Табель учета рабочего времени и начисления заработка (Форма 501-АПК) - образец РБ 2016

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 24 декабря 2016

Почему вы не любите свою работу?

Как производится составление табеля?

Как правильно? Ситуация: сотрудники работают по 5 дневной неделе, были привлечены к работе в выходной день по приказу (к приказу приложен график) с согласия. Обычно после привлечения к работе в выходной день мы делаем табель на сотрудников, которые участвовали в работе в выходной день, конкретно на этот выходной день. В общий табель эти (часы работы в выходной) уже соответственно не включаем. Так можно делать?

Табель учета рабочего времени является первичным документом по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В табеле учета рабочего времени аккумулируется информация о времени работы сотрудников, в том числе в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Поэтому в едином табеле должна содержаться информация обо всех периодах работы сотрудника в течение месяца.

По нашему мнению, ведение отдельного табеля учета рабочего времени, в котором будет отражаться только информация о работе в выходные дни, неправомерно. В едином табеле учета рабочего времени должно быть отражено время работы сотрудника за месяц, сверхурочная работа, работа в выходные дни и ночное время и т.п. Отсутствие таких данные в табеле, в свою очередь, может повлечь неправильное начисление работнику заработной платы. А со стороны ГИТ есть риск привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение порядка учета рабочего времени работника. Особенно это касается бюджетных организаций, которые обязаны следовать указаниям по заполнению формы табеля, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация 1. Урок № 16. Заполняем табель учета рабочего времени

Журнал «Кадровое дело» № 6, Июнь 2016

Уроки для начинающих

Елена ГЛАЗАЧЕВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

В статье читайте:

Работодатель должен учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ ). Поэтому табель учета рабочего времени – обязательный документ в организации. На его основании работникам начисляют заработную плату. Часто ответственным за ведение табеля назначают сотрудника отдела кадров. Какую форму табеля выбрать и как ее правильно заполнять, поговорим в статье.

Выбираем форму табеля учета рабочего времени

Назначенный приказом сотрудник офомляет табель ежемесячно в целом по организации или по структурным подразделениям. Если табель ведется по отделам, в приказе укажите ответственного за его составление в каждом из подразделений, а также замещающего на период отсутствия.

Определите, какую форму табеля вы будете вести в компании. Коммерческие организации применяют одну из типовых форм № Т-12. № Т-13 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ). Или разрабатывают форму табеля самостоятельно. Бюджетные организации используют форму 0504421 этого документа (приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н ).

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда ( форма № Т-12 ). Эта форма позволяет одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам. Если в компании учет рабочего времени и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, можно заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». В этом случае он считается самостоятельным документом. Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» при этом оформлять не нужно.

Табель учета рабочего времени ( форма № Т-13 ). Форма предназначена исключительно для учета рабочего времени. В ней нет граф для данных по оплате труда. Применяется она, когда в организации установлена автоматизированная обработка учетных данных. Это позволяет экономить время и трудозатраты на заполнение табеля. Можно изготовить бланки табеля по форме № Т-13. в которых реквизиты частично заполнены: отдел, фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер и т. п.

Форма табеля учета рабочего времени, разработанная организацией. Организация может разработать и утвердить свою форму табеля (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ). В качестве основы можно использовать унифицированные бланки (формы № Т-12. № Т-13 ), дополнив их графами и строками для необходимой информации. При этом табель должен содержать показатели затрат рабочего времени и обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты табеля:

– наименование;
– дата составления;
– наименование организации или отдела;
– единицы измерения;
– должности, Ф.И.О. подписи ответственных.

Табель учета использования рабочего времени (форма 0504421). Эта типовая форма входит в Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Применять ее должны:

– государственные органы;
– органы местного самоуправления;
– органы управления государственными внебюджетными фондами;
– государственные (муниципальные) учреждения.

Определяем, как заполнять табель

Заполняют табель двумя способами:

– методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
– методом регистрации отклонений.

Выбирают способ по режиму рабочего времени. Как заполнять табель, определяют при формировании учетной политики. Она регламентируется приказом. В учетной политике устанавливают и сроки представления оформленного табеля в бухгалтерию.

Метод сплошной регистрации явок и неявок на работу. При таком способе заполнения табеля отмечают каждый календарный день месяца в отдельной клетке. Обязательно проставляется код явки или неявки на работу. Под кодовым обозначением прописывают количество отработанных часов. Метод сплошной регистрации поможет при суммированном учете выявить сверхурочные работы.

Метод регистрации отклонений. При таком способе регистрируют только отклонения от установленного режима рабочего времени. В табеле отмечают неявки на работу, опоздания, сверхурочные часы и др. Учет неявок ведется в днях (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и др.). В верхней строке графы табеля указывают только код условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми.

Если длительность рабочего дня или смены не изменяется, можно регистрировать только отклонения от нормы рабочего времени (неявки, опоздания и др.). При нормальной продолжительности работы с помощью метода регистрации отклонений достаточно фиксировать неявки на работу.

Вносим данные в табель

При внутреннем совместительстве работнику нужно присвоить два табельных номера и дважды вписать его в табель как основного работника и как совместителя.

Рассмотрим, как заполнить табель на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12. При заполнении табеля используют цифровые или буквенные коды (таблица ниже).

Основные коды табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12 )

Сведения о работе

Внесите сведения о рабочем времени каждого работника. Укажите номер по порядку (1); фамилию, инициалы, должность или специальность (2); табельный номер сотрудника (3).

В табеле (графы 4, 6) отведено две строки, чтобы отражать ежедневные затраты рабочего времени за месяц на каждого работника. В верхней строке проставляйте код затрат рабочего времени на каждую дату (4). В нижней строке указывайте продолжительность отработанного или неотработанного времени в часах или минутах в соответствии с кодом (5). Если необходимо, количество граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени можно увеличить. В графах 5 и 7 табеля в верхних строках проставьте количество отработанных дней (6), в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за половину месяца (7).

По итогам месяца для каждого сотрудника внесите общее количество отработанных дней (8), количество отработанных часов (9), общее количество выходных и праздничных дней (10). Определите сверхурочные часы (11).

Ночные часы составляет время, отработанное в период с 22 часов до 6 часов. Суммируйте их за учетный период и внесите в графу 11 (12). Отметьте количество часов, отработанных в выходные и праздничные дни, если на них пришелся период работы сотрудника (13).

В графе 14 указывают неявки. В верхнюю строку впишите количество дней (14), в нижнюю – количество часов (15). В графу 15 внесите код (16), в графу 16 количество дней и часов по каждому виду неявки (17).

Табель подписывают: лицо, ответственное за заполнение табеля (18), руководитель структурного подразделения (19) и работник кадровой службы (20). Сведения о наименовании должности каждого из них, подпись и расшифровка подписи являются обязательными ревизитами табеля учета рабочего времени.

Лицо, ответственное за ведение табеля, передает подписанный документ в бухгалтерию. На основании табеля сотрудникам организации рассчитают и начислят зарплату.

Обратите внимание, включать сотрудника в табель и исключать из него нужно на основании первичных документов по учету кадров. Это может быть приказ о приеме на работу, об увольнении, трудовой договор.

Отметки о причинах отклонений от режима рабочего времени должны быть документально подтверждены. Вносить их можно на основании приказов, больничных, справок о выполнении государственных или общественных обязанностей, предупреждений о простое и др. В табеле не должно быть отметок о выполнении работ по договорам гражданско-правового характера.

Вводим в табель дополнительные коды

До момента, когда будет представлен документ, подтверждающий причины отсутствия, дни в табеле обозначайте с помощью буквенного кода «НН» (неявка по невыясненным причинам) или цифрового – «30».

Виды рабочего времени или времени отдыха обозначают соответствующим кодом. Стандартных кодов не всегда достаточно, чтобы отразить отклонения в табеле. Тогда организация вправе ввести собственное буквенное и цифровое обозначение. Для этого издают приказ о введении дополнительного условного обозначения буквенным или цифровым кодом (Порядок, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 ).

Например, чтобы обозначить перерывы для кормления ребенка (ч. первая ст. 258 ТК РФ ). Эти перерывы включают в рабочее время и оплачивают в размере среднего заработка. Для обозначения этого времени в табеле можно ввести буквенный код «КР» (кормление ребенка). Цифровой код можно установить «37». В нижних строках следует указывать продолжительность перерыва.

Закрепляем на практике

Скачайте бланк табеля учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12. Заполните бланк, используя следующие условия.

Сотрудник ПАО «Малахит» Смирнов А. В. грузчик, табельный номер 95, в период с 1 июня 2016 г. по 20 июня 2016 г. находился в ежегодном основном оплачиваемом отпуске. Остальные рабочие дни без отклонений. Работает по графику пятидневной рабочей недели 8 часов в день, с двумя выходными (СБ, ВС).

Табель учета рабочего времени: кому, зачем и как составить

Табель учета рабочего времени должен быть в каждой организации независимо от ее формы собственности. За отсутствие табеля предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников. Из статьи вы узнаете:

• для чего нужен табель рабочего времени
• по какой форме вести учет рабочего времени;
• как заполнить табель учета рабочего времени
• как по данным табеля рассчитать выплаты работникам

Не допустить ошибок при заполнении кадровых документов, вам поможет журнал «Зарплата». При подписке на журнал сейчас вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите бонус и удобный вариант подписки здесь .

Табель учета рабочего времени – это документ, который содержит информацию о фактически отработанных часах и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации (простой, болезнь, прогулы и т. п.). Этот документ необходим:

• бухгалтеру. На основании сведений табеля работникам начисляется заработная плата, отпускные, пособия, командировочные.
• налоговикам. Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а, следовательно, и в занижении налоговой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение компанию могут оштрафовать на сумму от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, обяжут доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени.
• представителям ФСС России. Табель учета рабочего времени может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
• трудовой инспекции. На основании табеля трудовики могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Если будет выявлено нарушение, придется заплатить штраф. Его размер для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб. для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
• органам статистики. На основании табеля составляется ряд отчетов, например форма № П-4.

Поскольку табель учета рабочего времени такой нужный документ, он должен быть оформлен правильно.

Еще Ваши коллеги читают:

Отдельной статьи за неведение кадрового учета трудовое законодательство не устанавливает. Несмотря на это, если компания не будет вести табель учета рабочего времени. она может быть привлечена к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательство о труде. Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. Для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Руководитель компании назначает работников, ответственных за ведение табеля. Как правило, это руководители подразделений. Назначение ответственных оформляют приказом (образец ниже) и знакомят с ним ответственных работников под роспись. В компаниях с большой численностью может быть отдельная ставка табельщика. Табельщик передает табель учета рабочего времени в кадровую службу, оттуда он попадает в бухгалтерию уже заполненным.

Организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

• форма Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»
• форма Т-13 «Табель учета рабочего времени»

Форма табеля учета рабочего времени Т-12 используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени».

Форма табеля учета рабочего времени Т-13 может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательных реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Скачать бесплатно табель учета рабочего времени в excel можно на сайте электронного журнала «Зарплата». Для этого необходимо в поисковой строке в разделе «Формы» набрать «табель учета рабочего времени».

Табель учета рабочего времени (бланк скачать бесплатно вы можете на сайте электронного журнала «Зарплата») ведется каждый рабочий день в течение месяца. В последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.

Составляется табель в одном экземпляре и передается в бухгалтерию. Имейте в виду: в компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, сведения табеля должны поступать в бухгалтерию не реже чем один раз в месяц.

В табель заносятся сведения о сотрудниках, которые трудятся на основании трудовых договоров, по принципу «одна должность – одна позиция». Исполнение обязанностей по другой должности в основное рабочее время в порядке совмещения профессий или замещения временно отсутствующего работника в табеле не отражается. Также не включаются в табель учета рабочего времени исполнители, работающие на основании гражданско-правовых договоров. А вот если работник является внутренним совместителем, то в табеле сведения по нему должны отражаться два раза.

Далее рассмотрим заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное наименование компании в соответствии с учредительными документами и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель, если таковое имеется.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления (как правило, это последний день отчетного периода), а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После шапки переходим к заполнению основной части документа.

В графе 1 проставляется порядковый номер работника.

В графах 2 и 3 указываются полные ФИО работника, его должность, присвоенный табельный номер. Заполнять эти графы надо на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят согласно приказу (распоряжению) о приеме на работу.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Если условными обозначениями не предусмотрено время, которое необходимо отразить в табеле, организация может ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение. Например, если нужно отразить перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можно ввести буквенный код КР и цифровой 37. Поскольку такие перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются в размере среднего заработка в отличие от обычного рабочего времени, то в нижних строках нужно указать продолжительность перерыва (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

Таблица кодов, которые вносятся в табель учета рабочего времени (бланк скачать бесплатно можно на сайте электронного журнала «Зарплата»), приведена ниже.

В графе 5 проставляется, сколько дней и часов выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7—9 предназначены для отражения сведений, необходимых для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7—8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Например, для зарплаты используется код 2000, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов –2300 и т. д.

Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

В графы 10—13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

Подписывается табель учета рабочего времени лицом, ответственным за его заполнение, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.

Ниже вы найдете образец заполнения табеля учета рабочего времени .

К сведению: к основному табелю может заводиться дополнительный лист. Например, он может потребоваться в случае увольнения работника в начале или середине месяца. Допустим, сотрудник увольняется 8 ноября. Тогда на отдельном листе табеля отражаются отработанные им дни, а 9 ноября делается запись «Уволен». По окончании месяца этот лист (на одного работника) прилагается к основному табелю, в котором уже не нужно дублировать информацию об уволенном сотруднике.

Еще один случай, когда может потребоваться дополнительный лист, – сотрудник отсутствовал на работе, но не позвонил, не уточнил, по какой причине. В такой ситуации до сдачи табеля в бухгалтерию графу «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» можно оставить незаполненной. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, не представил оправдательных документов, в табеле следует проставить отметку о неявке по невыясненным причинам — код НН или 30.

После того как работник представит оправдательные документы, например больничный лист, код НН нужно заменить кодом Б или 19. В этом случае к закрытому табелю прилагают дополнительный лист с точными сведениями по данному работнику.

Отработанный табель учета рабочего времени подшивается в специальные папки и по окончании года сдается архив, где он должен храниться не менее пяти лет. Если в компании вредные и опасные условия труда, то табель следует хранить 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Все коды в табеле учета рабочего времени делятся на две группы: оплачиваемые и неоплачиваемые.

К неоплачиваемым, например, относится код «В» – выходные и нерабочие праздничные дни. Для удобства список неоплачиваемых кодов мы привели в таблице ниже.