ИНСТРУКЦИЯ о ведении делопроизводства в первичной профсоюзной организации

о ведении делопроизводства в первичной профсоюзной организации

1.1. Настоящая инструкция определяет правила работы с документами, содержит основные требования по их оформлению, учету, исполнению, хранению, будущему использованию с учетом важности содержащихся в них сведений.

1.2. Ответственным за организацию, состояние делопроизводства, обеспечение сохранности документов в первичной профсоюзной организации и своевременную передачу их в архив предприятия, учреждения, организации, в которых созданы и действуют профорганизации, возлагается на председателя первичной профсоюзной организации.

1.3. Ведение делопроизводства возлагается на секретаря-машинистку или на ответственного за организационную работу в профорганизации.

^ II. Организация делопроизводства

2.1. Делопроизводство включает в себя: регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль за исполнением документов, ведение протоколов, номенклатуру и формирование документов в дела; обеспечение сохранности документов до их передачи на хранение или уничтожение.

2.2. Поступающая в первичную профсоюзную организацию корреспонденция регистрируется в журнале. Письменные и устные обращения, заявления и жалобы регистрируются отдельно. На зарегистрированные документы проставляется регистрационный номер и дата их поступления.

2.3. Нумерация документов ведется в пределах календарного года. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю в течение 2 дней со дня поступления.

2.4. Резолюция на документах, либо на отдельном листе проставляется председателем или его заместителем.

2.5. Документы рассматриваются в следующие сроки со дня их поступления (регистрации):

- не более 15 дней для документов, не требующих изучения и проверок;

- до 30 дней для документов, требующих изучения, подготовки справок и обоснований;

- до окончания судебного разбирательства, когда материалы связаны с рассмотрением в судебных органах

2.6. Сроки исполнения постановлений (решений) указываются в самом документе.

2.7. Сроки исполнения документов могут быть продлены председателем (заместителем председателя) или профорганом, их установившим.

2.8. Контролю подлежат документы, содержащие конкретные указания и поручения, а также собственные постановления, решения вышестоящих профорганов.

2.9. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут лица, указанные в тексте документа и резолюциях руководителя.

2.10. Документ считается исполненным лишь после решения поставленных в нем вопросов и направления соответствующего ответа. Могут даваться промежуточные ответы. После исполнения документ снимается с контроля.

2.11. Документы, исходящие из первичной профсоюзной организации, подписываются председателем либо его заместителем, регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

2.12. На всех исходящих документах проставляется дата отправления и регистрационный номер.

2.13. Документы, направляемые в организации, печатаются на бланке профорганизации. В случае необходимости удостоверения подлинности документа он заверяется печатью.

III. Номенклатура и формирование дел

3.1. Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел первичной профсоюзной организации (приложение).

3.2. Номенклатура представляет собой перечень конкретных наименований дел по направлениям работы профорганизации с указанием сроков их хранения.

3.3. Номенклатура дел располагаются в следующем порядке: сначала – дела по вопросам деятельности первичной профсоюзной организации, ее профкома (протоколы, постановления, распоряжения, инструкции, положения), затем – дела по направлениям деятельности (организационной, социально-экономической, финансовой, охране труда и др.). Расположение документов внутри дел производится по хронологическому принципу.

3.4. Номенклатура дел утверждается председателем профорганизации, и сроки хранения согласовываются с представителем предприятия, учреждения, организации, отвечающим за хранение архивных документов.

3.5. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в отдельные дела.

3.6. Письма-запросы, предложения, заявления, жалобы формируются в дела вместе с письмами-ответами на них и материалов по их рассмотрению.

^ IV. Хранение и уничтожение документов

4.1. Порядок хранения или уничтожения документов в первичной профсоюзной организации определяется в коллективном договоре, соглашении. Затем документы сдаются в архив предприятия, учреждения, организации, в которых создана профорганизация

4.2. Непосредственный отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения производится комиссией при методической помощи представителя архива.

4.3. Уничтоженные документы или передача их в архив оформляется актом.

^ V. Хранение печатей, штампов и бланков

5.1. Печати, штампы, бланки документов и отчетности хранятся в сейфах или закрывающихся металлических шкафах.

5.2. Печати и штампы по минованию надобности или при замене уничтожаются, о чем составляется акт.

5.3. При утере печати и штампов председатель первичной профсоюзной организации информирует об этом вышестоящий профсоюзный орган.

П
Профессиональный союз

машиностроителей Российской Федерации

Первичная профсоюзная организация

Председатель первичной профсоюзной организации ______________________

«___» ________200__ г. Протокол № _

заместителя председателя первичной профсоюзной

организации профсоюза машиностроителей РФ

I. Общие положения

1.1. Заместитель председателя первичной профсоюзной организации профсоюза машиностроителей РФ (в дальнейшем заместитель председателя) ведет работу по координации деятельности цеховых профсоюзных организаций, профсоюзных групп, комиссий профкома, повышению их роли в трудовых коллективах, знание прав и гарантий членов профсоюза, совершенствованию стиля форм и методов профсоюзной деятельности.

1.2. В своей работе заместитель председателя руководствуется Уставом профессионального союза машиностроителей РФ, действующими законодательными актами, постановлениями соответствующих профсоюзных органов и настоящей должностной инструкцией.

1.3. На должность заместителя председателя профкома принимаются лица со средним специальным или высшим образованием и имеющим стаж работы в профсоюзных органах не менее 3 лет на основании решения профкома и заключения трудового договора с председателем первичной профсоюзной организации.

^ 2. Обязанности заместителя председателя

Заместитель председателя первичной профсоюзной организации обязан:

2.1. Выполнять Устав профсоюза, решения профорганов, возложенные на него профсоюзные обязанности и поручения.

2.2. Проводить работу по развитию в коллективе трудовой и общественной активности по выполнению уставных требований, разъяснению роли и задач профсоюзов в условиях рыночной экономики, прав и обязанностей и преимуществ членов профсоюза, по вовлечению работников в члены профсоюза, обеспечению своевременного и правильного оформления профсоюзных билетов и вручения их вновь принятым членам профсоюза.

2.3. Координировать деятельность цеховых профсоюзных организаций при подготовке и проведении массовых профсоюзных акций.

2.4. Участвовать в подготовке и проведении собраний (конференций) профсоюзной организации, готовить предложения по улучшению организации и действенности общих собраний (конференций).

2.5. Оказывать организационную, методическую помощь в ходе подготовки и проведения в трудовом коллективе собрания по проверке и заключению коллективных договоров.

2.6. Оказывать помощь цехкомам в совершенствовании стиля, форм и методов организаторской работы, изучения и распространения передового опыта.

2.7. Участвовать в подготовке постановлений профкома и общих собраний (конференций).

2.8. Готовить предложения профкому по вопросу обучения кадров и их информированности.

2.9. По поручению председателя первичной профсоюзной организации рассматривать письма, заявления, жалобы работников, поступивших в профком и готовить по ним проекты ответов.

2.10. Вести делопроизводство в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.11. Организовывать подготовку документов, материалов, вносимых на рассмотрение заседаний профкома. Принятые постановления доводить до цехов, отделов и по мере необходимости до других профорганов.

2.12. Осуществлять контроль за выполнением постановлений профкома и вышестоящих профсоюзных органов.

2.13. Готовить проекты плана работ профкома на соответствующий период.

2.14. Осуществлять сбор и обобщение статистических отчетов цехкомов, профкома. В отсутствие председателя первичной профсоюзной организации осуществлять его функции.

2.15. Оказывать цехкомам практическую помощь в соблюдении прав и гарантии членам профсоюза в соответствии с законодательством.

2.16. Соблюдать правила техники безопасности и противопожарной защиты.

2.17. Производить подготовку дел к обработке для сдачи в архив.

2.18. Выполнять другие задания по поручению председателя первичной профсоюзной организации.

Заместитель председателя первичной профсоюзной организации имеет право:

3.1. Вносить предложения по совершенствованию работы профсоюзного комитета и цеховых профорганизаций.

3.2. Участвовать в работе профсоюзных собраний (конференций), на заседаниях профкома и его президиума.

3.3. Получать от членов профкома, цехкомов необходимые материалы для выполнения возложенных на него обязанностей.

3.4. Вносить предложения в проекты плана работы профкома в пределах своей компетенции.

3.5. Осуществлять контроль за порядком уплаты членских профсоюзных взносов.

3.6. Посещать цеховые профорганизации в соответствии с планом работы или по поручению председателя первичной профсоюзной организации.

3.7. Пользоваться другими правами, установленными профсоюзными органами в соответствии с Уставом профсоюза.

5.1. Заместитель председателя первичной профсоюзной организации подчиняется непосредственно председателю.

5.2. Заместитель председателя первичной профсоюзной организации несет ответственность за своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

на заседании ________

«__» _____ 200_ г. Протокол № __

главного бухгалтера первичной профсоюзной организации

профсоюза машиностроителей РФ

I. Общие положения

1.1. Должность главного бухгалтера первичной профсоюзной организации (далее первичная профсоюзная организация) представляет собой часть полномочий по осуществлению компетен­ции первичной профсоюзной организации по защите социально-экономических прав и интересов членов профсоюза, укрепления един­ства и солидарности, обеспечению реализации финансовой политики профсоюза, организации бухгалтерского учета.

1.2. Главный бухгалтер в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Уставом профсою­за машиностроителей Российской Федерации, Положением о членских профсоюзных взносах в профсоюзе машиностроителей РФ, реше­ниями первичной профсоюзной организации и вышестоящими профсоюзными органами, а также настоящей должностной инструкцией.

1.3. На должность главного бухгалтера назначаются лица со средним специальным или высшим профессиональным (экономическим) образованием и имеющим стаж по финансово-экономической работе не менее 3 лет.

1.4. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от долж­ности распоряжением председателя первичной профсоюзной организации и по согласованию с руководителем областной организации профсоюза машиностроителей РФ.

Подчиняется непосредственно председателю первичной профсоюзной организации.

1.5. Главный бухгалтер должен знать: законодательство о бухгалтерском учете; финансовую политику профсоюза, нормативные документы вышестоящих профсоюзных органов, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, гражданское финансовое, налоговое трудовое законодательство, порядок оформления операций и организацию до­кументооборота по участкам учета; формы и порядок финансовых расчетов; порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, правила расчета с деби­торами и кредиторами; налогообложения юридических и физичес­ких лиц; правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности; современные средства вычислительной техники и порядок их применения при решении финансовых вопросов, передовой отечественный опыт совершенствования орга­низации бухгалтерского учета; рыночные методы хозяйс­твования.

^ 2. Должностные обязанности.

2.1. Осуществляет организацию бухгалтерско­го учета и формирует учетную политику финансовой деятельности первичной профсоюзной организации.

2.2. Представляет в налоговые органы в установленном порядке налоговые декларации по налогам, которые обязана уплачивать организация.

2.3. Ведет в установленном порядке учет доходов (расходов) и объектов налогообложения.

2.4. Начисляет и перечисляет платежи в бюджет и во внебюджетные фонды в соответствии с законодательством.

2.5. Обеспечивает сохранность документов по бухгалтерскому учету, исчислению и уплате налогов, получению доходов и расходов, других документов, связанных с трудовыми отношениями работников профорганизации.

2.6. Составляет и анализирует сводный отчет о доходах и расходах организации.

2.7. Ведет бухгалтерский учет средств и кассовых операций, обеспечивает постоянный контроль за правильным и рациональным расходованием средств на уставную деятельность организации, составляет бухгалтерский отчет­ и отчет­ность в вышестоящие профсоюзные органы.

2.8. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

2.9. Обеспечивает контроль, анализ полноту профсоюзных взносов, перечисляемых в вышестоящие профсоюзные органы.

2.10. Подготавливает проекты постановлений по финансовым вопросам для рассмотрения на заседании профкома, собраниях (конференциях).

2.11. Начисляет заработную плату и другие выплаты работникам организации, связанные с начислением и удержанием в соответствии с законодательством.

2.12. Составляет сметы расходов на проведение мероприятий организации, подготавливает и оформляет договоры (соглашения) по финансовым вопросам.

2.13. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранение потерь и непроизводительных затрат.

2.14. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денеж­ных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

2.15. Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения сво­бодных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертифи­катах).

2.16. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансо­вой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, оформлению и сдачи в архив бухгалтерских документов.

2.17. Выполняет другие обязанности, связанные с выполнением постановлений профорганизации, планов работы (мероприятий), распоряжений председателя первичной профсоюзной организации.

Главный бухгалтер имеет право:

3.1. Запрашивать у работников пер­вичной профсоюзной организации, цеховых профорганов и профсоюзных групп необходимые документы и материалы, свя­занные с выполнением своих должностных обязанностей.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы проф­организации по обеспечению реализации фи­нансовой работы первичной профсоюзной организации.

3.3. По поручению председателя первичной профсоюзной организации проводить про­верку учета профвзносов, материальных ценностей в цеховых профорганизациях.

4.1. Главный бухгалтер несет дисциплинарную ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных за него настоящей должностной инструкцией обязанностей.

4.2. За причиненный материальный ущерб несет материальную ответст­венность в соответствии с действующим законодательством.

секретаря-машинистки первичной профсоюзной организации профсоюза машиностроителей РФ

I. Общие положения

1.1. Должность секретаря-машинистки первичной профсоюзной организации профсоюза машиностроителей РФ устанавливается для технического обеспечения полномочий в осуществлении компетен­ции первичной профсоюзной организации по защите трудовых, социально-экономических прав и интересов членов профсоюза.

1.2. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется настоящей инструкцией, действующим законодательством, постановлениями и реше­ниями первичной профсоюзной организации и вышестоящими профсоюзными органами.

1.3. Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности распоряжением председателя профорганизации и находится в его непосредственном подчинении.

1.4. На должность секретаря-машинистки назначаются лица с общим средним образованием и специальной подготовкой по установленной программе.

^ Должена знать : руководящие материалы по ведению делопроизводства, структуру и руководящий состав вышестоящих профсоюзных органов, машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила эксплуатации пишущих машин, компьютера, средств связи, множительной и вычислительной техники, порядок оформления протоколов и заполнения статистических отчетов, сдачу документов в архив, правила внутреннего распорядка и нормы охраны труда по выполняемой работе.

^ 2. Должностные обязанности.

2.1. Принимает, регистрирует, отправляет проходящую через профорганизацию корреспонденцию, ведет делопроизводство по этим вопросам.

2.2. В соответствии с резолюцией председателя (его заместителя) профорганизации передает документы на ознакомление, получения информации, заключения соответствующим службам предприятия, учреждения, организации.

2.3. Принимает и передает телефонограммы, записывает и доводит до сведения руководителя принятые сообщения, организовывает телефонные переговоры.

2.4. Ведение и оформление протоколов собраний (конференций), заседаний и совещаний профсоюзного комитета.

2.5. Формирует дела в соответствии с их номенклатурой, обеспечивает их сохранность и сдает в установленные сроки в архив предприятия, учреждения, организации.

2.6. Ведет журнал учета писем, заявлений, жалоб, обращений граждан.

2.7. Выполняет печатные работы.

2.8. Организовывает прием посетителей, содействует в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.9. Обеспечивает приобретение и выдачу канцелярских товаров, их учет и сохранность.

2.10. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию прибывающих в командировку.

2.11. Ведет личные дела работников первичной профсоюзной организации, оформляет отпуска и командировки.

2.12. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

2.13. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет кассовую книгу.

2.14. Выполняет другие обязанности по обеспечению выполнения мероприятий профорганизации и указаний руководителя.

3.1. Докладывать председателю профорганизации о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

3.3. Запрашивать у работников первичной профсоюзной организации, руководителей цеховых профорганизаций и профсоюзных групп необходимые документы и материалы, связанные с выполнением своих должностных обязанностей.

4.1. Секретарь-машинистка несет ответст­венность за качество и своевременность выполнения возложенных на нее настоящей должностной инструкцией обязанностей.

4.2. За причиненный материальный ущерб несет материальную ответст­венность в соответствии с действующим законодательством.

председатель профорганизации работников ППО

«____» _____ 200___ г.

Обращение о даче мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (примерный образец)

Прошу в течение пяти рабочих дней направить в письменной форме ваше мотивированное мнение по данному проекту нормативного акта.

Приложение на ___ листах.

Руководитель организации ________________________________________________

Согласно порядку, изложенному в ст. 372 ТК РФ. выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта локального нормативного акта, содержащего нормы трудового права, направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

<*> Обращение печатается на фирменном бланке организации (филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения) и должно регистрироваться с указанием исходящего номера и даты.

Примерный бланк отчета классного руководителя

16+ Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-60625 от 20.01.2015.

Лицензия на осуществление образовательной деятельности: № 5201 от 20.05.2016.

Адрес редакции: 214011, РФ,
г. Смоленск, ул. Верхне-Сенная, 4.
Контакты: info@infourok.ru

Правообладатель товарного знака ИНФОУРОК: ООО «Инфоурок» (Свидетельство № 581999 )

Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.

Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако редакция сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов, связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.