Помощник руководителя: обязанности и требования

Чтобы систематизировать трудовые взаимоотношения, директор компании формирует специальную бумагу для каждой открытой вакансии в штате – служебную инструкцию. Это руководство способствует налаживанию нормального рабочего процесса на предприятии. Рассмотрим, как правильно описать функции помощника руководителя, обязанности и требования к ассистенту в таком документе.

Формируя рабочий штат, управляющий организации обязан проинформировать всех наемных сотрудников о характере служебных обязанностей. Поскольку ни распоряжение директора о зачислении специалиста, ни трудовой договор, не содержат подробной информации об особенностях функционала и прямых обязанностях сотрудника, подобные вопросы решает написание должностной инструкции. В этом формуляре владелец компании точно прописывает нюансы о полномочиях и ответственности наемного персонала. Хотя юристы и не считают разработку такого руководства обязательным этапом оформления деловых отношений.

Должностная инструкция пишется по четким правилам с соблюдением определенного порядка разделов

В случае формирования служебных положений, ассистент управляющего действует исключительно в рамках подобного документа. Здесь человек, который отвечает за написание инструкции, четко указывает положения для наемного работника. Руководство пишут по установленным нормативам, указывая его номер, название, дату издания, непосредственно текст постановления. Причем обязательным шагом тут становится ознакомление соискателя с документом и его подписание обеими сторонами.

Должностная инструкция помощника руководителя имеет конкретную структуру и пишется по определенному примеру. Ознакомиться с типовым вариантом этого документа вы сможете на нашем сайте, скачав его здесь. Обычно документ содержит описание характеристик профессии, предъявляемых требований к работнику и указывает его служебное положение в структуре организации.

Такое руководство составляют по четкой схеме. Принцип разработки выглядит следующим образом:

1. Общие тезисы. Тут прописывают сведения о деталях зачисления в штат сотрудника, определяют процедуру увольнения, указывают субординацию на предприятии, правила подмены сотрудника.
2. Функционал ассистента. Этот раздел содержит показатели квалификации рабочего, требования к образованию и стажу, желаемые навыки.
3. Служебные обязанности. Здесь директор указывает четкий список функций, которые кандидат на вакантную должность обязан выполнять, находясь на рабочем месте.
4. Полномочия. В этом пункте руководитель прописывает степень компетентности сотрудника и его права.
5. Ответственность. Тут очерчивают либо общий уровень ответственности за вероятные промахи работника, либо конкретизируют этот перечень (по желанию руководителя).
6. Должностные связи. Такой раздел не является обязательным при написании руководства, однако он помогает новичку четко определить круг возможного служебного взаимодействия с другим персоналом.

Типовые инструкции пишутся по указанной схеме и являются универсальными. Они позволяют формирование единого документа для нескольких сотрудников. В случае разработки индивидуального руководства, директор вправе дополнить и конкретизировать каждый раздел документа. Рассмотрим, как выглядит должностная инструкция помощника генерального директора.

Помощник управляющего – это вакансия, предусматривающая широкий спектр значений. Это и делопроизводитель, и личный помощник руководителя отдела, и ассистент первого лица компании. В зависимости от занимаемой должности изменяются и возможные требования к соискателю. Однако здесь существуют обобщенные строгие критерии отбора кандидатов. Претендент на подобное место обязан иметь среднее специальное либо высшее образование по профилю деятельности организации. Кроме того, он имеет минимальный подтвержденный стаж в два года на такой должности.

Ассистент руководителя — человек, который оказывает помощь директору в технических и документальных вопросах

Этот сотрудник считается специалистом. Распоряжение о зачислении в штат и увольнении такого работника подписывает исключительно генеральный директор предприятия. В процессе работы кандидат на эту должность выполняет приказы своего непосредственного начальника и руководителя корпорации. Чтобы исключить простой рабочего процесса на время неявки сотрудника по уважительным причинам, руководитель предусматривает адекватную замену, указав должность временного сменщика.

При зачислении в штат персонала нового сотрудника, директор определяет уровень квалификации соискателя, навыки и некоторые другие критерии. Начнем с описания нормативно-правовой базы, на основании которой действует работник. Здесь указывают такой список документов:

• действующее законодательство Российской Федерации;
• внутренние бумаги организации: Устав, приказы управления фирмы, распоряжения и правила поведения;
• служебное руководство;
• нормативы санитарных и противопожарных мероприятий.

Помощник руководителя должен знать основы делопроизводства и соблюдать корпоративный этикет

Затем управляющий описывает конкретные требования к претенденту на эту вакансию. Типовой вариант подобного руководства предполагает перечисление следующих позиций:

• знание утвержденной процедуры документооборота;
• соблюдение норм корпоративного этикета и правил компании;
• навыки ведения деловых переговоров;
• владение порядком оформления важных бумаг;
• информированность в области подачи отчетов;
• умение работать с оргтехникой;
• знание требуемого программного обеспечения для выполнения прямых обязанностей (Miсrosoft Office, 1С и другие программы);
• навыки общего делопроизводства;
• знание структуры предприятия;
• умение формирования типовых соглашений.

Высота занимаемого поста предполагает расширение этого перечня. Тут директор дополняет список, руководствуясь типичными нуждами предприятия и его спецификой деятельности.

Поскольку подобная вакансия предполагает осведомленность сотрудника во многих вопросах, находящихся в компетенции руководства, обязанности помощника генерального директора очень велики. Перечислим их в таком порядке:

1. Планирование распорядка управляющего. Такой работник ведет прием посетителей, формируя списки посещений начальства, отвечает на звонки и представляет необходимые справки в пределах своих полномочий.
2. Реализация задач технического характера. Ассистент обеспечивает нормальную деятельность руководителя, решая вопросы с транспортом, броней билетов и гостиниц, устраивает переговоры.
3. Выполнение распоряжений начальника. Этот человек обязан неукоснительно следовать приказам руководства, осуществляя необходимые выезды за пределы территории предприятия по просьбе управляющего.
4. Сопровождение руководителя. Претендент на вакансию помощника находится рядом с директором, чтобы вовремя оказать посильную помощь в подготовке документации и других вопросах.
5. Оказание содействия начальству. Такая должность предполагает участие сотрудника в переговорах и их организации. Кроме того, он обязан документировать процесс и документально оформить достигнутый результат.
6. Реализация взаимосвязи с внутренними и внешними партнерами. Референт обязан самостоятельно взаимодействовать с представителями отделов предприятия и других организаций в пределах компетенции – ведь решение некоторых общих вопросов не требуют участия первого лица фирмы.
7. Получение нужных сведений для руководителя. Ассистент директора компании ведет сбор документации по просьбе начальника, готовит необходимые наглядные пособия для проведения совещаний и деловых встреч.
8. Проведение канцелярской работы. Помощник получает, регистрирует и предъявляет директору корреспонденцию.
9. Общение с посетителями. Этот работник встречает клиентов компании и штатный персонал, ведет запись приема, улаживает вопросы, которые в силах решить самостоятельно.
10. Содействие в мелких вопросах. Референт выполняет разовые просьбы руководителя, касающиеся выполнения рабочих функций по осуществлению кадровых ротаций и уведомлению персонала.

Референт управляющего обязан выполнять распоряжения руководителя и организовывать его рабочее время

По желанию управляющего должностные обязанности помощника руководителя расширяются. В случае, когда вакансия открыта для содействия руководителю, осуществляющему реализацию временного проекта, функции референта действуют до получения конкретного результата либо окончания срока договора с таким менеджером.

Типовое руководство предполагает краткое описание прав сотрудника, занимающего такую должность. Руководителю уместно оформить список в следующем виде:

• полномочия с регистрацией и подписанием документации в границах компетентности работника;
• право изучения бумаг, касающихся спектра профессиональной деятельности сотрудника;
• возможность запроса необходимых для осуществления прямых функций документов у представителей структурных подразделений;
• подача прошения руководству с целью обеспечить нормальное выполнение служебных обязанностей и оказать содействие в материально-техническом оснащении рабочего места.

Ассистент генерального директора имеет право подать запрос на получение важных документов представителям других структурных подразделений предприятия

В зависимости от специфики и деятельности предприятия, директор вправе дополнить этот перечень и прописать расширенный список полномочий сотрудника.

Стандартная инструкция ассистента управляющего содержит обязательный раздел об ответственности этого работника. Здесь допустимо избежать конкретики и обозначить общие принципы наложения взысканий за служебные нарушения согласно действующим законам.

Обычно степень ответственности этого сотрудника регулирует законодательство РФ, в частности, Трудовой кодекс

Целесообразно указать, что ассистент отвечает за отказ выполнять рабочие обязанности по статьям ТК РФ. Криминальные и другие нарушения регулирует уголовное, административное либо гражданское законодательство. Кроме того, уместно указать и степень материальной ответственности такого лица.

Обычно непосредственное содержание перечней раздела соотносится с полномочиями начальства такого специалиста. Когда необходимо укомплектовать штат сразу несколькими единицами этих сотрудников для помощи управляющим разного уровня компетенции и ответственности, директор составляет типовой документ, конкретизируя особые положения в отдельных бумагах.

Должностная инструкция помощника директора по общим вопросам

637.rtf637637"Должностная инструкция помощника директора по общим вопросам " width="32" height="32">

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность помощника директора по общим вопросам.

1.2. Помощник директора по общим вопросам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.3. Помощник директора по общим вопросам подчиняется непосредственно генеральному директору общества.

1.4. Помощник директора по общим вопросам должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания; структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития; средства связи, вычислительной и организационной техники; порядок и сроки составления отчетности; средства механизации ручного труда; порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги; основы экономики, организации труда, производства и управления; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия помощника директора по общим вопросам его обязанности возлагаются на офис-менеджера.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Помощник директора по общим вопросам:

2.1. Осуществляет и контролирует выполнение мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации, а также:

· Организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам.

· Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки.

· Принимает меры по выполнению плана перевозок, сменного задания водителями автомобилей

· Заполняет, выдает и принимает путевые листы и товарно-транспортные накладные.

· Осуществляет регистрацию путевой документации и учет работы транспортных средств.

· Контролирует правильность записей показаний спидометра и получения горюче-смазочных материалов (ГСМ).

· Выявляет в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения и докладывает о них руководству.

· Сопоставляет полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляет отклонения и причины их возникновения.

· Контролирует соблюдение водителями транспортных средств дорожно-транспортной дисциплины, ведет учет работы транспортных средств.

· Извещает грузополучателей о времени прибытия грузов в их адрес.

2.2. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания в котором расположены офисные помещения общества, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов и составлении смет хозяйственных расходов.

2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.

2.5. Решает вопросы по приобретению и хранению канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных товаров, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведет учет их расходования и составление установленной отчетности.

2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.

2.7. Руководит работами по благоустройству территории офиса, а так же следит за состоянием и своевременным ремонтом мебели.

2.8. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

Помощник директора по общим вопросам имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненной ему службы и работников.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к деятельности помощника директора по общим вопросам.

3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию помощника директора по общим вопросам.

Помощник директора по общим вопросам несет ответственность за:

4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности.

4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также за результаты работы.

4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполняемой работы.

4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора общества.

4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам, создающим угрозу деятельности общества, его работникам.

4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы помощника директора по общим вопросам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в обществе.

5.2. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела помощник директора по общим вопросам распоряжается транспортом в общем порядке.

С инструкцией ознакомлен:

Должностная инструкция помощника директора по общим вопросам

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОМОЩНИКА ДИРЕКТОРА ПО ОБЩИМ ВОПРОСАМ

1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность помощника директора по общим вопросам.
2. Помощник директора по общим вопросам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
3. Помощник директора по общим вопросам подчиняется непосредственно генеральному директору общества.
4. Помощник директора по общим вопросам должен знать:
   - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
   - структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития;
   - средства связи, вычислительной и организационной техники;
   - порядок и сроки составления отчетности;
   - средства механизации ручного труда;
   - порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
   - основы экономики, организации труда, производства и управления;
   - законодательство о труде;
   - Правила внутреннего трудового распорядка;
   - правила и нормы охраны труда.
   
5. В период временного отсутствия помощника директора по общим вопросам его обязанности возлагаются на офис-менеджера.
6. _________________________________________________________________.
7. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

1. Осуществляет и контролирует выполнение мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации, а также:
   - Организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам.
   - Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки.
   - Принимает меры по выполнению плана перевозок, сменного задания водителями автомобилей.
   - Заполняет, выдает и принимает путевые листы и товарно-транспортные накладные.
   - Осуществляет регистрацию путевой документации и учет работы транспортных средств.
   - Контролирует правильность записей показаний спидометра и получения горюче-смазочных материалов (ГСМ).
   - Выявляет в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения и докладывает о них руководству.
   - Сопоставляет полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляет отклонения и причины их возникновения.
   - Контролирует соблюдение водителями транспортных средств дорожно-транспортной дисциплины, ведет учет работы транспортных средств.
   - Извещает грузополучателей о времени прибытия грузов в их адрес.
   
2. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания в котором расположены офисные помещения общества, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
3. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов и составлении смет хозяйственных расходов.
4. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
5. Решает вопросы по приобретению и хранению канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных товаров, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведет учет их расходования и составление установленной отчетности.
6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
7. Руководит работами по благоустройству территории офиса, а так же следит за состоянием и своевременным ремонтом мебели.
8. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
9. _________________________________________________________________.
10. _________________________________________________________________.

1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
2. Контролировать выполнение заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненной ему службы и работников.
3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к деятельности помощника директора по общим вопросам.
4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию помощника директора по общим вопросам.
5. _________________________________________________________________.
6. _________________________________________________________________.

1. Результаты и эффективность производственной деятельности.
2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также за результаты работы.
3. Недостоверную информацию о состоянии выполняемой работы.
4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора общества.
5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам, создающим угрозу деятельности общества, его работникам.
6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела.
7. _________________________________________________________________.
8. _________________________________________________________________.