяснить руководству и ключевым сотрудникам, насколько важно, чтобы они выступали перед новичками. Ведь среди наших новых сотрудников много молодежи. Для некоторых это первое место работы, их надо адаптировать и к компании и к работе как таковой. Вот уже десять лет топ-менеджеры и владелец бизнеса участвуют в адаптационных семинарах. Это создает основу для зарождения сильной команды. Новые сотрудники быстрее и глубже усваивают принципы нашей работы и культуры, так как в первые же дни видят ключевых лиц и получают информацию из первых уст. При этом важен личный контакт: малейшие, но значимые детали, которые отмечает для себя новый сотрудник на этой встрече, помогут ему быстрее стать частью компании.

Кажется, что это официоз и формальность. Тем не менее, подобная информация формирует целостный образ компании в глазах сотрудника. А главное, создает у него представление о том, почему в компании сложились именно те или иные правила. Например, в компании «Фронтекс» устраивают для новичков зрелищную презентацию о «пятилетке» – первых пяти годах существования и развития компании.

Разумеется, такой блок HR-служба в одиночку создать не сможет. Привлекайте к его разработке руководителей подразделений, старейших сотрудников, которые работают в организации с первых дней ее существования, а также первых лиц компании.

HR-директор производственной компании ломал голову над тем, как сделать «Welcome-тренинг» интересным для совершенно разных категорий новичков: рабочих, IT-специалистов, технологов, сотрудников отдела маркетинга. На совещании службы персонала HR-директор обсудил несколько вариантов с подчиненными, выслушал их предложения и остановился на идее, которая может объединить всех: создать и проводить трехчасовой тренинг, на котором рассказывать историю развития компании.

Первые лица организации и менеджер по обучению, выступая перед новичками, стали делать акцент на том, как компания выросла из маленького бизнеса в серьезный холдинг, какую продукцию выпускает, за что ценят ее потребители. Кроме того, специалистам, только что пополнившим ряды сотрудников, сообщали о планах компании, например, о намерении открыть в ближайшие пять лет зарубежный филиал. Тренинг оказывал на новых сотрудников и мотивирующее действие. Они выходили из переговорной комнаты, где проходила презентация блока информации об истории и современных днях компании, с широко раскрытыми горящими глазами.

Разумеется, викторину можно проводить после того, как Вы рассказали новым сотрудникам об истории создания и развития компании, дали брошюру с датами и фактами (ее надо заранее подготовить) или диск с информацией, либо ссылку на информацию в интранете. Через день–два соберите всех новичков в переговорной комнате и проведите очную викторину. Задавайте им вопросы, а новички пусть отвечают. Начните с самых простых и, возможно, даже юмористических, например: «Какого цвета двери на входе в здание?», «Сколько этажей занимает офис компании?», «Что изображено на логотипе компании?». Затем переходите к более серьезным вопросам из истории компании. За правильный ответ – небольшая премия или подарок – записная книжка с символикой компании, брелок для ключей, обложка для водительского удостоверения или паспорта.

Приводим четыре наиболее распространенных варианта.

Вариант 1: аудиторный тренинг. Все проводится в помещении (аудитории). Это могут быть и встречи со старожилами организации, и игры, бизнес-симуляции, когда надо предложить, как действовать в конкретной ситуации.

Вариант 2: электронный курс (e-learning). Подходит на тот случай, если невозможно провести тренинг очно. Минус такого способа в том, что невозможна обратная связь, участники являются пассивными слушателями, у них не формируется чувство сопричастности.

Вариант 3: вебинар. Эта форма хороша для компаний, имеющих распределенную филиальную сеть. Технология вебинара позволяет сохранить элементы живого контакта.

Вариант 4: смешанная форма. Сочетает все виды тренингов, перечисленные выше. Программа получается сбалансированной, часть курса новички изучают самостоятельно, часть – в общении с коллегами и руководителями.

Приглашайте собственников бизнеса или руководителя компании на встречу с новичками. Когда руководители на «Welcome-тренинге» рассказывают истории из прошлого компании, это сближает их с сотрудниками и повышает доверие новичков к компании. Истории всегда более выразительны, лучше запоминаются, чем обычный официальный текст.

Отдел персонала крупной строительной организации на «Welcome-тренинг» всегда приглашает одного из пяти отцов-основателей. Соучредитель рассказывает, как вообще появилась компания, как родилась идея ее создать. В частности, собственник бизнеса вспоминает о студенческих годах и о том, как однажды во время летних каникул из курса, на котором он учился в институте, сформировали стройотряд. Он занимался строительством торгово-развлекательного центра.

Шли 1990-е годы, когда социалистическая система развалилась, началась эпоха бизнеса. И однажды друг соучредителя, сидя у костра с гитарой, вдруг с ухмылкой сказал: «А давайте организуем строительный кооператив и будем работать на себя?». Тогда все посмеялись над этим предложением. Однако позже друг стал настаивать на том, чтобы реализовать идею. И они рискнули. Со временем их кооператив превратился в крупную компанию. Учредитель называет качества, которые этому способствовали: скорость принятия решений, готовность уместно рисковать, компетентность в своем деле, умение смотреть на результат глазами клиента. Эти качества являются ключевыми корпоративными ценностями компании. И услышав историю из первых уст, новички запоминают эти ценности, стараются следовать им в работе.

Ознакомить с этими документами вполне в состоянии и HRме-неджер. Пусть покажет новичкам локальные нормативные акты, существующие в компании, попросит ознакомиться с ними и расписаться, задать вопросы. Специалист HR-службы может и провести инструктаж по технике безопасности, рассказать о порядке выплаты зарплаты и о соцпакете, о режиме работы (во сколько начинается рабочий день, во сколько заканчивается), о том, как оформляются больничные и отпуска.

Обязательно расскажите о системе поощрений и наказаний, действующей в компании. Это очень важно! Новые сотрудники должны осознавать, за какие именно провинности будут нести ответственность, а за какие результаты, напротив, получат материальное и нематериальное поощрение.

1. Составить поздравление от коллег с выходом на работу, оформить на открытке и положить ее на рабочий стол.

2. Разместить объявление на внутреннем сайте компании о выходе нового сотрудника.

3. Подарить шоколадку с логотипом компании (на обертке или на самой шоколадке).

4. Положить на рабочий стол фирменный ежедневник и набор канцелярских принадлежностей.

5. Отправить родственникам сотрудника поздравительное сообщение о том, что он вышел на новую работу.

6. Выдать Памятку нового сотрудника.

7. Снабдить комплектом новичка: последним выпуском корпоративной газеты, должностной инструкцией, маркетинговыми материалами (если имеются), сувениркой с символикой компании.

Если в компании установлены требования к дресс-коду, введены правила делового этикета, обязательно разъясните их новичкам. Даже если требования к внешнему виду не жесткие, допускаются определенные вольности, все равно сотрудники должны знать о них. Некоторые компании уделяют много внимания тому, как сотрудники разных отделов должны общаться друг с другом, а также с руководителями – своих подразделений и других, в каком порядке можно обратиться к генеральному директору.

Когда в компании «Техностар» новым сотрудникам рассказывают о правилах поведения, то делают особый акцент на системе коммуникаций. В частности, обозначают два инструмента, которые традиционно используются в компании для общения: корпоративный портал и почта Outlook. Эти каналы связи сотрудники могут задействовать, чтобы связаться с любым из коллег или руководителей. Кроме того, на корпоративном портале есть «фишка» – «Корпоративная википедия “Техностар”». Это площадка корпоративного разума: там много профессиональных терминов и понятий, значение которых, а также способ применения на практике, описывают сами сотрудники. Причем один может завести страницу с термином, а другие добавляют информацию о нем. По сути, люди обмениваются опытом по профессиональным вопросам.

Особое внимание уделите информации о возможностях для развития профессиональных и личностных навыков в компании, о карьерном росте. Четко опишите в презентации, чему и как можно учиться (за счет компании или на паритетных началах), расскажите о программах, которые разработаны учебным центром компании или Корпоративным университетом (если таковые имеются). Когда будете описывать карьерные возможности, не забудьте четко указать, при каких условиях возможно продвижение по службе, какие оценочные процедуры проводятся в компании и какие результаты должен показать работник, чтобы рассчитывать на повышение. Непременно укажите, какими личностными качествами должен обладать сотрудник, чтобы продвигаться по карьерной лестнице, какие корпоративные правила и ценности разделять.

Попытайтесь убедить руководителей разного уровня и топ-менеджеров приходить на «Welcome-тренинг». Участие в нем представителя руководства повышает статус вводного курса и позитивно воспринимается новыми сотрудниками. Если кто-либо из первых лиц компании лично расскажет свою историю успеха в компании, вспомнит, как прошел его первый рабочий день в компании, то это, во-первых, очень оживит тренинг, во-вторых, вызовет больше доверия у новичков к той информации, которую Вы им даете. А значит, эффективность тренинга возрастет.

В компании EuroBusiness «Welcome-тренинг» длится четыре часа, из которых первые три часа выступают топ-менеджеры и HR-специалисты. Они рассказывают о компании, ее продукции, бизнес-процессах и правилах взаимодействия между подразделениями. Последний час отводится на вопросы-ответы, а также на информирование новичков об общих организационных условиях работы, корпоративной культуре и стандартах, политике управления персоналом в компании.

Разумеется, генеральный директор не в состоянии всякий раз лично выступать перед теми, кто недавно пополнил ряды сотрудников компании. Тогда запишите его обращение на видео и демонстрируйте его во время тренинга новичкам.

Татьяна Иванов – Заместитель руководителя отдела персонала «Пепеляев Групп»

Создайте специальный раздел на корпоративном сайте и туда выложите все внутренние положения. Сотрудники смогут более вдумчиво изучить их. У нас не бывает наплыва новичков, поэтому с каждым мы проводим индивидуальные беседы и знакомим с особенностями работы в компании. Кроме того, на электронную почту новичков мы направляем письма, в которых приветствуем их и даем ссылки на источники нужной информации, на контакты коллег. Но особенно нравится нашим новичкам встреча с управляющим партнером компании Сергеем ПЕПЕЛЯЕВЫМ. Она проходит в форме утреннего чаепития. Управляющий партнер рассказывает о компании, ее традициях и достижениях, о целях и планах на ближайшие годы, а также о себе, своей семье, увлечениях, карьере. Этим же отвечают и новые сотрудники. Так происходит знакомство руководителя и сотрудников.

О корпоративных стандартах и жизни компании снимите кино и демонстрируйте его новичкам

Фильм как нельзя лучше проиллюстрирует и корпоративную культуру компании, и ее стандарты, и вообще покажет, чем живет компания и в каком ритме, какие у нее ценности, какие сотрудники становятся успешными и поднимаются по карьерной лестнице. В фильм обязательно включите видеозаписи с корпоративных праздников и спортивных турниров. Подготовьте интервью с руководителями и ключевыми сотрудниками компании. В этих интервью сотрудники могут рассказать, что дает им работа, как они относятся к компании, как они стали успешными и реализовали себя. Если у вас есть удаленные филиалы, можно сделать и репортажи оттуда. Если хотите, добавьте в фильм виртуальную экскурсию по компании – расскажите и покажите, где что находится в офисе.

Сразу после встречи с новыми сотрудниками HR-департамент компании «О! Велл» предлагает им посмотреть корпоративные мультики из серии «День жизни о'велловца». Каждый мультик – это отдельный сюжет о сотруднике. В сюжетах рассказывается, как проходит рабочий день сотрудника, о чем и с кем он говорит, как получает задания от руководителя, как действует и к каким результатам приходит. Например, на совещании отдела сотрудник все время перебивает руководителя и коллег, оценивает их предложения. Это вызывает недоумение, и ему дают понять, что так вести себя в компании не принято, и показывают, как не допускать ошибок при взаимодействии с руководителем и коллегами.

Анна Федак – Директор по персоналу и административным вопросам ЕuroBusiness, эксперт журнала " Директор по персоналу "

Путеводитель по офисным дебрям

Первые дни на работе всегда остаются самыми незабываемыми для сотрудника. И от того, как будет организован прием, зависит многое. Как помочь новичку адаптироваться на новом месте? Со стороны может показаться, что офис каждой компании живет своей необычной и удивительной жизнью.Снующие девушки на "шпильках" с документами в руках, сисадмины, посмеивающиеся над бестолковыми юзерами, всезнающие секретари и строгие начальники - все они похожи и одновременно не похожи друг на друга. И человека, впервые переступающего порог офиса, который должен стать его новым местом работы, порой может охватить недоумение. Как разобраться новичку в этом хитросплетении информационных потоков, правил и обязанностей, как запомнить имена коллег? Естественно, на эти же вопросы пытаются ответить и специалисты по персоналу. Они должны обеспечить новичку возможность как можно быстрее и результативнее влиться в коллектив и приступить к работе.

Однако когда дело доходит до конкретных шагов, ответов на вопрос "как это сделать?" оказывается не так уж много. В том, как составить "справочник новичка", который помог бы ему быстро адаптироваться в окружающей обстановке, - разбирались журналисты "ВД". Маленький и удобный В отличие от громоздких корпоративных кодексов с их высокопарным слогом и стереотипными семантическими конструкциями, "справочник новичка" может включать в себя все самое необходимое для выживания и работы на новом месте. К тому же такой справочник должен быть небольшим по объему, легким для восприятия и удобным в пользовании. Разумеется, разработать пособие, которое соответствовало бы всем этим критериям, непросто. Однако, по мнению руководителей и менеджеров по персоналу, эта овчинка стоит выделки.

Ведь нередко на нового сотрудника сваливается столько информации, что он не в силах все запомнить. Особенно если это человек, не имевший опыта работы или работавший в компании с иной организационной структурой. Поэтому нередко, прежде чем разобраться в самых необходимых вещах, такие сотрудники попадают в неловкие ситуации. "К примеру, специалист по персоналу, проводящий первую "экскурсию" по офису, скороговоркой протараторил о том, какова процедура заказа служебного транспорта или оформления командировочных. Взбудораженный новичок, разумеется, ничего не в состоянии воспринимать в этот момент. Когда эта необходимость возникает, он вынужден обращаться к коллегам либо идти к секретарю за дополнительными разъяснениями. Если компания забюрократизирована, то и этого может быть недостаточно, но обратиться повторно новичок, скорее всего, постесняется, а потом закономерно допустит ошибку и почувствует себя еще более неуверенно.

К тому же это может произойти в самый неподходящий момент и отнять немало времени у занятых людей", - считает Оксана Будан, заместитель директора ООО "Сейтсат" (продажа сантехнической продукции, штат - ок. 60 чел.). Впрочем, по словам г-жи Будан, вся необходимая информация может находиться и на корпоративном сайте. Однако, по мнению самих сотрудников, гораздо удобнее, когда такой путеводитель сделан в бумажном виде и может быть всегда под рукой. "Во-первых, информация с монитора воспринимается более поверхностно и хуже запоминается. Во-вторых, у людей, работающих за компьютером, возникает потребность отвести взгляд от экрана и посмотреть на что-то менее яркое и мерцающее. В-третьих, если в офисе вырубило электричество или у пользователя поломался компьютер, только бумажный вариант справочника поможет найти контакты того, кто устранит поломку", - поведал Андрей Качута, начальник отдела сбыта ООО "Трим" (полиграфические услуги, штат - 28 чел.).

Кроме того, печатный вариант путеводителя может иметь дополнительное ценное свойство. Он может восприниматься новичком как некий "входной билет" и демонстрировать новому сотруднику, что о нем заботятся и принимают в свой круг. Чего быть не должно Самое главное, что может очень быстро, но окончательно угробить полезный и приятный в использовании справочник-путеводитель, так это лишняя информация официозного характера. Пожалуй, самую серьезную ошибку допускают те, кто пытается вместить в него полную историю создания компании, ее миссию, цели, задачи, ценности, традиции, великие достижения - все, что вызывает скуку у любого мало-мальски здравомыслящего человека. Все это лучше оставить для корпоративного кодекса, который в таком случае может стать некой священной книгой, которую мало кто прочтет до конца. Лишней информацией, перегружающей справочник, может стать и включение в него должностных инструкций, которые к тому же сделают его менее универсальным.

Помимо неприятного впечатления от лишних страниц, все эти дополнительные описания, не несущие смысловой нагрузки и не имеющие практической значимости, создают дополнительный объем, который делает справочник менее удобным и практичным в использовании, а также менее экономичным. "Учитывая, что такой справочник должен периодически обновляться и перевыпускаться, лучше, если его объем не будет превышать 10-15 страниц формата А5. Необходимость его дополнять и переиздавать, при условии стабильности бизнеса, может возникнуть примерно раз в два-три года или чаще, что зависит от размеров компании, текучести кадров, реорганизаций и других изменений", - рассказывает г-н Качута. Ну-с, приступим! Прежде чем приступить к разработке справочника, Светлана Долобина, директор по персоналу ЗАО "Юна" (производство и продажа обуви, штат - ок. 150 чел.), советует поговорить с секретарями, офис-менеджерами и начальниками подразделений, чтобы собрать информацию о том, какие вопросы и затруднения наиболее часто встречаются у сотрудников.

Кроме того, если есть достаточно времени, можно провести опрос сотрудников относительно того, какая информация была бы, на их взгляд, нужна в работе новичкам и пригодилась бы им самим. Следующий момент, который необходимо обдумать на начальном этапе, - как представить всю необходимую информацию в наиболее привлекательном и эффектном виде. Возможно, креативные сотрудники подскажут идеи для нескольких юмористических картинок, которые можно использовать в качестве иллюстраций. Помимо основной информации, которая необходима на рабочем месте, новые сотрудники не смогут не оценить заботу об их интересах - к примеру, включение схемы стоянок или список ближайших заведений, в которых можно пообедать. Также нелишними могут оказаться и описания мотивационных программ и программ лояльности, которые внедрены в компании. Кроме того, важно продумать и вопросы конфиденциальности. "Нужно заранее позаботиться о том, чтобы такие справочники не стали достоянием хедхантеров и конкурирующих компаний.

Для этого достаточно уведомить сотрудников о запрете выноса их за пределы офиса", - советует Николай Гордиенко, HR-консультант, бизнес-тренер. Ну а когда дело дойдет до заказа тиража, стоит учесть, что такой справочник захотят иметь у себя не только новички. "На разработку "Путеводителя для нового сотрудника" у меня ушло достаточно много времени, наверное, в общей сложности (разумеется, при выполнении и всех других своих обязанностей) чуть больше месяца. Однако им с удовольствием пользуются не только новые сотрудники, но и старые, которые потребовали выдать им такой путеводитель. Все считают, что это очень удобно, так как некоторые моменты, особенно связанные с процедурами оформления чего-либо, часто забываются. Кроме того, мы предусмотрели, что часть информации может устаревать. Поэтому после каждого раздела есть несколько пустых страниц, где можно дописать или вклеить новый блок, который мы рассылаем по электронной почте", - рассказала Светлана Долобина. Впрочем, не только г-жа Долобина, но и другие наши эксперты отметили, что в тех компаниях, где путеводитель получился действительно качественным и полезным, им активно пользуются все сотрудники, независимо от должности и стажа работы.

Разделы "Справочника нового сотрудника", которые были отмечены экспертами как наиболее важные: Карта офиса - расположение кабинетов, вспомогательных помещений Сотрудники - кто за что в ответе (для крупных компаний - чтобы не включать в справочник огромные списки, достаточно сообщения о том, где можно с ними ознакомиться) Информация - как получить необходимую для работы информацию (ассортимент продукции, список филиалов, документы, договоры и проч.) Нормы и правила - основные положения, касающиеся субординации, распределения обязанностей, дресс-код и проч. Внешние контакты - общение с посетителями, клиентами, работа с входящими звонками и факсами

Офис-менеджмент - заказ служебного транспорта, канцелярских товаров, работа с офисной техникой, оформление командировок Административные вопросы - когда начинается и заканчивается рабочий день, сколько длится отпуск, как начисляется зарплата и проч. Неожиданности - кого уведомить в случае болезни или непредвиденных обстоятельств, что делать, если поломался компьютер, телефон и проч.

Источник: Власть денег